Меню

Иерархические структуры декомпозиции

Обучение и трудоустройство проектных менеджеров

Иерархические структуры декомпозиции

Видео материала «Иерархические структуры декомпозиции»

Описание структур проекта

Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.

Содержание:

  1. Иерархические структуры декомпозиции проекта.
  2. По жизненному циклу проекта (WBS)
  3. По составляющим продукта проекта (PBS)
  4. Иерархическая структура контракта (CWBS)
  5. Организационная иерархическая структура (OBS)
  6. Ресурсная иерархическая структура (RBS)

Иерархические структуры декомпозиции проекта

  1. По жизненному циклу проекта (WBS).
  2. По составляющим продукта проекта (PBS).
  3. Иерархическая структура контракта (CWBS).
  4. Организационная иерархическая структура (OBS).
  5. Ресурсная иерархическая структура (RBS)

По жизненному циклу проекта (WBS)

WBS

Жизненный цикл проекта по фазам отображает процесс создания результатов проекта. В зависимости от технологии реализации проекта, жизненные циклы одних и тех же продуктов могут отличаться.

Для создания структуры WBS выполните следующие операции:

  1. Перейдите на закладку «Проект» и нажмите на кнопку «СДР».
  2. Выберите подпункт «Определить код»
  3. Установите маску структуры для этого укажите тип данных (цифры, знаки, прописные буквы, строчные буквы). Также укажите символ разделитель и длину кода.
  4. После всех изменений нажмите кнопку «Ок»
  5. В перечне столбцов проекта вставьте столбец «СДР». Введите код WBS для суммарных задач проекта.

Подробнее указание СДР описано в материале «Структура проекта»

Создайте структуру WBSдля Вашего проекта: первый уровень — знаки, второй уровень — цифры.

Укажите в Вашем проекте WBS структуру. Первый уровень структуры возьмите из таблицы:

WBS Название задачи
Фун Устройство фундамента
Кар Установка каркаса
Кр Монтаж кровли
Фас Устройство фасада
Бл Благоустройство участка

По составляющим продукта проекта (PBS)

структура по составляющим продукта

Жизненный цикл проекта по продуктам отображает структуру продуктов проекта. Данный жизненный цикл строится на основании модели декомпозиции продуктов проекта. Продукты проектов отображаются в проекте в виде вех описывающих составные части продукта проекта.

Для создания PBS (структуры продукта проекта) выполните следующие действия:

  1. Перейдите на закладку «Формат» и нажмите на пункт «Настраиваемые поля».
  2. Выберите тип поля для «Задач» и тип «Код справочника».
  3. Выберите любое еще не заполненное поле из списка и нажмите кнопку «Переименовать…».
  4. В открывшемся окне измените, название поля на «Продукт проекта» и нажмите кнопку «Ок».
  5. Сформируйте текст подстановки, для этого нажмите кнопку «Подстановка».
  6. В открывшемся окне в пункте «Маска кода» нажмите кнопку «Изменить маску».
  7. В открывшемся окне укажите параметры для каждого уровня, после изменения нажмите кнопку «Ок».
  8. Укажите в таблице продукты проекта для всех уровней, после чего нажмите кнопку «Закрыть».
  9. Вставьте созданные столбец в представление для задач и заполните необходимые значения для каждой задачи и вехи проекта.

Подробнее указание по созданию столбцов в материале «Настройка столбцов»

Укажите в Вашем проекте структуру продукта проекта

Продукт 1 уровня Продукт 2 уровня
Документы проекта Договора проекта
Строение Фундамент
Каркас
Окна
Кровля
Фасад
Участок

Назначьте продукты на задачи проекта.

Иерархическая структура контракта (CWBS)

иерархическая структура контрактов

Жизненный цикл, построенный на основании структуры контрактов, и отображает перечень работ проекта сгруппированные по договорам с подрядчиками. Структурирование по структуре контрактов используется при планировании и управлении контрактами компании.

