Меню

Excel или гугл таблицы



Google таблицы (Sheets) — их фишки и особенности

Здравствуйте, уважаемые читатели блога KtoNaNovenkogo.ru. Несмотря на то, что Гугл Таблицы пользуются небольшой популярностью (даже по сравнению с продуктом от Microsoft), они обладают массой преимуществ перед аналогами.

Большинство возможностей, которых нам так не хватает в Экселе, есть в сервисе Google Sheets (он представляет собой один из инструментов так называемого Гугл Докса). Предлагаем вам ознакомиться с его основными функциями и вынести свой вердикт.

Google Sheets

Ключевые преимущества Google Sheets

Начнем с самого банального. Почему стоит использовать Sheets вместо уже привычного Excel? Плюсов у обоих приложений достаточно, но сервис от Гугла значительно вырывается вперед.

Тому послужило причиной:

  1. больше возможностей импорта и экспорта данных из различных файлов, книг, материалов;
  2. автоматическое сохранение созданных страниц в облаке – вам не нужно беспокоиться за несохраненные файлы;
  3. возможность работы с файлами в практически любом разрешении (даже pdf и docs);
  4. автоматическая визуализация и анализ внесенных сведений с использованием таблиц и фильтров – достаточно выбрать интересующие вас ячейки;
  5. возможность сохранения и редактирования файлов без подключения к сети Интернет;
  6. внесение комментариев, правок в режиме онлайн, если вы откроете доступ другим людям;
  7. масса дополнительных инструментов;
  8. возможность создания анкет и опросников с автоматическим вносом данных в таблицу.

Словом, если вы ищите максимально функциональный и к тому же бесплатный инструмент для бизнеса – приглядитесь к Google Sheets.

А так как вы можете быстро открыть доступ к документу по ссылкам, разрешить редактирование – это отличное решение для создания плана работы, сбора сведений и так далее.

Впрочем, Гугл Таблицы подойдут не только для коллективной, но и для индивидуальной деятельности: например, для составления контент-плана, ежемесячных расходов, задач на неделю. Чтобы результат был нагляднее, его можно проиллюстрировать графиками и диаграммами.

Создание и редактирование таблиц

Перейдем к непосредственной работе с Гугл Таблицами. На самом деле, это достаточно просто – вы быстро привыкните к панели настроек. Базовых функций здесь очень много, поэтому рассмотрим только самые важные и необходимые.

Чтобы создать новый документ, вам потребуется открыть сайт (если вы работаете с ПК) и выбрать пункт «Пустой файл» либо кликнуть по готовому макету.

Готовые шаблоны

*при клике по картинке она откроется в полный размер в новом окне

После нажатия перед вами откроется чистый лист с разметкой. Чтобы внести информацию, достаточно кликнуть по ячейке и набрать/вставить текст (как и в Excel). В верхней панели можно выбрать цвет, формат текста, шрифт. Также ячейку можно полностью залить цветом. Заполним несколько ячеек и отформатируем их.

Новая таблица

Благодаря применению стилей, находить требуемую информацию в большом документе становится гораздо проще.

Файлы сохраняются автоматически.

Помимо этого, вы можете открыть общий доступ. Для этого нажмите кнопку «Настройки доступа». В открывшемся окошке введите почты получателей или нажмите на «доступ по ссылке».

доступ по ссылке

*при клике по картинке она откроется в полный размер в новом окне

Чтобы добавить иллюстрацию, выберите пункт «Вставить диаграмму». В Редакторе диаграмм введите требуемые показатели, чтобы рисунок составился автоматически. Выберите ячейки с числовой информацией, которую необходимо отобразить графически.

Графическое отображение

*при клике по картинке она откроется в полный размер в новом окне

Чтобы добавить комментарий к ячейке, нажмите на указанное изображения в панели инструментов и введите текст, затем сохраните.

Добавление комментария

*при клике по картинке она откроется в полный размер в новом окне

Найти сохраненные таблицы можно на главной странице площадки. Недавно измененные документы отображаются вверху страницы.

Сохраненные таблицы

*при клике по картинке она откроется в полный размер в новом окне

Это, конечно же, были самые базовые функции приложения. Теперь перейдем к более интересным особенностям, которые значительно упрощают работу с приложением и делают ее гораздо проще.

Автоматический перевод ячеек

Необходимо быстро перевести слова с одного языка на другой, не выходя из Таблиц? Это максимально просто – качественный автоперевод осуществляется при помощи «Google Переводчика». Чтобы воспользоваться данной уникальной функцией, вам достаточно ввести команду =GOOGLETRANSLATE. Разберёмся в процессе подробнее:

Активируем команду

  1. Кликаем по ячейке, в которую нужно поместить перевод.
  2. Активируем команду =GOOGLETRANSLATE (вводим ее в пустую ячейку для результата перевода).
  3. Выбираем ячейку, текст из которой будет переведен. Если языки не определились автоматически, то введите их в ручном режиме.

