Меню

Режимы работы с таблицами какие и для чего



Режимы создания таблиц и работа с готовыми таблицами

Режимы создания таблиц и работа с готовыми таблицами

Таблицы – это базовые объекты Microsoft Access, все остальные объекты являются производными. Таблицы создаются с помощью двух режимов.

Создание таблиц с помощью Мастера таблиц

Для запуска Мастера таблиц необходимо выполнить следующие действия:

§ открыть базу данных (или создать) и активизировать ее;

§ щёлкнуть дважды левой кнопкой мыши на строке « Создание таблицы с помощью мастера». Появиться диалоговое окно Мастера таблиц;

§ далее выбираем тип Деловые или Личные, чтобы определить список типовых таблиц;

§ выбираем таблицу в списке Образцы таблиц, например, Клиенты . При этом изменится набор полей в списке Образцы полей;

§ чтобы добавить поле к списку Поля новой таблицы, необходимо выбрать имя поля в списке Образцы полей, внести его в список щелчком на кнопке >. Щелчком по кнопке >> можно перенести весь список полей сразу, если необходимы все поля списка или его большая часть;

§ если необходимо переименовать поле, необходимо выделить его в списке Поля новой таблицы и щёлкнуть по кнопке Переименовать поле. В диалоговом окне Переименования поля изменить название поля (например, Клиента на Гость ) и щелкнуть по кнопке ОК;

§ после того как определён список полей в новой таблице, щёлкнуть по кнопке Далее;

§ далее дать название таблицы;

§ при создании таблицы мы должны обязательно определить Первичный ключ таблицы. Это можно сделать самостоятельно или Microsoft Access сделает это сам подставив поле типа Счётчик. При этом ни одно поле нельзя выбросить из первичного ключа, не нарушая однозначной идентификации записей;

§ затем щёлкнуть на кнопку Готово.

Создание таблицы в режиме Конструктора

Чтобы создать таблицу в режиме Конструктора необходимо:

§ открыть базу данных (или создать) и активизировать ее;

§ щёлкнуть дважды левой кнопкой мыши на строке « Создание таблицы в режиме конструктора». Откроется окно Конструктора таблиц с незаполненным бланком таблицы;

§ добавить поля и задать их свойства;

§ закрыть окно Конструктора. В ответ на предложение сохранить изменения щёлкнуть на кнопке Да, ввести новое название таблицы и щёлкнуть на кнопке ОК.

§ Если Microsoft Access выдаёт запрос с предложением определить ключ, щёлкнуть на кнопке Да, чтобы добавить в таблицу ключевое поле типа Счётчик. Если самим определять ключевое поле или оставить таблицу без ключа, щёлкнуть на кнопке Нет.

Для редактирования записей необходимо открыть базу дан­ных (если это не сделано) и, выбрав вкладку » Таблицы«, дважды щелкнуть на имени таблицы, которую нужно отре­дактировать или нажать на кнопке » Открыть«.

Добавление записи осуществляется выполнением команды « Вставить» à » Новая запись«. Курсор перемещается на начало записи и вводятся данные.

Еще проще запись можно добавить, установив кур­сор в конце таблицы, на пустой записи — и ввести новые данные.

Когда поле » Счетчик» превышает значение предыдущего номера больше, чем на единицу, это значит, что из таблицы удалялись записи.

Если хотите отказаться от только что введенной записи, то выполняется команда « Правка» à -«Отмена» или CNRL > Z>.

Для удаления записи служит команда « Правка» à «Вырезать». Предварительно запись необходимо выделить. Но не все записи можно удалить.

Для создания нового поля вызываем таблицу, с ко­торой хотим работать, и щелкнем на кнопке » Конструктор«.

Выделим строку, перед которой хотим поместить новую строку и выполним команду « Вставка» à« Строки». Вводим данные в новой строке (в новом имени поля).

Для изменения в имени поля щелкнем на нем, затем нажимаем на клавишу F 2> для его выделения и вводим с клавиатуры новое имя.

Для удаления строки с именемполя ее выделяем и выполняем команду « Правка» à «Удалить строки»«. Затем подтверждаем » Да«. Не все поля можно удалить.

Для восстановления поля используются либо ком­бинация клавиш CTRL > Z>, либо команда « Правка» à «Отменить удаление».

Введем новую услугу в на­шей гостинице — коммерческое телевидение. Добавим в таблицу » Этажи» поле » Комм ТВ» логического типа, фор­мата » Да/Нет«.

