Меню

Организация единого справочника в одной таблице и настройка связи к ней

База данных Access Сотрудники

1. Создать файл базы данных (БД) Сотрудники;
2. создать структуру таблицы «Штат», «Сотрудники» и «Список»;
3. установить связь между таблицами;
4. создать формы;
5. создать запросы:
• Вывести список сотрудников, имеющих льготы;
• Сформировать запрос, содержащий информацию о сотрудниках с высшим образованием;
• Сформировать запрос, содержащий информацию об адресе, телефоне и ФИО генерального директора фирмы;
• Сформировать запрос, содержащий информацию о сотрудниках, принятых на работу в 2006-2007 гг;
• Сформировать запрос, содержащий информацию о сотрудниках, не проживающих в г. Новосибирске;
• Определить, есть ли в фирме вакансии в штатном расписании;
• Используя итоговый запрос, вывести средний оклад сотрудников с высшим образованием;
• Используя запрос на создание таблицы, сформировать новую таблицу, включив в нее поля ФИО, Образование, Дата принятия на работу, Телефон, Должность и Оклад;
• Сформировать запрос, содержащий информацию об окладах сотрудников, и всем сотрудникам, имеющим оклад меньше 20000, начислить премию в размере 30% от оклада;
6. создать отчеты;
7. создать главную кнопочную форму.

База данных Access Сотрудники содержит 3 таблицы, 9 запросов, 4 формы + главная кнопочная форма, 3 отчета. Данная база данных Access является учебной, подходит для дальнейшей оптимизации и доработки под собственные нужды.
Пояснительной записки WORD нет!

Цель практических заданий – приобретение навыков анализа предметной области, проектирования базы данных, ее физической реализации в СУБД Access.
Результат выполнения работы представляется в виде базы Access, который должен содержать:
• структуру спроектированных таблиц,
• схему данных со связями между таблицами,
• формы, обеспечивающих интерфейс пользователя,
• запросы,
• отчеты,
• главную кнопочную форму.

База данных Access Сотрудники

Таблица «Штат» — База данных Access Сотрудники

База данных Access Сотрудники

Запрос «Сотрудники не из Новосиба» — База данных Access Сотрудники

База данных Access Сотрудники

Форма «Полная информация сотрудника» — База данных Access Сотрудники

База данных Access Сотрудники

Форма «Сотрудник» — База данных Access Сотрудники

База данных Access Сотрудники

Отчет «Сотрудники по должности» — База данных Access Сотрудники

База данных Access Сотрудники

Отчет «Сотрудники по образованию» — База данных Access Сотрудники

База данных Access Сотрудники

Готовая база данных БД Access Сотрудники доступна для скачивания по ссылке ниже.

Источник

Организация единого справочника в одной таблице и настройка связи к ней

Каждый раз мы рассматриваем процесс построения таблиц учета и отчетности, мелкими шагами двигаясь к результату.

Присоединяйтесь к нам и совершенствуйте свой рабочий процесс!

Итак, начнем

На прошлой неделе мы разбирали тему правильной организации учетных таблиц. Это нужно для того, чтобы создать каждому сотруднику отдельную рабочую область, где будут только его данные.

Чтобы все работало слажено, и на рутинные операции не тратилось время, нужно организовать таблицы сотрудников как некую систему.

Что имеется ввиду?

У каждого своя рабочая область, где при учете используются справочники, которые регулируются в одной таблице. В этой же таблице должен выводиться сводный реестр данных из всех таблиц сотрудников. Данная информация дальше должна использоваться для анализа.

В течение двух последних статей мы работаем с одной таблицей, которая от кейса к кейсу будет совершенствоваться и станет целой системой из таблиц.

Вся суть лежит в организации учета. Для его стандартификации мы используем справочники:

Мы рассматривали сценарий, когда при изменении справочников нужно зайти в таблицу каждого сотрудника и произвести настройку.

Это нормально для таких полей, как » Выполняемая задача » из таблицы-кейса, но не подходит для поля » Заказчик «, значения которого постоянно меняются.

Предположим, у нас есть таблица, где ведется учет договоров. Она выглядит так:

Теперь приводим саму таблицу .

Один договор это один заказчик, у которого есть статус.

В таблице сотрудника нужно выводить заказчиков, договор которого находится в работе. Рассмотрим, как это сделать.

В таблице с договорами создаем лист, где выведем список договоров в работе при помощи формул:

Выводим список договоров в нужном нам статусе при помощи формулы FILTER .

