Меню

Работа с субд access создание таблицы



Создание таблиц в MS Access 2010

Вы будете перенаправлены на Автор24

Конструктор таблиц. Типы полей

Для создания таблиц в MS Access 2010 необходимо переключиться на панель инструментов «Создание» и выбрать команду «Конструктор таблиц». В открывшемся окне конструктора таблиц в столбце «Имя поля» нужно указать имена полей, создаваемой таблицы. В столбце «Тип данных» каждому полю нужно поставить в соответствие тип данных, выбрав его из выпадающего списка.

В списке доступны следующие типы данных:

  • Текстовый. Используется для всех полей, в которых предполагается хранить текстовые символы. Длина текстового поля не может превышать 255 байт.
  • Поле МЕМО. Предназначено для хранения текстовых данных больших объемов до 65535 байт.
  • Числовой. Предназначен для хранения данных, с которыми предстоит проводить арифметические операции или сравнения. Например, для поля «цена» следует выбрать числовой тип. Но, если поле хранит номер телефона, то числовым его делать не стоит. В этом случае лучше использовать текстовый тип.
  • Дата/Время. Предназначен для хранения дат и времени.
  • Денежный тип. Это разновидность числового типа с указанием валюты.
  • Счетчик. Это также разновидность числового типа, где используется автоинкремент – автоматическое прибавление едницы в каждой новой записи. Этот тип очень удобен для ключевых полей.
  • Логический тип. Применяется в случаях, когда поле содержит одно из двух значений: истина или ложь.
  • Поле объекта OLE. Позволяет добавлять в таблицу внедренные или связанные объекты. Чаще всего рисунки или фотографии.
  • Гиперссылка. Позволяет записывать в полях URL.
  • Вложение. Позволяет хранить в поле объекты других приложений.
  • Вычисляемый. Позволяет автоматически вычислить значение поля по введенной заранее формуле.
  • Мастер подстановок. Используется для удобства работы с внешними ключами.

Готовые работы на аналогичную тему

Каждый тип данных может быть еще дополнительно настроен с помощью окна свойств, которое расположено в нижней части конструктора таблиц. Напрмимер, после установки типа «Числовой» поле «Жирность» может хранить только целые числа. Это не совсем корректно, потому что жирность часто бывает дробной и измеряется в процентах. Чтобы изменить настройки нужно установить фокус на поле «Жирность» и перейти в окно свойств. Там можно установить размер поля «двойной с плавающей точкой», процентный формат, отрегулировать число знаков после запятой и т.д..

После настройки всех полей таблицы нужно указать ключевое поле. Для этого следует нажать правой кнопкой мыши на серую область слева от имени поля. Из выпавшего контекстного меню выбрать «Ключевое поле». После этого рядом с полем появится пиктограмма с ключиком .

Работа с мастером подстановок

При построении таблиц, приведенных на диаграмме, возникает проблема с полями «Код поставщика» и «Код товара» в таблице «Документ о поставке». Эти поля являются внешними ключами (foreign key) – то есть ключевыми полями других таблиц, перенесенными в данную для организации связи. Это означает, что при заполнении таблицы «Документ о поставке» пользователь все время должен следить, чтобы во внешних ключах находились правильные коды товаров и поставщиков. Помнить коды наизусть невозможно, поэтому на помощь приходит «мастер подстановок».

Для использования мастера подстановок необходимо:

В конструкторе таблицы «Документ о поставке» установить для поля «Код товара» тип «Мастер подстановок». Автоматически включится окно мастера. В нем нужно указать пункт «объект “поле подстановки” получит значение из другой таблицы или другого запроса». Далее нужно выбрать таблицу «Товары».

Выбрать поля, которые нужны для поля подстановки. Обычно их бывает два. Первое – ключевое поле и второе – то поле, которое пользователю будет удобно видеть вместо кодов. В данном случае целесообразно выбрать «Код товара» и «Наименование».

При необходимости указать вид сортировки.

  • Принять предложения мастера скрыть ключевой столбец и нажать кнопку «Готово».
  • Теперь заполняя таблицу «Документ о поставке» можно не запоминать коды товаров, а просто выбирать товары из выпадающего списка. Пользователь будет видеть и выбирать название товара, но в таблицу будет автоматически подставляться код товара.

    Источник

    База данных Access. Таблицы в СУБД Microsoft Access

    SUBD_Deep_26.3-5020-f454d4.png

    В этой статье мы рассмотрим базу данных Access и поговорим об её основном элементе — таблицах. Материал содержит краткие сведения и включает в себя терминологию, свойственную Microsoft Access. Тем не менее описываемые понятия вполне применимы и по отношению к другим реляционным базам данных (БД). Статья рекомендована пользователям Access для Office 365, Access 2016, Access 2019, Access 2013, Access 2007 и Access 2010.

    Что представляет собой БД?

