Меню

Основные сведения о базах данных

Основные сведения о базах данных

Эта статья содержит краткие сведения о базах данных: что это, чем они могут быть полезны, каковы функции их отдельных элементов. Здесь используется терминология, свойственная Microsoft Access, однако описываемые понятия применимы по отношению к любым базам данных.

В этой статье:

Что представляет собой база данных?

База данных — это инструмент для сбора и у организатора сведений. В базах данных могут храниться сведения о товарах, товарах, заказах и других данных. Многие базы данных начинаются с списка в word-processing program или spreadsheet. По мере роста списка в данных появляются избыточные и несоответствия. Данные становится трудно понять в форме списка, и существует ограниченный способ поиска или вывода подмног данных для проверки. Когда эти проблемы начнут появляться, лучше перенести данные в базу данных, созданную системой управления базами данных (СУБД), такой как Access.

Компьютерная база данных — это хранилище объектов. В одной базе данных может быть больше одной таблицы. Например, система отслеживания складских запасов, в которой используются три таблицы, — это не три базы данных, а одна. В базе данных Access (если ее специально не настраивали для работы с данными или кодом, принадлежащими другому источнику) все таблицы хранятся в одном файле вместе с другими объектами, такими как формы, отчеты, макросы и модули. Для файлов баз данных, созданных в формате Access 2007 (который также используется в Access 2016, Access 2013 и Access 2010), используется расширение ACCDB, а для баз данных, созданных в более ранних версиях Access, — MDB. С помощью Access 2016, Access 2013, Access 2010 и Access 2007 можно создавать файлы в форматах более ранних версий приложения (например, Access 2000 и Access 2002–2003).

Использование Access позволяет:

добавлять новую информацию в базу данных, например новый артикул складских запасов;

изменять информацию, уже находящуюся в базе, например перемещать артикул;

удалять информацию, например если артикул был продан или утилизирован;

упорядочивать и просматривать данные различными способами;

обмениваться данными с другими людьми с помощью отчетов, сообщений электронной почты, внутренней сети или Интернета.

Элементы базы данных Access

Ниже приведены краткие описания элементов стандартной базы данных Access.

Таблицы

Изображение кнопкиТаблица базы данных похожа на электронную таблицу — и там, и там информация расположена в строках и столбцах. Поэтому импортировать электронную таблицу в таблицу базы данных обычно довольно легко. Основное различие заключается в том, как данные структурированы.

Чтобы база данных была как можно более гибкой и чтобы в ней не появлялось излишней информации, данные должны быть структурированы в виде таблиц. Например, если речь идет о таблице с информацией о сотрудниках компании, больше одного раза вводить данные об одном и том же сотруднике не нужно. Данные о товарах должны храниться в отдельной таблице, как и данные о филиалах компании. Этот процесс называется нормализацией.

Строки в таблице называются записями. В записи содержатся блоки информации. Каждая запись состоит по крайней мере из одного поля. Поля соответствуют столбцам в таблице. Например, в таблице под названием «Сотрудники» в каждой записи находится информация об одном сотруднике, а в каждом поле — отдельная категория информации, например имя, фамилия, адрес и т. д. Поля выделяются под определенные типы данных, например текстовые, цифровые или иные данные.

Еще один способ описания записей и полей — визуализация старого стиля каталога карток библиотеки. Каждая карточка в карточке соответствует записи в базе данных. Каждый фрагмент сведений на отдельной карточке (автор, заголовок и так далее) соответствует полю в базе данных.

Дополнительные сведения о таблицах см. в статье Общие сведения о таблицах.

Формы

Изображение кнопкиС помощью форм создается пользовательский интерфейс для ввода и редактирования данных. Формы часто содержат кнопки команд и другие элементы управления, предназначенные для выполнения различных функций. Можно создать базу данных, не используя формы, если просто отредактировать уже имеющуюся информацию в таблицах Access. Тем не менее, большинство пользователей предпочитает использовать формы для просмотра, ввода и редактирования информации в таблицах.