Она устроена просто. Итоговая формула:

=FILTER(‘Договора’!C:C;’Договора’!E:E=»В работе»)

Вот так выглядит столбец, который содержит только договора в статусе » В работе «. На листе с договорами можно изменить статусы и увидеть, как изменятся значения этого столбца:

Теперь наша задача сделать так, чтобы значения этого столбца обновлялись в учетных таблицах. Для этого воспользуемся формулой IMPORTRANGE .

Она имеет следующий вид:

=IMPORTRANGE(«Ссылка на таблицу из которой нужно подтянуть данные»; «Диапазон данных»)

В таблице учета заполним столбце справочника » Заказчик «.

=importrange(«https://docs.google.com/spreadsheets/d/1eD5Z9HoSnff-I5MhsPNg9oUF—06y5wPjoXvnQORLIo/edit#gid=2111641737″;»Техлист!b4:b100″)

Теперь справочник заказчиков обновляется по данным из другой таблицы.

Сделайте тоже самое, используя готовые формулы.

Готово!

Много полезных кейсов можно найти на нашем канале:

Источник



Практическое задание: Ввод кадровых данных

Практическое задание: Ввод кадровых данных.

Заполнение справочника «Сотрудники организации»

Читайте также:  Кому и зачем нужны сведения о выгодоприобретателях

Справочник Сотрудники организации предназначен для хранения информации обо всех физических лицах, являющихся сотрудниками организаций.

В справочнике можно объединять сотрудников организации в произвольные группы и подгруппы.

Редактирование и ввод новой информации о сотруднике организации производится в отдельном диалоговом окне.

Справочник вызывается из пункта Сотрудники организаций меню Кадры.

Создание новой группы в справочнике

В справочнике «Сотрудники организации» создать группы: «Действующие сотрудники», «Уволенные», «Работники по договору», «Внешние совместители».

В группе «Действующие сотрудники» создать подгруппы: «Сотрудники — учредители», «Подотчётники», «Совместители».

Для ввода новой группы в справочник необходимо вначале открыть группу, в которую будет добавлена вложенная группа.

Пользователь может задать добавление группы одним из следующих способов:

· в меню Действия выбрать пункт Новая группа;

· нажатием правой кнопки мыши вызвать контекстное меню и выбрать пункт Новая группа;

· нажать кнопку Добавить группу на панели инструментов;

· нажать комбинацию клавиш + .

При заполнении параметров нового объекта после ввода нажмите кнопку ОК.

Ввод нового сотрудника в справочник

На основании данных указанных в таблицах 1 и 2 заполните справочник «Сотрудники организации».

Для ввода нового элемента в справочник необходимо вначале открыть группу, в которую будет добавлен элемент.

В зависимости от навыков, вкуса и привычки пользователь может задать добавление элемента одним из следующих способов:

· в меню Действия выбрать пункт Добавить;

· нажатием правой кнопки мыши вызвать контекстное меню и выбрать пункт Добавить;

· нажать кнопку Добавить на панели инструментов;

· нажать клавишу .

Создание нового сотрудника может быть выполнено двумя способами:

· создание нового сотрудника и ввод его личных данных в справочник физических лиц;

· создание нового сотрудника выбором его из справочника физических лиц.

В нашем случае, выбираем вариант создания сотрудника выбором его из справочника физических лиц.

При заполнении параметров нового объекта после ввода нажмите кнопку ОК.

Данные для заполнения

Наименование группы

Действующие сотрудники \ Сотрудники — учредители

Действующие сотрудники \ Сотрудники — учредители

Дата рождения

Страховой номер ПФР

Наименование

Организация

Вид занятости

Основное место работы

Основное место работы

Основное место работы

Основное место работы

Основное место работы

Табельный номер

Группа сотрудника

Данные для заполнения

Наименование группы

Действующие сотрудники \ Подотчётники

Действующие сотрудники \ Подотчётники

Действующие сотрудники \ Совместители

Дата рождения

Страховой номер ПФР

Наименование

Организация

Вид занятости

Основное место работы

Основное место работы

Табельный номер

Группа сотрудника

Ввод документа «Прием на работу в организацию»

Документ вызывается из пункта Приём на работу в организацию меню Кадры.

Документом регистрируется прием работников на работу работников организаций, а также размеры оплаты труда работников — оклады.

В документе в обязательном порядке на закладке указывается:

· список принимаемых на работу физических лиц и их табельные номера;

· подразделения и должности организации, куда принимаются сотрудники;

· даты приема на работу и графики работы;

· размеры оплаты труда.

