Пошаговая инструкция автоматизации складского учета товаров



Складской учет в Excel: приход, расход и остаток товаров на складе — примеры, таблицы

Складской учет через Excel позволяет считать: остаток, расход и приход всякой продукции на складе фирмы или какого-либо завода, в особенности для тех организаций, которым требуется постоянное ведение отчетности материалов или готовых изделий. Если на больших предприятиях заказывают специальные программы, то в небольших фирмах обычно применяют табличный процессор, функциональности которого хватит для этих целей.

Excel — легкая программа ведения автоматизированного контроля на складе

Является простой и понятной платформой, к тому же поставляется совместно с самой популярной операционной системой — Windows.

Как вести складской учет в Excel (Эксель): особенности

Существуют определенные особенности использования, которые следует учитывать при его использовании:

• нет очередей на складе;
• вы нацелены на то, чтобы кропотливо работать с артикулами и сводками;
• готовы забывать в базу данных всю информацию вручную.

Также эффективно работать с Экселем можно в случае, когда контролем занимаются лишь несколько человек.

Готовые решения для всех направлений

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Кому могут помочь электронные реестры

Они используются теми предпринимателями, у которых небольшой поток покупателей, имеется достаточно времени для переноса информации о продаже в электронную таблицу.

Вот приблизительная «эволюция» товароучета на небольших предприятиях. Этот рисунок был выполнен после опроса нескольких десятков предпринимателей.

Главным недостатком учета товара в Excel (Эксель) является то, что его невозможно связать с кассой.

Но при этом у ПО существуют и преимущества:

• в интернете имеется большое число свободных шаблонов для контроля;
• также можно самому или из ютуб-уроков научиться их заполнению.

Как вести контроль

Конечно, одного и того же ответа на этот вопрос дать нельзя, но существуют рекомендации, способные помочь вам понять, как вести учет товаров склада в Excel (Эксель) правильно.

1. Требуется сделать справочники, для маленьких предприятий с одним магазином это условие не является обязательным.
2. При некотором постоянстве перечня продукции нелишне вводить лист под названием «Номенклатура», в котором все будет представлено в электронном виде. Он может включать в себя совершенно разные сведения о продуктах, в зависимости от особенностей вашего бизнеса.
3. Поступающий продукт должно учитывать на листе под названием «Приход», страница «Расход» предназначается выбывшим позициям, а в «Остатке» следует записывать нынешнее состояние.

Организация складского учета в Excel – таблица

Программа ведения создается очень просто, для этого рассмотрим пример, на который вы сможете ориентироваться при формировании своего софта.

Создаем справочники

Справочники «Поставщики» и «Покупатели» заполняются по одной и той же форме: первый столбец — наименование компании, второй — код, третий — юридический адрес, и четвертый — комментарий, в котором вы можете вносить различные примечания, связанные с организацией.

Затем создадим справочник «Точки учета», это требуется, если в вашей компании несколько магазинов и/или складов. Она состоит из трех столбцов.

• Название места.
• Кода точки.
• Комментария.

После чего создадим раздел «Номенклатура» состоящий из 5 столбцов.

• Название.
• Сорт (или про другую подобную характеристику).
• Единица измерения.
• Размеры.
• Комментарий.

Разработка «Прироста»

Создаем новый лист и называем его «Приход». Он будет состоять из 10 колонок: имя, дата, № накладной, поставщик, код, точка контроля, единицы измерения, количество, цена и стоимость.

Таблица для учета расходов товаров в Excel (Эксель) составляется аналогичным образом, только после графы «№ накладной» идут следующие столбцы: «Точки отгрузки», «Точки поставки», а также столбец «Покупатель» — затем следует сразу же начать вставить четыре последних полос из листа «Приход».

Как наладить автоматическую работу

Чтобы все работало в режиме автоматизации, нужно связать некоторые столбцы из неодинаковых таблиц, такие как заглавие изделия, ед.изм., количество и цена. Чтобы сделать это, следует в реестрах, графа в котором присутствует 2-й и последующие разы, указать в качестве типа данных «Список», а строка «Источник» состоит из надписи: ДВССЫЛ(«номенклатура!$А$4:$A$8») — приведен пример к столбцу «Наименование товара». По аналогии надо сделать и в оставшихся столбцах.

«Итоги»

«Оборотная ведомость»/«Итоги» состоит из 8 столбцов: наименование, ед.изм., сорт, характеристика, остаток на начало, поступление, отгрузка, сальдо на _, шт.

Каждый из них заполняется автоматически, лишь «Отгрузка» и «Поступление» используя формулу: СУММЕСЛИМН, а остаток — с помощью математических операций.

Инструкция по ведению

Для внедрения учета необходимо следовать следующему порядку шагов.

1. Сначала следует провести инвентаризацию, главное — делать это внимательно, не допуская ошибок.
2. Определить структуру.
3. Следует выбрать шаблон, по которому будет вестись таблица, ведь помимо предложенного нами, в сети существует ещё большое количество всяческих вариаций, которые предназначены для многообразных целей.
4. Сделайте или скачайте, а затем установите образец.
5. Проведите первичное детальное заполнение справочников.
6. Если требуется, то проведите редакцию, введя новые поля.
7. Проверьте ошибки, проведя имитацию активности в магазине.
8. Научите работников работать с ПО.
9. Лучше создавать на каждый отчетный период отдельные листы, для предотвращения нагромождения.

Несколько обязательных принципов

При формировании собственной программы для учета склада в Excele необходимо придерживаться всех правил, чтобы не допустить ошибок.

Распорядок приемки

• Принимать товар у подрядчика следует, придерживаясь одних и тех же правил. Кладовщик обязан не только изучить документы но, но и также сверить позиции и провести сравнение сведений.
• Не вносить изменения в таблицу, пока не будет проведена сверка.
• Во избежание ошибок необходимо делать перепроверку показаний на всех этапах.