Для создания структуры контрактов выполните следующие операции:

  1. Перейдите на закладку «Формат» и нажмите на пункт «Настраиваемые поля».
  2. Выберите тип поля для «Задач» и тип «Текст».
  3. Выберите любое еще не заполненное поле из списка и нажмите кнопку «Переименовать…».
  4. В открывшемся окне измените, название поля на «Структура контракта» и нажмите кнопку «Ок».
  5. Закройте окно нажмите кнопку «Ок».
  6. Вставьте созданные столбец в представление для задач и заполните необходимые значения для каждой задачи, которые планируются выполнять с привлечение подрядных организаций.

Подробнее указание по созданию столбцов в материале «Настройка столбцов»

Для Вашего проекта создайте поле структуры контрактов с названием «Договора». Укажите для задач проекта к какому лоту они относятся согласно табличным данным:

Название задачи Договора
Монтаж каркаса основной кровли Кровля
Утепление кровли со стяжкой
Металлочерепица основной кровли
Обшивка вентиляционных шахт и установка козырька
Планировка территории Озеленение
Устройство тротуаров, подъездных путей к гаражу
Озеленение участка
Ограждение участка

Организационная иерархическая структура (OBS)

организационная структура проекта

Организационная иерархическая структура формируется на основании организационной структуры компании. Структурирование работ проекта относительно организационной иерархической структуры позволяет разделить работы проекта относительно подразделений компании. Структурирование по организационной иерархической структуре позволяет оценить загрузку подразделений и возможное дальнейшее развития персонала.

Для создания OBS (организационная иерархическая структура проекта) выполните следующие действия:

  1. Перейдите на закладку «Формат» и нажмите на пункт «Настраиваемые поля».
  2. Выберите тип поля для «Ресурсов» и тип «Код справочника».
  3. Выберите любое еще не заполненное поле из списка и нажмите кнопку «Переименовать…».
  4. В открывшемся окне измените, название поля на «OBS» и нажмите кнопку «Ок».
  5. Сформируйте текст подстановки, для этого нажмите кнопку «Подстановка».
  6. В открывшемся окне в пункте «Маска кода» нажмите кнопку «Изменить маску».
  7. В открывшемся окне укажите параметры для каждого уровня, после изменения нажмите кнопку «Ок».
  8. Укажите в таблице продукты проекта для всех уровней, после чего нажмите кнопку «Закрыть».
  9. Вставьте созданные столбец в представление для задач и заполните необходимые значения для каждой задачи и вехи проекта.

Подробнее указание по созданию столбцов в материале «Настройка столбцов»

Создайте поле OBS в Вашем проекте. Описание структуры возьмите с таблицы приведенной ниже:

Название кода 1 уровня Название кода 2 уровня
1. Отдел продаж
2.1. Строительный отдел Бригады
2.2. Механизмы

Назначьте соответствующие коды организационной структуры на ресурсы проекта.

Ресурсная иерархическая структура (RBS)

Ресурсная иерархическая структура

Ресурсная иерархическая структура используется для управления ресурсами компании, используемые на проектах.
Ресурсная иерархическая структура описывает следующие ресурсы:

  1. Материальные ресурсы.
  2. Оборудование.
  3. Трудовые ресурсы.

Наличие единой структуры для всех проектов портфеля компании позволяет оценить потребности в ресурсах и более качественно планировать ресурсы всей компании.

Для создания RBS (ресурсная иерархическая структура проекта) выполните следующие действия:

  1. Перейдите на закладку «Формат» и нажмите на пункт «Настраиваемые поля».
  2. Выберите тип поля для «Ресурсов» и тип «Код справочника».
  3. Выберите любое еще не заполненное поле из списка и нажмите кнопку «Переименовать…».
  4. В открывшемся окне измените, название поля на «RBS» и нажмите кнопку «Ок».
  5. Сформируйте текст подстановки, для этого нажмите кнопку «Подстановка».
  6. В открывшемся окне в пункте «Маска кода» нажмите кнопку «Изменить маску».
  7. В открывшемся окне укажите параметры для каждого уровня, после изменения нажмите кнопку «Ок».
  8. Укажите в таблице продукты проекта для всех уровней, после чего нажмите кнопку «Закрыть».
  9. Вставьте созданные столбец в представление для задач и заполните необходимые значения для каждой задачи и вехи проекта.