Диалоговое окно документа Приём на работу в организацию имеет две закладки: Работники, Начисления.

На закладке Работники указываются: табельный номер сотрудника, фамилия, имя, отчество, дата приёма на работу в организацию, подразделение и должность.

На закладке Начисления указываются: фамилия, имя, отчество, оклад (вид расчёта), который будет отражён в приказе о приёме на работу и сумма оклада.

Вид расчёта можно отредактировать, открыв окно Начисления организации.

В зависимости от навыков, вкуса и привычки пользователь может задать добавление элемента в документ Приём на работу в организацию одним из следующих способов:

· нажатием правой кнопки мыши вызвать контекстное меню и выбрать пункт Добавить;

· нажать кнопку Добавить на панели инструментов закладок Работники или Начисления;

· нажать клавишу .

Сформируйте документ «Приём на работу в организацию», используя данные представленные на рисунках ниже:

Сформируйте печатные формы приказов о приёме работников на работу (формы Т-1 и Т-1а).

Ввод сведений о плановых начислениях работников организации

Ввод сведений о плановых начислениях работников организации производится документом Ввод сведений о плановых начислениях работников организации.

Документ вызывается из пункта Ввод сведений о плановых начислениях работников организации меню Зарплата.

В зависимости от навыков, вкуса и привычки пользователь может задать добавление документа одним из следующих способов:

· в меню Действия выбрать пункт Добавить;

· нажатием правой кнопки мыши вызвать контекстное меню и выбрать пункт Добавить;

· нажать кнопку Добавить на панели инструментов;

· нажать клавишу .

Документ позволяет регистрировать необходимость начисления, изменения или прекращения постоянных доплат и надбавок.

Заполнение полей документа.

В соответствующих полях документа указываются:

· Организация (по умолчанию это организация, указанная в настройках пользователя);

· Ответственный (по умолчанию это ответственный, указанный в настройках пользователя).

Читайте также:  Составить таблицу значений логической функции или выражений выражения

В табличной части документа указываются:

· работник, начисления которого необходимо изменить;

· действие, которое необходимо произвести: начать, изменить или прекратить;

· период действия назначаемого начисления;

Автоматическое заполнение.

Для упрощения и ускорения ввода данных о начислениях можно подобрать нужный список работников, используя кнопку Подбор или меню Заполнить. При этом табличная часть будет автоматически заполнена действующими на дату документа начислениями подобранных работников. Затем нужно будет поменять значение колонки Действие для изменяемых (прекращаемых) начислений и ввести новые размеры.

По образцам представленным на рисунках создайте новые начисления (Ежемесячная премия, Доплата за совмещение (суммой)) и осуществите ввод этих начислений сотрудникам организации.

Начисление организации: Ежемесячная премия.

Начисление организации: Доплата за совмещение (суммой).

После ввода дополнительных начислений в окне «Начисления организаций» появятся новые начисления.

На основании данных представленных на рисунке (см. ниже) осуществите ввод плановых начислений сотрудникам организации.

Источник

ИНФОФИЗ — мой мир.

Весь мир в твоих руках — все будет так, как ты захочешь

Весь мир в твоих руках — все будет так, как ты захочешь

  • Главная
  • Мир физики
    • Физика в формулах
    • Теоретические сведения
    • Физический юмор
    • Физика вокруг нас
    • Физика студентам
      • Для рефератов
      • Экзамены
      • Лекции по физике
      • Естествознание
  • Мир астрономии
    • Солнечная система
    • Космонавтика
    • Новости астрономии
    • Лекции по астрономии
    • Законы и формулы — кратко
  • Мир психологии
    • Физика и психология
    • Психологическая разгрузка
    • Воспитание и педагогика
    • Новости психологии и педагогики
    • Есть что почитать
  • Мир технологий
    • World Wide Web
    • Информатика для студентов
      • 1 курс
      • 2 курс
    • Программное обеспечение компьютерных сетей
      • Мои лекции
      • Для студентов ДО
      • Методические материалы
  • Физика школьникам
  • Физика студентам
  • Астрономия
  • Информатика
  • ПОКС
  • Арх ЭВМ и ВС
  • Методические материалы
  • Медиа-файлы
  • Тестирование

Как сказал.

Вопросы к экзамену

Для всех групп технического профиля

Урок 37. Лабораторная работа № 24. Создание связей в базе данных

Лабораторная работа № 24

Тема: Создание связей в базе данных.

Цель работы: изучение приемов установки связей между таблицами базы данных.

Оборудование: ПК, Windows XP Professional, MS Access 2007.