В целом приложение может переводить не только отдельные слова, но даже словосочетания и предложения. Это достаточно полезный инструмент, который отсутствует в большинстве утилит для создания таблиц.

Импорт данных из других файлов в Google Sheets

Случаются такие ситуации, когда вам необходимо быстро составить сводную таблицу с кучей сведений: они могут быть в разных файлах, таблицах, даже книгах. Конечно, такая работа займет много времени.

Чтобы сохранить единый внешний вид данных и свести их в одну таблицу, воспользуйтесь особыми функциями утилиты от Гугл. Главное преимущество: при изменении сведений в одной таблице, они автоматически поменяются во всех других.

Формула =IMPORTRANGE позволяет быстро импортировать всю требуемую информацию, не потеряв ее. Для переноса данных вы должны:

  1. Выбрать ячейки, в которые будут внесены данные из книги/файла.
  2. Ввести в них формулу =IMPORTRANGE.
  3. Перед вами откроется окошко. В него введите ссылку на файл или книгу, где находятся сведения. Укажите конкретные ячейки, которые будут подвергаться импорту (диапазон данных).

На этом процедура импорта завершается. Если вы откроете файл, из которого были взяты данные, и внесете изменения – они будут автоматически заменены в новой таблице.

Функция особенно удобна для тех, кто следит за акциями или курсами валют, планами продаж – эти показатели меняются часто. То есть, вы сможете быстро заменить сведения в одной таблице, не открывая все остальные.

Добавление картинок в ячейки Гугл Таблиц

Это особенная функция, которую можно действительно считать уникальной. В Microsoft Excel данную возможность реализовали плохо: импорт изображений очень неудобен и занимает кучу времени.

Но если вам необходимо создать иллюстрированную страницу (например, прайс-лист с фотографиями товаров), лучше воспользоваться Google Sheets. Для этого вы:

Копируем ссылку на картинку

  1. Кликаете по ячейке, в которой будет располагаться картинка.
  2. Копируете ссылку на картинку, найдя ее в интернете (вырезаем/копируем из адресной строки).
  3. Изменяя размеры ячейки, форматируем картинку. Интересно то, что ячейка всегда изменяется пропорционально – то есть, соотношение сторон изображения остается прежним.

Перечисленные выше возможности Таблиц Google очень важны в работе с систематизацией информации.

Резюме

Если вы давно искали многофункциональный инструмент для систематизации и работы с текстовыми, числовыми и визуальными данными – обязательно попробуйте Google Sheets. И дело даже не в том, что в Таблицах много различных функций и особенностей, а в том, что работа с ними гораздо проще и понятнее, чем с аналогами.

Это подходящий инструмент как для группы коллег, так и для персональной работы. Самое главное – за использование продукции от Google не нужно оплачивать подписку или делать единовременную покупку, ведь в отличие от популярной продукции Microsoft она полностью бесплатна.

Источник

Excel vs Таблицы Google

Пример из практики. Понадобилось разобрать вот такие строки из 0 и 1, что на фото 1 в ячейке A2.

image

Это кусочки BMP, что, впрочем, неважно.

Каждая последовательность длиной 4 байта, т.е. 32 бит. Нужно было извлечь из таких последовательностей серии единиц и измерить длину этих серий.

Для данного примера нужно было получить на выходе 1 2 1 2 7.

Можно было начать с распределения символов по столбцам, использовав штатную Экселевскую приблуду Данные/Текст по столбцам. Однако, это требует ручной установки 31 разделителя, что, конечно же, влом. Хотелось, чтобы было так: загрузил на лист кучку байт и сразу получил результат.

Поэтому пришлось нагородить набор костыликов.

В ячейке B2 избавился от лишних нулей формулой СЖПРОБЕЛЫ. Предварительно пришлось нули заменить на пробелы формулой ПОДСТАВИТЬ, а после сжатия вернуть их на место этой же формулой.

В C2 заехал 0. Это чисто служебный нолик, для дальнейшего копирования формул вправо и вниз.

В D2 — формула (видна на фото 2).

image

Находит позицию первого нуля. В E2 — второго и т.д. Как видим, в сжатой последовательности (B2) первый ноль — в позиции 2, второй — в 5-й, третий — в 7-й и 4-й ноль — в 10-й. В последовательности всего 4 нуля, и поэтому в H2 отобразилась бы ошибка #ЗНАЧ, если бы не обработка этой ошибки формулой ЕСЛИОШИБКА. Она заменяет #ЗНАЧ на 99. «Почему 99?» — вы можете спросить. Это число нам понадобится в дальнейших расчетах, терпение.

Переходим к фото 3.

image

Здесь в ячейках AK2:AZ2 собираются в кучку серии единиц. Фактически это аналог того самого Текст по столбцам.