    Как известно, база данных представляет собой инструмент сбора и структурирования информации. В БД можно хранить данные о людях, заказах, товарах и т. п. Многие БД изначально выглядят как небольшой список в текстовом редакторе либо электронной таблице. Но в связи с увеличением объёма данных, список наполняется лишней информацией, появляются несоответствия, не всё становится понятным. Кроме того, способы поиска и отображения подмножеств данных при использовании обычной электронной таблицы крайне ограничены. Таким образом, лучше заранее подумать о переносе информации в базу данных, созданную в рамках системы управления БД, например, в такую, как Access.

    База данных Access — это хранилище объектов. В одной такой базе данных может содержаться более одной таблицы. Представьте систему отслеживания складских запасов с тремя таблицами — это будет одна база данных, а не 3.

    Что касается БД Access, то в ней все таблицы сохраняются в одном файле совместно с другими объектами (формами, отчётами, модулями, макросами).

    Для файлов БД, созданных в формате Access 2007 (он совместим с Access 2010, Access 2013 и Access 2016), применяется расширение ACCDB, а для БД, которые созданы в более ранних версиях, — MDB. При этом посредством Access 2007, Access 2013, Access 2010 и Access 2016 вы сможете, при необходимости, создавать файлы и в форматах более ранних версий (Access 2000, Access 2002–2003).

    Применение БД Access позволяет: • добавлять новые данные в БД (допустим, новый артикул складских запасов); • менять информацию, находящуюся в базе (перемещать артикул); • удалять данные (например, когда артикул продан либо утилизирован); • упорядочивать и просматривать данные разными методами; • обмениваться информацией с другими людьми посредством отчётов, сообщений, эл. почты, глобальной или внутренней сети.

    Элементы БД Access

    К основным элементам стандартной базы данных Access относят: — таблицы; — формы; — отчёты; — макросы; — запросы; — модули.

    В этой статье мы подробно остановимся на таблицах.

    Таблицы в БД Access

    Таблицы в БД похожи на обычную электронную таблицу, ведь и там, и там мы видим информацию, расположенную в столбцах и строках. Разница лишь в том, что в базах данных информация структурирована. Кстати, выполнить импорт обычной электронной таблицы в таблицу БД, как правило, не вызывает затруднений.

    Строки в таблице — это записи, содержащие блоки информации. Каждая запись состоит как минимум из одного поля, причём поля соответствуют столбцам.

    Как правило, реляционная база данных, например Access, включает в себя несколько таблиц. Если база данных спроектирована хорошо, в каждой таблице есть сведения о конкретном объекте, к примеру о товарах либо сотрудниках. Как мы уже сказали, таблица состоит из строк (записей) и столбцов (полей). В свою очередь, поля содержат разные типы данных: числа, даты, текст, гиперссылки:

    1. Это запись, содержащая конкретные данные о конкретном работнике.
    2. Это поле (столбец), содержащее данные об одном из аспектов элемента нашей таблицы (у нас это имя).
    3. Тут мы видим значение поля.

    Свойства таблиц и полей в Access

    У полей и таблиц есть свойства, позволяющие управлять их работой и характеристиками:

    1. Это свойства таблицы.
    2. Это свойства поля.

    В БД Access под свойствами таблицы понимают атрибуты, которые определяют её работу и внешний вид. Свойства таблицы задают в «Конструкторе» на странице свойств таблицы. Допустим, вы можете задать свойство «Режим по умолчанию», если хотите указать, как она должна по умолчанию отображаться.

    Свойство поля применимо к конкретному полю в таблице, определяя его характеристики либо какой-нибудь поведенческий аспект. Некоторые свойства можно задать в режим таблицы Access. Кроме того, можно настроить любые свойства в «Конструкторе», используя область «Свойства поля».

    Типы данных в Access

    Каждое поле имеет тип данных. Тип определяет данные, которые могут храниться в нём (допустим, вложенные файлы или большие объёмы текста):

    Хоть тип данных и является свойством поля, он отличается от других свойств: • задаётся не в области «Свойства поля», а на бланке таблицы; • определяет, какие другие свойства существуют у этого поля; • его нужно указывать при создании поля.

    Если хотите создать новое поле в Access, нужно ввести данные в новый столбец, используя режим таблицы. В результате Access автоматически определит тип данных для вашего поля с учётом введённого вами значения. Если значение не будет относиться к определённому типу, Access выберет текстовый тип. В случае необходимости вы сможете его изменить через ленту.

    Отношения между таблицами в Access

    Хотя в каждой таблице хранится информация по отдельному объекту, в БД Access все таблицы обычно между собой связаны. Ниже приведены примеры таблиц в базе данных. Допустим, у нас есть таблица клиентов, которая содержит данные о клиентах и их адреса. Также есть таблица продаваемых товаров с ценами и изображениями товаров. И, разумеется, таблица заказов, необходимая нам, чтобы отслеживать покупки клиентов.

    Читайте также:  Овуляция рассчитать девочку таблица овуляции

    Так как наши данные по различным темам хранятся в отдельных таблицах, их надо связать — это позволит комбинировать данные из различных таблиц. Для этого нам и нужны связи — логические отношения между 2-мя таблицами, основанные на их общих полях.

