Меню

Что такое информационно справочные документы примеры и образцы

Что такое информационно-справочные документы — примеры и образцы

Подавляющее количество деловой документации, создаваемой на предприятии или поступающей в нее, содержат сведения о состоянии внутренних (внешних) дел юридических лиц.

Роль информационн-справочных документов — вспомогательная, исполнение таких писем не является обязательным. В статье даются пояснения, что относится к данной группе документации и приводятся конкретные примеры и образцы.

  1. Что такое информационно-справочные документы?
  2. Какие бывают — виды
  3. Основные правила оформления и реквизиты
  4. Скачать образцы

Что такое информационно-справочные документы?

Подобные документы предназначаются для передачи сведений от одного адресата другому или для фиксирования информации.

В случае одобрения содержания документа проставляется резолюция руководителя, что служит основанием для принятия решений при выборе способа управленческого воздействия.

В информационно-справочных документах не содержатся поручения, нет обязательств по их выполнению. Особенность заключается в том, что они движутся снизу вверх по управленческой системе: от сотрудника к начальнику отдела, от руководителя отдела до главы компании, от подведомственного учреждения в вышестоящее.

Рекомендуем ознакомиться с информацией о других видах документов:

  • распорядительные.

Какие бывают — виды

Информационно-справочные документы объединяются назначением (вспомогательная направленность) и общим способом регистрации: отсутствует централизованная регистрация. Отдельные бумаги не регистрируются совсем, в остальных моментах за регистрацию отвечают авторы документов.

Вся документация информационно-справочного характера делится на составляющие части:

  • входящие — письма, отчеты от головных предприятий, обособленных подразделений, обращения граждан;
  • исходящие — отчеты о выполнении входящих запросов, инициативные и информационные письма, оформленные организацией;
  • внутренние — служебные записки, отчеты, протоколы, подтверждающие деятельность компании.

В документооборот юридических лиц входят несколько видов информационно-справочных документов, различающихся своим назначением:

  • докладная записка — составляется на имя директора (внутренняя), содержит факты, сведения, предложения по принятию управленческого решения, если направляется за пределы компании, считается внешней документацией;
  • служебная записка — документ используется для передачи информации между структурными подразделениями (отделами);
  • предложение — письменная инициатива сотрудников, направленная на внесение в действующий трудовой процесс предложений по его совершенствованию;
  • объяснительная записка — адресуется руководителю учреждения и пишется от руки с подробным описанием проступка, внештатных ситуаций, нарушений трудовой дисциплины или служит приложением к главному документу, поясняющим отдельные пункты;
  • заявление — личная просьба сотрудника или ходатайство о выявленных нарушениях должностных лиц (направляются на имя директора);
  • представление — инициативно направленный документ по вопросам кадровых перестановок, награждения, материального стимулирования персонала;
  • справка — подтверждает какие-либо факты служебного характера или события, удостоверяющие юридический факт (с места учебы, работы, о заработной плате, месте проживания);
  • протокол — содержит последовательную запись процесса обсуждения насущных вопросов и принятия решений на совещаниях, конференциях, заседаниях постоянно действующих и временных коллегиальных органов;
  • акт — составляется чаще комиссией (постоянно действующей или специально назначенной) и подтверждает установленное ее членами действие, отличается широким разнообразием по назначению и содержанию, иногда акт составляется одним или несколькими специалистами;
  • расписка — подтверждает совершенное действие, как правило, получение денежных средств или материальных ценностей;
  • доверенность — наделение полномочиями в письменном виде, выдаваемое руководителем специалисту для представления организации перед третьими лицами.

В организации могут возникать и иные виды информационно-справочной документации, главное, чтобы они отвечали основным требованиям: оперативное движение и их целенаправленное регулирование, однократность операций целевого значения, исключение лишних инстанций прохождения (все перемещения должны оправдываться деловой необходимостью).

Основные правила оформления и реквизиты

Главными моментами составления информационной или справочной документации являются:

  • регистрация каждого документа с указанием даты и порядкового номера,
  • обозначение автора документа (структурное подразделение, специалист),
  • проставление визы руководства и подписи (в докладных и объяснительных записках автор и подписи аналогичны), иногда ставится печать.

