Меню

Что такое управленческий учет и для чего он нужен

Оперативный учет

Механизм оперативного учета — один из прикладных механизмов платформы.

Проведение документов, при котором может осуществляться изменение данных, учитываемых в прикладном решении, может осуществляться в оперативном режиме. Оперативное проведение документов пользователями выполняется в режиме «реального времени», т. е. отображает изменения, факты, свершающиеся в настоящее время.

Оперативное проведение особенно актуально при многопользовательской работе. В этом режиме, как правило, осуществляется максимум проверок, способных исключить ошибки при вводе данных пользователями. Например, при оперативном проведении обычно выполняется контроль остатков на складе списываемой номенклатуры с тем, чтобы исключить одновременную продажу одного и того же товара несколькими продавцами.

Оперативное проведение служит для того, чтобы в реальном режиме многопользовательской работы определить возможность или невозможность выполнения той или иной операции (и выполнить ее, если возможно).

Оперативная отметка времени

Для обеспечения возможности оперативного проведения документов и расположения их в правильной хронологической последовательности система использует механизм получения оперативной отметки времени, которая создается каждый раз при оперативном проведении документа. Ее значение формируется исходя из текущего времени и последней созданной оперативной отметки.

Если последняя оперативная отметка меньше текущего времени, в качестве новой оперативной отметки принимается текущее время:

Оперативный учет

Если последняя оперативная отметка равна или больше текущего времени, в качестве новой оперативной отметки принимается значение, на одну секунду большее, чем старая оперативная отметка времени.

Оперативный учет

При проведении документа в оперативном режиме, для него будет установлено время, равное полученной оперативной отметке времени.

Источник

Управленческий учет на предприятии с использованием таблиц Excel

Что такое управленческий учет и для чего он нужен

На сегодняшний день не существует юридически зафиксированного понятия управленческого учета, в отличие от бухгалтерского учета, который всегда регулировался государством (советским, затем российским) еще с довоенных времен.

Многие отечественные руководители и менеджеры до сих пор считают, что управленческий учет применяется в обязательном порядке, но это не так. Видимо, это связано с непониманием того, что он не является учетом в узком смысле этого слова, а включает в себя контроль, управленческий анализ и планирование на их основе.

Обособленное ведение управленческого учета возникло из-за потребности лиц, принимающих решения, в оперативной информации — чего обычный бухгалтерский учет не может обеспечить в силу своей цикличности, регистрации уже свершившихся фактов хозяйственной жизни и жесткого законодательного регулирования.

В отличие от бухгалтерского, управленческий учет (в том числе) использует данные экономического планирования и другую информацию, не подтвержденную первичными учетными документами. Поэтому он гораздо шире по своему охвату и позволяет прогнозировать будущее. Центром внимания бухгалтерского учета являются операции прошлых периодов и уже полученные финансовые результаты.

Зарубежный подход к управленческому учету связан с применением системы национальных или международных стандартов учета (например US GAAP или МФСО). Использование алгоритмов такой системы позволяет применить к данным показателей различных хозяйственных процессов (например показателей продаж, затрат и т. п.) определенные процедуры обработки (например расчет себестоимости, финрезультатов и т. п.), которые затем сводятся в управленческую отчетность. В результате формируется набор индексов, критически важных для оперативного управления предприятием.

Спецификой при этом является то, что такая информация предназначена в первую очередь для внутренних пользователей (руководителей, работников финансовых служб и т. д.). Внешним пользователям (собственникам, банкам, кредиторам) эта информация может быть недоступна.

Задачи управленческого учета и методы их решения

Главной целью управленческого учета является предоставление информации, необходимой руководителям различного уровня для повышения эффективности управления предприятием, что должно выражаться в росте рентабельности компании и увеличении ее конкурентоспособности в занимаемом сегменте рынка. Поэтому часто главную цель управленческого учета формулируют как управление прибылью через управление затратами.

Основными задачами для достижения поставленной цели будут:

  • планирование (на основе метода бюджетирования);
  • определение затрат и контроль (в т. ч. калькулирование себестоимости на основе принятой классификации затрат);
  • принятие решений.