Подробнее указание по созданию столбцов в материале «Настройка столбцов»

Создайте поле RBS в Вашем проекте. Описание структуры возьмите с таблицы приведенной ниже:

Назначьте соответствующие коды структуры на ресурсы проекта

Данный материал рассматривается на практических тренингах на ресурсе Онлайн-курсы.

Источник

Иерархическая структура работ проекта в рамках управленческой деятельности организации

Теоретические основы иерархической структуры работ проекта

Иерархическая структура работ (от английского «Work Breakdown Structure») – инструмент, который позволяет разделить цельный проект на составные элементы. Данный инструмент определяет иерархически структурированное разделение работ для того, чтобы реализовать проект силами всех задействованных в нём сотрудников.

В процессе создания WBS реализуется последовательная декомпозиция проекта на подпроекты, пакеты работ различного уровня, пакеты детальных работ.

Декомпозиция есть разбивка итоговых результатов проекта на более мелкие, более управляемые элементы вплоть до уровня пакетов работ.

Пакеты работ, как правило, совпадают с самым нижним уровнем детализации и включают в себя отдельные работы. По технологии, декомпозиция должна быть корректной, то есть составляющие любого уровня WBS должны быть достаточными для формирования соответствующей составляющей верхнего уровня.

Иерархическая структура работ, по факту, это список задач цельного проекта. Данный инструмент может быть представлен в описательной либо графической форме, которая бы отражала вложение работ. Данная иерархия работ организует и определяет полное содержание всего проекта.

Соответственно, работы, которые не включены в ИСР, не являются работами проекта.

Популярной проблемой для управления проектами на сегодняшний день становится нерациональный размер пакетов работ, которые чересчур крупные для продуктивного менеджмента. Для того, чтобы сформировать целесообразный размер пакетов работ, нужно соблюдать следующие правила:

  1. Правило 8/80, которое гласит, что ни одной из задач не стоит иметь объем меньше, чем 8 человек/час и больше, чем 80 человек/час (это тождественно схеме от 1 до 10 дней при стандартной 8-часовой длительности рабочего дня).
  2. Правило отчетного периода гласит, что длительность каждой задачи не должна превышать период, через который реализуются совещания, которые посвящены изучению самого хода проекта. Например, в случае проведения таких совещаний каждую неделю, исполнение каждой задачи не должно занимать срок более этой самой недели.
  3. Правило «полезности» говорит о том, что в случае дробления задачи на более мелкие стоит принимать во внимание, что существуют 3 причины, которые обуславливают целесообразность такого деления:
  • задачу, которая была получена по итогам такого деления, гораздо легче подвергнуть оценке (из-за ее меньшей продолжительности во временном пространстве и, таким образом, меньшей неопределенности);
  • более маленькие и конкретные задачи легче распределяются между конкретными исполнителями;
  • более мелкие задачи более легко контролировать.

Замечание 2

В случае, когда разделение задачи не соответствует описанным выше требованиям, от него стоит отказаться.

Создание инструмента Work Breakdown Structure производится тремя путями:

  • сверху — вниз;
  • снизу — вверх;
  • одновременное использование двух подходов.

Как правило, используется так называемая «бегущая волна». Данный путь характеризуется тем, что большей отдаленности по времени того или иного элемента соответствует меньшая глубина его декомпозиции.

По результатам построения Work Breakdown Structure должны учитываться все цели нужного нам проекта и создаваться все нужные предпосылки для его эффективной реализации. Принципами для разделения цельности проекта могут быть:

  • компоненты товара (услуги, векторы деятельности), который получается по итогам реализации проекта;
  • процессные либо функциональные составляющие деятельности организации, которая занимается реализацией проекта;
  • этапы жизненного цикла проекта, его ключевые фазы;
  • отделы организационной структуры;
  • географическая локация для проектов, распределенных в пространстве.