После этого переходим в режим таблицы. В каждой записи поля «Комм ТВ» появляется «Нет». Изменим на » Да» в номерах — люкс (комнаты 101, 201 и 301) — пусть коммерческое телевидение будет пока только в номерах — люкс.

Не забываем сохранять файл, когда уверены в проделанных изменениях. Ключевым словом в этой фразе является » уверены«.

Источник

Работа с таблицами

Если открыть таблицу или просмотреть результаты запроса, Access отобразит результаты запроса или таблицы. Данные таблицы или результаты запроса, которые вы находитесь в представлении таблицы, часто называют таблицей. Вы можете настроить внешний вид таблицы, чтобы отобразить определенные данные для использования в виде простого отчета.

В этой статье

Сведения о таблицах

Режимом таблицы называется визуальное представление данных, содержащихся в таблице, или результатов, полученных по запросу. Поля для каждой записи таблицы, формы или запроса отображаются в табли формате (строка и столбец), как показано ниже.

По умолчанию таблицы и запросы открываются в режиме таблицы. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу или запрос и выберите в меню «Открыть» пункт «Открыть», чтобы открыть таблицу или запрос в качестве таблицы.

При применении определенных форматов к строкам и столбцам или добавлении строки итогов таблица также может служить простым отчетом.

У упорядока данных путем изменения и перемещения столбцов или строк

Вы можете упорядочеть данные, чтобы таблицу было проще просматривать или отображать только необходимые данные в определенный момент времени. В этом разделе показано несколько способов сделать это.

Resize columns or rows

Иногда не все столбцы в режиме таблицы поместился на экране или распечатке, а отдельные столбцы могут занимать больше места, чем требуется для их содержимого. Кроме того, может потребоваться изменить высоту строк, чтобы текст, который не помещается в столбец, мог продолжить новую строку.

Открыв таблицу, запрос или форму в режиме таблицы, вы можете либо вручную отформатировать отдельные столбцы, либо автоматически подгонять размер столбца под его содержимое.

Ручное resize a column

Наберем указатель на край столбца, в который вы хотите влиять.

Когда указатель станет двунамерной стрелкой, перетащите край столбца до нужного размера.

Автоматическое resize a column

Чтобы лучше всего подгонять размер столбца под его содержимое, наберем его край.

Когда указатель мыши станет двунамерной стрелкой, дважды щелкните край столбца.

Resize multiple columns

Чтобы изменить одновременно несколько столбцов, выберем несколько смежных столбцов, удерживая на клавише SHIFT, а затем измещайте выбранные столбцы. Вы также можете выбрать всю таблицу и выбрать все столбцы.

Изменение размера строк

Чтобы отсортировать строки, наберете указатель между любыми двумя записями в области выбора и перетаскивать их, пока не выберете нужный размер.

Размер каждой строки невозможно отдельно — при этом будут меняться все строки.

Высота строк по умолчанию

Чтобы по умолчанию высота строк была меняться, щелкните правой кнопкой мыши селектор записей и выберите в shortcut-меню пункт «Высота строки».

В диалоговом окне «Высота строки» выберите поле «Стандартная высота» и нажмите кнопку «ОК».

Примечание: Отменить изменения ширины столбца или высоты строк невозможно, нажав кнопку «Отменить» на панели быстрого доступа. Чтобы отменить изменения, закройте таблицу, а затем нажмите кнопку «Нет», когда вам будет предложено сохранить изменения в макете таблицы. Нажатие кнопки «Нет» также отменит любые другие внесенные изменения макета.

Перемещение столбца

Вы можете быстро изменить порядок столбцов в таблице, перетащив их в другое место. Например, это можно сделать, чтобы определенный столбец всегда оставался в представлении.

Щелкните замещающие столбцы, чтобы выбрать столбец, или, удерживая нажатой клавишу SHIFT, выберите несколько смежных столбцов, а затем перетащите столбец или столбцы в новое место.

Переименование столбца

Иногда может потребоваться переименовать столбец, чтобы он лучше описывал данные, которые в нем содержатся. Например, если столбец с адресами электронной почты называется EMAdd, может потребоваться упростить понимание заголовка столбца, изменив его на «Адрес электронной почты». Для этого щелкните правой кнопкой мыши заголовок столбца, выберите в shortcut-меню пункт «Переименовать столбец» и введите новое имя. Например, введите «Адрес электронной почты».

Отображение и скрытие столбцов

Если вы хотите отобразить или напечатать только определенные столбцы для таблицы, можно скрыть их. Например, при работе с базой данных контактов может потребоваться видеть только полное имя и адрес электронной почты для каждого контакта. Это представление можно создать, скрыв все остальные столбцы.

