Меню

Google таблицы ведение бюджета



Создаём систему управленческого учёта в Таблицах и Формах Google

На своём онлайн-курсе по Google Таблицам я рассказываю о создании систем учёта в Таблицах и Формах Google. А сегодня расскажу, как сделать систему учёта на примере магазина ювелирных украшений.

Год назад в одной группе Facebook появился запрос на доработку системы учёта производства и реализации ювелирных украшений. Первоначально требовалось только сделать удобные формы ввода данных. Я взялся помочь.

Изначально учёт вёлся в Excel, но так как требовался онлайн-доступ к системе, пришлось обратиться к Google Таблицам и Формам.

Справка Google пишет, что в Формах создают онлайн-опросы и тесты, но я нашёл им ещё одно применение — приспособил для ввода данных в базу.

Google Форма

Google Формы — сервис облачного хранилища Google Диск. Для работы с ним нужен только почтовый ящик Gmail.

Переходим на страницу forms.google.com и нажимаем плюс справа внизу.

Форма создана, зададим название и наполним содержимым.

Создадим вопросы для выбора названия, размера, ввода количества проданного товара. Зададим для первых двух вопросов тип «Раскрывающийся список», для ввода количества — «Текст (строка)». Вопросы сделаем обязательными. Добавим к вопросам варианты ответов.

На начальном этапе требовалось учитывать 13 браслетов и 1 кольцо, однако позже заказчик попросил увеличить количество полей. Появились ещё колье, серьги и чокеры. Кроме того,
понадобилось увеличить количество видов каждого типа изделия до 30. В коротком списке выбрать один элемент легко, но вообразите, что выбираете товар в списке из 150 пунктов.
Естественно, это неприемлемо.

Решение тут простое. Добавим ещё один вопрос в форму — с выбором категории и установим ветвление. Отметьте пункт «Выбрать действие для каждого варианта ответа».
Теперь при выборе категории товара, например, браслета, произойдёт переход к вопросу, где выбирается конкретная его модель из короткого списка. При выборе кольца —
к вопросу с выбором модели кольца, и так далее.

Списки теперь короткие, и пользователю удобно.

Google Таблица

Пора заняться таблицей, в которую будут заноситься данные из формы. Для этого выберем «Ответы», «Создать таблицу» и «Создать».

Откроется таблица, в которой присутствуют столбцы с названиями наших вопросов: «Товар», «Модель кольца», «Модель браслета», «Размер», «Количество» и «Отметка времени». Она пока пуста, ведь мы ещё ничего не вводили. Сделаем это.

Вернёмся в форму и перейдём в режим «Просмотр»:

Выберем что-то, отправим и посмотрим, что изменилось в таблице.

Как видим, данные из формы занесены в таблицу.

Система

Загружаемые из формы на лист данные используем для дальнейшей обработки.

Создадим отдельные листы для количественного и суммового учёта. На них будем учитывать объёмы продаж товаров в штуках и рублях.

Поскольку бывают продажи со скидкой, зависящей, например, от размера приобретаемой партии товара, то понадобится лист для учёта скидок.

Отдельный лист понадобится для учёта расходов и подсчёта прибыли.

Создадим лист для сводных данных, на котором будут отображаться укрупнённые показатели. Кроме таблиц, на него поместим диаграммы. Эта аналитика будет наглядно отображать
рост или падение продаж по сравнению с предыдущим периодом, долю объёма продаж каждого товара в объёме продаж в категории и долю объёма продаж категории в общем
объёме.

Ещё на один лист добавим матрицу BCG — инструмент для стратегического анализа и планирования в маркетинге. Здесь будем присваивать товарам статусы (роли): «Звёзды», «Дойные коровы», «Трудные дети» и «Собаки». Это позволит оперативно предпринимать действия, например:

  • беречь и холить «коров», так как они не требуют дополнительных инвестиций и сами при этом приносят хороший денежный доход;
  • избавляться от «собак»;
  • изучать «детей», так как в перспективе они могут стать как «звёздами», так и «собаками», и если существует возможность перевода в «звёзды», то нужно инвестировать, иначе — избавляться.

Вот так в итоге будет выглядеть книга:

Ограничиваем доступ

Теперь нужно разграничить доступ к системе. Например, продавцу или менеджеру необязательно видеть таблицу с данными по предприятию. Пусть он видит только свой участок работы. У другого сотрудника — доступ к его разделу. Владелец же сохраняет право полного доступа ко всем данным и настройкам.