Формула ПСТР выводит в ячейку определённое количество символов из B2, начиная с заданной позиции. Эта позиция определяется позицией найденного на предыдущем шаге нуля плюс 1. Количество символов для вывода вычисляется как разность позиций соседних найденных нулей минус 1.

Формула обернута в другую, обрабатывающую ошибку и заменяющую её пустотой («»).

Читайте также:  Что едят улитки и как их кормить в домашних условиях 17 фото 1 видео

На фото 4 видно, как подсчитывается количество единиц в каждой серии.

image

Для этого использована формула ДЛСТР (ячейка BB). Как видите, она тоже не одна в поле воин. Ей помогает формула ЕСЛИ, подавляющая нули.

ОК, глянем на фото 5 — там монстр.

image

Формула СЦЕПИТЬ не умеет соединять значения из диапазона ячеек, поэтому пришлось вручную тыкать в ячейки, чтоб задать адреса, и вводить & и » «. Копипаст, конечно, облегчил это дело, но всё равно неприятно.

Также задействовал формулу СЖПРОБЕЛЫ, чтобы осталось только по одному пробелу между сериями единиц.

Ну, ладно, в итоге после всех этих манипуляций в ячейке BR2 появились заветные 1 2 1 2 7.

Вы можете спросить: «А при чём здесь Таблицы Гугл?». А при том, что в них вот это вот всё делается одной формулой:
=ARRAYFORMULA(JOIN(» «,LEN(SPLIT(A1;«0»))))

Вполне возможно, что представленный выше алгоритм не оптимален для решения этой задачи, и кто-то подскажет более короткий путь. Более того, буду очень признателен, если кто-то покажет, что и в Excel можно решить её одной формулой. Но мне кое-что непонятно.

Почему в Таблицах Гугл есть формула SPLIT, а в Excel приходится городить огород с ПСТР?
Текст по столбцам не беру в расчёт, потому что там юзер должен кучу кнопок нажимать для получения результата.

Почему в Таблицах Гугл есть формула JOIN, а в Excel СЦЕПИТЬ не умеет работать с диапазоном, а также не позволяет задать унивесальный соединитель?

Почему в Excel только три формулы для работы с массивами, а в Таблицах Гугл достаточно в одной ячейке обернуть предыдущие вычисления в функцию ARRAYFORMULA, и результаты будут выведены в массив ячеек? Кроме того, она позволяет использовать массивы в функциях, не предназначенных для этого.

Будет когда-нибудь в Excel аналог ARRAYFORMULA?

Люблю и Excel (давно), и Таблицы Гугл (недавно), и от несовершенства могучего старичка больно.

Источник

Excel или гугл таблицы

Нет. Пока, во всяком случае, нет.

По меню «Данные \ (Создать фильтр, Фильтры, Срез)». Среди фильтров особо выделяется т.н. режим фильтрации, можно почитать о нём по меню «Данные \ Фильтры \ Подробнее». О функции «Срез» пока ничего сказать не могу, она появилась недавно и я ее еще не пробовал.

В Гугл-таблицах есть замечательная возможность — использовать формулы массивов с открытыми диапазонами. В этом случае формула массива вводится, например, в одну первую ячейку столбца, но обсчитываются при этом автоматически и все нижележащие ячейки этого столбца (числа в них при этом выглядят как константы, без формул, а сама формула находится только в одной верхней ячейке). Распространение зоны действия подобной формулы вниз может быть настроено, скажем, в зависимости от содержания ячейки слева: если она пуста, то и формула возвращает невидимый пустой результат; как только она заполняется, то и формула начинает отображать соответствующий вычисленный результат. Внешне всё это выглядит как раз как автопродление формул.

Нет. Пока, во всяком случае, нет.

По меню «Данные \ (Создать фильтр, Фильтры, Срез)». Среди фильтров особо выделяется т.н. режим фильтрации, можно почитать о нём по меню «Данные \ Фильтры \ Подробнее». О функции «Срез» пока ничего сказать не могу, она появилась недавно и я ее еще не пробовал.

В Гугл-таблицах есть замечательная возможность — использовать формулы массивов с открытыми диапазонами. В этом случае формула массива вводится, например, в одну первую ячейку столбца, но обсчитываются при этом автоматически и все нижележащие ячейки этого столбца (числа в них при этом выглядят как константы, без формул, а сама формула находится только в одной верхней ячейке). Распространение зоны действия подобной формулы вниз может быть настроено, скажем, в зависимости от содержания ячейки слева: если она пуста, то и формула возвращает невидимый пустой результат; как только она заполняется, то и формула начинает отображать соответствующий вычисленный результат. Внешне всё это выглядит как раз как автопродление формул.

Нет. Пока, во всяком случае, нет.