На практике эти задачи реализуются следующим образом:

  • формирование управленческой отчетности в виде различных бюджетов;
  • контроль исполнения бюджетов на основании данных учета, в том числе контроль за исполнением договоров (в первую очередь с покупателями и поставщиками);
  • ведение многосценарного планирования;
  • осуществление план-фактного анализа.

Управленческая отчетность: что в нее входит

Факты хозяйственной жизни, регистрируемые в управленческом учете, независимо от специфики деятельности компании, можно разделить на три группы:

  1. Движение денежных средств (денежные потоки).
  2. Формирование финансового результата (доходы минус расходы).
  3. Изменения в имуществе и обязательствах организации, не относящиеся к первым двум группам.

Предоставление результатов обработки этих данных осуществляется с помощью управленческой отчетности.

Если мы обсуждаем понятие управленческой отчетности в терминах РСБУ (российских стандартов бухгалтерского учета), то важнейшими ее формами будут:

  • баланс;
  • отчет о финансовых результатах;
  • отчет о движении денежных средств.

Они отражают все аспекты деятельности организации, дают полную картину ее финансового состояния.

Иностранные компании, как было отмечено выше, предпочитают метод бюджетирования, т. к. бюджет является одним из основных экономических инструментов управления хозяйственной деятельностью. В зависимости от потребностей применения, такие бюджеты формируются в различных видах. В текущей практике наиболее распространенными стали:

  • БДДС (бюджет движения денежных средств);
  • БДР (бюджет доходов и расходов).

Для целей планирования они могут существовать как:

  • фактические БДДС и БДР, составленные на основании данных бухгалтерского учета;
  • прогнозные БДДС и БДР, составленные на ближайший период для корректировки плановых бюджетов;
  • плановые БДДС и БДР, описывающие будущую хозяйственную деятельность.

Управленческий учет на предприятии, примеры таблицы Excel ©

Тот факт, что требования МСФО или GAAP сильно отличаются от РСБУ, почему-то не является важным для многих отечественных руководителей и управленцев. Видимо, именно по этой причине такое широкое распространение получили формы БДДС и БДР, содержащие алгоритмы расчета, противоречащие отечественным стандартам, в том числе по таким важнейшим показателям, как:

  • EBIT (earnings before interest and taxes) — прибыль до вычета процентов и налогов;
  • EBITDA (earnings before interest, taxes, depreciation and amortization) — прибыль до вычета процентов, налогов и амортизации основных средств и нематериальных активов.
Читайте также:  Население восточной сибири народы таблица

Несмотря на то, что упомянутые показатели не установлены МСФО или национальными стандартами западных стран в качестве обязательных, тем не менее, они широко используются экономистами, кредиторами, акционерами, иными заинтересованными лицами для оценки финансового положения и стоимости компаний.

В качестве примера рассмотрим результат управленческого учета в виде таблицы Excel ©. Примером послужит БДР (бюджет доходов и расходов), в котором отражаются выручка компании, ее прямые и операционные расходы, налоги, прочие доходы и расходы (включая проценты по кредитным ресурсам и т. д.), прибыль от деятельности (рассчитанная с учетом применяемой системы, например: РСБУ или МСФО), а также налог на прибыль и чистая прибыль.

Кратко БДР можно охарактеризовать как способ регистрации операций, формирующих финансовый результат деятельности организации. В чем-то БДР схож с российской бухгалтерской формой «Отчет о финансовых результатах», но данные будут различаться, если его составитель придерживался системы национальных или международных стандартов учета, отличной от РСБУ.

БДР можно формировать по-разному, например, по рассматриваемым периодам времени (недели, месяцы, годы) либо по ЦФО (центрам финансовой ответственности). В качестве ЦФО могут выступать отдельные магазины, офисы и другие структурные подразделения компании.

Доходную часть бизнеса в БДР можно представить по видам (например розничная торговля, оптовая торговля, оказание транспортных услуг и т. д.). В этом случае и расходы можно распределить по такому же признаку.

