Меню

Изменение структуры и формирование таблицы

Управление структурой таблицы

Содержание раздела

  • Работа со структурой таблицы
  • Окно редактора таблицы
  • Настройка формата поля даты и времени
  • Подстановка значений
  • Связь таблицы с задачами
  • Вычисляемые выражения
  • История изменений записи таблицы
  • Функция «Сохранить и создать» в окне записи
  • Запрос обновлений и настройка оповещений в таблице
  • Настройка вида оповещений по записям таблиц
  • Настройка дополнительных свойств в записи таблицы

Для управления содержимым таблицы пользователю предоставляется инструментарий для изменения структуры таблицы: добавления/редактирования полей таблицы, редактирования записей таблицы, связывания таблиц с задачами, работы с группой полей, цветового оформления записей и другое.

Работа со структурой таблицы

Кнопка «Настройка» в окне таблицы предоставляет пользователю инструментарий для изменения таблицы. В окне структуры таблицы пользователь может воспользоваться следующими функциями:

  • «Добавить поле» – открывается окно для создания нового поля;
  • «Редактировать» – открывается окно редактирования выбранного поля;
  • «Удалить» – удаляет выбранное поле;
  • «Добавить группу» – объединяет несколько полей таблицы в одну группу;
  • «Переименовать группу» – позволяет переименовать название группы;
  • «Копировать» – копирует структуру данной таблицы;
  • «Вставить» – заменяет структуру таблицы, скопированную из другой задачи.

В контекстном меню полей пользователю доступны так же такие функции как:

  • «Вверх» (Ctrl+Up) – перемещают поле на одну позицию вверх;
  • «Вниз» (Ctrl+Down) – перемещают поле на одну позицию вниз.

Пользователь имеет возможность объединять несколько полей в одну группу. В свернутом состоянии группы полей отображаются как ссылки.

Опция «Просмотр» позволяет посмотреть как будет выглядеть форма добавления данных. По умолчанию поля для заполнения свернуты и представлены в виде ссылок.

Пользователь так же может воспользоваться строкой поиска, расположенной в верхней части окна. Под строкой поиска названия полей отфильтровываются и остаются только те, которые соответствуют условию поиска.

Окно редактора таблицы

Для создания нового поля пользователь может воспользоваться кнопкой «Добавить поле», либо воспользоваться функцией контекстного меню «Добавить» (Ins). Перед пользователем отобразится окно следующего вида (рисунок).

В разделе «Поле» в окне создания нового поля пользователь может:

  • ввести название поля;
  • в выпадающем списке выбрать тип поля (строка, текстовое поле, дата и время, целое число, вещественное число, логическое, выпадающий список, изображение, файл, связанное поле, вычисляемое выражение);
  • указать ширину поля;
  • указать с помощью галок, является ли поле обязательным для заполнения;
  • в поле типа список пользователь может указать свои значения, либо добавить в список группу пользователей, которые есть в организации (вкладка пользователи), либо список контактов (вкладка контакты);
  • опция «Уникальное поле» – пользователь может указать, для каких столбцов поле является уникальным и количество допустимых повторений;
  • задать развернутость полей при создании или редактировании записи.

В разделе «Дополнительно» пользователь, в зависимости от типа поля, может указать значение по умолчанию. Для выпадающего списка можно задать условие, при выполнении которого строка таблицы будет выделяться цветом.

Также можно воспользоваться настройкой включения столбца порядковой нумерации строк – опция «Показывать нумерацию строк».

На вкладке «Структура» в разделе «Основные свойства» пользователь работает с полем, на основе которого нужно будет построить воронку продаж. Данная вкладка доступна для полей типа «выпадающий список».

  • В поле «Название» – вводится название воронки продаж, которое будет выводиться в отчетах и аналитических инструментах;
  • «Добавить группу» – создание новой группы, которая будет отображаться в качестве значений воронки продаж;
  • «Редактировать группу» – редактирование выбранной группы;
  • «Удалить группу» – удаление выбранной группы;
  • «Цвет группы» – выбор цвета группы.

Все значения, указанные пользователем для поля типа «Выпадающий список» в окне редактора поля, автоматически добавляются в группу «Не включать в анализ». Значения между группами можно переносить в любую другую группу мышкой.

К примеру, в таблице есть столбец «Тип клиента» со значениями по умолчанию новый, постоянный, важный. Каждому значению списка соответствует цвет, выбранный пользователем. В таблице запись будет выделяться цветом в зависимости от выбранного значения столбца «Тип клиента».

Настройка формата поля даты и времени

Для поля типа «Дата и время» пользователь может настроить отображение формата поля даты и времени в таблице (рисунок).

Настройка значения по умолчанию для поля типа «Дата и время»

Для установки в поле с типом «Дата и время» значения по умолчанию, откройте окно создания/редактирования поля таблицы, в разделе «Основные свойства» в поле «По умолчанию» укажите желаемую дату.