Грамотность и умение верно декомпозировать проект заключается в согласовании ключевых структур проекта, к которым можно отнести:

  • структура организации (Organisation Breakdown Structure);
  • структура статей издержек (Account Breakdown Structure);
  • структура ресурсов (Resource Breakdown Structure);
  • функциональная структура;
  • информационная структура;
  • структура временных интервалов.

Work Breakdown Structure должна отображать структуру формируемого объекта на самом верхнем уровне менеджмента и давать возможность переходить к структурам, которые характеризуют специфические работы нижних уровней.

Задачи нижнего уровня включены в календарный план работ, согласно им, производится оценка время реализации проекта и величины издержек на проект. Более того, для каждого уровня следует предусмотреть процедуру назначения ответственных исполнителей и процедуру решения конкретных ситуаций, учитывая приоритеты вышестоящих уровней Work Breakdown Structure.

Перечню работ на нижнем уровне следует соответствовать таким принципам, чтоб быть исчерпывающим для реализации проекта, а декомпозиция — одна из самых важных задач менеджера данного проекта. В связи с тем, что осуществление содержания проекта можно отследить по Work Breakdown Structure, а содержание продукции проекта сравнивается с требованиями к ней, Work Breakdown Structure стоит быть построенной так, чтобы итогом проектных работ было формирование заданного содержания продукции проекта.

Правила создания Work Breakdown Structure

  1. На базе предварительной информации осуществляется последовательная и планомерная декомпозиция всех проектных работ. Данный процесс производится до тех пор, пока все важные составляющие не будут определены так, чтобы они могли быть распланированы, для них был определен бюджет и так далее.
  2. Каждой составляющей Work Breakdown Structure должен быть присвоен уникальный идентификатор. В данном механизме для этого применяются коды счетов, то есть каждой составляющей присваивается WBS-код.

Данные коды организованы согласно плану счетов – системы отслеживания затрат проекта по категориям (план счетов опирается на план счетов организации и общепринятую в ней систему управленческого учета). Контрольными точками (контрольными счетами – Control Accounts) становятся части управленческого учета, которые связаны с отделами компании и содержат в своем составе пакеты работ, а также входят в Work Breakdown Structure.

Все составные части Work Breakdown Structure описываются в словаре, которые включает в себя краткое описание каждого элемента, что входит в иерархию работ, то есть:

  • ссылка на вышестоящий элемент WBS;
  • идентификатор кода счетов (WBS-код);
  • ответственное лицо (либо компания в случае привлечения подрядчиков);
  • описание работ;
  • список контрольных событий;
  • ожидаемый итог, требования к качеству;
  • необходимая контрактная и техническая информация и документация.

В связи с тем, что на практике отдельные виды работ часто интегрируются в пакеты, словарь может также содержать перечень операций (для пакета работ), необходимые ресурсы и ориентировочную оценку стоимости.

Декомпозиция — это основа планирования проекта. Она является базовым инструментом для создания системы менеджмента проектов, потому что дает возможность решать проблемы организации работ, распределения ответственности, оценки стоимости и тому подобных.

На базе Work Breakdown Structure создаются и иные структурные модели проекта, например:

  • структурная модель организации проекта, то есть иерархическая декомпозиция организационной и производственной структуры проекта;
  • матрица распределения ответственности;
  • древо ресурсов, то есть декомпозиция необходимых для выполнения проекта ресурсов;
  • древо стоимости, то есть разделение всех показателей стоимости на базе Work Breakdown Structure, древа ресурсов и информации о стоимости составных частей проекта;
  • структурная декомпозиция контрактов по элементам проекта;
  • сетевая модель проекта.

Источник



Microsoft Excel

трюки • приёмы • решения

Как правильно создать структуру работы проекта в Excel

Структура работы (Work Breakdown Structure — WBS) — это способ графического отображения работы по выполнению проекта. Как правило, в структуре работы отображаются все конечные результаты проекта, а также отдельные компоненты работы, которые необходимо выполнить для получения этих конечных результатов. WBS представляет всю работу по выполнению проекта в виде совокупности логических групп и является по своей природе иерархической структурой.