Предлагаемый пример БДР сформирован методом начисления, когда доходы и расходы организации совпадают с датой отгрузки товаров, оказания услуг. Зачастую его составляют, используя кассовый метод, когда доходы и расходы определяются в момент поступления или списания денежных средств. Такой подход искажает дальнейший расчет прибыли, а также не дает сопоставимых результатов для сравнения с аналогичными показателями конкурентов.

© Особое примечание: все упомянутые в статье товарные знаки и зарегистрированные товарные знаки принадлежат своим законным владельцам и охраняются законом.

Источник



Оперативный учет

Оперативный учёт ― одно из четырех направлений хозяйственного учёта наряду с бухгалтерским, статистическим и налоговым учетами.

Цели оперативного учёта

Целью оперативного учёта является:

быстрый ежедневный сбор хозяйственной информации;

сбор данных бухгалтерского учета;

уточнение данных бухгалтерского учёта по себестоимости и выпуску готовой продукции;

уточнение данных об объемах расходов по заработной плате;

оценка рентабельности, эффективности и уточнение ряда других финансовых показателей.

Таким образом, оперативный учет служит базой для учетно-экономической информации по целому ряду показателей. К таким показателям относятся: факты финансово-хозяйственной деятельности конкретной организации, хозяйственные явления и хозяйственные процессы.

Организованный должным образом оперативный учет помогает получать информацию:

о наличии в организации запасов на производстве (сырья, расходных материалов и т.д.);

о показателях бесперебойного функционирования производственного процесса;

о поступлении денежных средств за проданные продукцию, товары или услуги;

об объемах выпускаемой продукции, товаров, услуг;

об объемах ежедневно отгружаемого конкретного вида продукции (товаров, услуг) конечным покупателям.

Информация, полученная в ходе анализа финансового и производственного состояния дел в организации, используется руководством в управлении хозяйственными процессами.

С помощью оперативного учёта осуществляется своевременное обобщение числовых данных в документах первичного бухгалтерского учёта и соблюдается принцип отражения всех счётных записей в день совершения хозяйственных операций.

Высокая оперативность данного вида учёта обеспечивается за счёт краткости и быстроты, поскольку оперативный учёт не предполагает обязательного документирования операций.

В чем заключаются особенности оперативного учета

Особенности оперативного учета и его отличия от других видов учета заключаются в следующем:

1. оперативный учет позволяет осуществлять регистрацию хозяйственных операций и процессов и определять их соответствие качеству и сроку исполнения. Это возможно с помощью определения факторов, влияющих на отклонения от установленных параметров. В то время как бухгалтерский и статистический учет фиксируют только количественно результаты операций в денежном или натуральном выражении;

2. хозяйственные операции и процессы фиксируются с использованием как финансовых, так и нефинансовых показателей;

3. оперативный учет основывается на использовании аналитического подхода, касательно отражения операций и процессов;

4. в оперативном учете используется другая форма и техника исполнения – аналитические карточки, табличные, графические и другие формы, которые могут отражать информацию, необходимую для целей оперативного управления;

5. для оперативного учета характерна приближенность к местам технического исполнения конкретного этапа операции или процесса.

Так, можно выделить следующие особенности ведения оперативного учета:

Отражение деятельности всех структурных подразделений;

Увязка процессов, осуществляемых разными производственными звеньями;

Текущее управление производством;

Текущий контроль отдельных фактов хозяйственной жизни;

Образование нового механизма для принятия управленческих решений;

Автоматизация оперативного учета;

Мгновенный и ежедневный сбор информации о хозяйственной деятельности.

Преимущества от ведения оперативного учета

Оперативный учет – неотъемлемая составляющая анализа хозяйственно-производственных процессов организации.

Его ведение позволяет оптимизировать работу деятельность всех сфер компании/предприятия, повысить рентабельность и т.д.