Режим перемещения

Довольно часто случается так, что изделие перемещается от одного хранилища к другому, или же он мигрирует внутри склада. В таком случае ответственный с того склада, откуда переместилось изделие, делает пометку в листе «Расход», а ответственный на базе, куда поступило, делает об этом заметку в «Приходе». Когда же подобные манипуляции происходят в пределах одного и того же помещения, эти операции выполняет один и тот же работник.

Норма отпуска со склада

В случае использования одной таблицы для всего, фиксация движения товара происходить внутри файла. Если вы работаете не с одним документом, то всё это отражается в обоих файлах, и делать это будете вручную.

Условия проведения инвентаризаций, когда используются Excel-таблицы

Процесс слишком слабо автоматизирован, из-за этого проведение инвентаризации будет примитивным, но одновременно простым. Всё, что потребуется, это пересчитать изделия вручную, а после сравнить полученные данные с цифрами из документа. После частичного списания документ надо привести к соответствию с информацией об инвентаризации, сделать это надо вручную.

Шаблон Excel при аналитике продаж

При учете продукта подобает подбирать удобный для вас стандарт, в который вы будете вносить какие-либо сведения.

Так, шаблон продаж может принять следующий вид.

• Наименование.
• Его артикул.
• Ед.изм.
• Количество.
• Стоимость.
• Цена.

Для гораздо большего удобства проведения аналитики следует создавать для каждого месяца новый лист. Ниже приведен пример таблицы учета склада в Excel.

Источник

Топология склада

17 Сентября 2019 Статьи на тему: 1С:ERP Управление предприятием, Склад и доставка, Академия ERP Эту статью можно читать в формате pdf:

ПОНЯТИЕ ТОПОЛОГИИ СКЛАДА

Склад — это обособленная область пространства, которая имеет свою структуру и предназначена для получения, хранения, внутренней переработки и отпуска товара.

Топология склада — это способ разделения склада на определенные зоны. Зоны должны, с одной стороны, быть тесно связаны с бизнес-процессами складской обработки товаров, с другой стороны, учитывать реальную конъюнктуру товарного потока.

При построении топологии склада важно учитывать следующие моменты:

• какие типы транспорта будут использоваться при разгрузке/отгрузке товара;
• какую структуру имеет обрабатываемый товар;
• какое складское оборудование будет использоваться при обслуживании товарного потока на складе;
• какие дополнительные операции с товаром будут производиться на территории склада.

Грамотно построенная топология позволит максимально эффективно использовать ресурсы склада, создаст условия для более быстрой адаптации к изменениям движения товара, которые, в свою очередь, вызваны изменением спроса на товары.

НАСТРОЙКИ СКЛАДСКОЙ ПОДСИСТЕМЫ В 1С:ERP

Рассмотрим, как в 1С: ERP можно описать склады предприятия и топологию отдельных складов.

Если на предприятии используется большое количество складов, то в первую очередь необходимо настроить возможность работы с несколькими складами. Для этой цели используется функциональная опция «Несколько складов», которая находится в настройках склада раздела администрирования системы и настройки нормативно-справочной системы (НСИ и администрирование — Настройка НСИ и разделов — Склад и доставка).

Включение опции позволит вести учет по складам разных организаций в одной информационной системе. Помимо этого можно организовать учет на одном складе товаров, которые принадлежат разным организациям.

КАК В СИСТЕМЕ ЗАДАТЬ ИЕРАРХИЮ СКЛАДОВ?

Следующее, что необходимо сделать, — создать в системе список складов предприятия. Для этой цели в системе предназначен справочник «Склады и магазины», который расположен в разделе нормативно-справочной информации (НСИ и администрирование — НСИ — Склады и магазины).

Для удобства ведения учета склады желательно разбить по группам в соответствии с их назначением, территориальным расположением и другими критериями. Для этой цели справочник «Склады и магазины» имеет иерархическую структуру.

Иерархическая структура справочника «Склады и магазины»

КАКОЙ ТИП СКЛАДА ВЫБРАТЬ?

При настройке карточки склада в первую очередь необходимо определить, к какому типу относится склад. Тип склада определяет характер использования склада.

• Если склад используется для выполнения операций оптовой торговли или призван обеспечивать внутренние потребности предприятия, то он должен иметь тип «Оптовый склад».
• Если склад используется кроме оптовых операций и для выполнения розничных продаж, то он должен иметь тип «Розничный магазин».

Особым типом склада является «Цеховая кладовая», которая используется для хранения и отражения движения материалов и продукции в составе незавершенного производства. Склад с этим признаком должен быть привязан к производственному подразделению.

Настройка типа склада в карточке склада

Для целей маркетинга склады также могут быть разбиты на группы в соответствии с классификацией по формату магазина/склада. Такая функциональность возможна при включенной опции «Форматы магазинов» в разделе настройки НСИ (НСИ и администрирование — Настройка НСИ и разделов — CRM и маркетинг).

Формат магазина имеет ряд реквизитов, таких как местоположение склада, площадь торгового зала, количество ассортиментных позиций и т. п.

Определив иерархию и типизацию склада, необходимо определиться со способами хранения товаров на складах.

КАК НАСТРОИТЬ АДРЕСНУЮ СИСТЕМУ ХРАНЕНИЯ?

Чтобы избежать ошибок при размещении грузов на складе и быстро найти нужное наименование, на складах часто используют адресную систему хранения товаров.

Суть адресной системы хранения в том, что все товары размещаются в ячейках с определенным «адресом» (кодом). Структура кода позволяет складскому работнику при минимальном объеме информации быстро найти зону хранения, ряд, номер стеллажа, номер полки, номер ячейки. Для этого достаточно получить на руки приемный акт, в котором указан код ячейки, в которую необходимо поместить принятый товар. Аналогичная ситуация происходит при необходимости отобрать товар — например, для обеспечения заказа покупателя.

