Меню

Пример контроля поручений с использованием MS Excel

Как создать реестр документов в Excel: пошаговая инструкция с фото

Здравствуйте, друзья сайта itswat.ru . Людям определённых профессий приходится работать с большим количеством всевозможных документов – внутренних, входящих, исходящих и других. В крупных организациях, где число документов гигантское, система их учёта чётко отлажена. Для создания электронных реестров используются профессиональные программы, лицензия на которые стоит прилично. Но что делать небольшой, только родившейся и ещё не раскрученной компании, или скромному предпринимателю? Документов не слишком много, но они есть и все очень важные. Их потеря может выйти боком, а платить ежемесячно за профессиональное ПО – лишние и пока неуместные траты. Мой ответ – используйте Excel и с помощью нескольких функций систематизируйте и учитывайте свои «важные бумажки». Итак, тема данного материала — как создать реестр документов в Excel. Дело не сложное, но муторное и с множеством нюансов, поэтому расскажу пошагово с картинками.

Что можно поместить в реестр?

Реестр в Excel можно создать для чего угодно, например, для договоров с партнёрами, клиентами или подрядчиками. Ниже вы можете увидеть картинку – шаблон таблицы с заголовками столбцов, отражающими данные, которые необходимо учесть.

Вы можете сделать также реестр платежей. Тоже прикреплю фото примера, может, кому-нибудь пригодится.

Я же буду создавать реестр текстовых документов, содержащих описания товаров, которые я когда-то составлял по просьбе одной бизнесвумен, по чистой случайности, завалявшиеся на моём ноутбуке. Делаю я это не по необходимости, а для того, чтобы наглядно продемонстрировать вам весь процесс. Это и будет пошаговая инструкция. Уяснив принципы, вы легко сможете адаптировать её под себя, изменив шапку таблицы и выбрав только те действия, которые понадобятся именно вам. Я использую Excel 2007, но версия не принципиальна. Вы можете работать в Excel 2010 или более поздних годов выпуска, ничего не потеряете, так как во всех редакциях используемые мной функции также присутствуют, а разделы меню и команды находятся там же, где и раньше.

Пошаговая инструкция

Друзья, вот план того, что нам предстоит сделать для создания удобного и функционального реестра документов:

  1. Создаём новый документ, задаём ему имя и сохраняем как «Книга с поддержкой макросов».

  1. Выделяем примерную область значений, выбираем раздел «Вставка», элемент «Таблица», подтверждаем наличие заголовков.

  1. Заполняем названия заголовков. В моём случае это «Номер», «Заказчик», «Папка», «Название», «Документ» и «Директория».

  1. Приступаем к заполнению столбцов.
  2. Столбец «Номер» заполняется просто. Необходимо ввести в первую строку значение 1, а во вторую – 2, выделить обе заполненные ячейки, зацепиться за маленький чёрный квадратик в правом нижнем углу выделенной области и протащить его вниз на нужное количество строк. В нижних ячейках автоматически проставятся значения от 1 до …(зависит от нас).

  1. Столбец «Заказчик» можно заполнить вручную или способом, описанным для столбца «Название» при условии, что имена заказчиков – это по совместительству названия папок в общей директории.

  1. В столбце «Папка» я хочу видеть адрес папки, в которой располагается конкретный документ и при этом сделать его ссылкой, при нажатии на которую Excel будет перебрасывать меня в эту папку. Для этого я воспользуюсь функцией «ГИПЕРССЫЛКА». Подробнее опишу ниже.
  2. В столбце «Название» мне нужно отобразить имена документов, но вводить их все вручную очень долго. В Excel существует небольшая хитрость, позволяющая в разы ускорить процесс и автоматически заполнить ячейки названиями всех документов, находящихся в указанной папке. Это возможно благодаря функции «Файлы», ищите алгоритм чуть ниже.
  3. Столбец «Документ» будет содержать рабочую ссылку на нужный файл, нажатие на которую спровоцирует его открытие. Как это сделать, ищите чуть ниже.
  4. Столбец «Директория» — это всё тот же адрес папки, но без гиперссылки. Он нужен для того, чтобы заполнить предыдущие столбцы.