Все указанные пункты влияют на силу документа с юридической точки зрения и государственного стандарта, обеспечивают его официальность и бесспорность.

На предприятиях внутренние документы печатаются на бланке с обозначением структурного подразделения (для служебной переписки). Бланки изготавливаются на листах формата А4.

Бланки используются строго по назначению и без подписи директора или его уполномоченного представителя не могут передаваться иным предприятиям, лицам.

При подготовке справочно-информационного документа должны соблюдаться принципы:

  • структурирование текста (введение, изложение, заключение);
  • краткость изложения при полноте информации;
  • объективные и достоверные сведения.

Стиль служебных документов не допускает повторов и излишних подробностей, нейтрального тона повествования. В бумагах употребляется специальные термины, безличный характер изложения, исключаются заимствованные слова, имеющие аналог в русском языке.

Если в тексте используются наименования юридических лиц (полные или сокращенные), то они пишутся в строгом соответствии с учредительными документами.

Процедура принятия управленческих решений основана на обработке и сборе сведений о фактическом состоянии дел в системе управления в разных источниках/

В отличие от распорядительных справочно-информационные документы не требуют исполнения. Информация, содержащаяся в них, способна побудить к действию или только принята к сведению. Подобные бумаги являются основой для издания распоряжений по личному составу.

Скачать образцы

Пример информационно-справочных документов:

  • акты;
  • заявления;
  • письма и записки;
  • справки;
  • уведомления.

Источник

Организация работы с документами

11 июня 2013

Организация работы с документами

Софья Ульянцева

кандидат исторических наук, эксперт в области управления документацией, автор методик построения документных систем, руководитель направления консалтинга в управлении документами фирмы «1С».

Системы документации

Часто учреждения, организации, предприятия используют неоправданное разнообразие видов документов, отражающих типовые операции. Если при организации работы с документами объединить их в системы документации, руководствуясь методом их унификации, то можно сократить до оптимального минимума количество используемых видов документов и привести к единообразию их формы, структуру и языковые конструкции. При этом, несомненно, повышается качество документов и сокращается время их подготовки.

Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», понятие «Системы документации» определяется как совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Понятие «Унифицированная система документации» — как система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. То есть, системы документации адаптируются под потребности и специфику данного предприятия. Читайте также про внедрение инструментов бережливого производства.

Документы, отнесенные к одной системе документации, имеют общие правила работы с ними — подготовки, согласования, утверждения, регистрации, исполнения. Общие правила работы с документами, входящими в одну систему документации, обусловлены типовыми управленческими функциями. Объединение документов в системы документации сокращает количество локальных нормативных актов, регламентирующих работу с документами.

Виды систем документации

В практике делопроизводства традиционно сложились следующие системы документации:

  • организационно-правовая;
  • организационно-распорядительная;
  • договорная;
  • регламентная;
  • информационно-справочная;
  • планово-отчетная;
  • финансово-бухгалтерская;
  • кадровая.

Перечисленные системы документации используются практически во всех организациях. Однако это не полный перечень, поскольку здесь не учтена отраслевая специфика, которая отражается, в первую очередь, в проектной, технической, конструкторской документации.

Организационно-правовая документация

Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации. На основании этих документов осуществляется деятельность организации в целом, отдельных подразделений и каждого отдельно взятого работника. Организационно-правовые документы взаимосвязаны информацией, содержащейся в них: организационной структурой предприятия, перечнями видов деятельности, должностей, сфер ответственности.

Виды организационно-правовых документов:

  • устав;
  • учредительный договор;
  • структура и штатная численность;
  • штатное расписание;
  • положение об организации;
  • положение о подразделении;
  • должностная инструкция.

Организационно-распорядительная документация

Организационно-распорядительные документы издаются уполномоченным лицом для инициации, утверждения или квалификации какого-либо события (факта, действия) текущей деятельности организации и (или) предписания отдельным лицам или подразделениям совершить определенные действия. Помимо общей цели (предписание) организационно-распорядительные документы объединены общей содержательной структурой документа, а также общим алгоритмом их подготовки, согласования, утверждения и условиями их последующего хранения.