    Ключи в Access

    Поля, которые формируют связь между таблицами в Access, называют ключами. Как правило, ключ состоит из одного поля, но может включать и несколько. Существуют 2 вида ключей. 1. Первичный. Он может быть в таблице только один. Такой ключ состоит из одного либо нескольких полей, однозначно определяющих каждую запись в таблице. Нередко в качестве первичного ключа применяют уникальный идентификатор, код либо порядковый номер. К примеру, в таблице «Клиенты» можно назначить уникальный код клиента каждому клиенту. Поле кода клиента в таком случае будет являться первичным ключом данной таблицы. Если же первичный ключ состоит из нескольких полей, он обычно включает уже существующие поля, которые формируют уникальные значения в сочетании друг с другом. Допустим, в таблице с информацией о людях в качестве первичного ключа мы можем использовать сочетание фамилии, даты рождения и имени. 2. Внешний ключ. В таблице также могут быть несколько внешних ключей (либо один). Этот ключ содержит значения, которые соответствуют значениям первичного ключа другой таблицы. К примеру, в таблице «Заказы» каждый заказ может включать код клиента, который соответствует конкретной записи в таблице «Клиенты». А поле «Код клиента» будет внешним ключом таблицы «Заказы».

    Таким образом, основой связи между таблицами в Access является соответствие значений между полями ключей. Посредством такой связи мы можем комбинировать данные из связанных таблиц. Допустим, существуют таблицы «Заказы» и «Заказчики». При этом каждая запись в таблице «Заказчики» идентифицируется полем первичного ключа, которое называется «Код»

    Если мы хотим связать каждый заказ с клиентом, мы можем добавить в таблицу «Заказы» поле внешнего ключа, которое соответствует полю «Код» в нашей таблице «Заказчики», после чего создать связь между данными 2-мя ключами. В случае добавления записи в таблицу «Заказы» мы могли бы использовать значение кода клиента из нашей таблицы «Заказчики». Тогда во время просмотра каких-нибудь данных о клиенте, который сделал заказ, связь позволила бы определить, какие именно данные из нашей таблицы «Заказчики» соответствуют тем либо иным записям в нашей таблице «Заказы»:

    1. Первичный ключ, определяемый по знаку ключа рядом с именем поля.
    2. Внешний ключ, определяемый по отсутствию знака ключа.

    Преимущества использования связей в Access

    Ключи обеспечивают раздельное хранение данных в связанных таблицах. Это несёт следующие плюсы: 1. Согласованность. Раз каждый элемент данных заносится в нашу таблицу лишь один раз, снижается вероятность появления несогласованных и неоднозначных данных. То же имя клиента станет храниться лишь в таблице клиентов, а не в разных записях в таблице заказов. 2. Эффективность. Хранить данные в одном месте — значит сэкономить место на жёстком диске. К тому же, данные из небольших таблиц мы сможем извлекать быстрее, чем из больших. Кроме того, если мы не храним данные по разным темам в различных таблицах, у нас часто появляются пустые значения, что неэффективно в плане использования имеющихся ресурсов и, как следствие, приводит к понижению производительности. 3. Простота. Структура базы данных (БД) становится более понятной, если данные по разным темам находятся в различных таблицах.

    Вышеописанные связи нужно обдумывать ещё на стадии планирования таблиц — это избавит вас от многих проблем. Что касается БД Access, то тут есть мастер подстановок, помогающий создавать связи. Например, с его помощью вы создадите поле внешнего ключа, если таблица с соответствующим первичным ключом уже существует.

    Источник

    Работа с субд access создание таблицы

    Презентация к уроку

    Тип урока: урок изучения нового материала.

    Вид урока: комбинированный.

    • Повторение основных понятий прошлых уроков – тест
    • Объяснение нового материала – фронтальная работа
    • Практическая работа – индивидуальная работа.
    • Закрепление, обобщение теоретических знаний учащихся о табличных базах данных, этапах их создания на компьютере, применение знаний на практике.
    • Стимулирование познавательного интереса учащихся к данной теме (Базы данных) и предмету “Информатика” в целом.
    • Воспитание информационной культуры, самостоятельности, ответственности.
    • Развитие умственной деятельности, умения логически мыслить.
    • обучить основным технологическим приемам создания и редактирования многотабличных баз данных;
    • показать практическое применение теоретического материала.
    • продолжить развитие таких познавательных процессов, как восприятие, внимание, память
    • воспитывать устойчивый интерес к предмету Информатика через показ практического применения темы;
    • воспитывать такие качества личности, как активность, самостоятельность и аккуратность в работе.