Папка

Чтобы получить активный адрес папки, где расположен нужный документ, воспользуемся функцией «Гиперссылка»:

  1. Ставим курсор в первую ячейку соответствующего столбца.
  2. Копируем адрес нужной папки.

  1. Вставляем его сразу в «Директорию», он пригодится в дальнейшем.

  1. Нажимаем в строке значений на fx и находим нужную функцию или вписываем вручную =ГИПЕРССЫЛКА(«адрес папки»).

  1. Ещё один способ, на мой взгляд, самый удобный – щёлкаем в нужной ячейке ПКМ (правой кнопкой мыши), в меню выбираем команду «Гиперссылка», в открывшемся мастере отыскиваем нужную папку и подтверждаем действие.

  1. Так придётся делать для каждого документа, но если учесть, что большое количество их расположено в одной и той же папке, то процесс не должен отнять много времени. Для последующих документов, являющихся соседями первого по директории, адрес можно просто скопировать.

Название

С названием немного сложнее:

  1. Добавляем к адресу, помещённому нами в «Директорию» ещё один обратный слеш и звёздочку, то есть \*.

  1. Выбираем раздел меню «Формулы», функцию «Диспетчер имён».

  1. А в её мастере команду «Создать».

  1. Задаём имя, в моём случае это будет «Название».

  1. В строке «Диапазон» пишем =ФАЙЛЫ( и щёлкаем курсором по соответствующей ячейке в столбце «Директория», закрываем скобку).

  1. Нажимаем ОК и «Закрыть».
  2. Ставим курсор в первую ячейку столбца.
  3. Вписываем туда формулу =ИНДЕКС(Название;СТРОКА()-1), где Название – это имя, заданное нами на четвёртом шаге данного алгоритма, а -1 обозначает, что данная ячейка стоит второй в столбце.
  4. Нажимаем «Энтер» и видим, что в столбце появились имена всех файлов, расположенных в указанной папке.

  1. Таким методом можно поместить в реестр названия не всех файлов, а выборочно в зависимости от формата. Для этого предварительно в адресе папке, указываемом в столбце «Директория», после звёздочки следует написать расширение файла, например, \*docx, xls или jpeg. Это актуально, когда в одной папке находятся вперемешку файлы разных форматов – таблицы, картинки, текстовые документы и любые другие.

Если что-то вам по моим картинкам и описанию не понятно, то посмотрите следующую подробную инструкцию в формате видео.

Документ

Друзья, столбец «Документ» содержит то же название, но являющееся ссылкой. Чтобы этого добиться, следует проделать все те же действия, что и в предыдущем алгоритме до шага 8. Мы их опустим, так как повторно делать одно и то же не нужно. Теперь немного усложняем формулу. Она примет вид =ГИПЕРССЫЛКА(ИНДЕКС(Название;СТРОКА()-1)). После её размещения и ввода строки заполнятся теми же названиями, но являющими собой активные ссылки.

Вот, кажется, и всё. Старался описать алгоритм наиболее подробно. Меня ещё недавно спросили, как создать реестр сведений о доходах физических лиц, то есть формировать справки 2-НДФЛ и вести их учёт в программе «Налогоплательщик ЮЛ». Тема, в общем, та же, но программа другая, поэтому я решил посвятить ей отдельный материал. До скорых встреч.

Источник

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Правила работы

Д ля начала напомним правила осуществления контроля исполнения поручений, к автоматизации которых в помощью стандартных возможностей MS Excel мы позже приступим.

Выделяют контроль по существу решения вопросов и контроль за сроками исполнения заданий.

Контроль по существу

Контроль по существу – это оценка того, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Такой контроль осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченное лицо. Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, отраженных в документах, несут руководители структурных подразделений и сотрудники, которым поручено исполнение документа. Исполнитель, как правило:

  • указывается в резолюции руководителя на документе (например, на входящем письме, на заявлении работника) или
  • прямо пишется в тексте поручения (обычно в приказе / протоколе отдельные поручения оформляют в виде самостоятельных пунктов текста и формулируют их так, чтобы сразу было понятно, что, кому и когда нужно сделать; соответственно, на контроль ставится отдельно каждый пункт – задание / поручение),
  • когда исполнитель прямо не указан, он определяется в соответствии с распределением обязанностей в организации.
Читайте также:  Как создать для каждого пользователя свою таблицу

Если в резолюции/поручении руководителя указано несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа/поручения 1 и, соответственно, организующим его исполнение является лицо, указанное в резолюции первым.

