Меню

Шаг 3 Добавить в сводную таблицу необходимые поля



Как построить сводную таблицу в Excel

Что такое сводная таблица Excel

Что такое сводная таблица (Pivot Table – англ.)? Pivot Table дословно переводится как «таблица, которую можно крутить, показывать в разных разворотах». Это инструмент, который позволяет представлять данные в виде, удобном для анализа. Вид сводной таблицы можно быстро менять с помощью одной только мышки, помещая данные в строки или столбцы, выбирать уровни группировки, фильтровать и «перетаскивать» мышкой столбцы с одного места на другое.

Также к сводным таблицам можно применять элементы управления и добавлять диаграммы, создавая наглядные отчеты. Примеры таких отчетов можно посмотреть здесь:

Исходные данные для сводной таблицы

Чтобы построить сводную таблицу, нужно обратиться к данным в Excel, организованным в виде плоской таблицы. Это значит, что все строки такой таблицы заполнены и в ней нет группировок.

Как построить сводную таблицу

Шаг 1. Выделить таблицу Excel

Выделите одну ячейку таблицы (тогда Excel автоматически определит границы таблицы на следующем шаге) или выделите всю таблицу вместе с заголовками.

Как быстро выделить таблицу:

  • Выбрать ее любую ячейку и нажать Crtl + * или Ctrl + A, или
  • Выбрать самую первую ячейку в таблице, зажать кнопки Ctrl и Shift, а затем нажать на кнопки вправо, затем вниз (→↓).

Если выделить больше одной ячейки, но не всю таблицу, в качестве источника данных будет захвачена только выделенная область.

Шаг 2. Создать сводную таблицу

Создайте сводную таблицу: перейдите на вкладку Вставка и выберите «Сводная таблица».

вставка, сводные таблицы

В появившемся диалоговом окне укажите исходные данные (если вы уже выделили таблицу, источник данных заполнится автоматически) и желаемое место расположения сводной таблицы. Её можно поместить на новый или существующий лист.

создание сводной таблицы

Когда сводная таблица добавлена, на листе появляется область сводной таблицы. Если эта область не активна (вы не выделили ее мышкой), на ней будет подсказка: «Чтобы начать работу с отчетом сводной таблицей, щелкните в этой области». Щелкаем по ней мышкой и происходят две вещи:

  1. Справа появится список полей сводной таблицы.
  2. В меню — две дополнительные вкладки, связанные с управлением сводной таблицей (Анализ и Конструктор).

области сводной таблицы

Шаг 3. Добавить в сводную таблицу необходимые поля

добавить поля в сводную таблицу

Проставляем «галочки» в нужных полях сводной таблицы. При этом элементы «сами» встанут на свои места. Если просто поставить «галочки» в области выбора полей, Excel в зависимости от содержимого ячеек определит куда что ставить. Если в столбце содержатся только значения в числовом формате, то его содержимое попадет в область «Σ Значения».

Правило следующее: если поле содержит текст или числа хотя бы с одной пустой или текстовой ячейкой, то Excel автоматически поместит эти данные в область «Названия строк».

После заполнения областей сводной таблицы её вид изменится. В нашем примере в строках появились ФИО менеджеров и товары, а напротив них – суммы продаж. Далее данные можно детализировать и создать визуализации.

Источник

Создание сводной таблицы для анализа данных листа

В этом курсе:

  • Создание сводной таблицы для анализа данных листа
    Статья
  • Упорядочение полей сводной таблицы с помощью списка полей
    Статья
  • Группировка и отмена группировки данных в сводной таблице
    Статья
  • Фильтрация данных в сводной таблице
    Статья
  • Создание сводной диаграммы
    Статья

Создание сводной таблицы для анализа данных листа

Сводная таблица — это эффективный инструмент для вычисления, сведения и анализа данных, который упрощает поиск сравнений, закономерностей и тенденций.

Работа с помощью стеблей немного отличается в зависимости от того, какую платформу вы используете для Excel.

Браузер не поддерживает видео.

Создание в Excel для Windows

Выделите ячейки, на основе которых вы хотите создать сводную таблицу.

Примечание: Ваши данные не должны содержать пустых строк или столбцов. Они должны иметь только однострочный заголовок.

На вкладке Вставка нажмите кнопку Сводная таблица.