Виды организационно-распорядительных документов:

  • приказ;
  • решение;
  • распоряжение.

Договорная документация

Договорная документация регулирует хозяйственные и иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности. Договорная документация объединяется общим подходом к подготовке и дальнейшему сопровождению, учету и хранению этих документов. Договорные документы взаимосвязаны как условиями взаимоотношений, так и выполнением обязательств по этим условиям всеми сторонами договора, поэтому договорная документация содержит цепочки документов: «договор-дополнительное соглашение к договору-сопроводительные документы (спецификации, акты, накладные, счета-фактуры)».

К договорной документации относятся:

  • типовая форма договора;
  • договор, заключенный организацией;
  • дополнительное соглашение к договору, заключенному организацией;
  • другие документы, сопровождающие договор (спецификация,накладная, счет-фактура, акт выполненных работ).

Регламентная документация

Читайте также:  Таблица понятие определение примеры

Регламентные документы — это локальные нормативные акты, в которых описываются процессы деятельности организации, закрепляется функциональное распределение зон ответственности за подразделениями и отдельными работниками при выполнении отдельных операций, а также содержатся требования к взаимодействию подразделений при последовательном выполнении операций.

Регламентные документы объединены общей содержательной структурой, едиными требованиями к их подготовке, согласованию, утверждению и хранению. Совокупность регламентных документов представляет собой регламентную базу организации. Регламентные документы не должны пересекаться по содержащейся в них информации и противоречить друг другу. Регламентные документы классифицируются по нескольким уровням, в которых документы одного уровня являются дополнением к документам другого уровня. Так выстраиваются цепочки регламентных документов (схема 1).

выстраивание цепочки регламентных документов

Виды регламентных документов:

  • политика;
  • положение;
  • инструкция;
  • правила;
  • порядок (регламент);
  • методика;
  • стандарт;
  • технологическая карта.

Информационно-справочная документация

Информационно-справочные документы имеют вспомогательную функцию по отношению к другим документам и предназначены для передачи сведений от одного адресата другому или фиксации информационных данных. Информационно-справочные документы объединены назначением (вспомогательной функцией) и общим подходом к регистрации: они не регистрируются централизованно, отдельные документы могут вообще не регистрироваться, в остальных случаях их регистрируют авторы документов.

Виды информационно-справочных документов:

  • служебная записка;
  • объяснительная записка;
  • служебное письмо;
  • протокол;
  • акт;
  • заявление;
  • справка;
  • сводка;
  • список;
  • перечень.

Планово-отчетная документация

Планово-отчетная документация обеспечивает планирование деятельности организации, что позволяет ставить цели и рассчитывать ресурсы для развития и распределения по целям и задачам. Все планово-отчетные документы составляются на определенный период и включают различные зарегистрированные данные. Отклонение от плановых показателей может быть вызвано низкой исполнительской дисциплиной, текущей конъюнктурой рынка и неверным планированием.

Виды планово-отчетной документации:

  • стратегия;
  • программа;
  • план работы;
  • бизнес-план;
  • отчет.

Финансово-бухгалтерская документация

Бухгалтерская (финансовая) отчетность содержит информацию о финансовом положении организации на отчетную дату, финансовом результате ее деятельности и движении денежных средств за отчетный период. Эти документы являются письменным доказательством действительного осуществления хозяйственной операции и права на ее совершение. Финансово-бухгалтерские документы объединены едиными принципами и правилами ведения бухгалтерского учета, которые установлены Федеральным законом Российской Федерации от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Финансово-бухгалтерские документы подразделяются на первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетную бухгалтерскую документацию.

Кадровая документация

Кадровые документы служат основой для оформления и закрепления трудовых отношений. В кадровых документах фиксируется информация о наличии и движении персонала, в результате чего все кадровые процедуры (прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение) приобретают документальное оформление. Кадровые документы отражают все направления деятельности кадровой службы организации.

Кадровые документы довольно специфичны и наиболее формализованы. Кадровым службам следует руководствоваться Трудовым Кодексом РФ, федеральными законами, в которых затронуты вопросы труда, Указами Президента, Постановлениями Правительства РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов федерации, а также актами органов местного самоуправления, содержащими нормы трудового права.