Поручения могут вытекать из текста документа, а могут быть «самостоятельными», т.е. незадокументированными и тем не менее подлежащими контролю их исполнения. Если поручение создано на основании документа, оно содержит ссылку на документ-основание (см. заполнение первых четырех колонок в таблице на Рисунке 1). Поручения выдают руководители всех уровней. Однако какие документы/поручения ставить на контроль, каждая организация решает сама. Обычно это все поручения руководителя организации и его замов. Чем больше количество документов в организации, тем важнее упорядочить работу по контролю исполнения документов и тем более выборочно организация подходит к решению вопроса «что будем контролировать» – здесь важна золотая середина. Итак, на контроль обычно ставят выполнение поручений первого лица, занимается этим служба ДОУ или секретарь.

Поручения должны быть четко и однозначно сформулированы:

  • само поручение;
  • срок исполнения;
  • исполнитель (возможно выполнение поручения несколькими лицами, тогда одно назначается ответственным исполнителем, а остальные считаются соисполнителями).

При формировании поручений желательно придерживаться простых правил: формулировки должны быть краткими, емкими, исключающими двойственность толкований, иметь четко определенный и измеримый результат.

Пока поручение находится на исполнении, возможны следующие действия:

  • автор может изменить срок исполнения поручения;
  • автор может изменить ответственного исполнителя поручения;
  • исполнителями создаются отчеты по результатам исполнения;
  • автор имеет возможность возвращать поручение на доработку или утверждать результат исполнения.

Если задача была разделена между соисполнителями, то их отчеты об исполнении получает ответственный исполнитель. Именно он формирует итоговый единый отчет по поручению и направляет его автору.

Контроль за сроками исполнения

Контроль за сроками исполнения документов/поручений ведет служба документационного обеспечения управления (ДОУ), а в небольшой организации – секретарь.

Технологию ведения контроля за сроками исполнения можно разбить на следующие процедуры:

  • фиксация всех поставленных на контроль документов, указаний, поручений, заданий руководства;
  • проверка своевременного доведения документа до исполнителя;
  • корректировка данных о контролируемых документах при изменении сроков исполнения, передаче документа от исполнителя к исполнителю, из подразделения в подразделение (мы фиксируем это в поле «Состояние исполнения», см. Рисунок 1);
  • напоминание исполнителям и руководителям подразделений о наличии неисполненных документов и поручений;
  • информирование руководителей (подразделений и организации) о состоянии и ходе исполнения документов;
  • внесение данных об исполнении документов;
  • анализ состояния дел и уровня исполнительской дисциплины по организации в целом, по структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.

Сроки исполнения документов могут быть определены:

  • законодательством (например, для исполнения обращений граждан);
  • в документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, срок обычно указан;
  • в распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту;
  • на документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции;
  • для решения периодически повторяющихся вопросов в организации должны быть установлены и отражены в инструкции типовые сроки исполнения таких документов 2 .

Как видите, срок исполнения поручения обычно устанавливается его автором. При этом принято, что поручения, содержащие указание «срочно», подлежат исполнению в 3-дневный срок. Указание «оперативно» предусматривает 1-дневный срок исполнения поручения. Если срок исполнения в поручении не указан, оно подлежит исполнению в срок до 1-го месяца с даты его подписания (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.

В сроковом контроле можно выделить:

  • текущий контроль,
  • предупредительный и
  • итоговый контроль.

Основными видами контроля являются текущий и предупредительный.

Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Текущий контроль осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминания исполнителю об истечении срока исполнения и необходимости завершения работы над документом. Ответственные за контроль исполнения (в небольшой фирме – секретарь) ежедневно, как правило, в начале рабочего дня, выявляют и составляют список документов, срок исполнения которых истекает сегодня.