Некоторые из уже созданных ранее документов понадобятся нам при создании структуры работы и построении календарного плана проекта. Первым из таких документов является формулировка масштаба проекта. Вы, наверное, помните, что в этой формулировке перечисляются конечные результаты проекта. Данный документ станет первым уровнем нашей WBS. Чтобы облегчить решение этой задачи, возможно, нам также понадобится вернуться к документу, в котором излагаются требования (или к формулировке масштаба проекта, если эти требования излагаются в формулировке масштаба проекта).

Читайте также:  Таблица 1 Строение протеиногенных аминокислот

Построение уровней WBS

Во многих отношениях WBS напоминает организационную схему. В случае небольших и средних по своему размеру проектов самый верхний блок WBS содержит название соответствующего проекта, а следующий уровень блоков отображает конечные результаты проекта. Если вы работаете над выполнением крупного проекта, который заключает в себе несколько субпроектов (вложенных проектов), WBS и в этом случае начинается с верхнего блока, содержащего название соответствующего проекта, однако следующий уровень блоков отображает названия субпроектов, а не конечных результатов проекта. В таком случае именно руководители субпроектов несут ответственность за создание WBS для своих отдельных субпроектов. На рис. 1 показаны первые два уровня WBS для нашего проекта Grant St. Move. (Не забывайте, что здесь указан далеко не полный перечень конечных результатов проекта.)

Рис. 1. Уровень 1 WBS для проекта Grant St. Move

Рис. 1. Уровень 1 WBS для проекта Grant St. Move

У каждого элемента в WBS должен быть уникальный идентификатор. Как видно из рис. 1, блок Создать центр обработки данных в здании на улице Grant St. помечен номером 30. Этот код, или идентификатор, используется для целей учета (отслеживания компонентов работы). Все уровни, расположенные под этим уровнем, будут начинаться с числа 30. (Вы можете убедиться в этом, взглянув на рис. 2.) Непосредственные исполнители проекта должны использовать эти коды для фиксации своего времени. Кроме того, если для выполнения работы требуются определенные материалы и оборудование, такой WBS-код может использоваться и для отслеживания соответствующих расходов. При использовании такого подхода бюджет проекта можно разрабатывать, отслеживать и контролировать по конечным результатам этого проекта.

Идея использования WBS заключается в том, что, начиная с самого верхнего уровня (в нашем случае — конечных результатов проекта), с каждым последующим уровнем WBS вы все больше детализируете работу по выполнению соответствующего проекта. Как правило, WBS содержит не более пяти или шести таких иерархических уровней. Постепенно вы опуститесь до самого нижнего уровня, называемого уровнем пакетов работ. На этом уровне вы можете легко оценивать, планировать по времени и назначать пакет работ тому или иному индивидуальному исполнителю или организации.

Уровень пакетов работ

Уровень пакетов работ всегда является самым нижним уровнем WBS, какое бы количество уровней — два или шесть — эта WBS не содержала. Идея заключается в том, что уровень пакетов работ легко распределяется между группами или индивидуальными исполнителями; кроме того, можно легко вычислить количество времени, которое может потребоваться для выполнения пакета работ. Пакет работ может включать субпроекты, ключевые вехи, суммарные задачи (группы похожих между собой задач), а в случае небольших проектов — сами задачи. На рис. 2 показан фрагмент WBS для нашего проекта Grant St.Move.

Рис. 2. Фрагмент WBS для проекта Grant St. Move

Рис. 2. Фрагмент WBS для проекта Grant St. Move

WBS этого проекта состоит из нескольких уровней. Мы построили эту WBS по аналогии с организационной схемой. Если вы забыли, как строятся организационные схемы, обратитесь к материалу этой статьи. Вы, наверное, заметили, что требования к этому проекту помогли нам определить некоторые задачи. Например, требование «На каждом рабочем месте должна быть установлена по меньшей мере одна четырехконтактная электрическая розетка» привело к появлению задач «Произвести осмотр электропроводки и протестировать ее» и «Проложить электропроводку».