Подстановка значений

В системе «Простой бизнес» в окне редактирования записи пользователь может добавить подстановку значений, с помощью которой по мере ввода текста система предлагает список ранее введенных значений для этого поля.

Добавить подстановку значений можно для полей типа «Строка», для этого достаточно поставить в окне настройки поля галочку «Интеллекуальная подсказка».

Связь таблицы с задачами

Удобным инструментом при работе с таблицами является возможность связывать записи таблицы c задачами. Пользователь может связать запись с уже созданной задачей или создать новую, прямо из окна таблицы открыть добавленную задачу или добавить в нее комментарий, тем самым упростив взаимодействие с клиентом.

Установить связь между таблицей и задачами можно с помощью поля типа «Выпадающий список», выбрав в настройках данного поля вкладку «Задачи».

Пользователь может указать список проектов, задачи которых в дальнейшем можно будет связать с записью, и задать проект по умолчанию для создания задач из окна записи.

Создавать и связывать задачи с записью пользователь может прямо из окна редактирования записи:

– «Связать задачу» – связывает задачу из дерева проектов с текущей записью;

– «Создать задачу» – создает новую задачу и автоматически связывает с текущей записью;

– «Отвязать задачу» – удаляет связь между записью и задачей из дерева проектов;

– «Открыть задачу» – открывает задачу, связанную с текущей записью;

– «Комментировать» – быстро добавляет комментарий в задачу, которая связана с текущей записью.

Открыть связанную задачу или быстро добавить в нее комментарий в окне таблицы можно, выбрав соответствующие пункты в контекстном меню на записи или слева на панели, если поле скрыто.

Также создать задачу можно из окна редактирования поля типа «Выпадающий список – Задача». Для этого на вкладке «Задача» пользователь может указать «Название задачи» и назначить ответственного по задаче. После того как пользователь нажмет кнопку «Создать» в окне редактирования записи, откроется окно создания задачи, в которое уже подставлены название задачи и кому назначена задача, указанные на вкладке «Задача» в окне редактирования поля.

Вычисляемые выражения

В таблицах есть тип данных «Вычисляемое выражение». Он используется для расчета значения поля по заданному вами выражению. В выражении могут быть использованы переменные, знаки алгебраических действий (+,-,*,/), знаки последовательности этих действий (скобки). В качестве переменных выступают ID полей таблицы. При этом, поля таблицы могут быть как целого или вещественного типа, так и типа «Дата и время». С помощью вычисляемых выражений вы можете легко считать, например, итоговые суммы, проценты с продаж, цены со скидкой, сроки завершения работ и многие другие показатели.

История изменений записи таблицы

В «Истории изменений» отображаются все изменения, внесенные пользователями в записи таблицы. Подключить хранение истории можно в окне «Настройки» таблицы на вкладке «Дополнительно». В группе «Общие настройки» поставить галку напротив пункта «Хранить историю на сервере», нажать кнопку «Ок».

Просмотреть историю изменений пользователь может в карточке записи, выбрав на левой панели пункт «История изменений».

В окне «История изменений» отображается дата внесения изменения, кто внес изменение, в каком поле и какое именно изменение. Записи в таблице сортируются согласно порядку их редактирования. Последняя отредактированная запись будет на первой позиции в таблице.

Пользователь также может отфильтровать список изменений в таблице «Истории изменений»:

– по периоду внесенных изменений – поле «Изменения от»;

– по «Пользователям» – сотрудники, которые вносили изменения в карточку;

– по «Полю» – пользователь может отметить галками те поля, изменения по которым его интересуют. Когда в выпадающем списке галки не проставлены, пользователь видит историю изменений по всем полям.

После нажатия кнопки «Найти» выводится список с искомыми изменениями.

На верхней панели окна «История изменений» есть строка поиска. Поиск работает по столбцу таблицы «Старое значение». При поиске пользователь может ввести слово целиком или его часть, далее нажать кнопку «Найти». Ниже будет выведен список всех изменений по всем полям, в которых ранее встречалось искомое слово.

Функция «сохранить и создать» в окне записи

Чтобы продублировать запись таблицы или создать аналогичную ей, но с некоторыми изменениями, откройте желаемую запись таблицы. В открывшемся окне справа внизу нажмите на стрелку рядом с кнопкой «Сохранить» и выберите пункт « Сохранить и создать». Откроется новое окно, которое будет содержать все значения исходной записи. Данные можно отредактировать, для внесения в таблицу нажмите на кнопку «Сохранить».