Читайте также:  Все буквы транскрипции английского языка таблица

Скрытие столбцов

Щелкните заголовок столбца, который вы хотите скрыть.

Чтобы выбрать смежные столбцы, щелкните дополнительные заглавные колонок, удерживая нажатой shift.

Примечание: Несмеченные столбцы выбрать нельзя. Вы можете выбрать дополнительные столбцы и скрыть их отдельно.

Щелкните правой кнопкой мыши заглавную кнопку столбца и выберите в shortcut-меню пункт «Скрыть поля».

Показать столбцы

Щелкните правой кнопкой мыши любой заглавный колонок столбца и выберите в shortcut-меню пункт «От новых полей».

В диалоговом окне «Отображите столбцы» пометить каждый столбец, который вы хотите отобрать, и нажмите кнопку «Закрыть».

Изменение стиля линий сетки и цвета фона

При использовании таблицы можно улучшить внешний вид данных, изменив форматирование, например стиль линий сетки или цвет фона, или создав разные цвета для чередующихся строк.

Настройка стиля линий сетки

На вкладке «Главная» в группе «Форматирование текста» щелкните стрелку рядом с кнопкой «Сетка».

Выберите нужный стиль линий сетки.

Настройка цвета фона

На вкладке «Главная» в группе «Форматирование текста» щелкните стрелку рядом с кнопкой «Цвет фона».

Выберите нужный цвет фона.

Изменение цвета фона чередующихся строк

Цвет фона чередующихся строк в режиме таблицы можно установить независимо от цвета фона по умолчанию. Задав чередующийся цвет фона, можно упростить разли чтобы было проще различать смежные строки.

На вкладке «Главная» в группе «Форматирование текста» щелкните стрелку рядом с кнопкой «Чередующийся цвет строки».

Щелкните цвет фона, который вы хотите применить.

Изменение формата текста

Открыв таблицу, запрос или форму в представлении таблицы, вы можете изменить внешний вид текста, включая форматирование. Обратите внимание, что изменения применяются во всей таблице. Если вы хотите, чтобы изменения автоматически в следующий раз при следующем открытие таблицы включались в таблицу, не забудьте нажать кнопку «Да», когда вы закроете таблицу, и вам будет предложено сохранить изменения в макете.

С помощью дополнительных команд в группе «Форматирование текста» на вкладке «Главная» можно изменить характеристики шрифта в таблице.

Щелкните любую ячейку в таблице.

На вкладке «Главная» в группе «Форматирование текста» сделайте следующее:

Чтобы изменить шрифт, введите или щелкните его в поле «Шрифт».

Чтобы изменить размер шрифта, введите или щелкните его в поле «Размер шрифта».

Чтобы изменить стиль шрифта, нажмите кнопку «Полужирный», «Italic» или «Подчеркнутая» (или любое сочетание этих трех шрифтов).

Чтобы изменить цвет шрифта, щелкните стрелку рядом с кнопкой «Цвет шрифта» и выберите цвет из палитры.

Обобщение данных путем добавления строки итогов

Добавив строку итогов в таблицу, можно быстро увидеть вычисляемую сумму для столбца. Помимо суммы столбца данных, строку итогов можно использовать для других вычислений, таких как поиск средних значений, подсчет количества элементов в столбце и поиск минимального или максимального значения в столбце данных.

Чтобы отобразить строку итогов, сделайте следующее:

На вкладке Главная в группе Записи нажмите кнопку Итоги.

В нижней части таблицы появится новая строка со словом «Итог» в первом столбце.

Щелкните любую ячейку, которая находится в той же строке, что и ячейка со словом «Итого».

Щелкните отобразит стрелку и выберите тип вычисления, который вы хотите отобразить в этой ячейке.

Список доступных функций или типов вычислений зависит тип данных столбца. Например, если столбец содержит значения в рублях, вы увидите список функций, которые применяются к вычислениям в рублях, например «Минимальное» и «Максимальное».

Дополнительные сведения об использовании строки итогов см. в статье «Отображение итогов по столбцу в таблице с помощью строки итогов».

Применение сортировки и фильтрации

Есть ряд дополнительных быстрых изменений, которые упрощают просмотр и печать таблицы. Например, на рисунке ниже названия компаний отсортировали по алфавиту.

Чтобы применить сортировку, щелкните столбец правой кнопкой мыши (или щелкните стрелку в его заглавной области), а затем выберите нужный параметр сортировки.

Чтобы применить фильтр, щелкните стрелку в заглавной области столбца и выберите флажки для значений, которые вы хотите отобразить. Кроме того, вы можете щелкнуть текстовые или числовое фильтры, чтобы создать более подробные фильтры.