Сводная таблица

В разделе Выберите данные для анализа установите переключатель Выбрать таблицу или диапазон.

Сводная таблица

В поле Таблица или диапазон проверьте диапазон ячеек.

В разделе Укажите, куда следует поместить отчет сводной таблицы установите переключатель На новый лист, чтобы поместить сводную таблицу на новый лист. Можно также выбрать вариант На существующий лист, а затем указать место для отображения сводной таблицы.

Нажмите кнопку ОК.

Настройка сводной таблицы

Чтобы добавить поле в сводную таблицу, установите флажок рядом с именем поля в области Поля сводной таблицы.

Примечание: Выбранные поля будут добавлены в области по умолчанию: нечисловые поля — в область строк, иерархии значений дат и времени — в область столбцов, а числовые поля — в область значений.

Сводная таблица

Чтобы переместить поле из одной области в другую, перетащите его в целевую область.

Данные должны быть представлены в виде таблицы, в которой нет пустых строк или столбцов. Рекомендуется использовать таблицу Excel, как в примере выше.

Таблицы — это отличный источник данных для сводных таблиц, так как строки, добавляемые в таблицу, автоматически включаются в сводную таблицу при обновлении данных, а все новые столбцы добавляются в список Поля сводной таблицы. В противном случае вам потребуется либо изменить исходные данные для pivotTable,либо использовать формулу динамического именоваемого диапазона.

Все данные в столбце должны иметь один и тот же тип. Например, не следует вводить даты и текст в одном столбце.

Сводные таблицы применяются к моментальному снимку данных, который называется кэшем, а фактические данные не изменяются.

Если у вас недостаточно опыта работы со сводными таблицами или вы не знаете, с чего начать, лучше воспользоваться рекомендуемой сводной таблицей. При этом Excel определяет подходящий макет, сопоставляя данные с наиболее подходящими областями в сводной таблице. Это позволяет получить отправную точку для дальнейших экспериментов. После создания рекомендуемой сводной таблицы вы можете изучить различные ориентации и изменить порядок полей для получения нужных результатов.

Вы также можете скачать интерактивный учебник Создание первой сводной таблицы.

1. Щелкните ячейку в диапазоне исходных данных или таблицы.

2. Перейдите в > рекомендуемой стебли.

Выберите «Рекомендуемые сводные таблицы» для автоматического создания сводной таблицы»/>

3. Excel анализа данных и представлены несколько вариантов, например в этом примере с использованием данных о расходах семьи.

Диалоговое окно

4. Выберите наиболее подбираемую для вас сетовую и нажмите кнопку ОК. Excel создаст сводную таблицу на новом листе и выведет список Поля сводной таблицы.

1. Щелкните ячейку в диапазоне исходных данных или таблицы.

2. Перейдите в > Вставить.

Если вы используете Excel для Mac 2011 или более ранней версии, кнопка «Сводная таблица» находится на вкладке Данные в группе Анализ.

3. Excel отобразит диалоговое окно Создание таблицы с выбранным диапазоном или именем таблицы. В этом случае мы используем таблицу «таблица_СемейныеРасходы».

4. В разделе Выберите, куда следует поместить отчет таблицы выберите новый или существующий. При выборе варианта На существующий лист вам потребуется указать ячейку для вставки сводной таблицы.

5. Нажмите кнопкуОК, Excel создадит пустую стеблю и отобразит список полей.

Список полей сводной таблицы

В области Имя поля в верхней части окна выберите любое поле, которое вы хотите добавить в свою pivottable. По умолчанию не числовые поля добавляются в область строк, поля даты и времени — в область Столбец, а числовые поля — в область значений. Вы также можете вручную перетащить любой доступный элемент в любое поле или, если элемент в ней больше не нужен, просто перетащите его из списка полей или снимите. Возможность переустановить элементы полей — одна из функций, которые упрощают быстрое изменение внешнего вида.

Список полей сводной таблицы

Пример списка полей сводной таблицы

Соответствующие поля в сводной таблице

Пример сводной таблицы, к котором показано, как поля связаны со списком полей.

По умолчанию поля в области значений отображаются как СУММ. Если Excel данные интерпретируются как текст, они отображаются как счёт. Именно поэтому так важно не смешивать типы данных для полей значений. Чтобы изменить вычисление по умолчанию, сначала щелкните стрелку справа от имени поля, а затем выберите параметр Параметры поле.