С помощью кнопок команд задаются данные, которые должны появляться в форме, открываются прочие формы и отчеты и выполняется ряд других задач. Например, есть «Форма клиента», в которой вы работаете с данными о клиентах. И в ней может быть кнопка, нажатием которой открывается форма заказа, с помощью которой вы вносите информацию о заказе, сделанном определенным клиентом.

Формы также дают возможность контролировать взаимодействие пользователей с информацией базы данных. Например, можно создать форму, в которой отображаются только определенные поля и с помощью которой можно выполнять только ограниченное число операций. Таким образом обеспечивается защита и корректный ввод данных.

Дополнительные сведения о формах см. в статье Формы.

Отчеты

Изображение кнопкиОтчеты используются для форматирования, сведения и показа данных. Обычно отчет позволяет найти ответ на определенный вопрос, например «Какую прибыль в этом году принесли нам наши клиенты?» или «В каких городах живут наши клиенты?» Отчеты можно форматировать таким образом, чтобы информация отображалась в наиболее читабельном виде.

Отчет можно сформировать в любое время, и в нем всегда будет отображена текущая информация базы данных. Отчеты обычно форматируются таким образом, чтобы их можно было распечатать, но их также можно просматривать на экране, экспортировать в другие программы или вкладывать в сообщения электронной почты.

Дополнительные сведения об отчетах см. в статье «Обзор отчетов в Access».

Запросы

Изображение кнопкиЗапросы могут выполнять множество функций в базе данных. Одна из их основных функций — находить информацию в таблицах. Нужная информация обычно содержится в нескольких таблицах, но, если использовать запросы, ее можно просматривать в одной. Кроме того, запросы дают возможность фильтровать данные (для этого задаются критерии поиска), чтобы отображались только нужные записи.

Используются и так называемые «обновляемые» запросы, которые дают возможность редактировать данные, найденные в основных таблицах. При работе с обновляемым запросом помните, что правки вносятся в основные таблицы, а не только в таблицу запроса.

У запросов два основных вида: запросы на выборки и запросы на выполнение действий. Запрос на выборки просто извлекает данные и делает их доступными для использования. Вы можете просмотреть результаты запроса на экране, распечатать его или скопировать в буфер обмена. Вы также можете использовать выходные данные запроса в качестве источника записей для формы или отчета.

Запрос на изменение, как следует из названия, выполняет задачу с данными. С помощью запросов на изменения можно создавать новые таблицы, добавлять данные в существующие таблицы, обновлять или удалять данные.

Дополнительные сведения о запросах см. в статье Знакомство с запросами.

Макросы

Изображение кнопкиМакросы в Access — это нечто вроде упрощенного языка программирования, с помощью которого можно сделать базу данных более функциональной. Например, если к кнопке команды в форме добавить макрос, то он будет запускаться всякий раз при нажатии этой кнопки. Макросы состоят из команд, с помощью которых выполняются определенные задачи: открываются отчеты, выполняются запросы, закрывается база данных и т. д. Используя макросы, можно автоматизировать большинство операций, которые в базе данных вы делаете вручную, и, таким образом, значительно сэкономить время.

Дополнительные сведения о макросах см. в статье Общие сведения о программировании в Access.

Модули

Изображение кнопкиПодобно макросам, модули — это объекты, с помощью которых базу данных можно сделать более функциональной. Но если макросы в Access составляются путем выбора из списка макрокоманд, модули создаются на языке Visual Basic для приложений (VBA). Модули представляют собой наборы описаний, инструкций и процедур. Существуют модули класса и стандартные модули. Модули класса связаны с конкретными формами или отчетами и обычно включают в себя процедуры, которые работают только с этими формами или отчетами. В стандартных модулях содержатся общие процедуры, не связанные ни с каким объектом. Стандартные модули, в отличие от модулей класса, перечисляются в списке Модули в области навигации.

Дополнительные сведения о модулях см. в статье Общие сведения о программировании в Access.

Читайте также:  45 Ответственность по гражданскому праву и е виды

Источник

Объекты Access: описание, характеристики и особенности применения

В состав баз данных входят сущности, без которых она не может существовать. Эти сущности носят название объектов БД и определяют действия, которые выполняются в СУБД. Объекты базы данных Access – это элементы, что хранят информацию и используются для автоматизации действий с ней.