    Оборудование, ПО и медиаматериалы:

    • компьютеры с ОС Windows XP и установленным пакетом Microsoft Office (СУБД Access);
    • презентация, составленная в программе MS Power Point
    • дидактический материал с алгоритмом выполнения практической работы,
    • тест
    • мультимедийный проектор, экран.
    1. Организационный момент.– 2 мин;
    2. Повторение материала предыдущих уроков (тест) – 8 мин;
    3. Постановка проблемы, целей. Объяснения нового материала — 5 мин;
    4. Выполнение практической работы на уроке – 20 мин;
    5. Физкультурная пауза (зарядка для глаз) – 3 мин;
    6. Заключительный этап –7 мин.
    7. Проверка работ учащихся, подведение итогов работы, выставление оценок в журнал.

    I. Организационный момент

    • приветствие;
    • объявление темы урока;
    • формирование положительной мотивации;
    • рассказ о ходе занятия.

    II. Актуализация опорных знаний:

    На прошлом уроке мы с вами начали изучать тему Базы данных. Системы управления базами данных (СУБД). В начале урока мы с вами повторим основные понятия прошлого урока. Повторение будет в виде теста (тест, который создан на школьном сайте. Ребята его проходят в режиме реального времени). У вас на столе лежать карточки для ответов на тест. Подпишите их ( приложение 1). Заходим в браузер, который открыт у вас на рабочем столе и в папке Избранное выбираем закладку Тест 11 класс. Начинаем тест и так же ответы вписываем в карточки. Когда вы ответите на все вопросы необходимо будет нажать на кнопку ответить. Сравните свои результаты с правильными и в карточке исправьте. ( карточки собрать) (слайд 1)

    1. База данных — это:

    А) совокупность данных, организованных по определенным правилам;

    Б) совокупность программ для хранения и обработки больших массивов информации;

    В) интерфейс, поддерживающий наполнение и манипулирование данными;

    Г) определенная совокупность информации.

    2. Наиболее распространенными в практике являются:

    А) распределенные базы данных;

    Б) иерархические базы данных;

    В) сетевые базы данных;

    Г) реляционные базы данных.

    3. Наиболее точным аналогом реляционной базы данных может служить:

    А) неупорядоченное множество данных;

    Б) вектор;

    В) генеалогическое дерево;

    Г) двумерная таблица.

    4. Таблицы в базах данных предназначены:

    А) для хранения данных базы;

    Б) для отбора и обработки данных базы;

    В) для ввода данных базы и их просмотра;

    Г) для автоматического выполнения группы команд;

    Д) для выполнения сложных программных действий.

    5. Что из перечисленного не является объектом Базы данных

    Ответы: 1 а 2 г 3 г 4 а 5 г

    III. Объяснение нового материала и практическая работа учащихся

    На этом этапе учитель выполняет роль консультанта, оказывая помощь и корректируя направления работы.

    Сегодня на уроке начнем ознакомление с процессом создания баз данных на примере базы данных Microsoft Access (реляционной базы данных). И начнём мы с вами знакомство с основного объекта баз данных – таблиц.

    Итак, тема урока: Создание и заполнение таблиц в базе данных Microsoft Access (слайд 2 ).

    Таблицы — это основные объекты любой базы данных. В таблицах хранятся: все данные, имеющиеся в базе, структура базы (поля, их типы и свойства).

    (слайд 3 ). У современного человека весь день расписан множеством дел. Учеба, работа, семья, друзья, дом. Все требует времени, а его никогда не хватает. Прогресс дал нам возможность жить полноценной жизнью, используя научно-технические достижения во всех сферах быта и досуга. Все течет, меняется, совершенствуется. Развитие библиотек тоже не стоит на месте – активно внедряются новые технологии, услуги и формы обслуживания. Перед нами стоит задача, необходимо облегчить работу нашей школьной библиотеки по учёты книг. Создадим многотабличную базу данных «Библиотека», состоящую из следующих таблиц (cлайд 4): (приготовить заранее и разложить возле компьютеров) Приложение 2

    • «Авторы»: Фамилия_автора (ключевое поле), Имя, Отчество, Год_рождения, Жанр_произведений.
    • «Произведения»: Код_произведения(ключевое поле), Фамилия_автора, Название_произведения, Год_создания, Жанр.
    • «Читатели»: Номер_чит_билета (ключевое поле), Фамилия_читателя, Имя, Отчество, Дата_рождения, Класс.
    • «Формуляры»: Номер_чит_билета(ключевое поле), Название_произведения, Дата_выдачи, Дата_возврата.