Текущий контроль помогает составить план работы на день. Он сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня (решение вопроса на заседании, подписание документа, отправка факса и т.д.). Поэтому контроль за сроками исполнения документов – это функция, обязательно предусматриваемая в должностной инструкции секретаря руководителя. Ежедневно выявляя документы, срок исполнения которых истекает, секретарь выясняет возможность своевременного решения вопроса, а в случае срыва сроков докладывает об этом руководителю.

В ходе предупредительного контроля составляются сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня (мы в своей организации делаем это за 4 календарных дня). И тогда сотрудник еще имеет время для своевременного решения вопроса.

Очень важна позиция проведения контроля. Только ориентация контроля на помощь сотрудникам, а не на выявление недостатков, стремление помочь, напомнить, а не уличить, может обеспечить наибольшую эффективность работы службы контроля.

Систематическая проверка исполнения, умело и корректно проведенная сотрудником, который тактично напоминает, что документ нужен в срок, что от своевременного решения вопроса зависит процветание фирмы и т.д., подчеркивает нужность данного работника и его усилий. Кроме того, «сроковая картотека» помогает при планировании рабочего дня руководителя, так как в ней отражены мероприятия и задания на данное число.

Если при получении документа либо в ходе его выполнения исполнителем выясняется невозможность его своевременного исполнения, об этом докладывается руководителю (автору такого поручения), который имеет право на перенос срока исполнения документа. Если руководитель продлевает срок исполнения, секретарь в соответствии с его указанием вносит в регистрационную форму новый срок исполнения.

Вопрос о переносе сроков исполнения документа должен быть поставлен не позднее 1 дня до истечения контрольной даты. Перенос срока исполнения задним числом не допускается и, как правило, в принципе невозможен в автоматизированных системах.

Для документов с длительным (несколько месяцев) сроком исполнения могут контролироваться промежуточные этапы исполнения с занесением сведений о ходе исполнения (мы это делаем в поле «Состояние исполнения» регистрационной карточки документа).

Часто решение вопроса требует последовательной работы над документом нескольких исполнителей или согласования документа с несколькими подразделениями. В этих случаях должен контролироваться срок нахождения документа у каждого исполнителя. При передаче документа факт передачи обязательно регистрируется. Обычно регистрация проводится секретарем подразделения, передающего документ. Движение документа и даты его передачи мы отражаем в поле «Состояние исполнения».

При появлении документов с истекшим сроком исполнения их список в тот же день распечатывается и докладывается руководителю.

Если право на проведение регистрации документов может быть предоставлено широкому кругу сотрудников, то внесение изменений, отражающих ход его исполнения, как правило, осуществляется только одним ответственным работником: секретарем-референтом или специалистом ДОУ.

Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа: выполнения резолюции руководителя, подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ или другого документированного подтверждения факта исполнения. Результат исполнения документа должен быть записан в регистрационной карточке (например, «направлено приглашение», «отправлено письмо от. №. » и т.п.). В регистрационную карточку также вносятся сведения о дате исполнения документа и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ.

К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины и результатов работы сотрудников подразделения или организации в целом. Итоговый контроль проводится сотрудниками (службой), отвечающими за контроль исполнения, или секретарем организации с заданной периодичностью (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Результаты последующего контроля находят отражение в итоговых количественных и списочных сводках состояния исполнения заданий (контролируемых документов). Это позволяет руководству знать, чем занимается тот или иной сотрудник (подразделение) и как обстоят дела по конкретному направлению деятельности (решению того или иного вопроса).

Читайте также:  Ролан Гаррос Roland Garros теннисный турнир 2021

Итоговый контроль в обязательном сочетании с предупредительным контролем является стимулирующим фактором повышения дисциплины работников.

Пример контроля поручений с использованием MS Excel

Теперь покажем, что можно автоматизировать при помощи стандартных возможностей MS Excel. Для начала откройте новую книгу MS Excel и создайте в ней таблицу с полями/столбцами/графами, показанными на Рисунке 1. Это основная таблица, в которой отображается информация по сроковому контролю выполнения поручений в нашей организации.