1 В соответствие с заданием создать и заполнить таблицы БД «Фирма», установить связи между ними.

2 Продемонстрировать на компьютере заполненные таблицы, схему данных.

3 Ответить на контрольные вопросы.

4 Сделать вывод о проделанной работе.

Порядок выполнения:

1. Запустите Microsoft Access.

2. Создайте базу данных Фирма . Сотрудники данной организации работают с клиентами и выполняют их заказы.

Для этого запустите Access, создайте новую базу данных, задайте имя базы данных Фирма, выберите место сохранения Вашей базы данных (диск Х:) и нажмите кнопку Создать. (подробный порядок действий описан в лабораторной работе № 23)

Создание новой базы данных в Access

3. Создайте в режиме Конструктор 3 таблицы: Сотрудники, Клиенты и Заказы . Если все сведения поместить в одной таблице, то она станет очень неудобной для работы. В ней начнутся повторы данных. Всякий раз, когда сотрудник Иванов будет работать с какой-либо фирмой, придется прописывать данные о сотруднике и клиенте заново, в результате чего можно допустить множество ошибок. Чтобы уменьшить число ошибок, можно исходную таблицу разбить на несколько таблиц и установить связи между ними. Это будет более рационально.

Таблица Сотрудники

Создание таблицы в базе данных

Таблица Клиенты

Создание таблицы в базе данных

Таблица Заказы

Создание таблицы в базе данных

4. Установите ключевые поля.

Отдельные таблицы, содержащие информацию по определенной теме, необходимо связать в единую структуру базы данных. Для связывания таблиц следует задать ключевые поля.

Ключ состоит из одного или нескольких полей, значения которых однозначно определяют каждую запись в таблице. Наиболее подходящим в качестве ключевого поля является Счетчик, так как значения в данном поле являются уникальными (т. е. исключают повторы).

При создании таблиц в режиме конструктора ключевое поле устанавливается автоматически. Откройте созданные Вами таблицы в режиме Конструктор и проверьте установленные ключевые поля:

1) в таблице Сотрудники ключевое поле Код сотрудника

Ключевое поле в таблице Сотрудники

2) в таблице Клиенты ключевое поле Код клиента

Ключевое поле в таблице Клиенты

3) в таблице Заказы ключевое поле Код заказа

Ключевое поле в таблице Заказы

Если значение Ключевых полей не задалось автоматически, то задайте их вручную. Для этого откройте таблицу Сотрудники в режиме Конструктора. Нажмите правой кнопкой мыши на поле Код сотрудника и в появившемся контекстном меню выберите команду Ключевое поле. Если в таблице необходимо установить несколько ключевых полей, то выделить их можно, удерживая клавишу Ctrl. Для таблицы Клиенты установите ключевое поле Код клиента, а для таблицы ЗаказыКод заказа.

5. Создайте раскрывающиеся списки с помощью Мастера подстановок.

Таблица Заказы содержит поля Код сотрудника и Код клиента. При их заполнении могут возникнуть некоторые трудности, так как не всегда удается запомнить все предприятия, с которыми работает фирма, и всех сотрудников с номером кода. Для удобства можно создать раскрывающиеся списки с помощью Мастера подстановок.

Читайте также:  Сравнение поголовья скота России и других стран Сколько было в РСФСР и осталось в России

Откройте таблицу Заказы в режиме Конструктора. Для поля Код клиента выберите тип данных Мастер подстановок.

Создание раскрывающегося списка с помощью Мастера подстановок

В появившемся окне выберите команду Объект «столбец подстановки» будет использовать значения из таблицы или запроса и щелкните на кнопке Далее.

Создание раскрывающегося списка с помощью Мастера подстановок

В списке таблиц выберите таблицу Клиенты и щелкните на кнопке Далее.

Создание раскрывающегося списка с помощью Мастера подстановок

В списке Доступные поля выберите поле Код клиента и щелкните на кнопке со стрелкой >>, чтобы ввести поле в список Выбранные поля. Таким же образом добавьте поле Название компании и щелкните на кнопке Далее.

Создание раскрывающегося списка с помощью Мастера подстановок

Выберите порядок сортировки списка по полю Название компании и нажмите кнопку Далее.

Создание раскрывающегося списка с помощью Мастера подстановок

В следующем диалоговом окне задайте необходимую ширину столбцов раскрывающегося списка, установите флажок Скрыть ключевой столбец и нажмите кнопку Далее.

Создание раскрывающегося списка с помощью Мастера подстановок

На последнем шаге Мастера подстановок замените при необходимости надпись для поля подстановок и щелкните на кнопке Готово.