В случае средних и крупных проектов WBS практически никогда не опускается до уровня задач, поскольку при наличии слишком большого числа уровней WBS становится малопригодной к использованию. Детализация до уровня задач в этом случае (а иногда и при реализации небольших проектов) выполняется отдельно по списку задач (который можно составить с помощью электронной таблицы Excel) и календарному плану проекта.

WBS должна отображать только работу соответствующего проекта. Если работа не включена в WBS, последняя не является частью проекта. Вспомните: мы уже обсуждали эту концепцию, рассказывая о составлении формулировки масштаба проекта. Включая в формулировку масштаба проекта и в WBS только работу соответствующего проекта, вы предотвращаете неконтролируемое разрастание масштаба проекта.

Определение ресурсов для пакетов работ

После того как будет построена WBS и определены пакеты работ, необходимо выполнить следующий шаг — выделить ресурсы пакетам работ. Тем самым мы достигаем двух целей. Во-первых, индивидуальный исполнитель или организация, которым поручено выполнение конкретного пакета работ, несут ответственность за правильное, точное и своевременное выполнение этого пакета работ. Во-вторых, нам нужно определить временнyю и стоимостную оценки соответствующей работы, и наиболее логично, если такие оценки будет определять непосредственный исполнитель этой работы. Определением временных оценок мы займемся в следующей статье, которая называется «Оценивание задач проекта».

Мы уже оценивали квалификации, навыки и умения, которыми должны обладать исполнители проекта, документируя их в соответствующем шаблоне. Кроме того, мы документировали в схеме RACI некоторые роли и обязанности верхнего уровня. Оба эти документа помогут нам определить распределение пакетов работ между конкретными исполнителями. Для этого нам понадобится согласовать конкретные работы с квалификацией и обязанностями потенциальных исполнителей этих работ.

Фамилию индивидуального исполнителя (или организации), ответственного за выполнение пакета работ, можно указать в скобках под названием соответствующего пакета работ в WBS. Как альтернативный вариант, можно было бы создать рабочий лист с указанием пакетов работ и ответственных исполнителей (в соседних столбцах). Если ваш уровень пакетов работ содержит суммарные задачи, тогда можно, например, использовать эту электронную таблицу для разбиения уровней пакетов рабо т на отдельные задачи. Это мог бы сделать за вас ответственный исполнитель соответствующего пакета работ. Данный этап будет весьма полезным при создании календарного плана проекта, поскольку вы можете брать задачи из этого рабочего листа и вставлять их непосредственно в календарный план.

Источник

Преимущества Иерархической Структуры Работ (WBS) для менеджеров ИТ проектов

Имеющие дело со сложными ИТ проектами руководители подтвердят, что разделение задач на более мелкие и управляемые части делает рабочий процесс намного проще. В этой статье расскажу о процессе, который поможет структурировать каждый этап проекта и учитывать все поставленные задачи. Речь идет об иерархической структуре работ WBS (Work Breakdown Structure).

WBS и диаграммы Ганта

Если вы помните, как использовать Agile-методологию управления проектами, определять критический путь и ставить SMART-цели, то пришло время перейти к новому уровню компетенции в управлении проектами.

Что такое иерархическая структура работ WBS?

Иерархическая структура работ WBS, или структура декомпозиции, представляет собой схему, где задачи проекта отражают их отношение друг к другу и к проекту в целом. Термин был впервые употреблен в США в 1993 году.

WBS основана на графической природе, которая помогает менеджерам проектов предсказать результаты, основанные на различных сценариях. Процесс часто описывается как структура ответвления, которая охватывает все этапы проекта в организованном порядке. WBS также может быть представлена в виде табличного списка задач и элементов в плане разбивки работ диаграмм Ганта.

Менеджеры используют структуру декомпозиции, чтобы структурировать и делить проекты на легко управляемые компоненты. Они, в свою очередь, разделяются до тех пор, пока они не назначаются конкретному специалисту в команде.