Читайте также:  Изменение масштаба таблицы html

Затем измените функцию в разделе Суммировать по. Обратите внимание на то, что при изменении метода вычисления Excel автоматически добавляет его название в раздел Пользовательское имя (например, «Сумма по полю имя_поля»), но вы можете изменить это имя. Чтобы изменить числовой формат для всего поля, нажмите кнопку Число. .

Совет: Так как при изменении способа вычисления в разделе Суммировать по обновляется имя поля сводной таблицы, не рекомендуется переименовывать поля сводной таблицы до завершения ее настройки. Вместо того чтобы вручную изменять имена, можно выбрать пункт Найти ( в меню «Изменить»), в поле Найти ввести Сумма по полю, а поле Заменить оставить пустым.

Значения также можно выводить в процентах от значения поля. В приведенном ниже примере мы изменили сумму расходов на % от общей суммы.

Пример сводной таблицы со значениями в процентах от общей суммы

Вы можете настроить такие параметры в диалоговом окне Параметры поля на вкладке Дополнительные вычисления.

Отображение значения как результата вычисления и как процента

Просто перетащите элемент в раздел Значения дважды, щелкните значение правой кнопкой мыши и выберите команду Параметры поля, а затем настройте параметры Суммировать по и Дополнительные вычисления для каждой из копий.

При добавлении новых данных в источник необходимо обновить все основанные на нем сводные таблицы. Чтобы обновить одну сводную таблицу, можно щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте ее диапазона и выбрать команду Обновить. При наличии нескольких сводных таблиц сначала выберите любую ячейку в любой сводной таблице, а затем на ленте откройте вкладку Анализ сводной таблицы, щелкните стрелку под кнопкой Обновить и выберите команду Обновить все.

Если вы создали и решили, что вам больше не нужна, вы можете просто выбрать весь диапазон, а затем нажать кнопку Удалить. Она не влияет на другие данные, с ее стебли или диаграммы. Если сводная таблица находится на отдельном листе, где больше нет нужных данных, вы можете просто удалить этот лист. Так проще всего избавиться от сводной таблицы.

Браузер не поддерживает видео.

Примечание: Мы постоянно работаем над улучшением работы с Excel для Интернета. Новые изменения внося постепенно, поэтому если действия, которые вы в этой статье, возможно, не полностью соответствуют вашему опыту. Все обновления в конечном итоге будут обновлены.

Выберите таблицу или диапазон данных на листе, а затем выберите Вставить >, чтобы открыть область Вставка таблицы.

Вы можете вручную создать собственную или рекомендованную советку. Выполните одно из указанных ниже действий.

Примечание: Рекомендуемые стеблицы доступны только Microsoft 365 подписчикам.

На карточке Создание собственной таблицы выберите Новый лист или Существующий лист, чтобы выбрать место назначения для этой таблицы.

В рекомендуемой pivottable выберите Новый лист или Существующий лист, чтобы выбрать место назначения для этой таблицы.

В области Вставка с помощью этой области можно настроить ее источник, назначение и другие аспекты.

При необходимости перед созданием можно изменить источник данных в pivottable.

В области Вставка pivotTable выберите текстовое поле в поле Источник. При изменении источника карточки в области будут недоступны.

Вы можете выбрать данные в сетке или ввести диапазон в текстовое поле.

Нажмите клавишу ВВОД или кнопку, чтобы подтвердить выбор. В области по-новому будут обновлены рекомендуемые с помощью новых источников данных.

Область вставки таблицы с запросом на использование таблицы или диапазона в качестве источника с возможностью изменения назначения.

В верхней части области Поля pivotTable (Поля) в верхней части выберите любое поле, добавляемое в нее.

По умолчанию не числовые поля добавляются в область строк, поля даты и времени — в область Столбцы, а числовые — в область значения.

Вы также можете вручную перетащить любой доступный элемент в любое поле или, если элемент в ней больше не нужен, просто перетащите его из списка полей или снимите. Возможность переустановить элементы полей — одна из функций, которые упрощают быстрое изменение внешнего вида.

Соответствующие поля в pivotTable:

PivotTable with its parts labeled (columns, rows, values).

С помощью области Поля pivotTable выберите поля, которые должны быть в том месте, где она находится.