В 1С:ERP настройка способа хранения осуществляется на карточке склада или карточке помещения склада (на вкладке «Ордерная схема и структура» в поле «Ячейка»).

Настройка ячеистого хранения для склада

Можно организовать следующие способы хранения товаров:

• Если склад имеет небольшой ассортимент товаров и их поиск не представляет особых затруднений, то можно хранить товары без использования складских ячеек и учитывать их в разрезе склада или помещения. В этом случае выбирается значение «Не использовать».
• Если на складе имеется широкий ассортимент товаров и каждая номенклатура хранится в отдельном месте (ячейке), то можно использовать адресное хранение товаров, но при этом не учитывать количество товара в каждой ячейке. Такой подход упрощает процесс размещения и отбора товаров, а учет товара также ведется в целом по складу или помещению. В этом случае поле «Ячейка» должно иметь значение «Использовать для справочного размещения номенклатуры».
• Наличие на складе широкой товарной номенклатуры требует хранения товаров с учетом особенностей самого товара (условия, сроки хранения, размеры) и характеристик склада (количество ячеек, типоразмер ячеек и т. д.). В этом случае необходимо использовать адресное хранение товаров в ячейках и учитывать остатки товаров также по ячейкам. Адресное хранение включается выбором в поле «Ячейка» значения «Использовать для хранения остатков товаров».

В компании могут использоваться разные склады с разными вариантами настройки способа хранения товаров. При наличии складов, разделенных на помещения, разные варианты настройки хранения товаров могут быть настроены и для каждого помещения в отдельности.

Если на конкретном складе учет товаров ведется в целом по складу, и появилась необходимость перейти на адресное хранение, то система 1С: ERP позволяет осуществить такой переход в процессе ведения учета. Для этой цели в решении используется документ для ввода начальных остатков с типом операции «Переход на использование адресного хранения остатков». Этим документом регистрируется перемещение товаров со склада (помещения) в зону приемки и распределение товаров из зоны приемки по ячейкам.

КАК РАЗДЕЛИТЬ СКЛАД НА ЗОНЫ?

Использование адресного хранения позволяет выделить на складе отдельные зоны, требующие разных технологий работы: использование ручного труда при размещении и отборе товаров, разного рода механических устройств (погрузчиков, штабелеров) и прочего складского оборудования.

В терминах прикладного решения это — рабочие участки, представляющие собой совокупность складских ячеек. Настройка использования рабочих участков возможна только при использовании ячеек и выполняется на карточке склада (на вкладке «Ордерная схема и структура» в поле «Рабочий участок») или на карточке помещения.

Можно выделить участки для хранения товара на палетах, который перемещается с помощью погрузчиков, а также участки склада для хранения штучного товара, отбираемого вручную.

Другим критерием разделения склада на зоны являются условия хранения товаров. По этому критерию на складе также могут быть выделены части складской территории или помещения с ячейками — области хранения. Очень показательными с точки зрения этого критерия являются продукты, которые для хранения должны иметь разные характеристики температуры и влажности. Свежие овощи, молочные продукты, замороженные продукты должны храниться в разных областях.

Для каждого участка могут быть установлены ограничения для заданий при их автоматическом формировании. Например, автопогрузчик с определенной грузоподъемностью работает на выделенном рабочем участке.

Для рабочих участков оформляются отдельные задания на размещение и отбор товаров. Чтобы установить связь складской ячейки и рабочего участка, на карточке ячейки имеется поле Рабочий участок. На карточке ячейки также настраивается ее принадлежность к определенной области хранения.

Области хранения используются при формировании правил, в соответствии с которыми товары будут размещаться в складских ячейках на хранение.

Карточка области хранения склада

Существует несколько вариантов размещения товаров в ячейки:

• товар может размещаться в ячейку, где хранится только эта номенклатурная позиция;
• товар может размещаться в ячейку, где кроме этого хранятся другие товары;
• товар может размещаться в ячейку, где хранится другой товар, но есть свободное пространство для размещения этого товара;
• товар может размещаться в свободные ячейки.

Каждый из перечисленных вариантов соответствует определенной стратегии размещения товара.

Аналогичные стратегии существуют и для отбора товара:

• товар будет отбираться из тех ячеек, где хранится данный товар;
• товар будет отбираться из тех ячеек, в которых он хранится вместе с другим товаром;
• товар будет отбираться из тех ячеек, в которых есть наименьшее количество данного товара, чтобы освободить ячейку.

Для области хранения для всех стратегий размещения и стратегий отбора в карточке области хранения устанавливается приоритет, в соответствии с которым будет обрабатываться товар. Это влияет только на работу автоматических алгоритмов, вручную можно разместить и отобрать товар если на складе есть остаток.

КАК ЗАДАТЬ АДРЕС ЯЧЕЙКИ?

Каждая складская ячейка имеет уникальный адрес размещения на складе (помещении), имеющий определенную структуру. И справочное, и адресное хранение имеют одинаковые принципы адресации.

При формировании адреса ячейки используются следующие структурные единицы:

• секция — зона хранения, в которой может быть несколько линий;
• линия — стоящие рядом друг с другом стеллажи;
• стеллаж — стойка с полками;
• ярус (полка) — один или несколько рядов стеллажа, расположенных один над другим;
• позиция на полке.

Объекты структуры склада, использующиеся при формировании адреса ячейки, представлены на рисунке.

В 1С: ERP каждая структурная единица имеет свою нумерацию. Для нумерации ячеек могут быть использованы числа, буквы латинского и русского алфавита.