Сохранение изменений макета

После изменения макета и внешнего вида таблицы необходимо сохранить изменения, если вы хотите сохранить изменения при следующем ее открытие. При закрытии таблицы после внесения изменений в ее макет вам будет предложено сохранить эти изменения. Если нажать кнопку «Да»,изменения будут сохранены и применены при следующем открытие таблицы. Если нажать кнопку «Нет»,изменения будут отменены, а в следующий раз таблица откроется с настройками макета по умолчанию (или с последним сохраненным параметром).

Источник

Режимы работы с таблицами какие и для чего

В новой версии Microsoft Access существуют четыре режима работы с таблицами: режим Таблицы (Datasheet View), режим Конструктора (Design View), режим Сводной таблицы (PivotTable View) и режим Сводной диаграммы (PivotChart View).

В режиме Таблицы осуществляется работа с данными, находящимися в таблице: просмотр, редактирование, добавление, сортировка и т. п. В режиме Конструктора создается или модифицируется структура таблицы, т. е. задаются имена полей таблицы и их типы, поля описываются, задаются их свойства. В режимах Сводной таблицы и Сводной диаграммы удобно выполнять анализ данных, динамически изменяя способы их представления. Существует также дополнительный режим — режим Предварительного просмотра, который позволяет увидеть расположение данных на листе перед осуществлением печати таблицы.

Для быстрого перехода из одного режима в другой служит кнопка Вид (View) на панелях инструментов Таблица в режиме таблицы (Table Datasheet), Конструктор таблиц (Table Design), Сводная таблица (PivotTable) и Сводная диаграмма (PivotChart). Чтобы перейти из режима в режим, достаточно нажать эту кнопку.

Открыть таблицу в режиме Таблицы можно несколькими способами:

  • дважды щелкнуть мышью на имени таблицы в списке таблиц в окне базы данных;
  • выделить таблицу в списке таблиц в окне базы данных и нажать кнопку Открыть (Open) в верхней части окна базы данных;
  • щелкнуть правой кнопкой мыши на имени таблицы и из контекстного меню выбрать команду Открыть (Open).

В любом случае на экране появится окно с содержимым таблицы (рис. 2.1).

Рис. 2.1. Таблица «Клиенты», открытая в режиме Таблицы

В верхней части таблицы располагаются имена полей (ячеек, находящихся в одном столбце таблицы), ниже следуют записи (строки таблицы), в которые вносятся данные. Одна запись всегда является текущей, и рядом с ней расположен указатель текущей записи (стрелка в поле выделения в левой части окна). В нижней части окна расположены кнопки навигации, позволяющие перемещать указатель текущей записи по таблице (на первую запись, на предыдущую запись, на следующую запись, на последнюю запись). Там же находятся поле номера текущей записи, кнопка создания новой записи и указатель общего количества записей в таблице. Для создания новой записи также служит последняя строка таблицы, отмеченная в поле выделения звездочкой (на рис. 2.1 она не видна).

Горизонтальная полоса прокрутки полей таблицы позволяет увидеть те поля таблицы, которые не поместились в окно таблицы. Аналогично вертикальная полоса прокрутки записей таблицы позволяет увидеть записи, находящиеся за пределами окна.

В верхней части окна приложения появляется стандартная панель инструментов Таблица в режиме Таблицы (Table Datasheet). Назначение кнопок этой панели и соответствующие им команды меню описаны в табл. 2.1.