    Начнём создания с таблицы “Авторы”. Для этого запустите Microsoft Access (Пуск -> Программы -> Microsoft Access). (слайд 4 ) В появившемся диалоговом окне необходимо указать, что у Вас будет новая база данных. Затем следует указать имя создаваемой базы данных (Библиотека) и папку где будем сохранять (папка школа-папка 11 класс) и нажать кнопку “Создать” (слайд 5). После чего в появившемся главном диалоговом окне СУБД Access (окне базы данных) выберите закладку таблица, где необходимо нажать кнопку “Создать”. Для создания таблицы будем использовать режим конструктора, который позволяет самостоятельно описать структуру будущей таблицы. (слайды 6,7,8,9 ) Таким образом, сначала в “конструкторе” мы опишем структуру всех таблиц ( пркактическая работа), установим нужные связи, а уже потом будем вносить какие-то данные. (слайды 10,11,12,13,14,15 )

    В итоге у вас должна получится следующая схема данных (слайд)

    Читайте также:  Минимальная загрузка белья в машину

    В схеме данных показаны связи ключевых полей. Щелкните два раза ЛКМ по линии связи и установите переключатели в соответствии с рисунком (слайд)

    Обратите внимание на то, что при создании новой связи связываемое поле переносится на связуемое при нажатой левой клавише мыши. Затем в свойствах указывается обеспечение целостности данных. Связь один к одному организуется, когда ключевое поле связывается с ключевым. Связь один ко многим организуется, когда ключевое поле связывается с неключевым.

    Физкультминутка для глаз

    Исходное положение для всех упражнений: позвоночник прямой, глаза открыты, взгляд устремлен прямо.

    Взгляд направлять последовательно влево — вправо, вправо-прямо, вверх-прямо, вниз-прямо без задержек в отведенном положении. (Повторить 5 раз.)

    Взгляд смещать по диагонали: влево — вниз-прямо, вправо – вверх -прямо, вправо — вниз-прямо, влево — вверх-прямо и постепенно увеличивать задержки в отведенном положении.

    Изменение фокусного расстояния: посмотреть на кончик носа, а затем вдаль. Упражнение повторить 5 раз.

    Теперь нам необходимо заполнить созданные таблицы. Ребята, вам заранее было роздано задания Приложение 3 . В котором, необходимо было заполнить четыре таблицы. Были формированы группы (использовался элемент случайности. Были созданы карточками от 1 до 10. Каждый из вас вытащил карточку с номером. Те, кому достались карточки с цифрами 1 – 3 образовали первую группу, кому достались карточки 4 – 6 – вторую, 7 – 10 – третью.) Были распределены жанры произведений (лирическое стихотворение, рассказ, роман). Вы должны были заполнить эти таблицы. Теперь эти данные необходимо перенести ваши созданные таблицы. ( практическая работа) (слайды 16,17,18,19)

    IV. Домашнее задание

    Сегодня мы с вами научились создавать только таблицы, но в дальнейшем мы научимся создавать запросы, формы и отчёты. Для закрепления материала вы получите домашнее задание с элементами деловой игры. Это задание рассчитано на несколько этапов и в конце изучения материала по базам данных будет его защита. Вы будете создавать базы данных, решая задачи, которые могут возникнуть в реальной ситуации. Представим, что здесь находится три группы единомышленников, которые решили заняться тремя разными видами деятельности, в данном случае тремя разными видами бизнеса:

    • Продажа шоколада;
    • Продажа автомобилей;
    • Танцевальная студия.

    Вы разделены на 3 группы. Каждая группа должна разработать и создать базу данных по доставшейся ей отрасли, представить полученный программный продукт классу, защитить его, т.е. привести примеры задач, которые позволит решить созданная база данных, доказать, что ее структура достаточна для удовлетворения потребностей клиентов

    Представитель каждой группы, получите конверт с заданием. Конверт тоже выбирается случайным образом.

    Содержимое конвертов – темы баз данных:

    _ группа — продажа автомобилей

    _ группа — продажа шоколада;

    _ группа — танцевальная студия.

    Хочется поблагодарить всех за работу на уроке. А закончить урок мне хочется небольшим стихотворением: (слайд 20)

    Продолжается век.
    И другой приближается год.
    По кремнистым ступеням
    Взбираясь к опасным вершинам …

    Никогда, никогда, никогда
    Не отдаст человек
    Своего превосходства
    Умнейшим машинам.
    П. Антропольский.

    Рефлексия: В конце урока выбрать смайлик оценивания учащимися своей активности и качества своей работы. (приготовить заранее смайлики Приложение 4)

    — Я доволен своей работой на уроке

    — Я хорошо работал, но умею еще лучше

    — Работа не получилась, не доволен собой

    Разложите эти смайлики на лучах большого солнышка (заранее на листе подготовить солнышко). (слайд 21)

    Источник

    База данных Access. Таблицы в СУБД Microsoft Access

    В этой статье мы рассмотрим базу данных Access и поговорим об её основном элементе — таблицах. Материал содержит краткие сведения и включает в себя терминологию, свойственную Microsoft Access. Тем не менее описываемые понятия вполне применимы и по отношению к другим реляционным базам данных (БД). Статья рекомендована пользователям Access для Office 365, Access 2016, Access 2019, Access 2013, Access 2007 и Access 2010.

    Что представляет собой БД?

    Как известно, база данных представляет собой инструмент сбора и структурирования информации. В БД можно хранить данные о людях, заказах, товарах и т. п. Многие БД изначально выглядят как небольшой список в текстовом редакторе либо электронной таблице. Но в связи с увеличением объёма данных, список наполняется лишней информацией, появляются несоответствия, не всё становится понятным. Кроме того, способы поиска и отображения подмножеств данных при использовании обычной электронной таблицы крайне ограничены. Таким образом, лучше заранее подумать о переносе информации в базу данных, созданную в рамках системы управления БД, например, в такую, как Access.