Читайте также:  Обзор Empire of Sin Ромеро промахнулся

Запрос обновлений и настройка оповещений в таблице

По нажатию на кнопку «Настройка» появляется меню, содержащее множество возможностей по настройке таблицы, а также заданию параметров оповещений по различным событиям таблицы: по изменению записей, по добавлению новых записей, по новым комментриям к записям, а также о звонках, совершенных из записей таблицы. По умолчанию все опции отключены и приходят оповещения обо всех событиях данной таблицы. Для отключения ненужных Вам оповещений, включите соответствующие опции.

Пункт меню «Обновить» запрашивает с сервера последние обновления по таблице.

Настройка вида оповещений по записям таблиц

При создании или редактировании пользователем записи в таблице, другим пользователям может приходить оповещение о новой или изменившейся записи. Внешний вид такого оповещения можно настроить в соответствии с пожеланиями пользователя. Например, выделить цветом значения особо важных полей.

Для настройки вида оповещений достаточно нажать на кнопку «Настройка» -> «Структура таблицы». Затем двойным щелчком мыши выбрать поле, вид которого пользователь желает настроить.

В результате откроется окно свойств выбранного поля, в котором в разделе «Оповещения» можно настроить следующие параметры:

  • Полужирный в оповещениях – значение поля в оповещении будет выделено полужирным начертанием;
  • Не показывать в оповещениях – значение поля не будет отображаться в оповещении;
  • Показывать старое значение – в оповещении будет показано новое и старое значение поля;
  • Цвет – значение поля в оповещении будет выделено выбранным цветом.

Настройка дополнительных свойств в записи таблицы

Для полей типа «Строка» и «Текстовое поле» есть возможность настроить дополнительные свойства, повышающие удобство работы с табличными данными. Настройка дополнительных свойств дает пользователю быстрый доступ к некоторым полезным функциям. Открыв для редактирования текстовое или строковое поле, в подразделе «Основные свойства», пользователь может задать «формат» данного поля.

Пользователю доступны следующие варианты формата:

  • Позвонить, отправить SMS – в окне просмотра записи таблицы у пользователя появится возможность звонка или отправки SMS-сообщения на указанный номер;
  • Отправить письмо – в окне просмотра записи таблицы у пользователя появится возможность отправки электронного письма по указанному адресу;
  • Форматирование номера – при вводе телефонного номера в такое поле, он будет приведен к международному формату. Например, номер 74952330202 будет преобразован в +7(495)233-02-02;
  • Местоположение – в окне просмотра записи таблицы пользователю будет доступна ссылка «Перейти», осуществляющая переход по указанному адресу на Яндекс-картах;
  • Найти – в окне просмотра записи таблицы пользователю будет доступна ссылка «Найти», осуществляющая переход в окно браузера с заданным поисковым запросом;
  • Добавлять текущую дату в новое поле – при создании новой записи в таблице данное поле автоматически будет содержать текущую дату. При этом, если для настраиваемого Вами поля включить опцию «Множественное», то появится дополнительная опция «Выводить в обратном порядке». Это удобно, к примеру, если Вы храните краткие пометки по результатам разговора с клиентом в поле «Комментарий», оно множественное, и Вам хотелось бы видеть результаты последних звонков, а не первых;
  • Реквизиты (для типа данных «Текстовое поле») – в окне просмотра записи таблицы пользователю будет доступна ссылка «Редактировать», открывающая окно «Реквизиты» для удобства заполнения банковских данных.
  • Поиск по ИНН/ОГРН (для типа данных «Строка») – при заполнении данных в карточке клиента, партнера или любого другого юридического лица, появляется ссылка «Проверить и подставить». Нажатие на эту ссылку открывает окно со сведениями о юридическом лице, которые Вы можете подставить в карточку, нажав кнопку «Подставить». Полученные таким образом данные исключают возможность возникновения ошибок или опечаток и могут быть использованы в дальнейшем при формировании счетов и других документов.

Источник

Форматирование таблиц

Для форматирования текста в таблице (как и за ее пределами) используется панель «Управление» или палитра «Символ». Кроме того, для форматирования самой таблицы служат два основных диалоговых окна: «Параметры таблицы» и «Параметры ячейки». Они позволяют изменять число строк и столбцов, внешний вид рамки вокруг таблицы и заливку, задавать интервалы до таблицы и после, изменять верхние и нижние колонтитулы и добавлять другие элементы форматирования.

Для форматирования структуры таблицы используются палитра «Таблица» и панель «Управление» или контекстные меню. Чтобы вызывать контекстное меню для работы с параметрами таблицы, выделите одну или несколько ячеек, затем нажмите правой кнопкой мыши (Windows) или нажмите, удерживая нажатой клавишу Control (Mac OS).

Изменение размера столбцов, строк и таблиц

Изменять размеры столбцов, строк и таблиц можно несколькими способами.