В форме нажимаем на «Отправить» справа вверху, вводим email адресата, текст и отправляем. Получателю придёт письмо со ссылкой, перейдя по которой можно сразу вводить.

Преимущества и возможности системы учёта в Google Таблицах и Формах

Оценим преимущества и возможности созданной в Google Таблицах и Формах системы учёта.

1. Бесплатна, ведь мы сами её создали.

2. Ввод не в ячейки таблицы, а через форму. Это удобнее, избавляет от случайных ошибок, и те, кому не нужно, не видят полные данные.

3. Наглядно отображает, какие товары приносят доход, а какие только требуют затрат.

4. Гибкая — можно быстро внести в неё изменения, не платя деньги сторонней организации-разработчику и не ожидая, когда он это сделает.

5. С удалённым доступом, то есть нет привязки к конкретному компьютеру, можно вносить информацию и смотреть аналитику со смартфона или планшета в любой точке планеты, где есть интернет.

Читайте также:  Классы растений таблица с рисунками

6. Многопользовательская. Это означает, что, кроме владельца, с системой работают продавцы, кладовщик, офис-менеджер и другие сотрудники.

7. Гибкое ограничение доступа: один сотрудник только вводит данные, другой — также редактирует элементы системы, а владелец сохраняет право полного доступа.

8. Облачное хранение данных. Это надёжно — при поломке компьютера или мобильника информация не пропадёт.

И неважно, продаём ли мы товары или оказываем услуги, у нас торговая точка на рынке или небольшой магазинчик, индивидуальные мы предприниматели или частные фрилансеры. Адаптировав эту
систему под себя и введя в неё свои данные, мы получаем действующую систему управленческого учёта для малого бизнеса. Она облегчает работу по учёту продаж
и расходов, по анализу эффективности деятельности.

Источник

Учет инвестиций с помощью Google Spreadsheet. Базовые настройки и ввод данных

В это части постараюсь описать, чего уже можно добиться с помощью документа в Google Spreadsheet, разработанного Вячеславом (пример — https://docs.google.com/spreadsheets/d/1IUxJfnRjzpqkNpuKAU83eTqxCOLyWVZmkVTI9galxZ0/edit#gid=0), а также пройтись по листам, на которых вносятся необходимые для учета данные.

А в следующей части уже посмотрим, что получаем на выходе. И станет ясно, куда можно расти и что улучшать.

Итак, Гугл таблица позволяет получать подробную информацию по портфелю:

  1. Сумма ваших инвестиций
  2. Сумма накопленных дивидендов
  3. Текущий остаток на депозите
  4. Текущую стоимость портфеля
  5. Номинальный доход и доходность (без инфляции)
  6. Реальный доход и доходность (с учетом инфляции)
  7. Структура портфеля по секторам (реальная и желаемая)
  8. По каждой акции в портфеле показывается количество лотов в наличии, дивиденды, средняя цена покупки, текущая стоимость, прибыль и многое другое. Производится расчет как текущей доли в портфеле, так и желаемой доли, а также дается рекомендация, сколько лотов нужно купить/продать, чтобы получить желаемую долю. К сожалению, данные по рыночным ценам не подтягивались автоматически, поэтому нужно было вручную их вносить, чтобы видеть актуальную версию картины. Но при относительно пассивном инвестировании это не так и важно. Если раз в месяц (или еще реже) осуществлять покупки, то можно и вручную обновить котировки.

Как видите, в базовой версии уже заложен огромный набор возможностей по учету своего портфеля. Но чтобы всего это добиться, нужно разобраться с логикой ввода данных и теми настройками, что есть. Пройдусь по листам, на которых нужно вносить информацию об инвестициях, расходах, сделках и дивидендах.

Инвестиции. Учет проинвестированных денег. Для точного подсчета нужно регулярно записывать все суммы, попавшие на брокерский счет. Вносится как сама сумма, так и дата пополнения. Это нужно для более точного подсчета денег, участвующих в «обороте», а также дисконта на инфляцию.

Константы. Различные константы, учитываемы для корректного расчета затраченных на сделки сумм, а также влияющие на подсчет реальной доходности портфеля (с учетом инфляции).

Какую величину инфляции стоит использовать для подсчета реальной доходности портфеля? Тут все не так однозначно. Самое простое — использовать официальные данные Росстата. Но им не всегда есть доверие, поэтому можно ставить любую цифру, соответствующую вашим «ощущениям». Еще более сложный вариант — рассчитывать свою личную годовую инфляцию, но для этого нужно вести учет своих расходов. Про это как-нибудь поговорим отдельно.