Читайте также:  Семья как социальный институт признаки функции и сущность

WBS структура

Почему стоит использовать WBS:

  1. Помогает правильно организовать проекты;
  2. Оказывает помощь в описании содержания проекта для заинтересованных сторон;
  3. Помогает распределить обязанности;
  4. Показывает основные этапы проекта и все ракурсы контроля;
  5. Позволяет правильно оценить затраты, риски и время работ.

Разберем WBS на примере планирования какого-нибудь мероприятия. Предположим, есть задача — организовать и курировать корпоративной пикник или тимбилдинг. Используя WBS, можно описать и разделить задачи следующим образом:

Планирование: исследование, планирование бюджета, согласование и утверждение плана, вопросы координации.
Питание: меню, закупки, приготовление пищи, обслуживание.
Площадка и активности: столы и посадочные места, посуда, декорирование и оборудование, брендинг.
Участники/гости: приглашения, список гостей, особые случаи.
Персонал: водители, повар, официанты, уборщики.
Хедлайнер: приглашение, вопрос логистики, согласование сценария/ плей-листа.

Планирование отдыха с GanttPRO

Компоненты WBS

Согласно иерархической структуре, необходимо пройти несколько этапов (компонентов) для того, чтобы оптимизировать и упростить процесс управления:

  • Утверждение концепции проекта;
  • Этапы, которые зависят от размера проекта;
  • Задачи с промежуточными результатами.

Эти компоненты могут иметь разные названия в зависимости от компании.

5 шагов для разработки простой структуры WBS

Чтобы достичь целей проекта, необходимо следовать определенному плану выполнения WBS.

Начните с концепции проекта и утверждения главных моментов в верхушке иерархии. Определите все необходимые задачи, от которых будут зависеть результаты. В идеале, в процесс планирования и определения концепции должны быть вовлечены усилия всей команды. Тем не менее, каждый специалист должен отвечать за выполнение конкретной задачи.

1. Утвердите и распишите проект
Это может быть просто предложение или абзац, описывающий концепт и функции проекта после завершающей стадии. Эта стадия WBS представляет собой основу любого проекта и, как правило, разрабатывается всей командой.

2. Выделите все ключевые этапы
После того, как первый этап завершен, можно приступать к следующим.
Может быть, вам придется делить задачу на множество этапов в зависимости от характера вашего проекта. Как правило, это зависит от требований, возможностей бюджета и временных рамок.
WBS структура

3. Определите конечные результаты
Сформулируйте для себя все моменты, которые должны быть завершены в течение каждого этапа. Все они должны иметь конечные результаты. Вы должны их достичь полностью, прежде чем перейти к следующему этапу. Каждый конечный результат также должен иметь свое описание, цели и функции.

4. Разделите конечные результаты на управляемые задачи
После создания списка конечных результатов добавьте еще один уровень иерархии для расчета деталей. Задачи проекта должны быть выполнены в виде секций. Любой член команды или небольшая команда будет иметь возможность легко управлять ими.

5. Распределите задачи
Назначение ответственного за каждую часть работ является последней стадией иерархии. Конкретный специалист будет отвечать за конкретную задачу. Он/она будет участвовать в каждом этапе работы, что приведет к качественным результатам.

В видео показан легкий способ создания WBS.

Кто может использовать WBS?

Как правило, менеджеры используют структуру при разработке коммерческих, жилищных и строительных проектов. С ней инвесторам и клиентам проще понять, что и как происходит в развитии проекта.

Обсуждение проекта с GanttPRO

Разработчики ПО тоже сперва утверждают концепции и создают требований на ее основе. Это придает WBS черты идеального инструмента для разработки.

Если попробовать классифицировать команды, которые могут использовать инструменты WBS, получим такой список:

  • Творческие группы. Творческие люди ценят структуру за возможность вместе организовывать мозговой штурм.

  • Технические команды. Технически ориентированные специалисты выбирают WBS за аналитическую перспективу охвата работ и их прогрессирование.