По умолчанию поля в области значений отображаются как СУММ. Если Excel данные интерпретируются как текст, они отображаются как счёт. Именно поэтому так важно не смешивать типы данных для полей значений. Чтобы изменить вычисление по умолчанию, сначала щелкните стрелку справа от имени поля, а затем выберите Параметры значения.

Диалоговое окно

Затем измените функцию в разделе Операция. Обратите внимание на то, что при изменении метода вычисления Excel автоматически добавляет его название в раздел Пользовательское имя (например, «Сумма по полю имя_поля»), но вы можете изменить имя. Чтобы изменить числовой формат для всего поля, нажмите кнопку Числовой формат.

Совет: Так как при изменении способа вычисления в разделе Операция обновляется имя поля сводной таблицы, не рекомендуется переименовывать поля сводной таблицы до завершения ее настройки. Вместо того чтобы вручную изменять имена, можно нажать кнопку Найти и заменить ( CTRL+H), в поле Найти ввести Сумма по полю, а поле Заменить оставить пустым.

Диалоговое окно

Значения можно также выводить в процентах от значения поля. В приведенном ниже примере мы изменили сумму расходов на % от общей суммы.

Пример сводной таблицы со значениями в процентах от общей суммы

Вы можете настроить такие параметры в диалоговом окне Параметры поля значений на вкладке Дополнительные вычисления.

Отображение значения как результата вычисления и как процента

Просто перетащите элемент в раздел Значения дважды, а затем настройте параметры Операция и Дополнительные вычисления для каждой из копий.

диалоговое окно «Дополнительные вычисления»»/>

Источник

Названия областей сводной таблицы

В этом курсе:

  • Создание сводной таблицы для анализа данных листа
    Статья
  • Упорядочение полей сводной таблицы с помощью списка полей
    Статья
  • Группировка и отмена группировки данных в сводной таблице
    Статья
  • Фильтрация данных в сводной таблице
    Статья
  • Создание сводной диаграммы
    Статья

Создание сводной таблицы для анализа данных листа

Сводная таблица — это эффективный инструмент для вычисления, сведения и анализа данных, который упрощает поиск сравнений, закономерностей и тенденций.

Работа с помощью стеблей немного отличается в зависимости от того, какую платформу вы используете для Excel.

Браузер не поддерживает видео.

Создание в Excel для Windows

Выделите ячейки, на основе которых вы хотите создать сводную таблицу.

Примечание: Ваши данные не должны содержать пустых строк или столбцов. Они должны иметь только однострочный заголовок.

На вкладке Вставка нажмите кнопку Сводная таблица.

Сводная таблица

В разделе Выберите данные для анализа установите переключатель Выбрать таблицу или диапазон.

Сводная таблица

В поле Таблица или диапазон проверьте диапазон ячеек.

В разделе Укажите, куда следует поместить отчет сводной таблицы установите переключатель На новый лист, чтобы поместить сводную таблицу на новый лист. Можно также выбрать вариант На существующий лист, а затем указать место для отображения сводной таблицы.

Нажмите кнопку ОК.

Настройка сводной таблицы

Чтобы добавить поле в сводную таблицу, установите флажок рядом с именем поля в области Поля сводной таблицы.

Примечание: Выбранные поля будут добавлены в области по умолчанию: нечисловые поля — в область строк, иерархии значений дат и времени — в область столбцов, а числовые поля — в область значений.

Сводная таблица

Чтобы переместить поле из одной области в другую, перетащите его в целевую область.

Данные должны быть представлены в виде таблицы, в которой нет пустых строк или столбцов. Рекомендуется использовать таблицу Excel, как в примере выше.

Таблицы — это отличный источник данных для сводных таблиц, так как строки, добавляемые в таблицу, автоматически включаются в сводную таблицу при обновлении данных, а все новые столбцы добавляются в список Поля сводной таблицы. В противном случае вам потребуется либо изменить исходные данные для pivotTable,либо использовать формулу динамического именоваемого диапазона.

Все данные в столбце должны иметь один и тот же тип. Например, не следует вводить даты и текст в одном столбце.

Сводные таблицы применяются к моментальному снимку данных, который называется кэшем, а фактические данные не изменяются.

Если у вас недостаточно опыта работы со сводными таблицами или вы не знаете, с чего начать, лучше воспользоваться рекомендуемой сводной таблицей. При этом Excel определяет подходящий макет, сопоставляя данные с наиболее подходящими областями в сводной таблице. Это позволяет получить отправную точку для дальнейших экспериментов. После создания рекомендуемой сводной таблицы вы можете изучить различные ориентации и изменить порядок полей для получения нужных результатов.