По меню «Данные \ (Создать фильтр, Фильтры, Срез)». Среди фильтров особо выделяется т.н. режим фильтрации, можно почитать о нём по меню «Данные \ Фильтры \ Подробнее». О функции «Срез» пока ничего сказать не могу, она появилась недавно и я ее еще не пробовал.

В Гугл-таблицах есть замечательная возможность — использовать формулы массивов с открытыми диапазонами. В этом случае формула массива вводится, например, в одну первую ячейку столбца, но обсчитываются при этом автоматически и все нижележащие ячейки этого столбца (числа в них при этом выглядят как константы, без формул, а сама формула находится только в одной верхней ячейке). Распространение зоны действия подобной формулы вниз может быть настроено, скажем, в зависимости от содержания ячейки слева: если она пуста, то и формула возвращает невидимый пустой результат; как только она заполняется, то и формула начинает отображать соответствующий вычисленный результат. Внешне всё это выглядит как раз как автопродление формул.

Источник

Сравнение: Microsoft Office Online и Документы Google

Обзор и сравнение: Microsoft Office Online и Документы Google Drive

Автор: Вуди Леонард
Оригинал статьи: Office Online versus Google Apps: Facts and FUD
Перевод на русский язык: Comss.ru

На данный момент не существует наилучшего онлайн офисного пакета — сервисам Microsoft Office Online и Google Drive многое по силам, и у обоих есть некоторые существенные недостатки.

Содержание

Какие офисные редакторы предлагает интернет-рынок

Microsoft, Google и Apple предлагают офисные онлайн-пакеты, которые являются бесплатными для индивидуального использования. И в отличие от предыдущих «бесплатных» пакетов (имеются в виду Microsoft Works и MS Office Web Apps), последние — все на удивление функциональны, и почти каждую неделю становятся все лучше. В данной статье будут сравниваться Microsoft Office Online и Google Docs: два пакета, которые опытные пользователи Windows и Office скорее всего и будут использовать. iWork от Apple для iCloud здесь рассматриваться не будет.

Стоит отметить, что Microsoft Office Online и Google Docs так хороши, что вам, возможно, не стоило покупать обычную версию Office или подписываться на Office 365. В самом деле! У Microsoft и Google есть их собственные причины подсаживать на халяву пользователей Windows — подробнее об этом позже. Но независимо от того, каковы их мотивы, использование онлайн-пакетов может сберечь деньги в вашем кармане.

Но, прежде чем погружаться в детали, давайте разъясним некоторую запутанную терминологию.

Четыре месяца назад «Office Web Apps» был захолустным веб-сайтом, который, казалось, был слабым дополнением к настольной версии Office. Тогда Microsoft запустила Office Online и забросила старый сайт.

В этой статье будут рассмотрены Word Online, Excel Online и PowerPoint Online — наиболее популярные компоненты Office Online (см. рисунок 1).

На домашней странице Office Online предлагаются все офисные приложения

Терминология у Google, пожалуй, еще более запутанная, чем у Microsoft (и вы не думали, что такое возможно?) Рассматриваемый в этой статье пакет официально известен как Google Drive (Диск Google), хотя называют так его немногие. У Google есть, конечно же, служба облачного хранилища, известная как Google Drive, конкурирующая с OneDrive от Microsoft.

По причинам, идущим вразрез с логикой, инструменты для повышения продуктивности работы, некогда известные как Google Apps — Document (Документ), Spreadsheet (Таблица) и Presentation (Презентация) — теперь существуют как облачное хранилище в рамках сайта Google Drive (Диск Google) (см. рисунок 2). Говоря обычным языком, Google Docs может обозначать или просто «текстовый редактор», или это может относиться ко всем трем офисным приложениям. И Google Drive может (или не может) включать компонент облачного хранилища.

Домашняя страница набора офисных приложений от Google - это Диск Google

В свою очередь все три приложения входят в состав пакета Google Apps, термин, который тоже может быть использован.

Оба офисных онлайн-приложения от Microsoft и Google запускаются только в веб-браузерах. Вы ничего не устанавливаете, а просто запускаете свой браузер, переходите на соответствующий веб-сайт (office.com, чтобы открыть Office Online и drive.google.com, чтобы открыть Документы Google), заходите в аккаунт — и все готово. Вам конечно же понадобится учетная запись Microsoft на Office Online и аккаунт Google на Google Drive. И там и здесь регистрация бесплатна.

Судя по результатам всестороннего тестирования, нет почти никаких отличий в работе любого из приложений в браузерах Chrome, Firefox или Internet Explorer или на разных платформах, включая Windows 7, Windows 8, Mac OS X, iOS и Android.

Office Online бесплатный для персонального использования и для некоторых организаций (Office 365 для некоммерческих организаций). Для компаний минимальная цена — 60 американских долларов в год с одного человека (Office 365 для малого бизнеса), и продолжает увеличиваться с этого уровня (более подробно).