Основные объекты БД Access

Перечислим основные объекты.

  • Таблицы – главные элементы БД, без которых она не может существовать. Именно в них содержатся данные.
  • Формы представляют собой интерфейсное отображение таблиц, это окна, в которых работают пользователи БД.
  • Запросы используются для получения данных, записи и изменения информации и удаления существующих элементов таблиц.
  • Отчеты предоставляют данные в необходимых пользователям виде и структуре с подведением итогов и сбором статистики.
  • Макросы – это программные единицы БД. Их задача – выполнение необходимых действий при наступлении определенных событий.
  • Модули – объекты базы Access. Они реагируют на изменения, происходящие в БД, или выполняют независимые задачи.

Таблицы

Таблицы баз данных представляют собой базовые элементы, в которых хранится информация. В реляционных БД таблицы называют отношениями. Они состоят из строк и столбцов. Строки называют записями, в каждой из них содержится информация, касающаяся одного элемента. В столбцах содержатся параметры таблицы. Столбцы носят название полей БД.

Разработка базы данных начинается с создания таблиц. Для нее указываются атрибуты – свойства, определяющие поведение. Для базового объекта в Access – «Таблицы» – в режиме конструктора в правой части экрана определяются свойства таблицы. Здесь устанавливаются основные и подчиненные поля, ориентация и режим по умолчанию, определяется описание и т. д.

В нижней части экрана задаются свойства для каждого из полей. Набор параметров меняется в зависимости от типа поля. Здесь задаются общие свойства столбца и указывается подстановка для полей числового или текстового типов: список либо поле со списком. Параметры для подстановки тоже указываются здесь: источник данных, заголовок, формат, доступность изменений и т. д.

Между таблицами существуют связи, определяемые ключами – полями одного отношения, на которые ссылаются значения другого. Ключи – это столбцы с уникальными значениями в них для однозначного определения записи.

Формы

Формы – объекты в Access, которые используются для удобства работы пользователей. Табличное отображение информации не всегда удобно и наглядно, поэтому создают формы, позволяющие вводить и изменять данные.

На форме размещают элементы управления: кнопки, выпадающие списки, текстовые поля, флажки, вложения, рисунки и прочие. Инструменты на панели элементов управления позволяют вносить эмблему компании, дату и время, заголовок. Разрабатывать форму можно в режиме «Конструктора», режиме «Макета» и, собственно, в режиме «Формы».

В структуре таблицы клиентов на рисунке выше мы видим 7 полей: «Код», «Имя», «Отчество», «Фамилия», «Дата рождения», «Пол» и «Возраст». Но поле «Код» – техническое, не подлежит изменению и не нужно для демонстрации пользователю базы. Поэтому его удаляют из формы, оставляя только те поля, значения в которых нужно добавлять или менять.

Свойства формы и каждого из отображаемых полей – объектов формы Access – размещены справа. Здесь задают, как выглядит окно редактирования данных (вкладка «Макет»), откуда брать данные для отображения (вкладка «Данные»), какие действия выполнять при наступлении отдельных событий (вкладка «События») и другие свойства.

Запросы

Запросы служат для различных манипуляций с данными в Access. Наиболее популярны запросы на выборку данных. Они дают возможность получить значения полей из таблиц, отвечающих заданным условиям, и вывести их в необходимом виде с необходимой сортировкой и группировкой строк.

Эти объекты в Access создаются с помощью «Конструктора». Разработчик отбирает нужные для просмотра поля, сортировку и указывает условия отбора записей. Свойства запроса отображаются в окне справа. Здесь определяется внешний вид результатов выборки и такие параметры, как блокировка записей при выполнении запроса, фильтр при загрузке, источник данных, время ожидания отклика и прочее.

Используются также запросы на добавление и изменение существующих записей, равно как и удаление строк, соответствующих заданным условиям.