Кадровая документация в свою очередь систематизируется следующим образом:

  • плановые кадровые документы;
  • документы, подтверждающие трудовые правоотношения;
  • нормативные кадровые документы;
  • документы по оценке трудовой деятельности;
  • учетные кадровые документы;
  • отчетно-статистические кадровые документы;
  • финансово-бухгалтерские кадровые документы;
  • документы по социальному обеспечению;
  • личные документы работников.

Технология работы с системами документации

Отнесение различных видов документов к системам документации — важный подготовительный этап при построении процессов делопроизводства и документооборота.

Цель этой работы:

  • привести документы организации к единому стандарту разработки и оформления;
  • сократить количество видов документов, используемых в организации;
  • выявить типовые операции обработки документов и автоматизировать их;
  • организовать оптимальное хранение документов различных видов;
  • настроить права доступа к документам различных видов.

Организация работы с различными системами документации основана на методах унификации, которая включает приведение множества видов документов к оптимальному минимуму (унификация видов документов) и установление типовой композиции текстов документов (унификация структуры текстов).

Унификация — это наиболее эффективный метод устранения неоправданного многообразия документных форм и сокращения избыточной информации в документах. Унифицированные документы не требуют особого напряжения при восприятии, облегчают и ускоряют работу как автора, так и исполнителя документа.

Для того чтобы правильно отнести все используемые виды документов к системам документации необходимо провести следующую работу:

1. Определить состав документов, используемых в организации.
2. Унифицировать виды документов (сократить их количество).
3. Унифицировать тексты документов (разработать шаблоны документов).
4. Объединить унифицированные документы в системы документации.

1. Определение состава документов, используемых в организации

В ходе аудита делопроизводственных процессов необходимо выявить все виды документов, которые циркулируют в организации. Для этого можно провести анкетирование всех подразделений компании и выяснить, для каких задач и целей они используют те или иные виды документов. Скорее всего, результат будет предсказуемым: при решении сходных задач сотрудники разных подразделений используют различные виды документов, создавая тем самым избыточность используемых видов.

2. Унификация видов документов

Задача, которая стоит на этапе подготовки к автоматизации — сократить количество используемых видов документов, привести используемые документы к единообразию. Для этого следует определить круг вопросов и процессов, подлежащих документированию (эти сведения были получены в ходе анкетирования) и сформировать оптимальный состав документов.

3. Унификация текстов документов

На этом этапе должен быть выработан стандарт подготовки различных видов документов, включающий как обязательный набор реквизитов, так и обязательную структуру текста.

В основе унификации текстов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация составляет существо управленческой ситуации и действия, является общей темой документа. Переменная информация дополняет и конкретизирует основную тему.

Унификация текстов проводится поэтапно. Унифицируются структуры текстов и языковые средства выражения, и для унифицированных текстов разрабатываются трафареты, анкеты, таблицы.

Работа по унификации текстов документов завершается подготовкой шаблонов для всех видов документов, которые предполагается использовать в дальнейшей деятельности организации (схема 2).

Пример шаблона приказа

4. Объединение унифицированных документов в системы документации

Все документы, которые решено использовать для документирования деятельности организации, следует объединить в системы документации по тем признакам, которые указаны в соответствующих нормативных документах. В дальнейшем такая систематизация документов используется при организации электронного хранения документов, настройках доступа к документам, настройках базовых и комплексных процессов для обработки различных видов документов.

Системы документации могут лечь в основу организации справочника «Внутренние документы», например, программы «1С:Документооборот 8». Такая организация внутренних документов значительно облегчает поиск и размещение информации в системе. Правильная классификация исключает дублирование информации и включение документов со схожими признаками в разные разделы списка.

Использование методического материала, например, выпущенного фирмой «1С» для подготовки к автоматизации документооборота организации, позволит самостоятельно и в сжатые сроки организовать работу с документами и в крупной компании, в небольшой фирме. Материалы содержат комплекты нормативных документов по организации делопроизводства и документооборота, а также рекомендации по их использованию.