Диск Google (Документы) также бесплатный для персонального использования. Для организаций стоимость варьируется в диапазоне от нуля (для некоммерческих и образовательных) до 50 долларов в год с пользователя за Google Apps for Business (более подробно).

И в Office Online и в Документах Google присутствует обычный для офисных пакетов интерфейс, который не подходит для сенсорного использования на малых экранах и планшетах. Фактически, документы в Google Drive во многом напоминает Office 2003 (см. рисунок 3).

Читайте также:  Как заменить формулу результатом ее вычисления

Вид Документов Google решительно напоминает вид Office 2003

Microsoft Office Online заимствует подход Office 2013 Ribbon, но его «лента» выглядит довольно беззубой — здесь у него нет того же обилия функций, что в Office 2013 (см. рисунок 4).

Как показано на этом фрагменте Word Online, Office Online напоминает Office 2013 — с некоторыми недостающими деталями

Далее будет представлено сравнение двух пакетов отдельно по приложениям: текстовый редактор, электронные таблицы и презентации.

Работа с текстом: Word Online в сравнении с Документами Google

Возможно, вы будете рассчитывать на то, что Word Online должен открывать любой файл Word (.doc или .docx) — независимо от уровня сложности — давать вам вносить изменения, и затем сохранять его неиспорченным. В таком случае вы ошибаетесь. Несмотря на то, что обычно программа неплохо сохраняет качество исходного документа, я нашел несколько таких, которые не отображаются должным образом в Word Online — или которые не переносят цикл обработки с возвратом к стандартному Office.

С другой стороны, сервис Документы Google (что обычно сокращается до Google Docs), часто не был в состоянии открыть сложные файлы .doc или .docx. Были также случаи, когда Google Docs открывал файл .docx и затем приводил в беспорядок его при экспорте обратно в формат DOCX. Но это происходило, главным образом, с документами, в которых присутствовало обильное форматирование.

Microsoft проиллюстрировала проблему в промо-ролике на YouTube. Прекрасно отформатированный файл .docx был «распотрошен» сервисом Google. Несмотря на то, что в видео все довольно точно, есть, насколько я могу судить, некоторые нюансы, с которыми реальные люди могут столкнуться, а могут и не столкнуться.

Например, тестируемый в видео документ не был создан в Word Online, и некоторые его функции, такие как оглавление и отформатированные заголовки, не поддерживаются в Word Online. Так что, файл примера, должно быть, имеет происхождение от Word для Windows или Mac.

В любом случае, если бы Вы попытались отредактировать документ из того видео, Вы были бы разочарованы, узнав, что в Word Online вы не сможете обрезать рисунки или перетаскивать их мышью. Но как Вы можете увидеть на рисунке 3, обрезка, поворот или перетаскивание рисунков в Google Docs возможны, как и в Word для рабочего стола. Как показано на рисунке 4, в Word Online вы сможете только уменьшить или увеличить графику — с заранее установленным шагом.

В конце видео Microsoft показывает взаимодействие в режиме реального времени, — функцию, которая является новой для Word Online, но присутствует в Google Docs уже в течение нескольких лет. Microsoft также позаимствовала у Документов Google автоматическое сохранение.

Сравнение и сопоставление функций в Word Online и «Документы Google» заняло бы книгу, и список функций изменяется постоянно. Но вот беглый взгляд на функции, которые у вас, вероятно, наиболее востребованы.

В Word Online нельзя создавать или изменять стили. Вы не можете добавлять в документ текстовые поля, формы или SmartArt, хотя вы можете удалить всю форму, если она была помещена в документ с помощью настольной версии Word. Как уже отмечено, над изображениями невозможно выполнить кадрирование или перетаскивание, хотя их можно увеличить или уменьшить при фиксированном шаге.

В Word Online нет отслеживания изменений, хотя, опять же, Вы можете увидеть сохраненные изменения, которые имели место в настольной версии Word. Кроме того, если т. н. «Дорожка изменений» была задействована в оригинале документа, то изменения, внесенные в документ в Word Online, отображаются, когда документ открывают в настольном Word. Word Online не поддерживает макросы, включена автозамена — Вы не сможете ее выключить.

Положительная сторона Word Online в том, что он может точно воспроизводить файлы DOC и DOCX, при условии, что документ не слишком сложен. Также, в нем легко применять стили (до тех пор, пока вы можете обходиться предустановленными вариантами) и создавать заголовки, колонтитулы, таблицы, номера страниц и сноски.

Приложения, предлагаемые в Google Docs, значительно более надежны. Вы можете добавлять или редактировать текстовые поля, формы, рисунки и уравнения; есть экранная линейка, возможность кадрирования и средства для манипулирования изображением. В них можно использовать собственный макроязык Google.