Изменение размеров столбцов и строк

  • На палитре «Таблица» настройте параметры «Ширина столбца» и «Высота строки».
  • Выберите команду «Таблица» > «Параметры ячейки» > «Строки и столбцы», настройте параметры «Ширина столбца» и «Высота строки», затем нажмите кнопку «ОК».

Если минимальная высота строки определяется значением «Не менее», то при вводе текста и увеличении кегля высота строки будет увеличиваться. Если высота строки задана фиксированным значением «Ровно», то она изменяться не будет. Это часто приводит к вытеснению текста из ячейки (см. раздел Работа с ячейками с вытесненным содержимым).

Поместите курсор мыши на границу столбца или строки таким образом, чтобы появилась двунаправленная стрелка ( или ), перетащите границу влево или вправо (для увеличения или уменьшения ширины столбца) либо вверх или вниз (для увеличения или уменьшения высоты строки).

Before and after dragging to resize rows

По умолчанию высота строки определяется стандартной высотой текущего шрифта. Таким образом, высота строки изменяется при изменении кегля всего текста в строке либо при изменении параметра высоты строки. Максимальная высота строки определяется параметром «Максимальная» в области «Строки и столбцы» диалогового окна «Параметры ячейки».

Изменение размеров строк или столбцов без изменения ширины таблицы

  • Удерживайте клавишу Shift при перетаскивании границы строки или столбца (не границы самой таблицы). При этом одна строка (или столбец) станет больше, а другая меньше.
  • Чтобы изменить размер строк или столбцов с сохранением пропорций, удерживайте клавишу Shift при перетаскивании правого или нижнего края таблицы.

Это приведет к сохранению пропорций при изменении размеров всех столбцов, а при перетаскивании нижнего края — всех строк таблицы.

Перетаскивание нижнего края таблицы (в случае вертикального текста — левого угла) при нажатой клавише Shift приведет к пропорциональному изменению высоты строк (или ширины строк вертикального текста).

Изменение размеров всей таблицы

Выберите инструмент «Текст» и поместите курсор мыши в нижний правый угол таблицы, чтобы курсор принял форму стрелки , затем перетаскиванием измените размер таблицы. Чтобы сохранить пропорции высоты и ширины таблицы, удерживайте клавишу Shift.

Для вертикальной таблицы при помощи инструмента «Текст» поместите курсор мыши в нижний левый угол таблицы, чтобы курсор принял форму стрелки , затем перетаскиванием измените размер таблицы.

Если таблица распространяется на несколько фреймов, то ее размер нельзя изменить с помощью указателя.

Равномерное распределение столбцов и строк

Изменение отступа до таблицы или после

Изменение отступа перед таблицей не влияет на интервал строки, которая располагается в верхней части фрейма.

Разбивка таблиц по фреймам

Параметры удержания позволяют указать, сколько строк должно остаться без переноса, либо задать место переноса (например, в верхней части столбца или фрейма).

Если фрейм не вмещает все строки создаваемой таблицы, она называется вытесненной. Если фреймы связаны в цепочку, то таблица будет продолжена в следующем фрейме. Содержимое таблицы переносится в связанный фрейм построчно; разделить одну и ту же строку по нескольким фреймам нельзя. Строки верхнего и нижнего колонтитула повторяются в каждом фрейме.

При создании одной таблицы, выводимой на обеих страницах разворота, может потребоваться добавление пустого столбца в середине таблицы.

Добавление текста перед таблицей

Таблица привязана к абзацам непосредственно перед ней и после нее. Если она вставлена в начале текстового фрейма, то нельзя поместить точку ввода щелчком мыши над таблицей. Вместо этого следует установить точку ввода перед таблицей с помощью клавиш со стрелками.

Поместите точку ввода в начало абзаца первой ячейки, нажмите клавишу «Стрелка влево» и введите текст.

Для вертикальных таблиц поместите точку ввода в начало абзаца первой ячейки, нажмите клавишу «Стрелка вверх» и введите текст.

Форматирование текста таблицы

В целом текст в таблице форматируется точно так же, как за ее пределами.

Вставка табуляторов в ячейку таблицы

Если точка ввода находится внутри таблицы, при нажатии клавиши Tab она перемещается в следующую ячейку. Однако табулятор можно вставить в ячейку таблицы. Параметры табуляции задаются на палитре «Табуляторы». Они применяются к абзацу, в который помещена точка ввода.

Выберите инструмент «Текст» и поместите точку ввода в позицию, где необходимо вставить табулятор.

Для изменения параметров табуляции выделите нужные столбцы или ячейки и выберите «Текст» > «Табуляция», чтобы отобразилась палитра табуляторов, затем настройте соответствующие параметры.