    База данных Access — это хранилище объектов. В одной такой базе данных может содержаться более одной таблицы. Представьте систему отслеживания складских запасов с тремя таблицами — это будет одна база данных, а не 3.

    Что касается БД Access, то в ней все таблицы сохраняются в одном файле совместно с другими объектами (формами, отчётами, модулями, макросами).

    Для файлов БД, созданных в формате Access 2007 (он совместим с Access 2010, Access 2013 и Access 2016), применяется расширение ACCDB, а для БД, которые созданы в более ранних версиях, — MDB. При этом посредством Access 2007, Access 2013, Access 2010 и Access 2016 вы сможете, при необходимости, создавать файлы и в форматах более ранних версий (Access 2000, Access 2002–2003).

    Применение БД Access позволяет :

    • добавлять новые данные в БД (допустим, новый артикул складских запасов);

    • менять информацию, находящуюся в базе (перемещать артикул);

    • удалять данные (например, когда артикул продан либо утилизирован);

    • упорядочивать и просматривать данные разными методами;

    • обмениваться информацией с другими людьми посредством отчётов, сообщений, эл. почты, глобальной или внутренней сети.

    Элементы БД Access

    К основным элементам стандартной базы данных Access относят:

    В этой статье мы подробно остановимся на таблицах.

    Таблицы в БД Access

    Таблицы в БД похожи на обычную электронную таблицу, ведь и там, и там мы видим информацию, расположенную в столбцах и строках. Разница лишь в том, что в базах данных информация структурирована . Кстати, выполнить импорт обычной электронной таблицы в таблицу БД, как правило, не вызывает затруднений.

    Строки в таблице — это записи , содержащие блоки информации. Каждая запись состоит как минимум из одного поля, причём поля соответствуют столбцам .

    Как правило, реляционная база данных, например Access, включает в себя несколько таблиц. Если база данных спроектирована хорошо, в каждой таблице есть сведения о конкретном объекте, к примеру о товарах либо сотрудниках. Как мы уже сказали, таблица состоит из строк (записей) и столбцов (полей). В свою очередь, поля содержат разные типы данных: числа, даты, текст, гиперссылки:

    Это запись, содержащая конкретные данные о конкретном работнике.

    1. Это поле (столбец), содержащее данные об одном из аспектов элемента нашей таблицы (у нас это имя).

    2. Тут мы видим значение поля.

    Свойства таблиц и полей в Access

    У полей и таблиц есть свойства, позволяющие управлять их работой и характеристиками:

    1. Это свойства таблицы.

    2. Это свойства поля.

    В БД Access под свойствами таблицы понимают атрибуты, которые определяют её работу и внешний вид. Свойства таблицы задают в «Конструкторе» на странице свойств таблицы. Допустим, вы можете задать свойство «Режим по умолчанию», если хотите указать, как она должна по умолчанию отображаться.

    Свойство поля применимо к конкретному полю в таблице, определяя его характеристики либо какой-нибудь поведенческий аспект. Некоторые свойства можно задать в режим таблицы Access. Кроме того, можно настроить любые свойства в «Конструкторе», используя область «Свойства поля».

    Типы данных в Access

    Каждое поле имеет тип данных. Тип определяет данные, которые могут храниться в нём (допустим, вложенные файлы или большие объёмы текста):

    Хоть тип данных и является свойством поля, он отличается от других свойств:

    • задаётся не в области «Свойства поля», а на бланке таблицы;

    • определяет, какие другие свойства существуют у этого поля;

    • его нужно указывать при создании поля.

    Если хотите создать новое поле в Access, нужно ввести данные в новый столбец, используя режим таблицы. В результате Access автоматически определит тип данных для вашего поля с учётом введённого вами значения. Если значение не будет относиться к определённому типу, Access выберет текстовый тип. В случае необходимости вы сможете его изменить через ленту.

    Отношения между таблицами в Access

    Хотя в каждой таблице хранится информация по отдельному объекту, в БД Access все таблицы обычно между собой связаны. Ниже приведены примеры таблиц в базе данных. Допустим, у нас есть таблица клиентов, которая содержит данные о клиентах и их адреса. Также есть таблица продаваемых товаров с ценами и изображениями товаров. И, разумеется, таблица заказов, необходимая нам, чтобы отслеживать покупки клиентов.

    Так как наши данные по различным темам хранятся в отдельных таблицах, их надо связать — это позволит комбинировать данные из различных таблиц. Для этого нам и нужны связи — логические отношения между 2-мя таблицами, основанные на их общих полях.

    Ключи в Access

    Поля, которые формируют связь между таблицами в Access, называют ключами. Как правило, ключ состоит из одного поля, но может включать и несколько. Существуют 2 вида ключей.