Отчеты

Отчеты – объекты в Access, необходимые для вывода информации из таблиц в печатные формы. Отчетные формы создаются мастером либо в режиме «Конструктора». Для этого выбирается источник данных для формирования печатной формы. Поля в отчете можно группировать и сортировать, выводить итоги.

Также возможно создание бланков договоров и соглашений с использованием заранее созданного шаблона документа. В готовый бланк вставляются поля таблиц, добавляются нужные элементы страницы: номер, колонтитулы, заголовок, эмблема и прочее.

Свойства отчета указываются в окне справа. Там же задаются свойства отдельных объектов печатной формы: заголовков, элементов управления, области данных и т. д.

Источник



Основные объекты СУБД Access

База данных в Access может содержать различные элементы, называемые объектами. Объектами в Access являются таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули, переключиться между которыми можно на панели в левой части окна БД.

Таблица – объект, используемый для хранения пользовательских данных. Таблица содержит поля и записи.

Запрос – объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц.

Форма – объект, предназначенный для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения.

Отчет – объект, предназначенный для формирования выходного документа, который может быть распечатан.

Страницы доступа к данным позволяют редактировать, просматривать и обрабатывать данные, используя интернет-браузер.

Макрос – набор команд, который позволяет автоматизировать часто выполняемые операции.

Модуль – программы, написанные на языке программирования Visual Basic, которые могут разрабатываться пользователем для реализации нестандартных процедур при создании приложения.

Режимы работы с объектами

Кнопки для работы с объектами БД расположены на Панели инструментов окна БД:

Открыть – позволяет перейти в режим редактирования таблицы, выполнения запроса, загрузки формы, построения отчета, запуска макроса.

Конструктор – обеспечивает переход к режиму настройки выбранного объекта.

Создать – позволяет приступить к созданию нового объекта выбранного типа.

7. Работа с таблицами

Чтобы создать таблицу, нужно перейти к списку таблиц и нажать кнопку Создать. Появится новое диалоговое окно Новая таблица:

Таблицу в Access можно создать несколькими способами:

· построить новую таблицу «с нуля», воспользовавшись Конструктором;

· запустить Мастер таблиц – специальную программу, предлагающую создать таблицу в пошаговом режиме на базе типовых решений, имеющихся в Access;

· импортировать таблицу БД из файла какой-либо программы, например, FoxPro или Excel.

Создание таблицы БД с помощью Конструктора

Чтобы приступить к созданию новой таблицы БД, необходимо в диалоговом окне «Новая таблица» выбрать пункт Конструктор и нажать ОК. Появится окно Конструктора таблиц:

Условно это окно можно поделить на две области:

· Область полей таблицы. В этой части окна вводится название полей, определяется тип данных каждого поля, а также делаются краткие комментарии по поводу того, какие данные находятся в этом поле (графа Описание).

· Область свойств поля. Здесь указываются отдельные характеристики каждого поля, необходимые для определения параметров сохранения данных в поле, их дальнейшего отображения и редактирования. Эта область содержит две вкладки: Общие и Подстановка. Вкладка Подстановка содержит список некоторых дополнительных параметров, необходимых, в частности, для настройки связей с полями других таблиц.

Задание имени поля

Имя поля задается в столбце Имя поля. Имя может содержать не более 64 знаков, при этом допустимы любые символы, кроме точки, восклицательного знака и угловых скобок. Повторение имен полей не допускается.

Определение типа данных

Для каждого поля необходимо указать тип данных, содержащихся в нем. Тип данных выбирается из списка, который можно вызвать щелчком мыши в столбце Тип данных. Access оперирует следующими типами данных:

Ø Текстовый– для хранения обычного текста с максимальным количеством символов 255.

Ø Поле MEMO – для хранения больших объемов текста до 65 535 символов.

Ø Числовой– для хранения действительных чисел.

Ø Дата/время – для хранения календарных дат и текущего времени.

Ø Денежный– эти поля содержат денежные суммы.

Читайте также:  Развитие культуры образования и науки

Ø Счетчик – для определения уникального системного ключа таблицы. Обычно используется для порядковой нумерации записей. При добавлении в таблицу новой записи значение этого поля увеличивается на 1 (единицу). Значения в таких полях не обновляются.