Читайте также:  Эукариотическая клетка все органоиды таблица

Вы также можете скачать интерактивный учебник Создание первой сводной таблицы.

1. Щелкните ячейку в диапазоне исходных данных или таблицы.

2. Перейдите в > рекомендуемой стебли.

Выберите «Рекомендуемые сводные таблицы» для автоматического создания сводной таблицы»/>

3. Excel анализа данных и представлены несколько вариантов, например в этом примере с использованием данных о расходах семьи.

Диалоговое окно

4. Выберите наиболее подбираемую для вас сетовую и нажмите кнопку ОК. Excel создаст сводную таблицу на новом листе и выведет список Поля сводной таблицы.

1. Щелкните ячейку в диапазоне исходных данных или таблицы.

2. Перейдите в > Вставить.

Если вы используете Excel для Mac 2011 или более ранней версии, кнопка «Сводная таблица» находится на вкладке Данные в группе Анализ.

3. Excel отобразит диалоговое окно Создание таблицы с выбранным диапазоном или именем таблицы. В этом случае мы используем таблицу «таблица_СемейныеРасходы».

4. В разделе Выберите, куда следует поместить отчет таблицы выберите новый или существующий. При выборе варианта На существующий лист вам потребуется указать ячейку для вставки сводной таблицы.

5. Нажмите кнопкуОК, Excel создадит пустую стеблю и отобразит список полей.

Список полей сводной таблицы

В области Имя поля в верхней части окна выберите любое поле, которое вы хотите добавить в свою pivottable. По умолчанию не числовые поля добавляются в область строк, поля даты и времени — в область Столбец, а числовые поля — в область значений. Вы также можете вручную перетащить любой доступный элемент в любое поле или, если элемент в ней больше не нужен, просто перетащите его из списка полей или снимите. Возможность переустановить элементы полей — одна из функций, которые упрощают быстрое изменение внешнего вида.

Список полей сводной таблицы

Пример списка полей сводной таблицы

Соответствующие поля в сводной таблице

Пример сводной таблицы, к котором показано, как поля связаны со списком полей.

По умолчанию поля в области значений отображаются как СУММ. Если Excel данные интерпретируются как текст, они отображаются как счёт. Именно поэтому так важно не смешивать типы данных для полей значений. Чтобы изменить вычисление по умолчанию, сначала щелкните стрелку справа от имени поля, а затем выберите параметр Параметры поле.

Затем измените функцию в разделе Суммировать по. Обратите внимание на то, что при изменении метода вычисления Excel автоматически добавляет его название в раздел Пользовательское имя (например, «Сумма по полю имя_поля»), но вы можете изменить это имя. Чтобы изменить числовой формат для всего поля, нажмите кнопку Число. .

Совет: Так как при изменении способа вычисления в разделе Суммировать по обновляется имя поля сводной таблицы, не рекомендуется переименовывать поля сводной таблицы до завершения ее настройки. Вместо того чтобы вручную изменять имена, можно выбрать пункт Найти ( в меню «Изменить»), в поле Найти ввести Сумма по полю, а поле Заменить оставить пустым.

Значения также можно выводить в процентах от значения поля. В приведенном ниже примере мы изменили сумму расходов на % от общей суммы.

Пример сводной таблицы со значениями в процентах от общей суммы

Вы можете настроить такие параметры в диалоговом окне Параметры поля на вкладке Дополнительные вычисления.

Отображение значения как результата вычисления и как процента

Просто перетащите элемент в раздел Значения дважды, щелкните значение правой кнопкой мыши и выберите команду Параметры поля, а затем настройте параметры Суммировать по и Дополнительные вычисления для каждой из копий.

При добавлении новых данных в источник необходимо обновить все основанные на нем сводные таблицы. Чтобы обновить одну сводную таблицу, можно щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте ее диапазона и выбрать команду Обновить. При наличии нескольких сводных таблиц сначала выберите любую ячейку в любой сводной таблице, а затем на ленте откройте вкладку Анализ сводной таблицы, щелкните стрелку под кнопкой Обновить и выберите команду Обновить все.