    1. Первичный . Он может быть в таблице только один. Такой ключ состоит из одного либо нескольких полей, однозначно определяющих каждую запись в таблице. Нередко в качестве первичного ключа применяют уникальный идентификатор, код либо порядковый номер. К примеру, в таблице «Клиенты» можно назначить уникальный код клиента каждому клиенту. Поле кода клиента в таком случае будет являться первичным ключом данной таблицы. Если же первичный ключ состоит из нескольких полей, он обычно включает уже существующие поля, которые формируют уникальные значения в сочетании друг с другом. Допустим, в таблице с информацией о людях в качестве первичного ключа мы можем использовать сочетание фамилии, даты рождения и имени.

    Читайте также:  Б Представьте в форме таблицы основные характеристики правомерного и неправомерного поведения

    2. Внешний ключ . В таблице также могут быть несколько внешних ключей (либо один). Этот ключ содержит значения, которые соответствуют значениям первичного ключа другой таблицы. К примеру, в таблице «Заказы» каждый заказ может включать код клиента, который соответствует конкретной записи в таблице «Клиенты». А поле «Код клиента» будет внешним ключом таблицы «Заказы».

    Таким образом, основой связи между таблицами в Access является соответствие значений между полями ключей. Посредством такой связи мы можем комбинировать данные из связанных таблиц. Допустим, существуют таблицы «Заказы» и «Заказчики». При этом каждая запись в таблице «Заказчики» идентифицируется полем первичного ключа, которое называется «Код»

    Если мы хотим связать каждый заказ с клиентом, мы можем добавить в таблицу «Заказы» поле внешнего ключа, которое соответствует полю «Код» в нашей таблице «Заказчики», после чего создать связь между данными 2-мя ключами. В случае добавления записи в таблицу «Заказы» мы могли бы использовать значение кода клиента из нашей таблицы «Заказчики». Тогда во время просмотра каких-нибудь данных о клиенте, который сделал заказ, связь позволила бы определить, какие именно данные из нашей таблицы «Заказчики» соответствуют тем либо иным записям в нашей таблице «Заказы»:

    Источник

    5 Создание таблиц

    В Access используются три способа создания таблиц:

    · путем ввода данных (by entering data),

    · с помощью Конструктора таблиц (in Design view)

    · с помощью Мастера создания таблиц (by using wizard).

    5 .1 Создание таблицы путем ввода данных

    Если для пользователя сложно сразу определить структуру таблицы, Microsoft Access позволяет создать таблицу путем ввода данных в окно с традиционной табличной формой (рис. 5.1).

    Рисунок 5.1 — Создание таблицы путем ввода данных

    Для этого необходимо:

    1) Открыть окно новой или существующей базы данных и в нем открыть список таблиц.

    2) Выделить в списке таблиц ярлык Создание таблицы путем ввода данных (Create table by entering data) и дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мыши. Появится пустая таблица со стандартными названиями столбцов: Поле1 (Field 1), Поле2 (Field2) и т. д. По умолчанию для создания таблицы предоставляется десять полей.

    3) В поля этой таблицы нужно ввести требуемые данные. Тип данных в одном поле (столбце) во всех записях должен быть одинаковым.

    4) Можно ввести свои собственные заголовки столбцов, для чего щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку столбца и выбрать из контекстного меню команду Переименовать столбец (Rename Column). После этого стандартное название столбца подсвечивается, и можно вводить свое название.

    5) По окончании ввода данных нажать кнопку Закрыть (в верхнем правом углу окна таблицы).

    6) В ответ на вопрос Сохранить изменения макета или структуры таблицы ? (Do you want to save changes to the design of table имя таблицы >?) нажать кнопку Да (Yes).

    7) В окне Сохранение (Save As) в поле Имя таблицы (Table Name) ввести имя новой таблицы и нажать кнопку ОК (рис. 5.2).

    Рисунок 5.2 — Диалоговое окно Сохранение

    Microsoft Access выдаст сообщение Ключевые поля не заданы (There is no primary key defined) и вопрос Создать ключевое поле сейчас? (Do you want to create a primary key now?). Нажать кнопку Нет (No), если одно или несколько полей в таблице могут однозначно идентифицировать записи в таблице и служить первичным ключом, или кнопку Да (Yes), и тогда Access создаст дополнительное поле, которое сделает ключевым.

    5 .2 Создание таблиц с помощью Мастера таблиц

    Для этого необходимо:

    1) Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлыке Создание таблицы с помощью мастера (Create table by using wizard).

    2) В диалоговом окне Создание таблиц (Table Wizard) (рис. 5.3) выбрать назначение таблицы: Деловые (Business) (для иных целей можно выбрать и Личные (Personal)).

    3) В поле Образцы таблиц (Sample Tables) выбрать подходящую таблицу — Список рассылки (MailingList).

    4) Переместить нужные поля из списка Образцы полей (Sample Fields) в список Поля новой таблицы (Fields in my new table). Для этого следует воспользоваться кнопками со стрелками: > — переместить одно поле, » — переместить все поля.