Когда к ячейке или группе ячеек с помощью линейки «Табуляторы» применяется табулятор по десятичной точке, как правило, не нужно нажимать клавишу Tab в начале каждого абзаца, чтобы выровнять текст ячеек по десятичной точке. Абзацы выравниваются по десятичной точке автоматически, если только абзац не содержит дополнительное форматирование, например выравнивание по центру, которое имеет более высокий приоритет, чем табулятор по десятичной точке.

Читайте также:  Асинхронный электродвигатель в качестве генератора

Изменение выравнивания текста в пределах ячейки таблицы

Выберите инструмент «Текст» и выделите одну или несколько ячеек, которые необходимо изменить.

Если выбран параметр «По формату», задайте «Максимальный интервал между абзацами» (см. раздел Выравнивание или разгонка текста по вертикали в текстовом фрейме).

Эти параметры аналогичны соответствующим параметрам в диалоговом окне «Параметры текстового фрейма».

Горизонтальное выравнивание текста внутри ячейки изменяется с помощью параметра выравнивания на палитре «Абзац». Параметр десятичной точки для выравнивания текста в ячейке с помощью табулятора по десятичной точке можно добавить на палитре «Табуляторы».

Поворот текста в ячейке

Изменение отступа ячейки

Выберите инструмент «Текст» и поместите точку ввода в ячейку или выделите ячейки, которые необходимо изменить.

Во многих случаях при увеличении отступа ячейки увеличивается высота строки. Если высота строки является фиксированной, убедитесь, что с заданными значениями отступов текст не вытесняется.

Объединение и разбиение ячеек

Ячейки таблицы можно объединить или разбить (разъединить).

Объединить ячейки

Если в одной строке или столбце есть по крайней мере две ячейки, их можно объединить в одну. Например, можно объединить все ячейки, расположенные в первой строке таблицы, и поместить в получившуюся ячейку заголовок таблицы.

Выберите инструмент «Текст» и выделите ячейки, которые необходимо объединить.

Разъединить ячейки

Разбиение ячеек

Ячейки можно разбивать по горизонтали или по вертикали, что очень удобно при создании таблиц форм. Можно выбрать несколько ячеек и разбить их по вертикали или по горизонтали.

Работа с ячейками с вытесненным содержимым

Чаще всего при добавлении текста или графических объектов ячейка таблицы расширяется по вертикали. Но если задана фиксированная высота строки и добавляемый текст или графический объект превосходит размеры ячейки, то в ее нижнем правом углу появляется красная точка, показывающая вытеснение.

В следующую ячейку вытесненный текст не переносится. Для решения данной проблемы измените само содержимое или его размер либо расширьте ячейку или текстовый фрейм, в котором находится таблица.

Для графики в строке или фиксированного значения интерлиньяжа допускается выход содержимого ячейки за ее границы. Если выбрать параметр «Обрезать содержимое по размеру ячейки», то текст или вложенные графические объекты, выходящие за границы ячейки, будут обрезаны по ее границам. Однако это не происходит, если вложенный графический объект выходит за нижнюю (горизонтальную) границу ячейки.

Источник



Этапы формирования электронной таблицы

date image2015-05-13
views image3426

facebook icon vkontakte icon twitter icon odnoklasniki icon

Любой табличный документ в процессе своего формирования проходит следующие этапы:[11] )

1. Создание таблицы или ее загрузка.

2. Ввод данных в ячейки.

3. Редактирование данных.

4. Программирование вычислений в таблице.

5. Оформление таблицы.

6. Редактирование структуры таблицы.

7. Сохранение электронной таблицы.

8. Вывод на печать.

Дадим пояснения каждому из упомянутых этапов.

1. Создание таблицы или ее загрузка. Назначение этого этапа — инициализацияпроцессаначального формирования новоготабличного документа или открытиеуже имеющейся электронной таблицы для использования в качестве прототипа при создании новой. В целом этап создания электронной таблицы ничем не отличается от аналогичного начального этапа создания нового текстового документа (см. пп.7.3).

2. Ввод данных в ячейки. Любая таблица состоит из следующих элементов:

· заголовка (шапки) таблицы;

· заголовков столбцов и строк;

· информационной части (ячеек с исходными и вторичными данными).

Тогда с общих позиций процесс наполнения электронной таблицы данными включает следующие шаги:

· Ввод заголовка (шапки) таблицы;

· Ввод заголовочной части столбцов и, если необходимо, строк;

· Ввод исходных данных.

Данные могут вводиться в любые ячейки электронной таблицы.

3. Редактирование данных.В случае сбоев или ошибок при вводе данных в ячейки таблицы возникает необходимость их редактирования. Редактирование данных может осуществляться в процессе ввода в ячейку и после завершения ввода. Если во время ввода данных в ячейку допущена ошибка, то она может быть исправлена стиранием неверных символов при помощи клавиши и набором их заново. Клавишей можно отменить ввод данных в ячейку и написать их заново. Чтобы отредактировать данные после завершения ввода (после нажатия клавиши ), необходимо переместить указатель к нужной ячейке и перейти в режим редактирования (по правилам конкретного табличного процессора). Далее необходимо отредактировать данные и нажать клавишу завершения редактирования.