При использовании Google Docs, у меня было немного проблем с точным воспроизведением обычных файлов DOC и файлов DOCX, но нетипичное форматирование может заставить приложение зависнуть. И поскольку не существует настольной версии Google Docs (по крайней мере, пока), нет никакой возможности создавать нестандартные стили, как это делается в настольном Word. Кроме этого, трудное форматирование таблиц, — хотя, как и в Word Online, есть функция отслеживания изменений, и можно вставлять комментарии.

Ни Word Online, ни Google Docs не поддерживают защиту файла паролем (удивительно, но в iWork от Apple это работает).

И Word Online, и Google Docs работают просто превосходно, если вы создаете относительно типичные документы. Ни в одном, ни в другом вы не сможете разработать рекламную кампанию, и вам пришлось бы очень напрягаться, чтобы написать книгу, которая представляет собой нечто большее, чем просто текст с несколькими иллюстрациями. Но для повседневных задач незачем тратить деньги на то, что теперь можно получить бесплатно.

Составление баланса: Excel Online или Таблицы Google

В течение нескольких лет говорили, что Таблицы Google (Google Spreadsheet) были бесполезны, поскольку они не выводят автоматически на экран длинный текст в одной ячейке через смежные пустые ячейки. Теперь это изменилось — наряду с приблизительно миллионом других ограничений, присутствовавших в первом поколении.

Excel Online и Google Spreadsheet имеют поддержку невероятного множества функций электронной таблицы. Если у Вас нет слёзной потребности в сводных диаграммах и таблицах (они доступны только в Excel Online), список функций, имеющихся в одном приложении и отсутствующих в другом, будет важен для вас только в том случае, если у вас есть некоторые специфические требования к электронной таблице.

Например, в Таблицах Google предлагается возможность некоего условного форматирования; однако, Вы не найдете этого в Excel Online. В Таблицах также есть функция транспозиции вставки (вставить и поменять местами столбцы и строки). С другой стороны, в Excel Online есть закрепленные панели, автозаполнение, ниспадающие элементы управления вводом данных (списки). В Таблицах Google этого нет. Содержимое текстового поля в некоторых случаях можно редактировать в Google, но не в Excel Online (насколько можно судить).

Таблицы Google открывают файлы XLS и XLSX с вложенными макросами; в Excel Online невозможно редактировать электронные таблицы с вложенными макросами. Это является большим плюсом в пользу Google.

В обоих приложениях можно чертить графики до бесконечности, выполнять автозаливку, добавлять гиперссылки и выполнять форматирование всех мыслимых типов. Список можно продолжать и продолжать.

Работая в обоих приложениях электронных таблиц над реальными файлами, я нашел еще одно существенное различие. Если у Вас есть в значительной степени отформатированный XLS или XLSX, созданный в настольной версии Excel, в Таблицах Google форматирование может быть уничтожено. Но, с другой стороны, в Таблицах есть поддержка макросов, а в Excel Online ее нет.

Аргументы: PowerPoint Online против Презентации Google

Онлайн текстовые редакторы и приложения для работы с электронными таблицами от Microsoft и Google могут идти ноздря в ноздрю, но когда дело доходит до создания презентаций, тут есть явный лидер. Приложение Презентации Google (Google Slides) прекрасно заменяет PowerPoint для рабочего стола. PowerPoint Online от самого Microsoft и рядом не стоит.

На самом деле, я думаю, что справедливости ради стоит заметить, что PowerPoint Online практически бесполезен для каких-либо задач сверх того, чтобы создавать очень простые слайд-шоу с минимумом переходов. В PowerPoint Online нет режима просмотра Slide Sorter (Сортировщик слайдов) или Outline; в нем нет режима Presenter (Режим докладчика), поэтому любые вложенные заметки бесполезны. И хотя Вы можете вставлять в новые слайды изображения, Вы не можете делать это со слайдами, которые Вы создали ранее — будь то в настольном PowerPoint или в PowerPoint Online.

Неудачи в работе имеют место в большом количестве при попытках работать с медиафайлами любого рода. Например, кажется, что вставка музыкального клипа или видео в презентацию с использованием PowerPoint Online с вероятностью 50 на 50 закончится крахом программы. И как только Вы добавляете медийный материал, Вам тут же требуется установка Silverlight от Microsoft, чтобы его просматривать.

В Презентациях Google, напротив, есть полная поддержка изображений, в том числе контуров, чертежей и картин. Есть полностью функциональный сортировщик слайдов, заметки докладчика и масса переходов и анимации. Есть большие возможности для форматирования, а вставка медиаматериала в слайд не вырубит программу в тот же момент.

PowerPoint Online в лучшем случае будет полезен для второстепенного монтажа презентаций, созданных в настольной версии приложения. В противном случае, если у Вас есть какая-либо необходимость сделать или отредактировать презентацию в онлайне, сделайте это в Презентациях Google.