    Рисунок 5.3 — Диалоговое окно Мастера таблиц

    5. Повторять описанные в пп. 3—4 действия до тех пор, пока не будет создан подходящий перечень полей для новой таблицы.

    6. При необходимости переименовать какое-либо поле, нужно выделить его в списке Поля новой таблицы (Fields in my new table) и нажать кнопку Переименовать поле (Rename Field), затем ввести в диалоговом окне Переименование поля (Rename Field) новое имя поля и нажать кнопку ОК (рис. 5.4). Нажать кнопку Далее (Next).

    Рисунок 5.4 — Диалоговое окно Переименование поля

    7. В следующем диалоговом окне в поле Необходимо задать имя для новой таблицы (What do you want to name your table?) ввести имя новой таблицы «Список рассылки оповещений» (рис. 5.5).

    Рисунок 5.5 — Второе диалоговое окно Мастера таблиц

    8. Выбрать способ определения ключа Microsoft Access автоматически определяет ключ (Yes, set a primary key for me) (имеется альтернатива Пользователь определяет ключ самостоятельно (No, I’ll set the primary key)). Тогда в таблицу будет добавлено поле автоматической нумерации. Нажать кнопку Далее (Next).

    Если было выбрано самостоятельное определение ключа, в поле со списком Необходимо выбрать поле с уникальными для каждой записи данными (What field will hold data that is unique for each record?) необходимо выбрать имя поля, которое станет ключевым. Затем нужно определить тип данных, которые будут содержаться в ключевом поле.

    9. В следующем окне Мастер таблиц предлагает установить связи между существующими таблицами и создаваемой таблицей (рис. 5.6). Он пытается сам создать связи между таблицами и предоставляет информацию о создаваемых связях пользователю в виде списка. При необходимости исправить связи нужно выбрать соответствующую строку списка и нажать кнопку Связи (Relationship).

    Рисунок 5.6 — Третье диалоговое окно Мастера таблиц

    Рисунок 5.7 — Диалоговое окно Связи

    Рисунок 5.8 — Четвертое окно Мастера таблиц

    10. В окне Связи (Relationships) нужно выбрать тип связи с данной таблицей (рис. 5.7).

    11. В диалоговом окне Мастера таблиц (см. рис.5.6) нажать кнопку Далее (Next).

    12. В последнем диалоговом окне, пользователю необходимо выбрать, что он будет делать с таблицей дальше(Изменить структуру таблицы) и нажать кнопку Готово( Finish ) (рис.5.8).

    5 .3 Создание таблицы с помощью Конструктора таблиц

    В режиме Конструктора таблицы создаются путем задания имен полей, их типов и свойств. Чтобы создать таблицу в режиме Конструктора, необходимо:

    1. Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлыке Создание таблицы с помощью конструктора (Create table in Design View) или нажать на кнопку Создать (New) в верхней части окна базы данных, выбрать из списка в окне Новая таблица (New Table) элемент Конструктор (Design View) (рис. 5.9).

    Рисунок 5.9 — Окно новой таблицы в режиме Конструктора

    2. В окне Конструктора таблиц в столбец Имя поля (Field Name) ввести имена полей создаваемой таблицы.

    3. В столбце Тип данных (Data Type) для каждого поля таблицы выбрать из раскрывающегося списка тип данных, которые будут содержаться в этом поле.

    4. В столбце Описание (Description) можно ввести описание данного поля (не обязательно).

    5. В нижней части окна Конструктора таблиц на вкладках Общие (General) и Подстановка (Lookup) ввести свойства каждого поля или оставить значения свойств, установленные по умолчанию.

    6. После описания всех полей будущей таблицы нажать кнопку Закрыть (в верхнем правом углу окна таблицы).

    7. На вопрос Сохранить изменения макета или структуры таблицы ? (Do you want to save changes to the design of table имя таблицы >?), нажать кнопку Да (Yes).

    8. В окне Сохранить как (Save As) в поле Имя таблицы (Table Name) ввести имя создаваемой таблицы и нажать кнопку ОК.

    9. В ответ на. сообщение Ключевые поля не заданы (There is no primary key defined) и вопрос Создать ключевое поле сейчас? (Do you want to create a primary key now?) нажмите кнопку Да (Yes) если ключевое поле необходимо, или кнопку Нет (No) если такого не требуется.

    Печать таблицы

    Самым простым способом вывода таблицы на печать является использование кнопки Печать (Print) на панели инструментов База данных (Database). Чтобы вывести таблицу на печать таким способом, необходимо:

    1. Выделить таблицу в окне базы данных.

    2. Нажать кнопку Печать (Print) на панели инструментов База данных (Database).

    При этом производится печать всей таблицы. Для вывода всей таблицы можно также щелкнуть правой кнопкой мыши на значке таблицы в окне базы данных и из контекстного меню выбрать команду Печать (Print).

    Источник