Далее в отдельной ячейке заложите формулу, чтобы при открытии данного листа MS Excel над таблицей всегда высвечивалась текущая дата (обозначена цифрой 1 на Рисунке 1). Потом она пригодится нам в повседневной работе с таблицей. Сделать это можно двумя способами:

  • Вариант № 1 – с помощью меню:
    • выделите ячейку, в которой хотите отображать текущую дату (в нашем примере она находится в столбце С и строке 2, поэтому имеет адрес С2), и напечатайте в ней знак «=»;
    • щелкните по кнопке Вставить функцию , которая расположена в верхнем меню (в версиях программы MS Excel 2007 и 2010 вы найдете ее на вкладке Формулы);
    • в появившемся окне выберите функцию сегодня и нажмите Ок (показано на Рисунке 2);
    • далее откроется следующее диалоговое окно, Аргументы функции, в котором нужно только нажать Ок (у данной функции нет аргументов, поэтому определять их в данном окне не понадобится).
  • Вариант № 2 – в нужной ячейке (у нас это С2) напечатайте с клавиатуры выражение «=сегодня()» и нажмите клавишу Enter. Этот способ сработает в любой версии MS Excel, в т.ч. в устаревшей 2003 года, которая еще достаточно распространена.

В данной таблице можно фильтровать строки (т.е. контролируемые поручения) по различным критериям. Но для этого нужно включить фильтр:

  • выделите курсором заведенную таблицу так, чтобы ее «шапка» была крайней верхней из выделенных строк;
  • в версиях MS Excel 2007 и 2010 на закладке Данные нажмите экранную кнопку Фильтр (см. Рисунок 3);
    а в MS Excel 2003 эта команда запускается через пункт верхнего меню Данные, в открывшемся списке нужно выбрать Фильтр, а потом Автофильтр;
  • в результате выполненных действий в каждой ячейке «шапки» таблицы (в первой из выделенных на первом шаге строк) появится экранная кнопка вызова фильтра в виде серого квадрата с маленьким треугольником внутри

На Рисунках 4 и 5 наглядно показано, по каким критериям мы теперь можем фильтровать строки таблицы в MS Excel разных версий. Мы сможем фильтровать поручения по исполнителям, их авторам, срокам, данным контролируемого документа и любым другим сведениям, заведенным в электронную таблицу. Причем фильтровать можно будет одновременно по нескольким критериям, например:

    по каким поручениям срок исполнения истекает сегодня у конкретного исполнителя:

      в колонке «Исполнители» выбираем нужного работника (см. цифру 2 на Рисунке 4), а в колонке «Срок исполнения» фильтруем строки, у которых дата удовлетворяет критерию «сегодня» (цифра 4 на том же Рисунке) или

    кому выбранный нами руководитель в этом месяце давал поручения:

      в колонке «Автор поручения» выбираем анализируемого нами руководителя (цифра 2 на Рисунке 4), а в колонке «Срок исполнения» фильтруем даты, подпадающие под критерий «В этом месяце» (цифра 4) и т.п.

А теперь научим вас, как можно настроить программу так, чтобы при открытии файла автоматически получать информацию о том, какие поручения должны быть выполнены, к примеру, через 4 дня, чтобы заранее оповестить об этом исполнителей. Для этого мы предусмотрели наличие в таблице специальной колонки, которую назвали «Срок рассылки». Теперь настроим ее:

  • выделяем ячейку I6 (в первой строке настраиваемой колонки) и печатаем в ней знак «=»;
  • щелкните «мышкой» по соседней ячейке J6 (в той же строке, но в колонке «Срок исполнения») и вы увидите, что она попала в формулу вычисления содержимого ячейки I6;
  • далее продолжим закладку формулы, набрав с клавиатуры «–4»;
  • на этом заполнение формулы завершено (ее текущее состояние всегда можно увидеть в строке формул, расположенной над листом Excel, см. условное обозначение 1 на Рисунке 7, у нас получилось «=j6-4»). Теперь нажмите на клавиатуре Enter – и в ячейке таблицы появится результат вычисления заложенной формулы;
  • после этого формулу можно скопировать в последующие строки таблицы, и тогда в них в колонке «Срок рассылки» дата всегда будет на 4 дня раньше, чем в колонке «Срок исполнения»: укажите «мышкой» на правый нижний угол ячейки I6 (при этом указатель «мыши» должен принять вид черного жирного крестика), нажмите левую кнопку «мыши» и, не отпуская ее, протяните вниз до конца столбца, затем отпустите кнопку. В столбце I вы увидите даты всех необходимых предупреждений (цифра 2 на Рисунке 7);
  • далее можно сделать так, чтобы в колонке «Срок рассылки» автоматически выделялись цветом ячейки с текущими, т.е. сегодняшними датами (1 октября это будут одни ячейки, а 2 октября – уже другие и т.д.). Для этого нужно воспользоваться функцией условного форматирования. В MS Excel 2007 или 2010 это делается так:
    • выделите все ячейки таблицы столбца «Срок рассылки», располагающиеся ниже «шапки»;
    • щелкните кнопку Условное форматирование в группе Стили на вкладке Главная (см. Рисунок 6), выберите команду Правила выделения ячеек, а на открывшейся слева или справа панели выберите команду Дата. Откроется одноименное диалоговое окно, в котором есть два списка (Рисунок 8): в левом нужно выбрать позицию Сегодня, а в правом – способ форматирования ячеек, удовлетворяющих этому условию, например, Светло-красная заливка и темно-красный текст. Далее жмите Оk.

На Рисунке 8 показано, как выглядит готовая таблица с условным форматированием. Открыв эту таблицу, к примеру, 13.08.2012, специалист легко определит, время рассылки каких уведомлений настало.

Можно предусмотреть наличие в таблице последней «технической» колонки, в ней в каждой строке нужно поместить цифру 1. Тогда при фильтрации по любому одному или нескольким критериям вы всегда быстро посчитаете количество отфильтрованных строк. Для этого выделите «мышкой» в этой колонке оставшиеся на экране ячейки – MS Excel посчитает сумму их значений и напишет ее в нижней справочной строке под листом Excel.

Источник



Контроль исполнения документов и поручений при помощи одной программы

Контроль исполнения документов и поручений в проекте

Что есть компания? Это люди. Люди со своими характерами, талантами и, к сожалению, ленью. Поэтому обязанность руководителя — держать под контролем работу своих подчинённых. Но как взять под контроль исполнения документов и поручений? В 21 веке — только при помощи хорошего софта.

В нужной вам программе должен быть реализован такой функционал:

  1. Объединение всех документов в одной задаче.
  2. Контроль за отправленным поручением.
  3. Возможность отследить ход исполнения задачи.

Мы знаем, какая программа отвечает всем этим запросам — ЛидерТаск.

Как объединить все документы в одном месте

Файлы в ЛидерТаске

Итак, представьте себе, что у вас идет проект по реализации нового здания. Количество документов, которые требуются для этого, неисчислимо. И при этом надо сохранять контроль исполнения документов и поручений, раздаваемых в ходе проекта.

Спасает именно ЛидерТаск. В функции «Проекты» вам доступно:

  1. Создание неограниченного количества задач и поручений.
  2. Возможность прикладывать огромное количество документов по каждой из задачи, чтобы облегчить их дальнейший поиск.
  3. Возможность создавать документы через «Заметки».
Читайте также:  3 способа исправить зависание WoW при получении таблицы кодирования 07 24 21

Чтобы добавить файл к задаче, нужно найти соответствующую кнопку в разделе чата (кстати, у каждой задачи есть отдельное окно переписки с исполнителем и ее участниками) и выбрать все нужные файлы.

Как добавить файлы к задаче

Доступ к ним получат только сотрудники, список которых вы определите сами. С этим разобрались, но как же все-таки реализовать контроль исполнения документов и поручений? Как не упустить чего-либо?

Как контролировать поручения

Задача, которую вы поручаете вашему подчиненному, будет обведена в зеленый кружок. Вы всегда сможете отследить любые изменения в задаче, которые исполнитель вносит — посредством выделения жирным шрифтом и её помещения в раздел «Непрочитанное».

Там же вы сможете задать вашему подчиненному вопрос в случае, если задача будет просрочена. Кстати, такие дела вы также не сможете оставить без внимания — просроченные поручения появляются в списке дел заказчика.