Таким образом, к основным преимуществам ведения оперативного учета относят:

быстроту получения данных о хозяйственной, трудовой и финансовой сферах организации;

быстроту воздействия на хозяйственную деятельность;

Читайте также:  Таблица удельная теплота сгорания жидкостей

возможность регулирования (и контроля) всех процессов с целью их оптимизации;

повышение рентабельности организации.

В чем заключается метод оперативного учета

Отметим, что для объективной оценки состояния дел в организации необходимо использовать методы оперативно-технического учета. Подобные методы служат базой для получения адекватной информации о ситуациях, происходящих в организации за конкретный период. Основными методами оперативного учета являются:

наблюдение за осуществляемыми хозяйственными операциями;

контроль за явкой сотрудников предприятия;

анализ режима технологического процесса;

наблюдение за производственными мощностями/простоями.

Таким образом, метод оперативного учёта заключается в непосредственном наблюдении хозяйственных операций, причём также и тех, которые невозможно непосредственно отразить в бухгалтерском учёте ― таких, как: явка работников, нагрузка на производственные мощности, простои, режим технологического процесса, характер брака.

Производственные измерители и оперативный учет

Методы ведения оперативного учета основаны на оценке целого ряда переменных величин. К таким переменным величинам принято относить трудовые, натуральные или денежные измерители, которые фиксируются на предприятии в конкретный момент времени.

Натуральные измерители

Натуральные измерители – это количественный показатель, определяющий тонны, метры, килограммы и другие единицы измерения. Натуральные измерители используются для отражения информации об однородных объектах организации. К таким объектам могут относиться выпускаемая продукция, ресурсы, которые имеет конкретное предприятие в определенный момент. При этом каждый количественный показатель отражается в учете отдельно. Например, в различных графах указывают тонну угля и тонну стали.

Трудовые измерители

Трудовые измерители – это временные показатели (минуты/часы/дни), на основании которых ведется оперативный учет. Фактически трудовые измерители отображают время, которое было потрачено на выполнение определенной работы. Учет этих показателей позволяет руководству организации управлять нормами выработки и следить за эффективностью труда. Кроме этого, на основании времени, потраченного на работу, устанавливается размер заработной платы конкретному работнику.

Денежные измерители

Отметим, что на предприятии в построении оперативного учета денежные измерители играют меньшую роль, чем трудовые и натуральные показатели организации.

Тем не менее, анализ денежных измерителей позволяет руководству компании рассчитать единую стоимость объектов учета, объем затрат или прибыли организации за конкретный период времени.

Основным показателем денежных измерителей является национальная валюта.

Примеры использования оперативного учета

Типичный пример оперативного учета – складской учет.

Он оперативный, потому что результаты этого учета (отдельные документы, реестры накладных, остатки товаров на складе и т. п.) необходимы кладовщикам, менеджерам по продажам и другим сотрудникам в их оперативной работе.

Правильный подход к оперативному учету при комплексной автоматизации следующий: документы в систему вводит и отвечает за корректность их ввода тот, кто отвечает за первичные документы. То есть, в случае складского учета, приходные и расходные накладные в автоматизированную систему вводит кладовщик, и он же отвечает за корректность остатков на складе, получившихся в результате ввода документов. Учет закупок, оплат поставщикам, взаиморасчетов с поставщиками – все это примеры ведения оперативного учета.

Так, в зависимости от нюансов организации работы в конкретном предприятии, учет закупок может вестись бухгалтерией в составе бухгалтерского учета, но чем больше компания и сложнее логистические процессы, тем более целесообразно ведение учета закупок отделом снабжения или логистики.

Аналогичная ситуация с автоматизацией учета продаж. Это тоже оперативный учет отгрузки, оплаты, дебиторской задолженности и т. д.

Учет продаж бывает довольно развитый, с множеством дополнительной информации о товарах, покупателях, продавцах и в различных аналитических разрезах.

Учет продаж – это как раз тот случай, когда целесообразно в той же системе, что учет, автоматизировать и планирование продаж.

Продажи планируются также в аналитических разрезах, из числа тех аналитик, в которых ведется учет (например, регион, продавец, товарная группа и т. п. для оптовых продаж).