  • Команды, которые работают непосредственно с клиентами. Иерархическая структура работ хороша для специалистов, разрабатывающих программное обеспечение для клиентов, поскольку она отвечает их потребностям. А еще она помогает повысить уверенность клиента в вашей команде.

  • Внутренние проекты команд.

  • Удаленные команды.

Преимущества структуры WBS для менеджеров ИТ проектов

Структура WBS стала популярной и широко используемой в разработке программного обеспечения благодаря ее очевидным преимуществам. Руководители проектов смело ее применяют. И вот почему:

1. Усиление коммуникации в команде проекта
Неважно, имеет ли ваш ИТ проект внутреннюю или внешнюю направленность. Иерархическая структура работ включает в себя коммуникационные акты на каждом шагу.

2. Поле для творчества
Похоже на стереотип, но люди думают, что разработка программного обеспечения – это только аналитическая работа. Нет, здесь еще есть пространство для развития творческих способностей. При определении концепции проекта члены команды могут использовать WBS и предлагать творческие идеи для развития проекта.

3. Фокусировка на конечных целях
WBS помогает держать всю команду в фокусе и сосредоточенной на конечной цели. Это сводит к минимуму вероятность выполнения ненужной работы.

4. Детализация
Каждая деталь тщательно рассматривается, поэтому в проекте ничего не теряется.

5. Предвидение появления проблем
Когда проект будет готов, могут возникнуть непредвиденные проблемы. Иерархическая структура работ помогает сократить их число, поскольку все детали учитываются перед выполнением.

6. Коллективный мозговой штурм
Менеджеры используют структуру для мозгового штурма, чтобы найти полезные идеи и решения. С ее помощью их легко собрать, а затем из них вычеркивать ненужные.

7. Вопросы планирования
С помощью WBS легко определить, какие из запланированных задач отстают от графика.

8. Управление рисками
Если вы используете WBS, вы уменьшаете риски и управляете ими с самого начала. Это помогает распределить все ресурсы: денежные средства, время и трудозатраты.

9. Распределение задач
Когда вы структурировали свой проект, становится легче назначать задачи конкретным людям.

10. Гибкость для различных команд
Иерархическая структура работ используется в различных сферах. Не имеет значения, сколько людей в команде: WBS всегда будет поддерживать процесс выполнения проекта. Она также может стать отличным инструментом для привлечения клиентов, так как показывает процессы изнутри и помогает их лучше понять.

WBS + диаграмма Ганта = улучшенный процесс планирования

Для отображения иерархической структуры работ широко распространена практика применения диаграмм Ганта. Именно они четко отображают всю структуру, причем в очень удобном виде. Диаграммы Ганта используются во многих программах и сервисах для управления проектами, таких как GanttPRO, MS Project, Wrike и т.д.

Вот, как это выглядит на примере GanttPRO.

Диаграмма Ганта GanttPRO

Диаграмма Ганта позволяет расширить функционал иерархической структуры работ. Так, благодаря ей четко видны сроки начала и окончания задачи, ее полная протяженность, кто ее выполняет, каков прогресс выполнения, зависимости между задачами. Кроме того, можно обозначить вехи — важные события, влияющие на проект, а также критический путь.

Онлайн диаграмма Ганта подходит и для управления командой проекта. Под каждой задачей можно оставлять комментарии, прикреплять файлы, делиться самим графиком, экспортировать его в популярные форматы, просматривать историю изменений — командная работы действительно удобна. Впрочем, как и отслеживание других процессов, связанных с управлением проектами.

Подведем итоги

Иерархическая структура работ — распространенный и удобный способ планирования ИТ и любых других проектов. А если отобразить ее диаграммой Ганта, то в таком виде она значительно упрощает процесс не только планирования, но и управления. С ней можно:

  • Ставить задачи и распределять их между участниками;
  • Задавать сроки выполнения задач, их продолжительность, прогресс;
  • Устанавливать зависимости между задачами;
  • Визуализировать важные ключевые события — вехи;
  • Определять критический путь;
  • Взаимодействовать с командой.

Источник