При формировании адреса ячейки не обязательно использовать все структурные единицы. Это зависит от того стеллажного оборудования, которое используется на складе.

В 1С: ERP поддерживается «сквозная» адресация ячеек, расположенных в разных помещениях одного склада. Поэтому рекомендуется использовать в разных помещениях разные номера секций.

Карточка складской ячейки

КАК ЗАДАТЬ АДРЕСА СРАЗУ ДЛЯ ВСЕХ ЯЧЕЕК?

На складе, как правило, количество ячеек значительное. Поэтому если настраивать каждую ячейку в отдельности, то на это уйдет много времени. Чтобы облегчить работу по формированию структуры ячеек склада, используется рабочее место «Генерация топологии склада». Это инструмент позволяет также присвоить списку ячеек соответствующие параметры: рабочий участок, область хранения, уровень доступности, типоразмер и др. (Склад и доставка — Сервис — Генерация топологии склада).

Рабочее место «Генерация топологии склада»

Рабочее место позволяет просмотреть образец номера конечной ячейки, который формируется в соответствии с заданными длиной, типом номера и диапазоном значений.

Также имеется возможность просмотреть предварительно сформированную структуру ячеек в виде отчета.

После предварительного просмотра запускается процесс создания карточек ячеек в соответствии со сделанными ячейками.

Рабочее место позволяет не только создавать новые ячейки, но изменять (обновлять) уже созданные, обновляя при этом их параметры: принадлежность к областям хранения, рабочим участкам, помещениям.

КАК УЧЕСТЬ ВЕС И ГАБАРИТЫ ТОВАРА ПРИ РАЗМЕЩЕНИИ В ЯЧЕЙКУ?

Важным параметром, влияющим на размещение товаров в ячейках, являются весогабаритные размеры упаковок товаров и складских ячеек. Для упаковки товара задаются высота, ширина и глубина (типоразмер), а также ее вес. Для хранения в системе типоразмеров упаковок товаров предназначен одноименный справочник. Аналогичный справочник существует и для складских ячеек.

Наличие в системе информации о габаритах товаров и ячеек позволяет избежать ситуации, когда складской работник сталкивается с проблемой размещения товара в ячейку меньшего габаритного размера. Это, в свою очередь, уменьшает затраты на складскую обработку товаров.

Впрочем, существует возможность использовать и«безразмерные» упаковки товаров (с установкой в карточке упаковки одноименного флажка). При адресном хранении товаров такие упаковки можно размещать только в«безразмерные» ячейки, которые не имеют ограничений по линейным размерам.

КАК НАСТРОИТЬ ПОРЯДОК ОБХОДА ЯЧЕЕК НА СКЛАДЕ?

Еще один параметр ячейки, который влияет на складские затраты по обработке товаров, — порядок обхода ячейки.

Порядок обхода используется для создания определенной последовательности, в которой обрабатываются складские ячейки, т. е. в формировании маршрута перемещения складского сотрудника по складу при обработке задания.

Этот реквизит задается в виде числового списка — рейтинга, каждое значение которого соответствует приоритету обхода ячейки.

Схема наглядно демонстрирует, как важно спланировать оптимальный путь обхода ячеек, чтобы временные затраты были минимальны. В данном случае сотруднику склада нужно забрать товары из красных ячеек. Путь сборщика будет скорректирован в соответствии с приоритетом ячейки, чтобы он потратил как можно меньше времени на сбор заказа — например, пропустил заведомо пустые ячейки.

В системе настройка всех описанных параметров производится в карточке ячейки:

Настройка карточки ячейки

На практике обычно товар размещают в ячейках в соответствии с товарной группой. Список складских групп номенклатуры, применяемых в торговом предприятии, регистрируется в списке «Складские группы номенклатуры».

Например, мобильные телефоны хранятся в ячейках одной зоны, а аксессуары к ним — в другой. Если необходимо подобрать товар по заявке, которая содержит, например, телефон и аксессуары к нему, то работнику склада может понадобиться потратить определенное время на подбор. Чем дальше друг от друга расположены зоны размещения товаров, то больше временные затраты на их подбор.

Используя метод ABC-анализа, можно выяснить, какие товары пользуются наибольшим спросом и чаще всего заказываются клиентами.

ABC-анализ — анализ товарных запасов путем деления на три категории:

• А — наиболее ценные, 20% — ассортимента; 80% — продаж.
• В — промежуточные, 30% — ассортимента; 15% — продаж.
• С — наименее ценные, 50% — ассортимента; 5% — продаж.

Границы групп, как и их количество, для целей анализа может меняться.

Размещая товары группы А ближе к месту их отгрузки, можно значительно снизить складские затраты на обработку этих товаров и повысить эффективность работы склада.

В этом случае заявка на подбор должна сначала содержать товары, которые пользуются большим спросом, а потом остальные товары. Для этой цели карточка складской ячейки содержит реквизит «Порядок обхода», в соответствии с которым сортируются товары в заявке на подбор. Такой подход позволяет оптимизировать маршрут движения работника склада при размещении/отборе товаров.

КАК НАСТРОИТЬ ПРАВИЛА РАЗМЕЩЕНИЯ И ОТБОРА ТОВАРОВ?

Все перечисленные параметры (размеры ячеек, размеры упаковок товаров, области хранения, уровень доступности ячеек, порядок обхода и др.) учитываются в алгоритмах размещения и отбора товаров.

Алгоритмы размещения товаров хранятся в справочнике «Правила размещения товаров». Каждое правило определяет область хранения товара с учетом складской группы номенклатуры и складской группы упаковки товара.

Правило размещения товаров

Карточка области хранения содержит описание того, как будут производиться отбор и размещение товаров в ячейках каждой области хранения. При этом определена приоритетность выбора той или иной стратегии размещения и отбора товаров.