Источник



ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

ВИДЫ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Подавляющее большинство документов, создаваемых в организациях и поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся справки, докладные, служебные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и т. д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличие от последних не являются обязательными к исполнению .

Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

Справка — документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки обычно делят на две группы: информация о фактах и событиях служебного характера и справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Это справки о подтверждении места учебы и работы, занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т. п.

Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя.

Докладная записка может готовиться как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять определенное решение.

Объяснительная записка — это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т. п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

Читайте также:  Особенности жизнедеятельности лишайников таблица

Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников.

Служебная записка — форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении, письменное сообщение для использования внутри организации.

Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие.

Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.

Источник

Информационно-справочные документы

«Кадровый вопрос», 2012, N 7

Документы информационно-справочной системы не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения, а лишь сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, то есть инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Особенностью этих документов является то, что они идут от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации.

Докладная записка — это документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Таким образом, докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения.

Докладные записки составляются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять решения.

В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные. Информационные докладные записки о ходе работ могут представляться руководству систематически.

Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя — руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя. Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние — на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются:

— наименование организации (структурного подразделения);

— наименование вида документа;

— заголовок к тексту;

Текст докладной записки можно разделить на несколько смысловых частей.

Первая излагает причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания.

Вторая содержит анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения.

Третья предполагает изложение выводов и предложение о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения. Если докладная записка представляется руководителю организации, то она подписывается руководителем подразделения.

Пример докладной записки:

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА В. Л. Горюнову

о командировании специалистов

для участия в семинаре

В связи с расширением ассортимента товаров, реализуемых нашей фирмой, и формированием рекламной кампании на 2011 — 2012 гг. прошу Вас командировать менеджера по продажам Васильева В. Р. в г. Самару для участия в семинаре на базе ООО «Перман».

Начальник отдела С. Ю. Колоколов

Служебная записка — форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.

Служебная записка может иметь информационный, отчетный или инициативный характер.

В тексте излагаются деловые вопросы, касающиеся работы структурного подразделения или должностного лица (по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения и т. д.). Служебная записка может содержать просьбу, предложение и быть адресована любому непрямому руководителю.

Текст служебной записки обычно оформляется на бумаге формата А4 и составляется из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие поводом ее написания, во второй делаются выводы и даются предложения по поставленному вопросу.

Обязательными реквизитами служебной записки являются:

— наименование структурного подразделения;

— наименование вида документа;

— заголовок к тексту;

Служебную записку подписывает руководитель подразделения или должностное лицо. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.

Пример служебной записки:

Кратопенко Николаю Валерьевичу

от начальника цеха N 2

Соколова Андрея Сергеевича

10 марта 2011 г.

О выдаче спецодежды

В связи с производственной необходимостью прошу выдать сотрудникам цеха N 2 Петрову Сергею Ильичу и Минаеву Гаврилу Петровичу комплекты спецодежды N 1.

Начальник цеха N 2 А. С. Соколов

Объяснительная записка — это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Реквизитами объяснительной записки являются:

— наименование структурного подразделения;

— наименование вида документа;

— заголовок к тексту;

Объяснительная записка может быть оформлена в рукописном тексте. Объяснительная записка состоит двух частей: первая содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая объясняет причины и обстоятельства сложившейся ситуации.

Объяснительная записка подписывается составителем. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания.

Пример объяснительной записки:

Директору ООО «Заря»

Об опоздании на работу

Я опоздал на работу 20.02.2011 на один час по причине поломки и дальнейшего ремонта собственного автомобиля на станции технического обслуживания.

Менеджер по продажам Семенов Г. И. Семенов

Предложение — документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

Текст предложения состоит из двух частей: обоснование и заключение — перечень предложений. Предложения составляются руководителями структурных подразделений и специалистами, представляются руководству. Предложение подписывается составителем.

Реквизитами предложения являются:

— наименование структурного подразделения (организации);

— наименование вида документа;

— дата и регистрационный номер документа;

— заголовок к тексту;

— должностное лицо (адресат);

На основе предложений готовятся планы, программы, распорядительные документы и др.