Ø Логический – для хранения данных, принимающих значения: Да или Нет.

Ø Поле объекта OLE – для хранения объектов, созданных в других приложениях.

Ø Гиперссылка – для хранения ресурсов сети Internet или Intranet.

Описание свойств полей

Как уже отмечалось, характеристики отдельных полей определяются в области свойств поля (вкладка Общие). Каждое поле имеет определенный набор свойств – в зависимости от типа поля. Некоторые типы полей имеют схожие наборы свойств полей. Ниже перечислены основные свойства полей.

Ø Размер поля – максимальная длина текстового поля (по умолчанию 50 знаков) или тип данных числового поля. Рекомендуется задавать минимально допустимое значение этого свойства, потому что обработка данных меньшего размера выполняется быстрее.

Если тип данных – числовой, допустимы следующие значения свойства Размер поля:

Значение Описание Дробная часть
Байт Числа от 0 до 255 (без дробной части) нет
Целое Числа от -32 768 до 32 767 (без дробной части) нет
Длинное целое (значение по умолчанию) Числа от -2 147 483 648 до 2 147 483 647 (без дробной части) нет
Одинарное с плавающей точкой Числа от -3,402823E38 до -1,401298E–45 для отрицательных значений, и от 1,401298E–45 до 3,402823E38 для положительных
Двойное с плавающей точкой Числа от -1,79769313486232E308 до -4,94065645841247E-324 для отрицательных значений, и от 1,79769313486231E308 до 4,94065645841247E-324 для положительных

Замечание. В случае преобразования поля в меньшее по размеру, может произойти потеря данных.

Ø Формат поля – формат отображения данных на экране или печати. Как правило, используется формат, заданный по умолчанию.

Ø Число десятичных знаков – задает для числового и денежного типа данных число десятичных знаков после запятой.

Ø Маска ввода – определяет форму, в которой данные вводятся в поле (средство автоматизации ввода данных).

Ø Подпись – обозначение для поля, которое будет использоваться для отображения поля в таблице, форме или отчете. Если это значение не определено, в качестве подписи будет взято имя поля.

Ø Значение по умолчанию – стандартное значение, которое автоматически вводится в поле при формировании новой записи данных.

Ø Условие на значение– задает ограничения на вводимые значения, тем самым позволяет осуществлять контроль над правильностью ввода данных.

Ø Сообщение об ошибке – задает текст сообщения, выводимый на экран в случае нарушения условия на значение.

Ø Обязательное поле– определяет, может ли данное поле содержать значения Null (т.е. оставаться пустым), или нужно обязательно вводить в это поле данные.

Ø Индексированное поле – используется для операций поиска и сортировки записей по значению, хранящемуся в данном поле, а также для автоматического исключения дублирования записей. Поля типа MEMO, Объект OLE и Гиперссылка не могут индексироваться.

Определение ключевого поля

После задания характеристик всех полей следует выбрать, по крайней мере, одно ключевое поле. Как правило, в качестве ключевых полей указываются поля, которые имеют неповторяющиеся данные или создаются поля с типом данных Счетчик. В любом случае, поле ключа не должно содержать повторяющихся данных. Чтобы определить ключ, необходимо выделить нужное поле (или поля) и нажать кнопку Ключевое поле на панели инструментов или соответствующую команду в п. м. Правка. Слева от маркера появится изображение ключа.

Сохранение таблицы

Перед вводом информации спроектированную таблицу необходимо сохранить: нажать кнопку Сохранить на панели инструментов или соответствующую команду в п. м. Файл и ввести название таблицы, после чего на экране появляется вопрос «Создать ключевое поле сейчас?» (Да или Нет)

Если выбирается ответ «Да», то Access создаст автоматически поле с именем «Код» и типом данных Счетчик, если «Нет», – то таблица будет создана без ключевого поля. В этом случае необходимо открыть созданную таблицу в режиме Конструктора и определить «вручную» ключевое поле.