4. Программирование вычислений в таблице. Производится ввод формул в зависимые ячейки. Формула начинается со знака равно «=», плюс «+» или левой круглой скобки «(» и представляет собой совокупность математических операторов, чисел, ссылок и функций. Каждая формула в электронной таблице содержит несколько арифметических действий с ее компонентами, при этом установлена строго определенная последовательность выполнения арифметических операций: сначала выполняется возведение в степень, затем — умножение и деление и только после этого — вычитание и сложение. Если необходимо выбрать между операциями одного уровня (например, между умножением и делением), то следует выполнять их слева направо. Нормальный порядок выполнения операций можно изменить введением скобок, при этом операции в скобках выполняются первыми. При необходимости проводится редактирование формул с использованием тех же приемов, что и при редактировании любых других введенных данных.

По умолчанию электронная таблица вычисляет формулы при их вводе и пересчитывает их повторно при каждом изменении входящих в них исходных данных.

5. Оформление таблицы. На этом этапе осуществляется форматирование электронной таблицы с целью придания ей профессионального вида. Форматирование таблицы состоит в выполнении следующих информационных процедур:

§ Управление структурой таблицы(объединение соседних ячеек по горизонтали, по вертикали, изменение состава столбцов и строк);

§ Выбор параметров символов данных в ячейках (гарнитуры, размеров, начертания и цвета);

§ Управление выравниваниеминаправлением текста в ячейках;

§ Управление шириной столбцовивысотой строк,разлиновкой (границами)ячеек;

§ Управление заливкой строк, столбцов, отдельных ячеек,

§ Управление размерами и расположением внедрённых объектов;

§ Управление параметрами страницы(поля, колонтитулы, ориентация документа и проч.).

6. Редактирование структуры таблицы. Под структурой таблицы понимается состав полей (столбцов) и записей (строк) в таблице, их имена, форматы данных в ячейке, а также состав рабочих листов, входящих в файл электронной таблицы (файл рабочей книги). Пользователь всегда может по своему усмотрению оперативно внести изменения в структуру таблицы — добавить или удалить отдельные столбцы и строки, изменить формат данных в определенных ячейках, состав рабочих листов в книге и вид информации, выносимой на них. Для этого не требуется производить никаких специальных действий, т.к. табличный процессор в любой момент предоставляет возможность вносить оперативные коррекции в табличный файл. Однако, в любом табличном процессоре всегда имеется возможность применить режим «Зашиты данных» (для выделенной области ячеек, листа, нескольких листов, рабочей книги целиком и т.п.), который используется в тех случаях, когда необходимо запретить изменение данных или определенных установок от случайного или преднамеренного их изменения.

7. Сохранение электронной таблицы. Это процедура записи файла электронной таблицы на внешние носители информации. При сохранении табличный процессор позволяет сохранять таблицы как в своем собственном формате, так и в форматах других известных табличных редакторов, а также в специальных форматах для обмена данными с приложениями, не имеющими прямых конверторов данных в формат электронных таблиц и обратно.

8. Вывод на печать. Это процедура обнародования табличного документа путем вывода его на печать, когда к нему получают доступ множество других пользователей. Однако, экранное представление электронной таблицы значительно отличается от того, которое получилось бы при выводе данных на печать. Это связано с тем, что единый многостолбцовый, многострочный рабочий лист приходится разбивать на фрагменты, величина которых определяется размером (форматом) печатного листа. Кроме того, элементы оформления рабочего окна табличного процессора — номера строк и столбцов, условные границы ячеек, обычно не отображаются при печати. Чтобы пользователь мог оценить внешний вид отпечатанной таблицы не после, а до печати, большинство современных табличных процессоров имеют специальный режим работы — «Предварительный просмотр». Этот режим не допускает редактирования документа, но позволяет увидеть его на экране точно в таком виде, в каком он будет напечатан на конкретном принтере. Кроме того, режим предварительного просмотра позволяет, при необходимости, изменить свойства печатной страницы и параметры печати.

По умолчанию область печати совпадает с заполненной частью рабочего листа и представляет собой прямоугольник, примыкающий к верхнему левому углу рабочего листа и захватывающий все заполненные ячейки. Если часть данных не должна выводиться на бумагу, то область печати можно задать вручную. Если область печати задана, то табличный процессор отображает эту область в режиме предварительного просмотра и распечатывает только ее.

Читайте также:  Что такое форматирование текста

Кроме вывода на печать, электронный табличный документ также, как и текстовый файл, может быть опубликован в Web-формате на Web-сайтеили в электронном формате, в котором он был создан — это публикация путем рассылки по электронной почте, на компакт дисках и дискетах.