Еще один пример оперативного учета – кадровый учет, то есть ввод документов о приеме на работу, увольнениях, перемещениях, отпусках и т. д. С кадровым учетом связано и кадровое планирование – работа с вакансиями (планирование приема на работу), планирование и учет обучения, аттестаций персонала и т. п.

Учет движения денежных средств также относится к оперативному учету. В больших компаниях этот учет ведется, как правило, не бухгалтерией, а отдельным подразделением финансового департамента.

Итоги

Оперативный учет – форма учета, которая дополняет другие направления хозяйственных учетов организации: налоговых, бухгалтерских, управленческих, статистических. Оперативный учет формирует оперативно-техническую информацию для контроля над процессами в финансовой и производственной сфере организации.

Исходя из этого, ведение оперативного учета позволяет повысить эффективность хозяйственной деятельности, регулировать финансовые и производственные процессы, контролировать протекание этих процессов в организации.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.

Источник

Разработка оперативного управленческого отчета с помощью Excel

Главная задача управленческого учета — обеспечить оперативную информацию о результатах деятельности компании ее руководству и менеджменту. Современные учетные базы данных довольно успешно решают эту задачу в ежемесячной периодичности, однако в плане более оперативного представления сводной информации они далеки от идеала.

Согласитесь, что менеджерам компании достаточно сложно оценивать текущую ситуацию и вероятность достижения установленных целей с помощью нескольких стандартных отчетов, каждый из которых содержит только часть необходимой информации. Конечно, собственные или сторонние программисты могут разработать специальный внешний отчет, который будет консолидировать требуемые показатели в сводную информацию, но этот путь имеет два существенных минуса:

  • компания несет расходы на оплату услуг программистов;
  • при изменениях в структуре бизнеса или номенклатуре продукции отчет начинает работать некорректно и нужно его дорабатывать.
Читайте также:  Таблица российский размеров с объемами

Чтобы избежать указанных проблем, предлагаем руководителям финансово-экономических служб разработать ежедневный отчет о результатах работы компании, используя возможности табличного редактора Excel. Такой отчет формируется путем выгрузки из учетной базы нескольких отчетов и автоматической их консолидации в файле Excel. Методику создания отчета подробно рассмотрим в данной статье.

ПОКАЗАТЕЛИ ЕЖЕДНЕВНОГО ОПЕРАТИВНОГО ОТЧЕТА

В первую очередь руководителю финансово-экономической службы нужно составить и согласовать с руководством компании перечень показателей для ежедневного управленческого отчета. Можно предложить два критерия отбора:

1) периодичность внесения первичных документов в учетную базу данных компании;

2) полнота информации в первичных документах.

Важный момент, касающийся первого критерия: разрабатывая ежедневную отчетность, следует включать в нее только показатели, первичные документы по которым пользователи заносят в базу данных каждый день.

По второму критерию подразумевается, что сумма одинаковых документов за отчетный день должна составлять полную величину показателя (сумма документов реализации дает полную картину продаж за день), а не часть информации, касающейся более длительного периода. К примеру, сумма документов на выдачу заработной платы или авансов за один день не позволяет получить сумму расходов на оплату труда, потому что зарплату в основном выдают только два раза в месяц.

Исходя из указанных принципов, в качестве набора показателей ежедневного управленческого отчета в формате Excel были выбраны:

  • отгрузка продукции покупателям за текущий день в рублях и килограммах;
  • продажи продукции по номенклатуре в рублях и килограммах;
  • валовая прибыль (сумма отгрузки – сумма сырьевой себестоимости отгрузки) за текущий день в рублях;
  • продажи продукции по каналам сбыта в рублях и килограммах.

В ежедневном отчете нас интересует не только факт продаж и валовой прибыли в различных вариантах, но и ежедневная динамика выполнения поставленных на месяц планов, вероятность достижения месячного плана на основе фактической динамики, план-фактные отклонения. Соответственно, мы должны отразить эти показатели в форме ежедневного оперативного отчета.