Ввод данных

Чтобы перевести таблицу в режим ввода информации, нужно перейти в режим Таблицы. Поля заполняются последовательно. Переход от одного поля к другому удобно выполнять клавишей Tab (или комбинацией Shift+Tab – в обратном направлении). Если при проектировании таблицы для некоторых полей были предусмотрены значения по умолчанию, эти значения автоматически появятся в соответствующих полях. Записи в таблице можно перемещать, копировать и удалять теми же способами, что и в электронных таблицах, то есть сначала выделить строки, а потом выполнить необходимую операцию. Столбец можно выделить щелчком мыши по заголовку. Столбцы можно перемещать вправо и влево, пользуясь методом drag and drop (перетащить и бросить).

При необходимости можно вернуться в режим Конструктора. Это дает возможность что-либо подправить в структуре таблицы.

Сортировка данных в таблице

Данные, находящиеся в таблице, можно отсортировать в порядке возрастания или убывания. Для этого нужно поместить курсор мыши в любую ячейку столбца, значения которого будут отсортированы и из п. м. Записивыбрать команду Сортировка или нажать на панели соответствующую кнопку.

8. Создание связей между таблицами БД

Связь между таблицами устанавливается путем определения в одной таблице (подчиненной) поля, соответствующего ключу другой таблицы (главной). Установленная связь свяжет записи, содержащие в заданном поле одинаковые значения. Созданные связи позднее Access будет использовать в запросах, формах или отчетах.

Замечания.

Ø Оба связываемых поля должны иметь одинаковый тип данных.

Ø Свойства Размер поля для обоих связываемых полей числового типа должны быть одинаковыми.

Ø Если ключевым полем главной таблицы является поле с типом данных Счетчик, то это поле можно связать с числовым полем подчиненной таблицы. При этом для числового поля связанной таблицы для свойства Размер поля должно быть задано значение Длинное целое.

Целостность данных

Целостность данных – это набор правил, которые поддерживают корректность связей между записями в связанных таблицах и обеспечивают защиту данных от случайных изменений или удалений.

Эти правила включают:

Ø В подчиненной таблице нельзя вводить записи, которые не связаны с записью главной таблицы.

Ø В главной таблице нельзя изменять значение ключевого поля, если в подчиненной таблице существуют записи, которые с ней связаны.

Ø В главной таблице нельзя удалять записи, если в подчиненной таблице существуют связанные с ней записи.

Каскадные операции

Целостность данных в связанных таблицах обеспечивают каскадные операции двух видов:

Ø операции каскадного обновления;

Ø операции каскадного удаления.

Эти операции можно включать и выключать путем установки соответствующих флажков: «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное удаление связанных полей».

Если установлен флажок «Каскадное обновление связанных полей», то любые изменения в значении ключевого поля в главной таблице, которая стоит на стороне «один» в отношениях 1:М, ведут к автоматическому обновлению соответствующих значений во всех связанных записях.

При установке флажка «Каскадное удаление связанных таблиц» при удалении записи из главной таблицы обеспечивается автоматическое удаление связанных записей в подчиненных таблицах.

Удаление (изменение) связей

Ø Открыть окно Схема данных;

Ø активизировать левой кнопкой мыши связь, которую необходимо удалить (изменить);

Ø правой кнопкой мыши вызвать контекстно-зависимое меню и выбрать команду Удалить (Изменить) соответственно.

9. Типы отношений между таблицами

Существует три типа отношений между таблицами:

Один-к-одному (1:1). Значению ключа в каждой записи в главной таблице могут соответствовать значения в связанном поле только в одной записи подчиненной таблицы. В этом случае связь между таблицами может быть установлена только через ключевые поля обеих таблиц.

Один-ко-многим (1:М). Значению ключа в каждой записи в главной таблице могут соответствовать значения в связанном поле (полях) в нескольких записях подчиненной таблицы. Этот тип отношения довольно часто используется в реляционных БД.