Сделки. Следующая вкладка (достаточно объемная) — Сделки. Большинство колонок рассчитывается автоматически, но некоторые из них надо заполнить вручную данными по своим состоявшимся сделкам.

Этот лист я немного оптимизировал, чтобы упростить ввод сделок, в результате на вставку сделок я трачу минимум времени (скопировать нужное количество строк из Excel, потянуть расчетные формулы, добавить комментарий при необходимости). Про все оптимизации и улучшения — будет отдельно.

Расходы. Расходы по брокерскому счету. Сюда вносятся все суммы, списанные за обслуживание с брокерского счета (депозитарное обслуживание и т.п.). Этот лист использую достаточно редко, так как за обслуживание не плачу, а брокерские комиссии учитываются в Сделках. Правда, пару раз попадал на дополнительные комиссии (РЕПО, доступ к Web-QUIK), но это единичные случаи.

Дивиденды. Сюда записываются все поступающие дивиденды по акциям, а также купоны по облигациям.

Опять же, этот лист я немного модернизировал, добавив подсчет заплаченных сумм НДФЛ и флаг того, нужно ли самому потом платить налог. А то бывают эмитенты, зарегистрированные за рубежом (Ros Agro, Rusal PLC), которые присылают дивиденды в долларах, а брокер с таких поступлений налог не берет. Поэтому очень удобно заранее проставить нужный флаг, чтобы в следующем году мучительно не вспоминать, что нужно включить в налоговую декларацию.

По вводу данных вроде бы все. В следующий раз посмотрим листы Портфель, Структура и Баланс, отвечающие за наглядной отображение различной информации по портфелю.

Источник

Google таблицы ведение бюджета

В это части постараюсь описать, чего уже можно добиться с помощью документа в Google Spreadsheet, разработанного Вячеславом (пример — https://docs.google.com/spreadsheets/d/1IUxJfnRjzpqkNpuKAU83eTqxCOLyWVZmkVTI9galxZ0/edit#gid=0), а также пройтись по листам, на которых вносятся необходимые для учета данные.

А в следующей части уже посмотрим, что получаем на выходе. И станет ясно, куда можно расти и что улучшать.

Читайте также:  Презентация на тему Круизный маршрутный лист путешественника 6 класс

Итак, Гугл таблица позволяет получать подробную информацию по портфелю:

  1. Сумма ваших инвестиций
  2. Сумма накопленных дивидендов
  3. Текущий остаток на депозите
  4. Текущую стоимость портфеля
  5. Номинальный доход и доходность (без инфляции)
  6. Реальный доход и доходность (с учетом инфляции)
  7. Структура портфеля по секторам (реальная и желаемая)
  8. По каждой акции в портфеле показывается количество лотов в наличии, дивиденды, средняя цена покупки, текущая стоимость, прибыль и многое другое. Производится расчет как текущей доли в портфеле, так и желаемой доли, а также дается рекомендация, сколько лотов нужно купить/продать, чтобы получить желаемую долю. К сожалению, данные по рыночным ценам не подтягивались автоматически, поэтому нужно было вручную их вносить, чтобы видеть актуальную версию картины. Но при относительно пассивном инвестировании это не так и важно. Если раз в месяц (или еще реже) осуществлять покупки, то можно и вручную обновить котировки.

Как видите, в базовой версии уже заложен огромный набор возможностей по учету своего портфеля. Но чтобы всего это добиться, нужно разобраться с логикой ввода данных и теми настройками, что есть. Пройдусь по листам, на которых нужно вносить информацию об инвестициях, расходах, сделках и дивидендах.

Инвестиции. Учет проинвестированных денег. Для точного подсчета нужно регулярно записывать все суммы, попавшие на брокерский счет. Вносится как сама сумма, так и дата пополнения. Это нужно для более точного подсчета денег, участвующих в «обороте», а также дисконта на инфляцию.

Константы. Различные константы, учитываемы для корректного расчета затраченных на сделки сумм, а также влияющие на подсчет реальной доходности портфеля (с учетом инфляции).

Какую величину инфляции стоит использовать для подсчета реальной доходности портфеля? Тут все не так однозначно. Самое простое — использовать официальные данные Росстата. Но им не всегда есть доверие, поэтому можно ставить любую цифру, соответствующую вашим «ощущениям». Еще более сложный вариант — рассчитывать свою личную годовую инфляцию, но для этого нужно вести учет своих расходов. Про это как-нибудь поговорим отдельно.