Для размещения товара в ячейки предусмотрены следующие стратегии:

• размещать товар в те ячейки, в которых находятся товары с одинаковым серийным номером, сроком годности и т. д. (вариант «монотоварные ячейки»);
• размещать товар в ячейки, где хранятся товары с разными серийными номерами, сроками годности и т. д. (вариант «смешанные ячейки»);
• размещать товар в ячейки, в которых такого товара нет, но есть свободное место для его размещения (вариант «ячейки с другим товаром»);
• размещать товар только в свободные ячейки (вариант «свободные ячейки»).

Для отбора товара в ячейках предусмотрены следующие стратегии:

• отбирать товар из тех ячеек, в которых хранятся товары с одинаковым серийным номером, сроком годности и т. д. (вариант «монотоварные ячейки»);
• «Приоритет отбора из смешанных ячеек» — отбирать товар из тех ячеек, в которых хранятся и другие товары (вариант «смешанные ячейки»);
• отбирать товар из тех ячеек, в которых его количество минимально, чтобы быстрее освободить эти ячейки (вариант «под остаток»).

Для каждой стратегии размещения и отбора товаров должен быть определен приоритет ее использования.

Настройка правил размещения товаров выполняется в следующей последовательности:

• заполнить список областей хранения для склада (помещения);
• заполнить список складских групп номенклатуры;
• заполнить список складских групп упаковок;
• определить правила размещения товаров по областям хранения.

Если нет необходимости хранить товары раздельно по областям хранения и складским группам, то можно использовать только одну область хранения и назначить ее всем ячейкам или создать одну складскую группу номенклатуры, которая будет присваиваться каждой новой номенклатурной позиции. Использование правила размещения товаров позволяет задать один из двух режимов размещения товаров в складские ячейки: размещение товаров в упаковках или товаров в мерных единицах измерения. Частным случаем второго режима является размещение и отбор товаров с дробным количеством.

Если для одной области хранения, складской группы номенклатуры и/или складской группы упаковки существует несколько правил размещения, то их использование при размещении и отборе товаров из ячеек определяется использованием приоритетов.

Стратегии отбора и размещения влияют только на работу автоматических алгоритмов. Вручную можно разместить что угодно куда угодно, при желании. Отобрать вручную тоже можно любой товар, если есть остаток.

Источник

Пошаговая инструкция автоматизации складского учета товаров

На складе ежедневно происходит множество процессов – приемка, хранение, учет, перемещение и отгрузка товаров. Если каждый показатель вводится вручную, предприятие сталкивается с массой сложностей:

• медленная обработка заказов;
• частые ошибки работников;
• снижение конкурентоспособности.

Чтобы этого избежать, каждая операция может быть автоматизирована.

Автоматизация склада – это внедрение современных технологий в выполнение складских операций, чтобы увеличить скорость их выполнения, сократить неточности и затраты, а также повысить эффективность бизнеса.

Что такое складской учёт

Когда на складе нет порядка, практически невозможно искать товары, следить за их перемещением и остатками. Как результат, сотрудники тратят больше времени на сбор доставок и ошибаются.

Введение учета в функционирование склада дает возможность избежать подобных ситуаций. Он помогает получать всю необходимую, а главное, точную информацию о товарах на складе в любое время.

Складской учет – это сочетание операций, которые гарантируют контроль за перемещением товаров.

Процесс складского учета включает в себя:

1. заказ товара у поставщиков;
2. приемку товара;
3. его распределение и хранение;
4. транспортировку товара внутри склада или между смежными подразделениями;
5. отпуск товара со склада.

Виды складского учета

Существует 4 основных способа осуществлять учет на складе:

• Номенклатурный

В этом случае каждой позиции просто присваивается своя карточка без деления товаров на группы или категории. Такой способ подходит только компаниям с маленькими объемами продаж.

Грузы на складе делятся на группы в зависимости от типа и наименования. Новые товары добавляют к тому, что уже есть на складе независимо от цены и даты приемки. Для отгрузки или транспортировки товары выбирают произвольно.

Несмотря на трудности с разграничением товаров отдельного вида в зависимости от цены, у этого метода есть и плюсы – увеличение полезной площади склада и эффективное управление остатками.

Новые партии товара хранят по отдельности. На каждую партию заводят специальную карточку, куда вносится информация о перемещении входящих в нее товаров. После того, как партия полностью распродана, карту закрывают.

Такой способ подходит для однородных товаров с ограниченным сроком хранения. Он помогает контролировать сохранность остатков и не допускать неоднородного расположения единиц на складе. Однако это приводит к не экономному использованию площади склада, и возникают сложности с контролем, т.к. учет ведется на отдельных бланках.

• Партионно-сортовой

Как и в предыдущем способе, новые партии хранятся отдельно, но внутри каждой партии товары делятся по сортам. Такой учет удобен для большого ассортимента товаров.

Универсального метода, подходящего каждому без исключения, не существует. Выбор зависит от количества и топологии товаров.

Также складской учет делится на виды на основании того, с помощью чего осуществляется:

Все данные о перемещении товаров записываются в тетрадь. Подходит для работы с небольшим ассортиментом товаров, когда совершается мало сделок.

• в таблице Excel

Проще, чем записывать все в тетрадь, но тоже не идеально. Несмотря на возможность производить математические расчеты и добавлять больше данных, информацию все равно придется вносить вручную.

• с помощью специального программного обеспечения

Благодаря специальным программам все операции учета можно осуществлять автоматически.

С момента своего появления автоматизированный складской учет приобретает все большую популярность. Это связано с тем, что остальные виды предполагают большие временные затраты, высокую вероятность неточностей, вызванных человеческим фактором и непрозрачность склада.