Читайте также:  Шансов на укрепление рубля меньше чем казалось

Общие выводы по офисным онлайн-пакетам

Большинству пользователей работа с каким-либо из офисных онлайн-пакетов не покажется трудной. Как отмечалось, Microsoft Office Online выглядит похожим на Office 2013, а Документы в Google Docs покажeтся привычным для пользователей Office 2003. Но ни один из них не подходит в должной мере для использования на сенсорных экранах, планшетах или других цифровых устройствах с небольшим экраном.

Многие пользователи Office Online будут по-прежнему обращаться к нему, прежде всего, как к дополнению к своим настольным версиям пакета. Само по себе это приложение относительно неплохо сохраняет изначальное качество исходного файла. Но оно далеко от идеала. Оно, кроме того, прекрасно подходит для людей, которым нужно создать относительно простые документы. Пакету Office Online, однако, недостает некоторых функций, в которых часто может нуждаться типичный пользователь Office. И вообще, в PowerPoint Online много чего невозможно сделать.

Приложения Google Docs, с другой стороны, также неплохо воспринимают и сохраняют контент и форматирование несложных, созданных в настольной версии Office документов — может быть даже лучше, чем вы ожидаете. И в Документах Google доступно гораздо больше инструментов, если вы работаете исключительно в среде Google.

Пожалуй, самое главное для опытных пользователей то, что Документы Google работают с макросами — функция, которая сама по себе может оспорить все остальное сравнение возможностей. Microsoft обещает, что снабдит Office Online возможностью программирования — когда-нибудь.

В любом случае, если вам нужно работать со сложными документами, и вы хотите сохранить их целыми, у Вас нет другого выбора, кроме как воспользоваться полной версией Office для Windows или OS X.

Следует иметь в виду, что и Google и Microsoft стараются направлять Вас к своим системам онлайнового хранения данных. Обе компании предлагают по 15 Гбайт бесплатного места для индивидуального использования. У Microsoft есть скрытый мотив: в сервисе OneDrive очень легко перемещать файлы между Office Online и настольным Office. Разработчики несомненно надеются, что будучи запертыми в OneDrive, Вы в конце концов заплатите за Office.

Но у Google тоже есть скрытый мотив, хотя и совсем иного рода. Если у Вас на Google есть бесплатная учетная запись, Google может и скорее всего будет сканировать все — абсолютно все — связанное с Вашей учетной записью, чтобы преподнести подходящую рекламу. С этим вы ничего не можете сделать. (С другой стороны, Google не производит сканирование данных, связанных с оплаченными учетными записями. И при этом не сканируется электронная почта, направленная от академических учетных записей Gmail или в направлении к ним).

Некоторые люди пристрастие компании Google к сканированию учетных записей считают недобросовестным вторжением в личную жизнь. Для других это просто мерзко. К счастью, нет никаких бездушных дронов, роющихся в файлах, чтобы узнать, обманываете ли Вы налоговое управление США (разве что работает АНБ?), критикуете ли реформы здравоохранения Обамы.

И все же, Вы должны всегда понимать, что Google мог рыться во всем, что Вы отправляете, чтобы донести рекламу, по которой Вы щелкнете — и щелкнете вновь.

Также имейте в виду, что эти программные пакеты изменяются постоянно. Любое заключение, которое вы делаете сегодня, в следующем месяце или даже на следующей неделе может потерять актуальность. Это, на самом деле, хорошая новость, потому что с каждой неделей остается все меньше и меньше причин тратить деньги на офисный пакет.

Источник

9 удивительных возможностей Google Таблиц

Favorite В закладки

9 удивительных возможностей Google Таблиц

Доказывающих, что этот редактор таблиц невероятно крут. И для 95% людей вполне может заменить Excel.

У Google Sheet есть два явных достоинства: он бесплатен и работает через браузер/мобильные приложения (App Store/Google Play). Многие воспринимают его просто как удобное средство для просмотра табличек, присланных по почте. Но такая точка зрения в корне неверна.

Вот обзор интересных возможностей Google Sheets, дополненный несколькими полезными мини-инструкциями, заставит вас посмотреть на приложение совсем другими глазами.

1. Совместная работа над документами

collective_acess

В Google Sheet очень просто организовать совместную работу над файлом. Надо нажать на кнопку Настройки доступа, ввести email нужного человека и выставить для него права: редактирование, комментирование или чтение.

Если в команде слишком много народу, а документ не содержит конфиденциальной информации, то можно включить доступ по ссылке и выложить ее где-нибудь.

Не стоит бояться, что кто-нибудь испортит документ. Все версии сохраняются в истории изменений и откат к более ранней версии можно произвести в пару кликов.

google_spread_sheet_history

Если очень надо, можно защитить от редактирования определенные диапазоны данных.