Сделки. Следующая вкладка (достаточно объемная) — Сделки. Большинство колонок рассчитывается автоматически, но некоторые из них надо заполнить вручную данными по своим состоявшимся сделкам.

Этот лист я немного оптимизировал, чтобы упростить ввод сделок, в результате на вставку сделок я трачу минимум времени (скопировать нужное количество строк из Excel, потянуть расчетные формулы, добавить комментарий при необходимости). Про все оптимизации и улучшения — будет отдельно.

Расходы. Расходы по брокерскому счету. Сюда вносятся все суммы, списанные за обслуживание с брокерского счета (депозитарное обслуживание и т.п.). Этот лист использую достаточно редко, так как за обслуживание не плачу, а брокерские комиссии учитываются в Сделках. Правда, пару раз попадал на дополнительные комиссии (РЕПО, доступ к Web-QUIK), но это единичные случаи.

Дивиденды. Сюда записываются все поступающие дивиденды по акциям, а также купоны по облигациям.

Опять же, этот лист я немного модернизировал, добавив подсчет заплаченных сумм НДФЛ и флаг того, нужно ли самому потом платить налог. А то бывают эмитенты, зарегистрированные за рубежом (Ros Agro, Rusal PLC), которые присылают дивиденды в долларах, а брокер с таких поступлений налог не берет. Поэтому очень удобно заранее проставить нужный флаг, чтобы в следующем году мучительно не вспоминать, что нужно включить в налоговую декларацию.

По вводу данных вроде бы все. В следующий раз посмотрим листы Портфель, Структура и Баланс, отвечающие за наглядной отображение различной информации по портфелю.

Источник

Собираем свою гугл-таблицу для ведения бюджета

Без знания экселя, смс и регистрации

Меня зовут Антон, и я продолжаю жить в экселе.

Антон Демьянов Тони Роббинс учета расходов Профиль автора

В прошлой статье я рассказал о своем опыте учета расходов и поделился ссылкой на гугл-таблицу , которую можно адаптировать под свой учет. Сейчас я переосмыслил эту таблицу, сделал ее более простой и удобной.

Расскажу, как пользоваться новой версией таблицы и настроить ее под себя.

Почему таблицу пришлось переделать

Чтобы пользоваться предыдущей версией таблицы и адаптировать ее под себя, требовалось хорошее знание экселя. А еще я переносил таблицу в гугл из обычной эксельки, поэтому были и банальные косяки форматирования. В итоге у многих читателей не получалось разобраться с таблицей: непонятно было, для чего нужны некоторые колонки.

Я проанализировал обратную связь читателей, за которую вам большое спасибо, и оптимизировал таблицы под людей с минимальным знанием экселя. Итак, разберемся, как пользоваться таблицей и настроить ее под себя.

Шаг 1 Копируем таблицу

Перейдите по ссылке ниже, и на вашем гугл-диске автоматически создастся копия таблицы для учета расходов. Чтобы воспользоваться таблицей, понадобится почта на gmail.com.

В этой копии удалены все демо-данные , а также спрятаны все технические колонки. Таблица полностью готова к использованию.

Если вы хотите посмотреть, как будет выглядеть таблица после нескольких месяцев учета, то по ссылке ниже доступна версия с демо-данными и всеми техническими колонками. Эта версия подходит пользователям с хорошим знанием экселя, которые для начала хотели бы разобраться, по какому принципу работает таблица.

Читайте также:  Связывание таблиц sql server

Открыть таблицу с демо-данными → 7 приложений для управления личными финансами Как вести бюджет Чтобы на все хватало и даже оставалось. Дважды в неделю рассказываем в нашей рассылке Подписаться

Шаг 2 Вносим расходы

Самое важное и в то же время самое сложное в учете расходов — это начать вносить данные в таблицу и делать это регулярно.

Для внесения расходов мы будем использовать следующие листы в таблице:

  1. Повседневные. Это обычные повседневные регулярные расходы: на еду, супермаркеты, кафе, такси.
  2. Крупные. Сюда будем заносить расходы на нерегулярные крупные покупки. Например, на абонемент в спортзал, авиабилеты, дорогую одежду и т. д .
  3. Квартира. Учитываем расходы, связанные с квартирой: на ЖКХ, ипотечные платежи, ремонт.