Есть еще один небольшой штришок для установки полного контроля исполнения документов и поручений. И это…

Диаграмма Гантта

Диаграмма Гантта

Очень простое и полезное дополнение к ЛидерТаску. Которое позволит вам отслеживать, укладываются ли исполнители задач в срок. Если же вы видите, что сдача проекта задерживается, Диаграмма Гантта всегда это покажет, а вы сможете предпринять все необходимые меры.

ЛидерТаск — это идеальное средство для управления своей компанией. Попробуйте его прямо сейчас и сможете освободить время для более интересных и серьезных задач:

Источник

10 полезных шаблонов управления проектами Excel для отслеживания

Шаблоны управления проектами являются неотъемлемой частью тиражирования успешных проектов. С помощью бесплатных шаблонов Microsoft Excel вы можете превратить ваши простые электронные таблицы в мощные инструменты управления проектами.

Разблокируйте шпаргалку «Основные ярлыки Microsoft Office» прямо сейчас!

Это подпишет вас на нашу рассылку

Введите адрес электронной почты
отпереть
Прочитайте нашу политику конфиденциальности

В этой статье вы найдете некоторые из самых полезных и бесплатных шаблонов управления и отслеживания проектов Microsoft Excel, которые вы захотите использовать для своего следующего проекта.

В этой статье:

  • Шаблоны управления проектами Microsoft Excel
  • Сторонние шаблоны управления проектами для Excel
  • Управление шаблонами Microsoft Excel

Шаблоны управления проектами Microsoft Excel

Давайте посмотрим на лучшие шаблоны управления проектами Microsoft Excel.

Замечания: Здесь мы рассмотрим как собственные, так и сторонние шаблоны. Чтобы найти предварительно установленные шаблоны таблиц Excel, откройте Excel и найдите соответствующее ключевое слово в новый экран документа. Если вы уже в Excel, перейдите к Файл> Новый вызвать поиск шаблона. Обратитесь к разделу «Управление шаблонами Microsoft Excel» ниже для получения более подробной информации.

Шаблоны временной шкалы проекта Excel

Excel поставляется с несколькими временными шкалами и шаблонами диаграмм Ганта, предоставленными Microsoft, но также интегрирует шаблоны из Vertex42, одного из самых популярных сторонних ресурсов для электронных таблиц.

1. Рабочий план Хронология

Шаблон временной шкалы рабочего плана подходит для базового проекта с несколькими фазами. Когда вы вводите свои данные в таблицу, дорожная карта будет обновляться автоматически.

Шаблон временной шкалы рабочего плана Excel

Этот шаблон поставляется с Microsoft Excel 2016.

2. Диаграмма Ганта с отслеживанием даты

являются основными в наборе инструментов каждого менеджера проекта. Они помогают вам визуализировать поток ваших задач и отслеживать прогресс.

С помощью этого шаблона вы можете создать всеобъемлющую диаграмму Ганта с минимальными усилиями. Просто введите каждое задание, вместе с описанием, кому оно назначено, в процентах, чтобы указать прогресс, дату начала и количество дней до завершения.

Шаблон диаграммы Ганта для отслеживания прогресса проекта в Excel.

Этот шаблон является Microsoft Excel по умолчанию.

3. Сроки и задачи проекта

Если вы хотите интегрировать вехи в базовую временную шкалу, этот шаблон, предоставленный Vertex42, идеален. Он сочетает в себе лучшие элементы диаграммы Ганта, то есть визуализацию потока задач, с этапами, висящими над временной шкалой. Просто заполните соответствующие таблицы, чтобы заполнить визуальный.

Шаблон временной шкалы Excel со встроенными вехами.

Вы можете найти этот шаблон, выполнив поиск в Excel.

Шаблон плана проекта Excel

План проекта — это документ

для этого могут потребоваться диаграммы Excel, но в противном случае они составлены в Microsoft Word. Однако для базовых проектов вам может потребоваться только документ Microsoft Excel.

4. Простая диаграмма Ганта

При поиске в шаблонном шаблоне Excel шаблонов плана проекта вы в основном найдете различные варианты диаграмм Ганта, включая эту простую диаграмму Ганта из Vertex42. Что отличает его от диаграммы Ганта, приведенной выше, так это включение этапов проекта.