Если вы создали и решили, что вам больше не нужна, вы можете просто выбрать весь диапазон, а затем нажать кнопку Удалить. Она не влияет на другие данные, с ее стебли или диаграммы. Если сводная таблица находится на отдельном листе, где больше нет нужных данных, вы можете просто удалить этот лист. Так проще всего избавиться от сводной таблицы.

Браузер не поддерживает видео.

Примечание: Мы постоянно работаем над улучшением работы с Excel для Интернета. Новые изменения внося постепенно, поэтому если действия, которые вы в этой статье, возможно, не полностью соответствуют вашему опыту. Все обновления в конечном итоге будут обновлены.

Выберите таблицу или диапазон данных на листе, а затем выберите Вставить >, чтобы открыть область Вставка таблицы.

Вы можете вручную создать собственную или рекомендованную советку. Выполните одно из указанных ниже действий.

Примечание: Рекомендуемые стеблицы доступны только Microsoft 365 подписчикам.

На карточке Создание собственной таблицы выберите Новый лист или Существующий лист, чтобы выбрать место назначения для этой таблицы.

В рекомендуемой pivottable выберите Новый лист или Существующий лист, чтобы выбрать место назначения для этой таблицы.

В области Вставка с помощью этой области можно настроить ее источник, назначение и другие аспекты.

При необходимости перед созданием можно изменить источник данных в pivottable.

В области Вставка pivotTable выберите текстовое поле в поле Источник. При изменении источника карточки в области будут недоступны.

Вы можете выбрать данные в сетке или ввести диапазон в текстовое поле.

Нажмите клавишу ВВОД или кнопку, чтобы подтвердить выбор. В области по-новому будут обновлены рекомендуемые с помощью новых источников данных.

Область вставки таблицы с запросом на использование таблицы или диапазона в качестве источника с возможностью изменения назначения.

В верхней части области Поля pivotTable (Поля) в верхней части выберите любое поле, добавляемое в нее.

По умолчанию не числовые поля добавляются в область строк, поля даты и времени — в область Столбцы, а числовые — в область значения.

Вы также можете вручную перетащить любой доступный элемент в любое поле или, если элемент в ней больше не нужен, просто перетащите его из списка полей или снимите. Возможность переустановить элементы полей — одна из функций, которые упрощают быстрое изменение внешнего вида.

Соответствующие поля в pivotTable:

PivotTable with its parts labeled (columns, rows, values).

С помощью области Поля pivotTable выберите поля, которые должны быть в том месте, где она находится.

По умолчанию поля в области значений отображаются как СУММ. Если Excel данные интерпретируются как текст, они отображаются как счёт. Именно поэтому так важно не смешивать типы данных для полей значений. Чтобы изменить вычисление по умолчанию, сначала щелкните стрелку справа от имени поля, а затем выберите Параметры значения.

Диалоговое окно

Затем измените функцию в разделе Операция. Обратите внимание на то, что при изменении метода вычисления Excel автоматически добавляет его название в раздел Пользовательское имя (например, «Сумма по полю имя_поля»), но вы можете изменить имя. Чтобы изменить числовой формат для всего поля, нажмите кнопку Числовой формат.

Совет: Так как при изменении способа вычисления в разделе Операция обновляется имя поля сводной таблицы, не рекомендуется переименовывать поля сводной таблицы до завершения ее настройки. Вместо того чтобы вручную изменять имена, можно нажать кнопку Найти и заменить ( CTRL+H), в поле Найти ввести Сумма по полю, а поле Заменить оставить пустым.

Диалоговое окно

Значения можно также выводить в процентах от значения поля. В приведенном ниже примере мы изменили сумму расходов на % от общей суммы.

Пример сводной таблицы со значениями в процентах от общей суммы

Вы можете настроить такие параметры в диалоговом окне Параметры поля значений на вкладке Дополнительные вычисления.

Отображение значения как результата вычисления и как процента

Просто перетащите элемент в раздел Значения дважды, а затем настройте параметры Операция и Дополнительные вычисления для каждой из копий.

диалоговое окно «Дополнительные вычисления»»/>

Источник

Как сделать сводную таблицу в Excel: пошаговая инструкция

Сводные таблицы – один из самых эффективных инструментов в MS Excel. С их помощью можно в считанные секунды преобразовать миллион строк данных в краткий отчет. Помимо быстрого подведения итогов, сводные таблицы позволяют буквально «на лету» изменять способ анализа путем перетаскивания полей из одной области отчета в другую.