Инструкция по блокировке ячеек

1. Выделяем ячейки и нажимаем Защитить лист.
list_protect
2. Даем имя диапазону и нажимаем на кнопку Задать разрешения.
set_permissions_1
3. Указываем, кто имеет право редактировать диапазон.
set_permission_2

Еще в Google Sheets есть интересный способ указать пользователю на конкретное место в документе. Не надо писать человеку письмо “Привет, Василий! Проверь пожалуйста данные 125 ячейки 17 столбца 30 листа счета №343”. Надо просто нажать на эту ячейку правой кнопкой мыши, выбрать пункт меню “Добавить комментарий” и набрать “+ вопрос к нему”.

В ответ ему придет письмо со ссылкой на нужный лист, ячейку и комментарий. Это очень удобно.

К слову, в Excel тоже можно совместно работать над документами через OneDrive и Office Online. Но стоит это удовольствие от 299 рублей в месяц.

2. Формулы

В Google Sheet 371 функция! Здесь их полный список с описаниями на русском языке. Они распределены по 15 разделам:

categories_of_formulas

Для справки, в Excel их на сто функций больше. Если что-то очень нужное, как раз из этой сотни, это не повод отказываться от Google Spreadsheet. Ведь можно создать функцию под себя!

Инструкция по созданию собственных функций

1. Открываем редактор скриптов:

open_script_editor

2. Набираем код функции:

[jscript]
function c100wN(x) <
x = x*100*1.4;
return x;
>
[/jscript]

function_code

function_in_action

Этот пример функции очень простой, но вооружившись учебником по экономике/статистике/дискретной математике, вы сможете заставить Google SpreadSheet делать вычисления высокой степени сложности и избавиться от необходимости платить за Excel.

P.S. В Excel тоже можно создавать пользовательские функции.

3. Автоматизации

В этой сфере возможности предмета статьи поражают воображения. Автоматизировать можно практически все. Надо только немного подумать.

Мощнейший Google Apps Script (расширенная версия Java Script для работы с сервисами Google) может связать Sheets со следующими приложениями:

  • Google Docs;
  • Gmail;
  • Google Translate;
  • Google Forms;
  • Google Sites;
  • Google Translate;
  • Google Calendar;
  • Google Contacts;
  • Google Groups;
  • Google Maps.

Тему использования этого языка совместно с Google Таблицами на iphones.ru мы поднимали неоднократно:

4. Коллекция дополнений

Если вам не хватает каких-то возможностей в Google Sheet, то можно попробовать найти что-нужно среди дополнений. Страница с доступными аддонами открывается из меню Дополнения -> Установить дополнения.

google_sheet_addons

Я бы рекомендовала присмотреться к следующим дополнениям:

  • Styles;
  • Remove Blank Words;
  • Advanced Find And Replace;
  • Translate My Sheet;
  • Fitbit Activity Importer;
  • Magic JSON;
  • Drive Links Exporter.

5. Google Forms

Предположим, что нам надо сделать онлайн-опрос и собрать данные в таблицу для последующей обработки. Есть очень быстрый и бесплатный способ это сделать.

Организуем опрос с помощью сервисов Google

1. Инструменты -> Создать форму

create_forms

2. Заполняем информацию, придумываем вопросы.

create_poll

3. Получаем ссылку на готовый опрос.

link_form

opros_in_action

opros_end

5. Смотрим свой ответ на листе в таблице.

polls_data

Еще форму можно получить html-код формы и поставить ее на сайт.

form_for_web

html_form

6. Интеграция с Google Drive

Для хранения таблиц Google Sheets предоставляется 15 Гб места бесплатно. На том как крут этот сервис мы останавливаться не будем, а просто расскажем о беcценной фиче под названием ОФФЛАЙН РЕЖИМ. Он доступен для текстовых документов, таблиц и презентаций.

О том как включить его в мобильных приложениях, а также десктопной версии браузера Chrome можно подробно ознакомиться здесь.

Стоит также уточнить, что использование Google Drive клиента на компьютере не позволяет работать с таблицами офлайн. Файлы Google Sheet хранятся на компьютере в виде файлов-ссылок, при открытии которых запускается браузер.

google_drive_client_string

7. Горячие клавиши

У Google Sheet есть несколько десятков сочетаний клавиш практически для всех действий. Полные списки для PC, Mac, Chromebook и Android можно посмотреть здесь.

8. Экспорт данных

Созданные таблицы можно не только просматривать и редактировать онлайн, но и скачивать в разнообразных форматах:

import_google_sheet

9. Мгновенная вставка картинок из интернета

На лист таблицы можно в два счета вставить любое изображение из сети. Просто вставьте в ячейку формулу как на рисунке:

gs_insert_image

Это были лишь некоторые из самых интересных фич. Если вы осознали мощь программы и захотели начать активно ее использовать, рекомендую посмотреть эти 16 видео-уроков для получения стартовых знаний.

Опрос: Что вы такого делаете в Excel, что не можете делать в Google Sheet?

Favorite В закладки

Источник