Существуют определенные рекомендации по подготовке и созданию электронных таблиц, позволяющие исключить «наползание» блоков ячеек друг на друга и «саморазрушение» таблиц. Еще до заполнения электронной таблицы ее надо тщательно спланировать, следуя следующим правилам:

Правило 1. Следует разделять по местоположение в таблице следующих элементов: константы, надписи, варьируемые параметры, промежуточные переменные, конечные результаты, данные для построения диаграмм, а также область, где формируется итоговый отчет.

Правило 2. Сложные формулы необходимо расщеплять и располагать промежуточные переменные так, чтобы было легко копировать формулы для повторяющихся вычислений.

Правило 3. Необходимо резервировать место для будущих расширений и иметь информацию о допустимых размерах блоков ячеек для контроля возможного «наползания» таблиц.

Правило 4. После отладки формул их целесообразно вводить в режим «Защиты» от изменений.

Правило 5. Т.к. некоторые табличные процессоры, например Quattro Pro, Excel, позволяют адресовать ячейки файлов других электронных таблиц, то при проектировании табличных документов следует использовать принцип “от простого к сложному”, “от частного к общему”.

Источник

Лабораторная работа №1. MS Access. Формирование структуры таблицы

Лабораторные работы Лабораторные работы Формирование Лабораторное оборудование

Лабораторная работа №1. MS Access.

Формирование структуры таблицы

Создать новую базу данных — Сведения о студентах вашего потока. Для этого выполнить следующие действия:

1. Запустить Access.

2. При запуске появится диалоговое окно, в котором выбрать строку Новая база данных.

Примечание: Если вы в пункте 2 отказались от диалогового окна, то далее выполните следующие действия для создания новой базы данных:

o Нажать кнопку Создать на панели инструментов или воспользоваться пунктом меню Файл — Создать.

o В появившемся диалогом окне Создание выбрать вкладку Общие

o Щелкнуть по пиктограмме Новая база данных и подтвердить выбор.

3. В окне Файл новой базы данных указать имя новой БД (например Деканат) в поле ввода Имя файла; Нажать кнопку Создать.

4. В появившемся окне База данных активизировать вкладку Таблицы и щелкнуть по кнопке Создать.

5. В окне Новая таблица выбрать пункт Конструктор и подтвердить выбор.

6. В появившемся окне создать поля базы данных, согласно следующей таблице. Определить тип каждого поля, выбрав его во всплывающем меню (щелчок на треугольник при установлении курсора в область Тип данных).

Размер поля

7. Определить первичный ключ для таблицы (поле Номер).

Чтобы сделать поле ключевым, выделить его и нажать кнопку Ключевое поле на панели инструментов. При этом слева от имени ключевого поля таблицы появится изображение ключа.

8. Закрыть заполненную таблицу.

9. Сохранить ее под именем ИНФОРМАТИКИ в своей папке.

Ввод и редактирование данных

1. В окне База данных появилось имя вашей таблицы. Для того чтобы вводить данные, нужно открыть ее в режиме таблицы. Щелкнуть на кнопку Открыть. (Если вам необходимо внести изменения в структуру созданной таблицы, то необходимо нажать на кнопку Конструктор).

2. Занести в таблицу 6-7 записей (в поле группа ввести разные значения — 57, 58, 59).

3. Отредактировать введенные в таблицу данные:

o Заменить в первой записи содержимое поля Фамилия (ввести другую фамилию).

o В третьей записи изменить содержимое поля Дата рождения (ввести другое число).

o Удалaить последнюю запись в таблице.

4. Сохранить таблицу и закрыть ее.

Разработка однотабличных пользовательских форм

Данные в таблицу БД удобнее вводить, если воспользоваться экраном в виде некоторого бланка, формы. Такой способ позволяет видеть на экране все данные одной записи.

Создание однотабличной пользовательской формы

1. В окне База данных активизировать вкладку Форма.

2. В том же окне нажать кнопку Создать.

3. В диалоговом окне Новая форма выбрать строку Мастер и выбрать в качестве источника данных имя Вашей таблицы ИНФОРМАТИКИ подтвердить выбор.

4. В появившемся окне выбрать поля для создаваемой формы (выберем все имеющиеся).

5. Дальнейшие действия выполнить самостоятельно (Стиль формы выбрть — Обычная).

6. Добавить в таблицу 1-2 записи в режиме формы.

7. Познакомиться с возможностями перемещения в таблице, представленной в виде формы (переместиться на следующую запись и обратно, к первой записи, к последней записи, новая запись).

8. Закрыть окно формы.

9. Открыть таблицу ИНФОРМАТИКИ и просмотреть, появились ли новые записи в таблице.

10. Закрыть таблицу, выйти в окно База данных.