Кнопка Команда меню Описание
Вид (View) Вид, Режим таблицы
(View, Datasheet View)
Отображение таблицы в различных режимах. Чтобы изменить режим отобра жения таблицы, нажмите стрелку справа от кнопки и в появившемся списке выделите нужный элемент. Если просто нажать эту кнопку, таблица будет отображена в режиме Таблицы.
Сохранить (Save) Файл, Сохранить
(File, Save)
Сохранение активной таблицы
Найти (Search) Файл, Найти (File, Search) Поиск документов по содержанию
Печать (Print) Печать таблицы без открытия диалогового окна Печать
Предварительный просмотр (Print Preview) Файл, Предварительный просмотр (File, Print Preview) Предварительный просмотр размещения таблицы на листе перед печатью
Орфография (Spelling) Сервис, Орфография (Tools, Spelling) Проверка орфографии в текстовых полях таблицы
Вырезать (Cut) Правка, Вырезать (Edit, Cut) Удаление выделенных объектов из таблицы в буфер обмена Windows
Копировать (Сору) Правка, Копировать (Edit, Copy) Копирование выделенных объектов в буфер обмена
Вставить (Paste) Правка, Вставить (Edit, Paste) Вставка содержимого из буфера обмена
Формат по образцу (Format Painter) Копирование параметров форматирования из одного выделенного объекта в другой такого же типа
Отменить (Undo) Правка, Отменить (Edit, Undo) Отмена последних действий
Добавить гиперссылку (Insert Hyperlink) Вставка, Гиперссылка (Insert, Hyperlink Column) Вставка поля типа «гиперссылка»
Сортировка по возрастанию (Sort Ascending) Записи, Сортировка, Сортировка по возрастанию (Records, Sort, Sort Ascending Сортировка записей по возрастанию значений в активном поле
Сортировка по убыванию (Sort Descending) Записи, Сортировка, Сортировка по убыванию (Records, Sort, Sort Descending) Сортировка записей по убыванию значений в активном поле
Фильтр по выделенному (Filter by selection) Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному (Records, Filter, Filter by selection) Отбор записей, соответствующих выделенному фрагменту
Изменить фильтр (Filter by form) Записи, Фильтр, Изменить фильтр (Records, Filter, Filter by form) Отображение диалогового окна для ввода критериев отбора записей
Применение фильтра (Apply filter) Записи, Применить фильтр (Records, Apply filter) Отображение отфильтрованных записей
Найти (Find) Правка, Найти (Edit, Find) Поиск записи по заданным критериям поиска
Новая запись (New Record) Вставка, Новая запись (Insert, New Record) Добавление новой записи в таблицу
Удалить запись (Delete Record) Правка, Удалить запись (Edit, Delete Record) Удаление текущей записи из таблицы
Окно базы данных (Database Window) Окно, 1 (Window, 1) Отображение окна базы данных
Новый объект (New Object) Создание нового объекта базы данных. Чтобы выбрать тип создаваемого объекта, нажмите стрелку справа от кнопки
Справка по Microsoft Access (Microsoft Access Help) Справка, Справка по Microsoft Access (Help, Microsoft Access Help) Вызов помощника и получение справки по Access 2002
Читайте также:  11 Сословный быт Обычаи и нравы

Таблица 2.1. Панель инструментов Таблица в режиме Таблицы

Открыть таблицу в режиме Конструктора можно одним из двух следующих способов:

  • выделить таблицу в списке таблиц в окне базы данных и нажать кнопку Конструктор (Design) в верхней части окна базы данных;
  • щелкнуть правой кнопкой мыши на имени таблицы и из контекстного меню выбрать команду Конструктор (Design).

После выполнения указанных действий на экране появится окно таблицы в режиме Конструктора, а также панель инструментов Конструктор таблиц (Table Design) (рис. 2.2).

Окно таблицы в режиме Конструктора состоит из двух панелей.

  • Верхняя панель содержит таблицу из трех столбцов: Имя поля (Field Name), Тип данных (Data Type) и Описание (Description). В столбце Имя поля (Field Name) содержатся имена полей таблицы, в столбце Тип данных (Data Type) указывается тип данных для каждого поля. Заполнение двух первых столбцов является обязательным.
  • На нижней панели располагаются две вкладки свойств полей: Общие (General) и Подстановка (Lookup), а также область контекстной справки.

Ключевое поле таблицы помечается специальным значком — ключик в поле выделения в левой части окна. Чтобы выделить поле, достаточно просто щелкнуть мышью по строке, в которой описывается данное поле. При этом в нижней части окна будут показаны параметры именно для этого поля. Перемещаться между столбцами в верхней панели окна можно с помощью клавиши , а для перемещения по списку полей вверх и вниз пользуйтесь клавишами со стрелками. С помощью клавиши можно перемещаться между панелями.

В верхней части окна приложения появляется стандартная панель инструментов Конструктор таблиц. Рассмотрим основные кнопки этой панели инструментов (описываются только кнопки, уникальные для данного режима).

  • Ключевое поле (Primary Key) — добавляет в таблицу ключевое поле или удаляет его.
  • Индексы (Indexes) — открывает окно редактирования индексов.
  • Вставить строки (Insert Rows) — позволяет добавлять поля в таблицу.
  • Удалить строки (Delete Rows) — позволяет удалять поля из таблицы.
  • Свойства (Properties) — открывает окно свойств таблицы.
  • Построить (Build) — открывает окно Построителя полей.

Остальные кнопки на этой панели те же самые, что и на описанной ранее панели Таблица в режиме таблицы (Table Datasheet).