Преимущества автоматизации складского учёта

Автоматизирование склада – отличный вариант, если нужно упростить, ускорить и увеличить эффективность всех складских процессов.

Основные преимущества автоматизированного склада:

• сокращение потерь, вызванных человеческим фактором;
• снижение количества ошибок, неравномерного распределения товаров на складе и других проблем при формировании заказов;
• у сотрудников появляется больше времени, которое можно использовать для увеличения масштабов работ без найма дополнительного персонала;
• рациональное распределение запасов помогает увеличить полезную площадь складского помещения;
• поиск конкретной единицы занимает меньше времени;
• процессы на складе протекают быстрее;
• движение каждого товара отслеживается в любое время;
• облегчает контроль остатков на складе;
• взаимодействия с поставщиками и покупателями удобно отслеживать и анализировать.

Результаты использования автоматизированной системы учета видны практически сразу — контроль всей деятельности станет проще и удобнее, а издержки сократятся.

Как автоматизировать товароучет – пошаговая инструкция

Процесс автоматизации товароучета можно поделить на несколько этапов:

1. Подготовительный этап

Даже для внедрения простой системы управления складом необходима подготовка – обучить сотрудников, упорядочить данные о структуре и топологии товаров, автоматизировать бухгалтерские и управленческие процессы. Только после этого можно переходить непосредственно к автоматизации.

2. Определение задач

В зависимости от особенностей бизнеса система товароучета может быть разной. Перед тем, как выбирать программу, определитесь с главными показателями:

• размеры складов и их количество;
• сколько у вас поставщиков;
• сколько товара продается в месяц;
• количество сотрудников, которые будут работать с программой одновременно;
• дополнительные параметры программы, которые могут понадобиться – начиная с поддержки дополнительного оборудования, заканчивая функцией запуска программ лояльности.

3. Расчет бюджета покупки

Стоимость таких программ может сильно отличаться в зависимости от набора функций, размеров складов, товарной номенклатуры и прочих параметров. На рынке представлены примитивные программы с небольшим функционалом, которые скачиваются и устанавливаются бесплатно. В свою очередь, крупные склады с большим ассортиментом продукции используют продвинутые версии, стоимость которых исчисляется десятками тысяч рублей. Благодаря такому разнообразию с легкостью можно найти программное обеспечение по приемлемой цене.

4. Выбор программного обеспечения

Функционал программ схож по многим параметрам, различия обычно заключаются в интерфейсе, наличии дополнительных опций, оперативности работы технической поддержки, стоимости и стабильности работы. Выбирайте ту, которая отвечает наибольшему количеству ваших требований.

5. Подключение товароучетной системы

Это самый простой этап. Зарегистрируйтесь на сайте выбранной платформы, выберите подходящий тариф и оплатите его. Затем останется только загрузить в систему базу товаров, запустить программу и настроить оборудование. Единственное, что остается делать регулярно – вовремя оплачивать программу.

Программы для автоматизации складского товароучета

Программы, обеспечивающие автоматизированный учет на складе, обладают большим количеством преимуществ. С их помощью можно контролировать склад отовсюду, где есть интернет, автоматизировать все складские операции, снизить нагрузку на персонал и сократить издержки.

Существует больше десятка популярных программ для автоматизации, мы перечислим основные:

• EKAM
• Мой склад
• Бизнес.ру
• LiteBox
• Subtotal
• Большая птица
• Qasl

Все они подходят для работы на различных складских помещениях и отличаются только стоимостью и дополнительным функционалом. Ознакомьтесь с этими программами и их характеристиками подробнее.

При выборе обеспечения для автоматизации склада, помимо главных характеристик учтите, что полезная программа должна:

• интегрироваться с другими программами и оборудованием;
• изменять количество товаров онлайн на основании приемки и отгрузки;
• обеспечивать функцию выгрузки базы в другие сервисы;
• допускать хранение данных в облаке, чтобы обращаться к ним с любого устройства.

Также почитайте отзывы в интернете, посоветуйтесь с коллегами, которые уже использовали такие программы, поработайте с бесплатными пробными версиями продуктов.

Подведем итоги

Автоматизация складских процессов дает массу преимуществ, в том числе, помогает экономить деньги и время. Чаще всего этот процесс не вызывает серьезных трудностей. Проведите подготовительные работы с сотрудниками и базами данных, проанализируйте потребности склада и определитесь, какие конкретно параметры и функции для вас важны. Сделав это, можно с легкостью подобрать подходящую программу для автоматизации и подключить ее.

Источник

Организация складского учета: бесплатное детальное руководство для начинающих владельцев магазинов. Автоматизация складского учета.

Автоматизация складского учета упрощает работу магазина, но главный её плюс не в этом. Многие бизнесмены отмечают — после замены тетрадей и excel табличек на программное обеспечение прекратились недостачи. Когда движение каждой единицы товара можно отследить, красть становится сложно и опасно.

Приятный бонус: планируя закупки, вы не гадаете на кофейной гуще, а ориентируетесь на спрос. Никаких больше пустых полок и партий непопулярного товара, пылящихся на складе.

В этой статье разобрались, чем чревато ведение складского учёта “на коленке” и как действовать, решившись на автоматизацию. За 10 минут вы узнаете:

• Какие возможности упускают те, кто ведет складской учет вручную
• Как размещать товар на складе, чтобы сотрудники быстрее работали и реже ошибались
• Как с помощью грамотного учета уменьшить процент просрочки и исключить пересортицу
• Как наладить совместную работу склада и бухгалтерии
• Как вернуть поставщику бракованный товар
• Как упростить инвентаризацию, исключить воровство и повысить лояльность клиентов одним махом.