Cводная таблица в Эксель – это также один из самых недооцененных инструментов. Большинство пользователей не подозревает, какие возможности находятся в их руках. Представим, что сводные таблицы еще не придумали. Вы работаете в компании, которая продает свою продукцию различным клиентам. Для простоты в ассортименте только 4 позиции. Продукцию регулярно покупает пара десятков клиентов, которые находятся в разных регионах. Каждая сделка заносится в базу данных и представляет отдельную строку.

Читайте также:  Особенности клеток крови человека таблица

Данные для сводной таблицы

Ваш директор дает указание сделать краткий отчет о продажах всех товаров по регионам (областям). Решить задачу можно следующим образом.

Вначале создадим макет таблицы, то есть шапку, состоящую из уникальных значений товаров и регионов. Сделаем копию столбца с товарами и удалим дубликаты. Затем с помощью специальной вставки транспонируем столбец в строку. Аналогично поступаем с областями, только без транспонирования. Получим шапку отчета.

Шапка сводной таблицы

Данную табличку нужно заполнить, т.е. просуммировать выручку по соответствующим товарам и регионам. Это нетрудно сделать с помощью функции СУММЕСЛИМН. Также добавим итоги. Получится сводный отчет о продажах в разрезе область-продукция.

Сведение данных с помощью формулы

Вы справились с заданием и показываете отчет директору. Посмотрев на таблицу, он генерирует сразу несколько замечательных идей.

— Можно ли отчет сделать не по выручке, а по прибыли?

— Можно ли товары показать по строкам, а регионы по столбцам?

— Можно ли такие таблицы делать для каждого менеджера в отдельности?

Даже если вы опытный пользователь Excel, на создание новых отчетов потребуется немало времени. Это уже не говоря о возможных ошибках. Однако если вы знаете, как сделать сводную таблицу в Эксель, то ответите: да, мне нужно 5 минут, возможно, меньше.

Рассмотрим, как создать сводную таблицу в Excel.

Создание сводной таблицы в Excel

Открываем исходные данные. Сводную таблицу можно строить по обычному диапазону, но правильнее будет преобразовать его в таблицу Excel. Это сразу решит вопрос с автоматическим захватом новых данных. Выделяем любую ячейку и переходим во вкладку Вставить. Слева на ленте находятся две кнопки: Сводная таблица и Рекомендуемые сводные таблицы.

Кнопки построения сводной таблицы на ленте

Если Вы не знаете, каким образом организовать имеющиеся данные, то можно воспользоваться командой Рекомендуемые сводные таблицы. Эксель на основании ваших данных покажет миниатюры возможных макетов.

Макеты рекомендуемых сводных таблиц

Кликаете на подходящий вариант и сводная таблица готова. Остается ее только довести до ума, так как вряд ли стандартная заготовка полностью совпадет с вашими желаниями. Если же нужно построить сводную таблицу с нуля, или у вас старая версия программы, то нажимаете кнопку Сводная таблица. Появится окно, где нужно указать исходный диапазон (если активировать любую ячейку Таблицы Excel, то он определится сам) и место расположения будущей сводной таблицы (по умолчанию будет выбран новый лист).

Диалоговое окно создания сводной таблицы

Обычно ничего менять здесь не нужно. После нажатия Ок будет создан новый лист Excel с пустым макетом сводной таблицы.

Пустая сводная таблица

Макет таблицы настраивается в панели Поля сводной таблицы, которая находится в правой части листа.

Панель управления полями сводной таблицы

В верхней части панели находится перечень всех доступных полей, то есть столбцов в исходных данных. Если в макет нужно добавить новое поле, то можно поставить галку напротив – эксель сам определит, где должно быть размещено это поле. Однако угадывает далеко не всегда, поэтому лучше перетащить мышью в нужное место макета. Удаляют поля также: снимают флажок или перетаскивают назад.

Сводная таблица состоит из 4-х областей, которые находятся в нижней части панели: значения, строки, столбцы, фильтры. Рассмотрим подробней их назначение.

Область значений – это центральная часть сводной таблицы со значениями, которые получаются путем агрегирования выбранным способом исходных данных.