Много-ко-многим (М:М). Возникает между двумя таблицами, когда одна запись с первой таблицы А (выходная связь) может быть связана больше чем с одной записью другой таблицы В (принимающая), в свою очередь, одна запись с другой таблицы может быть связана больше чем с одной записью первой таблицы. Эта схема реализуется только при помощи третьей соединительной таблицы, ключ связи которой состоит, как минимум, из двух полей. Эти поля являются полями внешнего ключа в таблицах А и В. Первичный ключ для соединительной таблицы – это обычно комбинация из внешних ключей.

Читайте также:  Таблица полей допусков посадок с натягом

Если между таблицами имеются связи типа М:М, создается дополнительная таблица пересечений, с помощью которой связь М:М будет сведена к двум связям типа 1:М. Accеss не позволяет определить прямую связь М:М между двумя таблицами.

Источник

Основные компоненты СУБД Access

Основными компонентами (объектами) базы данных являют­ся таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

Таблица — фундаментальная структура системы управления реляционными базами данных. В Microsoft Access таблица — это объект, предназначенный для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов). При этом каждое поле содержит от­дельную часть записи (например, фамилию, должность или ин­вентарный номер). Обычно каждая таблица используется для хра­нения сведений по одному конкретному вопросу (например, о сотрудниках или заказах).

Запрос — вопрос о данных, хранящихся в таблицах, или инст­рукция на отбор записей, подлежащих изменению.

Перечислим типы запросов, которые могут быть созданы с по­мощью Microsoft Access:

• запрос-выборка, задающий вопрос о данных, хранящихся в таб­лицах, и представляющий полученный динамический набор в ре­жиме формы или таблицы без изменения данных. Изменения, вне­сенные в динамический набор, отражаются в базовых таблицах;

• запрос-изменение, изменяющий или перемещающий данные. К этому типу относятся запрос на добавление записей, запрос на удаление записей, запрос на создание таблицы или запрос на ее обновление;

• перекрестные запросы, предназначенные для группирования данных и представления их в компактном виде;

• запрос с параметрами, позволяющий определить одно или не­сколько условий отбора во время выполнения запроса;

• запросы SQL, которые могут быть созданы только с помощью инструкций SQL в режиме SQL: запрос-объединение, запрос к серверу и управляющий запрос. Язык SQL (Structured Query Language) — это язык запросов, который часто используется при анализе, обновлении и обработке реляционных баз данных (например, Microsoft Access).

Форма — это объект Microsoft Access, в котором можно разме­стить элементы управления, предназначенные для ввода, изобра­жения и изменения данных в полях таблиц.

Отчет — это объект Microsoft Access, который позволяет пред­ставлять определенную пользователем информацию в определен­ном виде, просматривать и распечатывать ее.

Макрос — одна или несколько макрокоманд, которые можно использовать для автоматизации конкретной задачи.

Макрокоманда — основной строительный блок макроса; само­стоятельная инструкция, которая может быть объединена с други­ми макрокомандами для автоматизации выполнения задачи.

Модуль — набор описаний, инструкций и процедур, сохранен­ных под одним именем. В Microsoft Access имеется три типа моду­лей: формы, отчета и общий. Модули форм и отчетов содержат локальную программу для форм или отчетов. Если процедуры об­щего модуля явным образом не объявлены личными для модуля, в котором они появляются, значит, они распознаются и могут вызываться процедурами из других модулей этой базы данных.

База данных может содержать несколько модулей, в том числе общие модули, модули форм и модули отчетов.

Виды запросов в Access, их назначение. Назначение и структура отчетов в Access. Виды макросов и их назначение. Группы макросов. Автоматически выполняемый макрос.

Общие сведения о запросах

Запросы предназначены для отбора данных, удовлетворяющих заданным критериям (например, данные о торговых операциях за последний квартал).

В Access запросы делятся на QBE — запросы (Query By Example — запрос по образцу), параметры которых устанавливаются в окне конструктора запросов, и SQL — запросы (Structured Query Language— структурированный язык запросов), при создании которых применяются операторы и функции языка SQL. В Access 97/2000 легко преобразовать QBE запрос в SQL запрос.

Запрос можно адресовать одной таблице, однако многие запросы к базам данных извлекают информацию из нескольких таблиц. Запросы достаточно гибки и позволяют просматривать данные так, как удобно пользователю.