Ошибки складского учета и их последствия для бизнеса

1. Складской учет ведут вручную: в журнале или Excel. Такой подход может позволить себе только маленькая фирма с небольшим количеством товаров и клиентов, но нужно быть готовым к тому, что:
   • На инвентаризацию уходит много времени. Приходится закрывать магазин в рабочее время и терять прибыль либо оставаться работать в ночную смену и доплачивать сотрудникам.
   • Велико влияние человеческого фактора: сотрудник может забыть что-то внести, перепутать артикулы или намеренно подтасовать цифры, чтобы скрыть недостачу. Например, по накладной вы получили 200 штук красных карандашей и 100 штук серых, а оприходовали их под наименованием “Карандаши”, 300 штук. В конце месяца при подведении итогов получится или ошибка в виде 600 карандашей, или недостача при неверном ценообразовании: продали все карандаши по 33 рубля (цена серых), при этом красные должны были стоить 37 рублей, а так как они и в закупке были дороже, вы теряете прибыль.
   • Таблицу могут случайно удалить, а журнал — потерять. Или какой-то продавец, уходя от вас, может напакостить на прощание.
2. Не определяют товар-локомотив. Представим, что житель одного из спальных районов Москвы Владимир каждый день по пути с работы заезжает за пятилитровой баклажкой воды и заодно покупает продукты. Если воды не окажется, он в следующий раз пойдет в другой магазин, чтобы не стоять в очереди дважды, и отнесет деньги конкурентам.
3. Не отслеживают спрос. Планируя закупки, опираются на предположения, поэтому одних товаров постоянно не хватает, а другие пылятся на складе (вместе с ними — вложенные владельцем бизнеса деньги).
4. Не контролируют сроки годности скоропортящегося товара и его остатки. В результате регулярно списывают просрочку и недополучают прибыль.

Автоматизация складского учета позволяет бизнесу работать более эффективно:

• увеличить производительность труда;
• исключить вероятность ошибок из-за человеческого фактора;
• видеть и анализировать статистику по остаткам и продажам.

Складская программа “1С:УНФ” + бухгалтерия Фингуру за 23 000 рублей в месяц.

Поможем наладить бесперебойную работу бизнеса с минимальными усилиями с вашей стороны.

Как организовать складской учет

Прежде всего нужно определиться, кто будет отвечать за сохранность продукции и вести складской учет. Это упростит процесс подготовки к приемке и оприходованию товаров.

Затем нужно продумать место для хранения и подготовить документацию по оформлению приема-сдачи товаров.

Один из важных процессов — приемка товаров. Иногда поставщики могут привезти на склад бракованные товары или не всю продукцию, которая указана в документах. Доказать ответственность поставщика за повреждение товара можно только в момент приемки, поэтому важно проверить упаковку, тару, маркировку и ассортимент на соответствие по количеству и качеству. Если не обучить этому ответственного за склад, будете регулярно нести убытки.

Затем нужно определиться с методом складского учета. Какой выбрать — зависит от ассортимента и объема номенклатуры. Есть четыре основных варианта.

Сортовой. Товары хранят по сортам и наименованиям, новые партии смешивают с остатками старых. Стоимость и дата поступления товара на склад не важны. Учет ведут в товарной книге и каждый сортовой продукт записывают на отдельном листе. На нем указывают название и артикул продукта и отражают движение товара. С помощью такого метода размещения можно быстро найти товары одного наименования и экономно использовать место на складе, оперативно управлять остатками и иметь возможность адресно хранить продукты. Из минусов — сложнее разделить товары одного сорта по цене и времени поступления.

Номенклатурный. В таком случае товары не делят по категориям. У каждого товара своя карточка. На практике это не самый удобный способ складского учета, поэтому подойдет фирмам с небольшим товарооборотом.

Партионный. Товары хранятся по партиям, в каждой могут быть продукты разных видов и наименований. У каждой партии своя карточка, где отражают наименования товаров, артикулы, сорта, цены, количество и дату поступления на склад, а также движение партионных товаров. Такой метод подойдет для фирмы, которая продает однотипные товары с ограниченным сроком годности. Если хранить продукты партионно, можно лучше контролировать их сохранность и минимизировать вероятность пересортицы. Из недостатков — площадь склада не удастся оптимизировать, а также может быть сложнее оперативно управлять запасами.

Партионно-сортовой. Используя такой метод, учитывать и хранить товар можно партиями, но внутри партии товары можно разделить по сортам. Этот способ будет удобен, если приходится работать с большом ассортиментом. Тогда удастся эффективно следить за сохранностью товара.

Как лучше вести складской учет: журнал, Excel, специальное ПО, 1С

Если использовать журнал для ведения учета, данные о товаре придется вносить вручную. Учет будет сквозной: для каждой партии товара будет отведена своя строка. Строки нумеруются с указанием даты.

Плюсы: вести учет в блокноте можно бесплатно, журнал можно взять с собой на склад.

Минусы: можно забыть внести данные; каждый сотрудник ведет свой журнал, поэтому непонятно, что в общем происходит на складе. Если ошибиться в записях, придется исправлять и потом будет сложно разобраться в данных.

Пример разметки внутри журнала складского учета. Источник: ekam.ru

Можно вести складской учет в Excel. Программа может делать простые расчеты и изменять данные.

Плюсы: данные можно быстро корректировать или пересылать по почте; если нужно оценить остатки, достаточно посмотреть в таблицу — искать нужную страницу в журнале не придется.

Минусы: одна ошибка при вводе данных может привести к еще большим неточностям; данные могут пропасть по ошибке сотрудника; для товароучета придется скачивать платные шаблоны; невозможно интегрировать таблицу с кассовым оборудованием.