Разработка отчета

1. В окне База данных активизировать вкладку Отчеты и щелкнуть на кнопку Создать.

2. С помощью Мастера отчетов создать отчет для вывода сведений о студентах группы (номер, фамилия, имя, дата рождения). В качестве источника данных использовать таблицу ИНФОРМАТИКИ. При создании отчета использовать сортировку по полю Фамилия, вид отчета Табличный, стиль Строгий, имя отчета ввести произвольно (по умолчанию Access вводит имя таблицы-источника).

3. Закрыть отчет и выйти в окно База данных.

Поиск, сортировка и отбор данных

2. Открыть таблицу ИНФОРМАТИКИ в режиме Формы.

a. Осуществить поиск какого-либо студента по полю Фамилия:

b. Установить курсор в строку поля, по которому будете осуществлять поиск (в нашем случае это поле Фамилия).

c. Выполнить команду Правка/Найти или пиктограмму Найти для вывода диалогового окна поиск (если такая фамилия встречается несколько раз, использовать кнопку Найти далее).

3. Закрыть окно формы.

1. Открыть таблицу ИНФОРМАТИКИ.

2. Отсортировать записи таблицы в алфавитном порядке по полю Фамилия:

1. Установить курсор в поле Фамилия.

2. Выполнить команду Записи/Сортировка/По возрастанию или воспользоваться пиктограммой Сортировка по возрастанию.

1. Используя Фильтр, вывести на экран список студентов группы 57:

1. Выполнить команду Записи/Изменить фильтр или использовать пиктограмму Изменить фильтр.

2. Установить курсор в поле Группа, во всплывающем меню выбрать номер нужной группы.

3. Выполнить команду Фильтр/Применить фильтр или использовать соответствующий значок-пиктограмму.

4. Чтобы убрать фильтр, воспользоваться командой Записи/Удалить фильтр или применить ту же пиктограмму, только теперь ее назначение — Убрать фильтр;

5. Закрыть таблицу.

Открыть таблицу ИНФОРМАТИКИ в режиме формы и выполнить тот же фильтр (список группы57):

1. В поле формы найти запись, которая содержит номер нужной группы(57).

2. Установить курсор в поле, по которому будет осуществляться фильтр (Группа).

3. Выполнить команду Записи/Фильтр/Фильтр по выделенному или воспользоваться соответствующей пиктограммой на панели инструментов.

4. Добавить ограничения для выборки студентов мужского пола 57 группы.

5. Удалить фильтр.

Создать запрос-выборку, выдающую из таблицы ИНФОРМАТИКИ сведения о студентах группы 57 женского пола:

1. В окне База данных активизируйте вкладку Запрос и нажмите кнопку Создать.

2. Выбрать режим Конструктор и подтвердите выбор.

3. В появившемся окне Добавление таблицы выделить имя таблицы, на основании которой будет производиться запрос (ИНФОРМАТИКИ) и выполнить команду Добавить. Список полей этой таблицы должен появиться в окне Запрос на выборку.

4. Закрыть окно Добавление таблицы.

5. В оставшемся окне Запрос на выборку установить курсор в строку Поле.

6. В данной ячейке должен появиться значок всплывающего меню. Используя его, ввести в ячейку имя первого поля создаваемого запроса (например Фамилия).

7. Аналогичным образом заполнить остальные ячейки первой строки (Имя, пол, дата рождения, группа).

8. Установить сортировку по полю Фамилия.

9. В строке Условия отбора внесите в нужные поля критерии отбора: в поле Пол установить букву ж, в поле группа 57(условие отбора вносите в таком же виде, как в таблице).

10. В строке Вывод на экран отметить поле запроса, которое будет выводиться на экран (значок ).

11. Выполнить команду Запрос/Запуск или использовать соответствующую пиктограмму.

Задания для самостоятельной работы

1. В БД Деканат в таблицу ИНФОРМАТИКИ добавить 2-3 записи в режиме Таблица.

2. В БД Деканат в таблицу ИНФОРМАТИКИ добавить 2-3 записи в режиме Форма.

3. Выбрать фамилию какого-либо студента и в режиме Форма осуществить поиск по полю Фамилия. Закрыть Форму.

4. В таблице ИНФОРМАТИКИ отсортировать записи в порядке возрастания по полю Группа.

5. Используя Фильтр, вывести на экран список студентов 59 группы. Отменить фильтр. Закрыть таблицу.

6. Открыть таблицу ИНФОРМАТИКИ в режиме Формы. Выбрать всех студентов мужского пола. Удалить фильтр.

7. Создать запрос-выборку из таблицы ИНФОРМАТИКИ, выдающий списки студентов группы 58 мужского пола.

8. Самостоятельно создать запрос, предыдущий запрос (П.7), при помощи Мастера (режим Простой запрос).

Источник