Протокол — документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях. Иными словами, протоколом фиксируется последовательность и содержание обсуждаемых вопросов и принятых решений.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников.

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов.

Первая страница протокола оформляется на общем бланке А4. Последующие печатаются на обычных листах. Протоколы оформляются на основании черновых записей хода, ведущихся во время заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, справок, проектов решений).

Ответственность за подготовку протокола и правильность записей в протоколе несет секретарь коллегиального органа или секретарь руководителя.

Существует два вида протокола: полный и краткий. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий — только фамилии выступавших и краткую запись о теме выступления. Выбрать тот или иной вид протокола должны руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Оформляется протокол на общем бланке организации с указанием наименования вида документа (ПРОТОКОЛ) или на специальном бланке протокола.

Обязательными реквизитами протокола являются:

— наименование вида документа;

— дата и номер протокола;

— заголовок к тексту;

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть оформляется как в полной, так и в краткой форме договора. В ней указываются фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц, повестка дня.

В протокол вносятся фамилии участников в том случае, если их состав не превышает 15 человек. Фамилии указываются в алфавитном порядке с указанием места работы и должности. Если участников много, то необходимо приложить к протоколу список участников, сделав соответствующую пометку в вводной части протокола.

Оформление вводной части завершается повесткой дня, вопросы в которой располагаются по степени их сложности и важности. Вопросы формулируются в именительном падеже без предлога. Рядом с вопросом в протоколе указывается фамилия докладчика с указанием его должности.

Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме:

— Слушали. Если протокол оформляется в краткой форме, то в данном разделе указываются фамилия выступавшего и тема его выступления. Если протокол ведется в полной форме, то в разделе «Слушали» указываются фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада. В случае если текст докладчика оформлен в письменном виде, его необходимо приложить к протоколу, при этом сделать соответствующую отметку.

— Выступали. Содержание этого раздела также зависит от формы протокола. В кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступавших в обсуждении. В полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступавшего ставится его должность.

Читайте также:  Как посмотреть кто открывал файл на гугл диске

— Постановили или решили. В данном разделе записывается принятое решение, которое формируется кратко, точно. Наряду с решением указывается количество голосов «за», «против» или воздержавшихся, а также список лиц, не участвовавших в голосовании.

Участник заседания или совещания может иметь особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. О наличии особого мнения после записи решения в протоколе делается запись.

Подписывают протокол председатель и секретарь. Датой протокола является дата заседания или совещания. Если событие продолжается несколько дней, то указываются дата начала и дата окончания заседания через тире.

Пример протокола см. ниже.

«14» апреля 2011 г. N —

Председатель: А. С. Панкратов

Секретарь: Л. М. Голощапова

Присутствовали: 14 человек

О выдвижении требований работодателю ООО «Весна» о выполнении им положений коллективного договора.

Председателя профкома ООО «Весна» Смирнову Е. А. о нарушении работодателем положения коллективного договора в части непредоставления работникам, работающим свыше 10 лет, дополнительного отпуска 7 календарных дней.

Смирнова Е. А предложила:

1. Выдвинуть требования работодателю о выполнении им условий коллективного договора, для чего до 27 апреля 2011 г. издать приказ о предоставлении работникам, работающим свыше 10 лет, дополнительного отпуска 7 календарных дней, на собрании работников и начать процедуру коллективного трудового спора.

2. Требования необходимо утвердить на общем собрании работников. Предлагаю провести собрание работников 27 апреля 2011 г. Дату, время и место проведения собрания работников согласовать с работодателем.

3. В случае отказа работодателем выполнить требования или несообщения своего решения вступить в коллективный трудовой спор.

1. А. С. Сорокин — член профкома — предложил поддержать предложение Смирновой Е. А.

2. И. О. Горин — член профкома — предложил поддержать предложение Смирновой Е. А.

1. Выдвинуть требования работодателю о выполнении им условий коллективного договора, для чего до 27 октября 2011 г. издать приказ о предоставлении работникам, работающим свыше 10 лет, дополнительного отпуска 7 календарных дней, на собрании работников.