Запрос на выборку — самый распространенный тип запроса. Извлекает данные из одной или нескольких таблиц и результаты отображает в объекте в режиме таблицы. Результатом выполнения запроса является набор записей, собранных в таблице, который называется Recordset ( динамический, временный набор данных или виртуальный) и не хранится в базе данных. Базовые таблицы при этом не изменяются.

Запрос с параметрами — это запрос, при каждом запуске которого свойства запросов изменяются пользователем. Эти запросы удобно использовать как базовый источник данных для форм и отчетов. Например, на основе отчета с параметрами можно создать отчет о представлении ежемесячных расходов. Во время вывода отчета на печать Ms Access будет открывать диалоговое окно с приглашением указать месяц, для которого создается отчет.

Перекрестный запрос — отображает результаты статистических расчетов (такие, как суммы, количество записей и средние значения), выполненных по данным из одного поля. Эти результаты группируются по двум наборам данных в компактном формате перекрестной таблицы, подобной формату данных в электронных таблицах. Первый набор выводится в столбце слева и образует заголовки строк, а второй выводится в верхней строке и образует заголовки столбцов.

Запрос на изменения — это запрос, который позволяет, выполнив одну операцию, внести изменения во многие записи. Существует 4 типа запросов на изменение:

§ на создание таблицы,

§ на удаление записей,

§ на обновление записей.

Перечисленные типы запросов на изменение позволяют автоматически воздавать новые таблицы или изменять базовые таблицы в соответствии с данными результирующих таблиц.

SQL — это запрос, создаваемый с помощью инструкции SQL. Примерами запросов SQL являются запрос на объединение, запрос к серверу, управляющий запрос и подчиненный запрос.

Все типы запросов доступны в режиме Конструктора по команде главного меню Access Запрос.

В Access составить несложный запрос можно автоматически с помощью Мастера простых запросов. Для этого во вкладке Запросы окна БД следует щелкнуть на кнопке Создать, затем в диалоговом окне Новый запрос выбрать значение Простой запрос и нажать кнопку ОК.

Более универсальное средство для создания запросов в Access предоставляет режим Конструктор, которое называется бланком запроса по образцу.

Конечным продуктом большинства приложений баз данных является отчет. Отчеты во многом похожи на формы и тоже позволяют получить результаты работы запросов в наглядной форме. В отличие от форм отчеты не предназначены для вывода в окне и предназначены только для печати, т.е. создают не экранные, а печатные документы. Содержание отчета размерами в лист формата А4 можно увидеть в окне предварительного просмотра, но нельзя разобрать его содержание. При просмотре документа с увеличением в окне предварительного просмотра помещается только часть отчета. Возможен просмотр макета отчета в режиме конструктора.

Структура отчетов, как и форм, состоит из разделов и элементов управления.

Заголовок отчета — печатается только в начале отчета, используется на титульной странице.

Верхний колонтитул — печатается вверху каждой страницы.

Заголовок группы — печатается перед обработкой первой записи группы.

Область данных — печатается каждая запись таблицы или динамического набора данных запроса.

Примечание группы — печатается после обработки последней записи группы.

Нижний колонтитул — печатается внизу каждой страницы.

Примечание отчета — печатается в конце отчета после обработки всех записей.

Проектирование отчета состоит в создании структуры его разде­лов и в размещении элементов управления внутри этих разделов, а также в задании связей между этими элементами и полями таблиц или запросов базы данных.

Отчеты предназначены для вывода информации на принтер, поэтому для расчета расположения данных на печатной странице программа Access должна «знать» все необходимое об особенностях принтера. Эти данные Access получает от операционной системы. Соответственно, принтер в сис­теме должен быть установлен.

При отсутствии принтера отчеты создавать все-таки можно. Достаточно выполнить программную установку с помощью команды операционной системы Пуск, Настройка, Принтеры, Установка принтера, после чего зарегистрировать драйвер принтера, либо выбрав один из драйверов, прилагающихся к самой операционной системе.

Источник