Новый режим — Сводной таблицы — позволяет представлять табличные данные в более удобном и обозримом виде. Сводная таблица позволяет группировать, суммировать или каким-то другим образом обрабатывать данные из обычной таблицы Access. Этот режим является с одной стороны аналогом сводных таблиц в Excel, а с другой стороны — развитием уже давно используемых в Access перекрестных запросов.

Режим Сводной диаграммы тесно связан со сводной таблицей. Это просто графическое представление сводной таблицы. В предыдущих версиях Access диаграммы могли использоваться только в отчетах. Теперь они стали динамическими, и есть возможность создавать эти диаграммы и управлять ими в интерактивном режиме прямо на экране монитора.

Однако хотя можно создать сводную таблицу для обычной таблицы Access, на наш взгляд, наиболее эффективен этот режим для запросов и форм. Таблицы Access, если они правильно спроектированы, как правило, не бывают сложными. А вот запросы и формы обычно собирают информацию из разных таблиц. И поэтому именно для анализа этих данных удобно создавать сводные таблицы и диаграммы. По этой причине мы пока отложим рассмотрение настоящих режимов и вернемся к ним во второй части книги, когда будем говорить о построении сложных запросов и форм. А в данной главе мы подробно остановимся на первых двух режимах.

Источник

Основные режимы работы с таблицами

В новой версии Microsoft Access существуют четыре режима работы с таблицами: режим Таблицы (Datasheet View), режим Конструктора (Design View), режим Сводной таблицы (PivotTable View) и режим Сводной диаграммы (PivotChart View).

В режиме Таблицы осуществляется работа с данными, находящимися в таблице: просмотр, редактирование, добавление, сортировка и т. п. В режиме Конструктора создается или модифицируется структура таблицы, т. е. задаются имена полей таблицы и их типы, поля описываются, задаются их свойства. В режимах Сводной таблицы и Сводной диаграммы удобно выполнять анализ данных, динамически изменяя способы их представления. Существует также дополнительный режим — режим Предварительного просмотра, который позволяет увидеть расположение данных на листе перед осуществлением печати таблицы.

Для быстрого перехода из одного режима в другой служит кнопка Вид (View) на панелях инструментовТаблица в режиме таблицы (Table Datasheet), Конструктор таблиц (Table Design), Сводная таблица(PivotTable) и Сводная диаграмма (PivotChart). Чтобы перейти из режима в режим, достаточно нажать эту кнопку.

Открыть таблицу в режиме Таблицы можно несколькими способами:

дважды щелкнуть мышью на имени таблицы в списке таблиц в окне базы данных;

выделить таблицу в списке таблиц в окне базы данных и нажать кнопку Открыть (Open) в верхней части окна базы данных;

щелкнуть правой кнопкой мыши на имени таблицы и из контекстного меню выбрать командуОткрыть (Open).

В любом случае на экране появится окно с содержимым таблицы (рис. 2.1).

Рис. 2.1. Таблица «Клиенты», открытая в режиме Таблицы

В верхней части таблицы располагаются имена полей (ячеек, находящихся в одном столбце таблицы), ниже следуют записи (строки таблицы), в которые вносятся данные. Одна запись всегда является текущей, и рядом с ней расположен указатель текущей записи (стрелка в поле выделения в левой части окна). В нижней части окна расположены кнопки навигации, позволяющие перемещать указатель текущей записи по таблице (на первую запись, на предыдущую запись, на следующую запись, на последнюю запись). Там же находятся поле номера текущей записи, кнопка создания новой записи и указатель общего количества записей в таблице. Для создания новой записи также служит последняя строка таблицы, отмеченная в поле выделения звездочкой (на рис. 2.1 она не видна).

Горизонтальная полоса прокрутки полей таблицы позволяет увидеть те поля таблицы, которые не поместились в окно таблицы. Аналогично вертикальная полоса прокрутки записей таблицы позволяет увидеть записи, находящиеся за пределами окна.

В верхней части окна приложения появляется стандартная панель инструментов Таблица в режиме Таблицы (Table Datasheet). Назначение кнопок этой панели и соответствующие им команды меню описаны в табл. 2.1.

Команда меню

Вид, Режим таблицы (View, Datasheet View)

Отображение таблицы в различных режимах. Чтобы изменить режим отобра жения таблицы, нажмите стрелку справа от кнопки и в появившемся списке выделите нужный элемент. Если просто нажать эту кнопку, таблица будет отображена в режиме Таблицы.