2. Для утверждения требований работниками провести собрание работников 27 октября 2011 г. Дату, время и место проведения собрания работников согласовать с работодателем.

3. В случае отказа работодателем выполнить требования или несообщения своего решения вступить в коллективный трудовой спор.

За — 14; против — нет; воздержались — нет.

Председатель профсоюзного комитета Е. А. Смирнова

Секретарь Л. М. Голощапова

Акт — это документ, составленный несколькими лицами (комиссией), подтверждающий установленные факты, события или действия. Актами фиксируются результаты ревизий, инвентаризаций, приема-передачи или списания материальных ценностей, прием законченных работ и т. д. Иными словами, акт составляется для подтверждения фактов, событий.

С точки зрения содержания акта их существует множество разновидностей:

— сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов);

— обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности);

— испытаний (образцов, систем, технологий);

— приема-сдачи (материальных ценностей, документов);

— приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей);

— расследований аварий, несчастных случаев;

— ликвидации организации и т. д.

Акты составляются коллегиально, при этом в составлении акта должны принимать участие не менее двух человек. Зачастую акты составляются специально созданной комиссией, состав которой утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

Главная задача при составлении акта — установить фактическое состояние дел и правильно отразить их в акте.

Акт составляется на чистом листе бумаги формата А4 на основании черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.

Обязательными реквизитами при составлении акта являются:

— название вида документа;

— дата и регистрационный номер документа;

— заголовок к тексту;

— подписи, а при необходимости и гриф утверждения.

Название документа печатается от левого поля и должно быть грамматически согласовано со словом «акт».

Текст акта состоит из двух частей — вводной и констатирующей (основной). Вводная часть включает изложение основания для составления акта и перечень лиц, при этом присутствующих.

Текст констатирующей части акта содержит описание проведенной работы, фиксирование установленных фактов. В данной части могут содержаться выводы и заключения комиссии, а также конкретные предложения. Основная часть может быть разделена на пункты, оформлена таблицей.

При необходимости акт может содержать заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.

Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных лиц или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Количество составленных экземпляров и их местонахождение указываются в конце текста акта. После количества экземпляров следует указать наличие приложений.

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым, если его подписали все члены комиссии и прочие лица, принимавшие участие в его составлении. Если лицо не согласно с содержанием акта, оно должно поставить свою подпись с оговоркой о своем несогласии.

В отдельных случаях акты утверждаются руководителем данной организации или вышестоящей организацией, по распоряжению которых проводились действия, завершившиеся составлением акта.

Датой акта будет являться дата события: проверки, обследования, экспертизы.

Источник

Информационно-справочные документы, их составление и оформление

Понятие «информационно-справочные документы». Виды информационно-справочных документов: акт, протокол, докладная записка, объяснительная записка, справка, доклад, электронное сообщение, письмо. Протокол: вводная и основная часть. Письмо: этапы прохождения, виды.

Большинство документов, издаваемых в организациях, являются информационно-справочными.

Информационно-справочные документы –это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

На основе резолюции руководителя информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия каких–то решений или подготовки распорядительных документов.

Виды информационно-справочных документов:

1. Акт – информационно-справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей.(см. рис).

Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ.

Текст акта состоит из двух частей: вводной, констатирующей.
Во вводной части текста акта указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом.
В констатирующей части содержится описание проделанной работы; фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

Акт имеет следующие обязательные реквизиты:

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

18 – заголовок к тексту;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

25 – оттиск печати.

2. Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях. (см. рис).

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной .
Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию.

Постоянная – слова: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» (пишутся от левого поля).

Переменная – инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих. Пишется от второго положения табулятора.

Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) по каждому вопросу отдельно, от левого поля без знаков препинания.

Перед словом СЛУШАЛИ ставится цифра вопроса повестки дня, если вопросов несколько. С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.

После ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.

Завершающая часть текста протокола – постановление по вопросу. Начинается словом ПОСТАНОВИЛИ. Она строится по схеме: действие – исполнитель – срок. Протокол подписывают председатель и секретарь. Датой протокола является дата проведения заседания.

Протокол имеет следующие обязательные реквизиты:

Источник