РАЗРАБАТЫВАЕМ ФОРМАТ ЕЖЕДНЕВНОГО ОПЕРАТИВНОГО ОТЧЕТА

Поскольку мы решили в одной отчетной форме отражать достаточно большое количество ежедневных показателей, то в одной таблице разместить их будет проблематично. Нужно представить информацию в виде нескольких таблиц, сгруппировав управленческие данные о деятельности компании по нескольким блокам формы. В таком случае с учетом указанных выше показателей структура отчетной формы будет выглядеть следующим образом:

  1. Заголовок отчета.
  2. Данные о дневной отгрузке продукции покупателям в рублях и килограммах.
  3. Накопительная сумма продаж за отчетный месяц в рублях и килограммах, данные о валовой прибыли в рублях. В этом блоке будут показатели прогноза отчетного месяца, данные о прошлом месяце и аналогичном месяце прошлого года, а также сравнение показателей отчетного месяца с указанными периодами.
  4. Данные о продажах в аналитике по номенклатуре продукции в рублях.
  5. Данные о продажах в аналитике по номенклатуре продукции в килограммах.
  6. Данные о валовой прибыли в аналитике по номенклатуре в рублях.
  7. Данные о продажах в аналитике по каналам сбыта в рублях.
  8. Данные о продажах в аналитике по каналам сбыта в килограммах.

Опишем работу этих блоков.

Заголовок отчета состоит из трех строчек:

Октябрь 2018 г.

Количество рабочих дней месяца (всего)

Количество отработанных дней месяца

23

Количество отработанных дней месяца (для прибыли)

Наименование месяца и общее количество рабочих дней месяца пользователь проставляет вручную. Количество отработанных дней месяца также указывают вручную, но здесь есть особенность, реализованная через функции Excel. Если, к примеру, утром 23 октября мы ставим в ячейку число 23, данные отчета автоматически сформируются по состоянию на 23-е число. Предположим, нам нужно посмотреть, какие показатели были в отчете за 20-е число. Для этого мы меняем дату 23 на 20, и отчет автоматически переформируется по состоянию на 20-е число. Этот момент реализован через формулы функции «ЕСЛИ», указанные в листах с учетными данными, которые представлены так:

=ЕСЛИ(‘ИТОГИЦИФРЫ’!$C$3>=U$35;ЕСЛИ(U20<>«» ; U20/ U$35* $AG$35 ; T37);НД()),

где $C$3 — ячейка заголовка из строки о количестве отработанных дней месяца;

U$35 — ячейка листа с учетными данными, в которой указано 20-е число месяца;

U20 — ячейка с данными о сумме или количестве показателя отчета из учетной базы;

$AG$35 — итоговая ячейка дней текущего месяца;

T37 — ячейка с накопительным итогом в сумме или количество за указанный период (в нашем случае с 1 по 20 октября).

Формула выглядит несколько громоздко, но работает эффективно.

По строке валовой прибыли дата автоматически проставляется на один день меньше, чем в строке «Количество отработанных дней месяца», поскольку данные о себестоимости продукции формируются на следующий день после ее отгрузки покупателям.

Далее в отчете следует небольшой блок с показателями отгрузки продукции в рублях и килограммах за отчетный день:

Отгрузка текущего дня, руб.

Отгрузка текущего дня, кг

В эту часть отчета данные попадают через формулу, которая использует функцию поиска искомого значения «ГПР»:

=ГПР(C3;’Валовые продажи руб’!1:13;13;0).

Третий раздел отчета показывает динамику выполнения плана отчетного месяца на основе фактических данных за указанное количество дней и сравнивает это значение с аналогичными показателями прошлого месяца и данными за этот же месяц прошлого года (табл. 1).

Таблица 1. Данные о продажах и валовой прибыли

Показатель

Факт за 23 дня

Прогноз — текущий месяц, %

Факт — сентябрь 2018 г.

Индекс роста, % (октябрь/сентябрь)

Факт — октябрь 2017 г.

Индекс роста, % (2018/2017)

Источник