В большинстве случае агрегация происходит путем Суммирования. Если все данные в выбранном поле имеют числовой формат, то Excel назначит суммирование по умолчанию. Если в исходных данных есть хотя бы одна текстовая или пустая ячейка, то вместо суммы будет подсчитываться Количество ячеек. В нашем примере каждая ячейка – это сумма всех соответствующих товаров в соответствующем регионе.

В ячейках сводной таблицы можно использовать и другие способы вычисления. Их около 20 видов (среднее, минимальное значение, доля и т.д.). Изменить способ расчета можно несколькими способами. Самый простой, это нажать правой кнопкой мыши по любой ячейке нужного поля в самой сводной таблице и выбрать другой способ агрегирования.

Область строк – названия строк, которые расположены в крайнем левом столбце. Это все уникальные значения выбранного поля (столбца). В области строк может быть несколько полей, тогда таблица получается многоуровневой. Здесь обычно размещают качественные переменные типа названий продуктов, месяцев, регионов и т.д.

Область столбцов – аналогично строкам показывает уникальные значения выбранного поля, только по столбцам. Названия столбцов – это также обычно качественный признак. Например, годы и месяцы, группы товаров.

Область фильтра – используется, как ясно из названия, для фильтрации. Например, в самом отчете показаны продукты по регионам. Нужно ограничить сводную таблицу какой-то отраслью, определенным периодом или менеджером. Тогда в область фильтров помещают поле фильтрации и там уже в раскрывающемся списке выбирают нужное значение.

С помощью добавления и удаления полей в указанные области вы за считанные секунды сможете настроить любой срез ваших данных, какой пожелаете.

Посмотрим, как это работает в действии. Создадим пока такую же таблицу, как уже была создана с помощью функции СУММЕСЛИМН. Для этого перетащим в область Значения поле «Выручка», в область Строки перетащим поле «Область» (регион продаж), в Столбцы – «Товар».

Создание макета сводной таблицы

В результате мы получаем настоящую сводную таблицу.

Сводная таблица

На ее построение потребовалось буквально 5-10 секунд.

Работа со сводными таблицами в Excel

Изменить существующую сводную таблицу также легко. Посмотрим, как пожелания директора легко воплощаются в реальность.

Заменим выручку на прибыль.

Товары и области меняются местами также перетягиванием мыши.

Для фильтрации сводных таблиц есть несколько инструментов. В данном случае просто поместим поле «Менеджер» в область фильтров.

На все про все ушло несколько секунд. Вот, как работать со сводными таблицами. Конечно, не все задачи столь тривиальные. Бывают и такие, что необходимо использовать более замысловатый способ агрегации, добавлять вычисляемые поля, условное форматирование и т.д. Но об этом в другой раз.

Источник данных сводной таблицы Excel

Для успешной работы со сводными таблицами исходные данные должны отвечать ряду требований. Обязательным условием является наличие названий над каждым полем (столбцом), по которым эти поля будут идентифицироваться. Теперь полезные советы.

1. Лучший формат для данных – это Таблица Excel. Она хороша тем, что у каждого поля есть наименование и при добавлении новых строк они автоматически включаются в сводную таблицу.

2. Избегайте повторения групп в виде столбцов. Например, все даты должны находиться в одном поле, а не разбиты по месяцам в отдельных столбцах.

3. Уберите пропуски и пустые ячейки иначе данная строка может выпасть из анализа.

4. Применяйте правильное форматирование к полям. Числа должны быть в числовом формате, даты должны быть датой. Иначе возникнут проблемы при группировке и математической обработке. Но здесь эксель вам поможет, т.к. сам неплохо определяет формат данных.

В целом требований немного, но их следует знать.

Обновление данных в сводной таблице Excel

Если внести изменения в источник (например, добавить новые строки), сводная таблица не изменится, пока вы ее не обновите через правую кнопку мыши

Обновление сводной таблицы

или
через команду во вкладке Данные – Обновить все.

Обновить все

Так сделано специально из-за того, что сводная таблица занимает много места в оперативной памяти. Чтобы расходовать ресурсы компьютера более экономно, работа идет не напрямую с источником, а с кэшем, где находится моментальный снимок исходных данных.

Зная, как делать сводные таблицы в Excel даже на таком базовом уровне, вы сможете в разы увеличить скорость и качество обработки больших массивов данных.

Ниже находится видеоурок о том, как в Excel создать простую сводную таблицу.

Источник