Файл, Сохранить (File, Save)

Сохранение активной таблицы

Файл, Найти (File, Search)

Поиск документов по содержанию

Печать таблицы без открытия диалогового окна Печать

Читайте также:  Как объяснить ребенку что такое площадь фигуры

Предварительный просмотр (Print Preview)

Файл, Предварительный просмотр (File, Print Preview)

Предварительный просмотр размещения таблицы на листе перед печатью

Сервис, Орфография (Tools, Spelling)

Проверка орфографии в текстовых полях таблицы

Правка, Вырезать (Edit, Cut)

Удаление выделенных объектов из таблицы в буфер обмена Windows

Правка, Копировать (Edit, Copy)

Копирование выделенных объектов в буфер обмена

Правка, Вставить (Edit, Paste)

Вставка содержимого из буфера обмена

Формат по образцу (Format Painter)

Копирование параметров форматирования из одного выделенного объекта в другой такого же типа

Правка, Отменить (Edit, Undo)

Отмена последних действий

Добавить гиперссылку (Insert Hyperlink)

Вставка, Гиперссылка (Insert, Hyperlink Column)

Вставка поля типа «гиперссылка»

Сортировка по возрастанию (Sort Ascending)

Записи, Сортировка, Сортировка по возрастанию (Records, Sort, Sort Ascending

Сортировка записей по возрастанию значений в активном поле

Сортировка по убыванию (Sort Descending)

Записи, Сортировка, Сортировка по убыванию (Records, Sort, Sort Descending)

Сортировка записей по убыванию значений в активном поле

Фильтр по выделенному (Filter by selection)

Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному (Records, Filter, Filter by selection)

Отбор записей, соответствующих выделенному фрагменту

Изменить фильтр (Filter by form)

Записи, Фильтр, Изменить фильтр (Records, Filter, Filter by form)

Отображение диалогового окна для ввода критериев отбора записей

Применение фильтра (Apply filter)

Записи, Применить фильтр (Records, Apply filter)

Отображение отфильтрованных записей

Правка, Найти (Edit, Find)

Поиск записи по заданным критериям поиска

Новая запись (New Record)

Вставка, Новая запись (Insert, New Record)

Добавление новой записи в таблицу

Удалить запись (Delete Record)

Правка, Удалить запись (Edit, Delete Record)

Удаление текущей записи из таблицы

Окно базы данных (Database Window)

Окно, 1 (Window, 1)

Отображение окна базы данных

Новый объект (New Object)

Создание нового объекта базы данных. Чтобы выбрать тип создаваемого объекта, нажмите стрелку справа от кнопки

Справка по Microsoft Access (Microsoft Access Help)

Справка, Справка по Microsoft Access (Help, Microsoft Access Help)

Вызов помощника и получение справки по Access 2002

Таблица 2.1. Панель инструментов Таблица в режиме Таблицы

Открыть таблицу в режиме Конструктора можно одним из двух следующих способов:

выделить таблицу в списке таблиц в окне базы данных и нажать кнопку Конструктор (Design) в верхней части окна базы данных;

щелкнуть правой кнопкой мыши на имени таблицы и из контекстного меню выбрать командуКонструктор (Design).

После выполнения указанных действий на экране появится окно таблицы в режиме Конструктора, а также панель инструментов Конструктор таблиц (Table Design) (рис. 2.2).

Рис. 2.2. Таблица «Клиенты», открытая в режиме Конструктора

Окно таблицы в режиме Конструктора состоит из двух панелей.

Верхняя панель содержит таблицу из трех столбцов: Имя поля (Field Name), Тип данных (Data Type) и Описание (Description). В столбце Имя поля (Field Name) содержатся имена полей таблицы, в столбце Тип данных (Data Type) указывается тип данных для каждого поля. Заполнение двух первых столбцов является обязательным.

На нижней панели располагаются две вкладки свойств полей: Общие (General) и Подстановка(Lookup), а также область контекстной справки.

Ключевое поле таблицы помечается специальным значком — ключик в поле выделения в левой части окна. Чтобы выделить поле, достаточно просто щелкнуть мышью по строке, в которой описывается данное поле. При этом в нижней части окна будут показаны параметры именно для этого поля. Перемещаться между столбцами в верхней панели окна можно с помощью клавиши , а для перемещения по списку полей вверх и вниз пользуйтесь клавишами со стрелками. С помощью клавиши можно перемещаться между панелями.

В верхней части окна приложения появляется стандартная панель инструментов Конструктор таблиц. Рассмотрим основные кнопки этой панели инструментов (описываются только кнопки, уникальные для данного режима).

Ключевое поле (Primary Key) — добавляет в таблицу ключевое поле или удаляет его.

Индексы (Indexes) — открывает окно редактирования индексов.

Вставить строки (Insert Rows) — позволяет добавлять поля в таблицу.