Зачем разбивать учет расходов на несколько листов

Для анализа и оптимизации важно учитывать именно повседневные расходы. Они часто скрывают в себе мелкие траты, которые незаметны в течение дня, но в итоге из них складывается существенная статья расходов за месяц или более крупный период.

Крупные разовые траты могут сильно повлиять на всю картину, поэтому их мы ведем отдельно. Расходы на квартиру, например на ремонт, покупку мебели, досрочные платежи по ипотеке, также обычно имеют нерегулярный характер.

Повседневные расходы вносятся так:

  1. В колонке «Дата» указываем дату расхода. Рекомендую вносить записи последовательно, не перемешивая траты за разные дни. Чтобы быстро ввести текущую дату, нужно выделить ячейку и нажать Ctrl и «;».
  2. В колонке «Категория» выбираем подходящую категорию.
  3. В колонке «Стоимость» вводим сумму покупки.
  4. Если нужно, пишем комментарий для себя, чтобы помнить, на что потратились.

Аналогично можно вносить расходы на вкладках «Крупные» и «Квартира».

Что делать, если нет нужных категорий

В копии вашей таблицы уже есть преднастроенные категории, но их можно менять. Для этого нужно перейти на лист «Справочники». Там есть списки категорий для повседневных расходов, крупных расходов и расходов на квартиру.

Во-первых , можно заменить мои категории своими. Например, если вы не пьете алкоголь, такая категория вам не нужна. Вместо нее можно указать свою.

А еще можно добавлять новые категории в пустые строчки — просто напечатайте их названия внутри очерченной области справочника. Для повседневных расходов это колонка B, для расходов на квартиру — E, для крупных — G.

Лучше настроить все категории сразу, потому что если в дальнейшем вы захотите переименовать существующую категорию, то расходы, внесенные в колонку со старым названием, будут учитываться некорректно. Например, вы записывали расходы в категорию «Авто», а потом решили переименовать ее в «Автомобиль». Расходы из категории «Авто» в переименованную категорию не подтянутся.

Я советую создавать не больше 10 категорий повседневных расходов. Для групп расходов «Крупные» и «Квартира» — не больше 5—6 категорий . Чем больше категорий, тем сложнее разносить платежи, а наша цель — сделать учет расходов простым, чтобы он вошел в привычку.

Если у вас нет расходов, связанных с квартирой, можно использовать лист «Квартира» для учета другой группы расходов, например на автомобиль. Для удобства можно переименовать лист и заголовок справочника на вкладке «Справочники». Для справочника расходов на квартиру это ячейка E1.

По моему опыту для формирования более-менее устойчивой картины трат нужно регулярно вносить расходы хотя бы два-три месяца, а в идеале полгода. После этого можно приступать к анализу трат: для этого есть вкладки «Дашборд» и «Динамика».

АНАЛИТИКА Что показывает вкладка «Дашборд»

Вкладка «Дашборд» — это графики, сводные таблицы и индикаторы, которые визуализируют ваши расходы и помогают их оптимизировать. Вкладка разбита на логические блоки, у каждого блока свои функции.

Первый блок — шапка. Вот что там происходит:

  1. Выводится последняя дата, когда вы вносили расходы, — это своего рода напоминание, чтобы не забывать делать это регулярно.
  2. Выводится средний расход на повседневные траты за текущий месяц. Этот индикатор рассчитывается автоматически после каждого ввода новых расходов.
  3. Устанавливается лимит повседневных расходов в день. Его нужно устанавливать самостоятельно в ячейке F6, а таблица проверяет, получается ли у вас его придерживаться.
  4. Если средний расход в день в этом месяце превышает установленный вами лимит, в заголовке шапки появится сообщение, что пора начать экономить. Если все в норме, выводится соответствующее сообщение.
  5. Выводится информация о расходах вообще за все время учета — по группам «Повседневные», «Крупные» и «Квартира».

Второй блок — это сводная таблица расходов в разбивке по месяцам. Она собирает информацию по расходам в каждом из месяцев. В колонке «В день» считается средний расход на повседневные траты за день.

По этой сводной таблице строится общий график расходов в месяц с разделением на повседневные, крупные и на квартиру. Если в каком-то месяце расходы сильно выбиваются на фоне остальных, сначала я смотрю, в какой из групп расходов произошло сильное отклонение, а потом уже перехожу на соответствующую вкладку и разбираюсь, почему так.

Источник