Так выглядит учет товаров в Excel. Источник: ekam.ru

Можно установить на компьютер специальную программу. В таких программах можно следить за конкретными данными по товарно-материальным ценностям, оформлять стандартные первичные документы, контролировать расчеты с клиентами, планировать продажи и закупки или следить за сроками годности. Система будет предупреждать, у каких товаров заканчивается срок, поэтому можно будет навсегда избавиться от просрочки. Такой вариант хорошо подойдет для среднего и крупного бизнеса в сфере торговли, где одному человеку невозможно за всем уследить.

Плюсы: полная автоматизация склада, продаж, закупок и товароучета; можно круглосуточно контролировать действия сотрудников, ценообразование и сроки годности; анализировать данные; интегрировать с кассой и видеть остатки; получать накладные ТОРГ-13, счета-фактуры и другие документы. Если учет ведется в специальной программе, то чаще информация хранится в облаке. Это удобнее и безопаснее остальных способов хранения, так как работа с данными происходит онлайн и по шифрованным каналам связи.

Минусы: программа платная, придется обучать персонал.

Выбирать программу нужно в зависимости от вида деятельности. Рассмотрим пять популярных программ для ведения складского учета.

Если хотите автоматизировать складской учет, воспользуйтесь предложением 2 в 1 — программа “1С: УНФ” и бухгалтерия от Фингуру за 23 000 рублей в месяц. Установим и настроим программное обеспечение бесплатно!

Как наладить совместную работу склада и бухгалтерии

Обмениваться данными с бухгалтерией можно разными способами: делать это вручную или с помощью разных конфигураций 1С, которые смогут автоматически собирать складские отчеты и передавать их в бухгалтерию.

Вести учет вручную — в специальных книгах, где объединены складской учет и отчетность кладовщика, реально только для небольших предприятий с ограниченной номенклатурой материальных ценностей. В этой книге нужно будет отражать остатки материалов на начало отчетного периода, день и время, когда поступил и выбыл товар, и остатки на конец отчетного периода. Данные нужно составлять в двух экземплярах, один сдают в бухгалтерию.

На больших предприятиях складской учет лучше вести на карточках складского учета. Карточки открывают в бухгалтерии на каждый номенклатурный номер материала и передают на склад. В них указывают номер склада, наименование материала, номенклатурный номер, сорт, единицу измерения, учетную цену. Заполняют их кладовщики.

Более удобный способ — автоматизировать складской учет. Специальные программы также, как книги и карточки, содержат информацию о товарах, но следить за движением и состоянием материалов на складе будет гораздо эффективнее. Для этого можно подключить складскую программу, интегрировать ее с бухгалтерией, внести туда справочник номенклатуры, контрагентов и перенести товары, разделив по складам.

С помощью таких программ можно избежать дублирования документов или ошибок в учете. Также они помогут быстро готовить декларации по налогам, расчеты по взносам, отчеты по сотрудникам, бухгалтерский баланс и отчеты о финансовых результатах.

Если вы не хотите самостоятельно разбираться с тем, какую программу установить, можно воспользоваться софтом от Фингуру. Для тех, у кого нет складской программы учета, специалисты помогут подключить «1С:УНФ» или «Мой склад» и интегрируют ее с бухгалтерией Фингуру.

Как сопровождать перемещение товара

Вернуть товар поставщику можно, если товар не соответствует качеству, ассортименту, комплекту, таре и упаковке. Причем не всегда для этого нужно оформлять возврат, иногда поставщик может что-то заменить или переупаковать.

Бракованные товары. Вернуть бракованную продукцию не всегда удается так же быстро, как испорченную. Чтобы оформить возврат, нужно принять товар по накладной ТОРГ-12, затем при поставщике заполнить акт о расхождении количества и качества при приемке товаров (ТОРГ-2) и разместить их на складе. Поставщик должен подтвердить неликвидность товара, и затем следует написать претензию.

Пример акта о расхождении количества и качества при приемке товаров ТОРГ-2

Пример шаблона претензии к поставщику

Когда претензию удовлетворят, нужно составить в двух экземпляров возвратную накладную ТОРГ-12. В графе «Основание» указать — возврат некачественного товара.

Возврат непроданного товара поставщику. В этом случае претензий к товару нет, но необходимо вернуть поставщику непроданные товары. Чтобы отправить товар поставщику, нужно оформить для него накладную ТОРГ-12 и счет-фактуру.

Продукты с истекающим сроком годности. Отказаться от просроченных товаров можно на месте. Для этого нужно подкорректировать накладную — из товарной накладной ТОРГ-12 , которую привез поставщик, можно вычеркнуть просроченные позиции. Исправлять документ можно только в присутствии поставщика или его материально-ответственного представителя. После исправлений поставщик должен поставить подпись и забрать товар.

Так выглядит товарная накладная ТОРГ-12

Если вы плательщик НДС, поставщику придется составить счет-фактуру в меньшую сторону и прислать ее вам.

Пример счет-фактуры для возврата НДС

Если отношения с поставщиком доверительные, можно подписать документы и подождать поставку качественного товара.

Подведем итоги

Заниматься складским учетом вручную сложно, особенно когда на складе хранятся сотни или тысячи единиц товара. Если вести учет в журнале, есть риск забыть внести данные о товаре или упустить дату окончания сроков годности. Кроме того, журнал можно потерять или испортить, тогда проанализировать поставки и отгрузки не получится. Всё это приводит к тому, что ваш бизнес, вместо того чтобы получать прибыль, терпит убытки.

Чтобы таких ситуаций не происходило, следует автоматизировать складской учет. Эффективнее — использовать специализированное ПО.

С его помощью вы сможете удаленно в реальном времени следить за движением товаров, ситуацией на складе, контролировать товары, у которых истекают сроки годности, анализировать закупки и продажи.

Если вам надоело тратить время на поиск продуктов на складе, воспользуйтесь предложением по интеграции складской программы 1С: УНФ с бухгалтерией для более удобной работы.

Источник