Создание раскрывающегося списка с помощью Мастера подстановок

Сохраните полученный результат.

Создание раскрывающегося списка с помощью Мастера подстановок

6. Аналогичным образом создайте раскрывающийся список для поля Код сотрудника.

Теперь в списке таблиц выберите таблицу Сотрудники

Создание раскрывающегося списка с помощью Мастера подстановок

В списке Доступные поля выберите поля Код сотрудника, Фамилия, Имя.

Создание раскрывающегося списка с помощью Мастера подстановок

Порядок сортировки списка выберите по полю Фамилия.

Создание раскрывающегося списка с помощью Мастера подстановок

Все остальные действия проводятся аналогично пункту 6.

7. Создайте связей между таблицами.

Существует несколько типов отношений между таблицами:

при отношении «один-к-одному» каждой записи ключевого поля в первой таблице соответствует только одна запись в связанном поле другой таблицы, и наоборот. Отношения такого типа используются не очень часто. Иногда их можно использовать для разделения таблиц, содержащих много полей, для отделения части таблицы по соображениям безопасности;

при отношении «один-к-многим» каждой записи в первой таблице соответствует несколько записей во второй, но запись во второй таблице не может иметь более одной связанной записи в первой таблице;

при отношении «многие-к-многим» одной записи в первой таблице могут соответствовать несколько записей во второй таблице, а одной записи во второй таблице могут соответствовать несколько записей в первой.

Закройте все открытые таблицы, так как создавать или изменять связи между открытыми таблицами нельзя.

Выполните команду вкладки Лента Работа с базами данных кнопка Схема данных

Создание связей между таблицами

Если ранее никаких связей между таблицами базы не было, то при открытии окна Схема данных одновременно открывается окно Добавление таблицы, в котором выбираются нужные таблицы. Для добавления в схему данных новой таблицы необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на схеме данных и в контекстном меню выбрать пункт Добавить таблицу.

Если связи между таблицами уже были заданы, то откроется окно Схема данных, на котором будут отображены таблицы и связи между ними.

Отредактируйте связь между таблицами Сотрудники и Заказы , для этого щелкните правой кнопкой мыши (ПКМ) на линию связи и в открышемся контекстном меню выберите команду Изменить связь.

Создание связей между таблицами

Откроется диалоговое окно Изменение связей, в котором включите флажок Обеспечение целостности данных . Это позволит предотвратить случаи удаления записей из одной таблицы, при кото­рых связанные с ними данные других таблиц останутся без связи. Обратите внимение на тип отношений: один-ко-многим.

Создание связей между таблицами

Флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей обеспечивают одновременное обновление или удаление данных во всех подчиненных таблицах при их изменении в главной таблице.Параметры связи можно изменить, нажав на кнопку Объединение. После установления всех необходимых параметров нажмите кнопку ОК.

Аналогично измените связь между таблицами Клиенты и Заказы.

В результате должна получиться схема данных, представленная на рисунке.

Создание связей между таблицами

На схеме данных связи отображаются в виде соединительных линий со специальными значками около таблиц. Связь «один-к-многим» помечается «1» вблизи глав­ной таблицы (имеющей первичный ключ) и «∞» вблизи подчиненной таблицы (имеющей внешний ключ). Связь «один-к-одному» помечается двумя «1» (оба поля таблиц имеют первичные ключи). Неопределенная связь не имеет никаких знаков. Если установлено объединение, то его направление отмечается стрелкой на конце соединительной линии (ни одно из объединенных полей не является ключевым и не имеет уникального индекса).

7. В таблицу Сотрудники внесите данные о 7 работниках.

Заполнение таблицы в базе данных Access

8. В таблицу Клиенты внесите данные о 7 предприятиях, с которыми работает данная фирма.

Заполнение таблицы в базе данных Access

9. В таблице Заказы оформите 5 заявок, поступивших на фирму.

Заполнение таблицы в базе данных Access

10. Покажите работу преподавателю.

11. Ответьте на контрольные вопросы.

Контрольные вопросы:

1 С помощью чего можно создавать таблицы?

2 Что такое ключевое поле?

3 Как установить несколько ключевых полей?

4 Как установить связи между таблицами?

5 Какие существуют отношения между таблицами?

6 Что означают на схеме данных «1» и «∞»?

7 Зачем нужен Мастер подстановок?

8 Для чего нужен механизм запросов?

Методические указания к лабораторной работе № 24 Создание связей в базе данных

Источник