Простой шаблон диаграммы Ганта в Microsoft Excel с фазами проекта.

Этот шаблон включен в Microsoft Excel.

5. Шаблон планировщика событий

План проекта на самом деле не то, что вы обычно составляете в Excel. Но если ваш проект достаточно прост, как, например, планирование вечеринки, вам нужен твердый одностраничный шаблон, в котором перечислены основные задачи и вы можете определить график и бюджет. Этот шаблон из Office Templates Online — отличное начало.

Шаблон планировщика событий Excel для Microsoft Excel.

Шаблон отслеживания проекта Excel

Поиск в трекере вызовет огромное количество личных и деловых шаблонов таблиц Excel для отслеживания. Вы можете сузить область поиска, выбрав категории, относящиеся к задаче управления проектом, с которой вы работаете.

6. Отслеживание затрат по видам деятельности

Этот шаблон отслеживания может помочь вам получить представление о прямых, косвенных, а также общих и административных затратах на продукт.

Шаблон Excel для отслеживания косвенных и прямых затрат на продукт.

7. Шаблон отслеживания проекта

Этот шаблон Vertex42 необходим, если вы работаете с несколькими клиентами, проектами и / или результатами. Он объединяет детали проекта, расходы, статусы задач и сроки выполнения.

Шаблон Excel для отслеживания нескольких клиентов, проектов или результатов.

Шаблоны бизнес планов

Microsoft Office имеет свою категорию для бизнес-планов

, Использовать Предлагаемый бизнес-поиск и выберите Бизнес планы категория справа.

первенствует бизнес-план-шаблон

Вы найдете следующие шаблоны Microsoft Excel:

  • Затраты на запуск
  • Контрольный список бизнес-плана
  • Контрольный список бизнес-плана с SWOT-анализом

Для большего количества шаблонов бизнес-плана

Посмотрите нашу специальную статью.

Поиск онлайн-шаблонов

Не можете найти нужный шаблон управления проектом в Excel? Обратитесь к стороннему онлайн-ресурсу для более широкого выбора шаблонов таблиц Excel. Мы рекомендуем следующие сайты.

Vertex42

На этом сайте есть несколько отличных шаблонов управления проектами для Microsoft Office 2003 и выше. Сайт отмечает, что его шаблоны в основном связаны с планированием проекта. Для более сложных задач может потребоваться Microsoft Project или другое программное обеспечение для управления проектами.

vertex42-проект-менеджмент-шаблоны

На странице, посвященной управлению проектами, вы найдете список полезных материалов, включая, помимо прочего, следующее:

  • График
  • Проектирование бюджета
  • Метод критического пути

Каждая страница содержит краткое описание того, что делает шаблон, один или несколько шаблонов, а также дополнительные советы и рекомендации для соответствующего инструмента управления проектами. Это отличный ресурс для начинающих менеджеров проектов.

TidyForm

TidyForm имеет респектабельный выбор шаблонов управления проектами Microsoft Excel. Самые популярные категории перечислены на главной странице. Если вы не можете сразу определить, что вам нужно, переключитесь на Бизнес раздел или попробуйте функцию поиска.

10 полезных шаблонов управления проектами Excel для отслеживания шаблонов TidyForm 670x360

Когда вы прокрутите до конца раздела, вы увидите список популярных категорий и связанных с ними категорий. Это может быть полезно при поиске нужного шаблона.

Мы рекомендуем следующие страницы:

  • Диаграмма Ганта
  • Проектное предложение
  • Структура разбивки работ

Все еще ищете идеальный шаблон? Возможно, вам придется создавать собственные шаблоны Excel

чтобы получить именно то, что вы хотите.

Управление шаблонами Microsoft Excel

и запастись шаблонами деловых писем

Мы рассмотрели много советов по управлению проектами и уловок прошлого. Когда вы освоите шаблоны, вы можете рассмотреть дополнительные инструменты и решения. Например, знаете ли вы, что Outlook отлично подходит для управления проектами

? Кроме того, вы можете использовать OneNote для управления проектами

, И вы можете интегрировать OneNote с Outlook для управления проектами

Что бы вы ни делали, прежде чем начинать проект, подготовьте структуру разбивки работ

Источник