Удалить строки (Delete Rows) — позволяет удалять поля из таблицы.

Свойства (Properties) — открывает окно свойств таблицы.

Построить (Build) — открывает окно Построителя полей.

Остальные кнопки на этой панели те же самые, что и на описанной ранее панели Таблица в режиме таблицы (Table Datasheet).

Новый режим — Сводной таблицы — позволяет представлять табличные данные в более удобном и обозримом виде. Сводная таблица позволяет группировать, суммировать или каким-то другим образом обрабатывать данные из обычной таблицы Access. Этот режим является с одной стороны аналогом сводных таблиц в Excel, а с другой стороны — развитием уже давно используемых в Access перекрестных запросов.

Режим Сводной диаграммы тесно связан со сводной таблицей. Это просто графическое представление сводной таблицы. В предыдущих версиях Access диаграммы могли использоваться только в отчетах. Теперь они стали динамическими, и есть возможность создавать эти диаграммы и управлять ими в интерактивном режиме прямо на экране монитора.

Однако хотя можно создать сводную таблицу для обычной таблицы Access, на наш взгляд, наиболее эффективен этот режим для запросов и форм. Таблицы Access, если они правильно спроектированы, как правило, не бывают сложными. А вот запросы и формы обычно собирают информацию из разных таблиц. И поэтому именно для анализа этих данных удобно создавать сводные таблицы и диаграммы. По этой причине мы пока отложим рассмотрение настоящих режимов и вернемся к ним во второй части книги, когда будем говорить о построении сложных запросов и форм. А в данной главе мы подробно остановимся на первых двух режимах.

Источник

Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Access 2002

Основные режимы работы с таблицами

В новой версии Microsoft Access существуют четыре режима работы с таблицами: режим Таблицы (Datasheet View), режим Конструктора (Design View), режим Сводной таблицы (PivotTable View) и режим Сводной диаграммы (PivotChart View).

В режиме Таблицы осуществляется работа с данными, находящимися в таблице: просмотр, редактирование, добавление, сортировка и т. п. В режиме Конструктора создается или модифицируется структура таблицы, т. е. задаются имена полей таблицы и их типы, поля описываются, задаются их свойства. В режимах Сводной таблицы и Сводной диаграммы удобно выполнять анализ данных, динамически изменяя способы их представления. Существует также дополнительный режим – режим Предварительного просмотра, который позволяет увидеть расположение данных на листе перед осуществлением печати таблицы.

Для быстрого перехода из одного режима в другой служит кнопка Вид (View) на панелях инструментов Таблица в режиме таблицы (Table Datasheet), Конструктор таблиц (Table Design), Сводная таблица (PivotTable) и Сводная диаграмма (PivotChart). Чтобы перейти из режима в режим, достаточно нажать эту кнопку.

Открыть таблицу в режиме Таблицы можно несколькими способами:

  • дважды щелкнуть мышью на имени таблицы в списке таблиц в окне базы данных;
  • выделить таблицу в списке таблиц в окне базы данных и нажать кнопку Открыть (Open) в верхней части окна базы данных;
  • щелкнуть правой кнопкой мыши на имени таблицы и из контекстного меню выбрать команду Открыть (Open).

В любом случае на экране появится окно с содержимым таблицы (рис. 2.1).

Рис. 2.1. Таблица «Клиенты», открытая в режиме Таблицы

В верхней части таблицы располагаются имена полей (ячеек, находящихся в одном столбце таблицы), ниже следуют записи (строки таблицы), в которые вносятся данные. Одна запись всегда является текущей, и рядом с ней расположен указатель текущей записи (стрелка в поле выделения в левой части окна). В нижней части окна расположены кнопки навигации, позволяющие перемещать указатель текущей записи по таблице (на первую запись, на предыдущую запись, на следующую запись, на последнюю запись). Там же находятся поле номера текущей записи, кнопка создания новой записи и указатель общего количества записей в таблице. Для создания новой записи также служит последняя строка таблицы, отмеченная в поле выделения звездочкой (на рис. 2.1 она не видна).

Горизонтальная полоса прокрутки полей таблицы позволяет увидеть те поля таблицы, которые не поместились в окно таблицы. Аналогично вертикальная полоса прокрутки записей таблицы позволяет увидеть записи, находящиеся за пределами окна.

В верхней части окна приложения появляется стандартная панель инструментов Таблица в режиме Таблицы (Table Datasheet). Назначение кнопок этой панели и соответствующие им команды меню описаны в табл. 2.1.

Таблица 2.1. Панель инструментов Таблица в режиме Таблицы.

Источник