Меню

Сортировка в сводной таблице по столбцу

Как выполнить сортировку в сводной таблице Excel

В сводной таблице Excel можно выполнять сортировку по горизонтали и по вертикали. Таким образом у вас есть возможность ясно увидеть строки или столбцы, содержащие максимальные или минимальные значения.

Мы покажем, как выполняется сортировка, на примере сводной таблицы, содержащей данные о продажах компании по месяцам с разбивкой по продавцам.

Сортировка в сводной таблице Excel

Для сортировки данных в столбце или строке сводной таблицы необходимо использовать команды Сортировка по возрастанию (Sort Ascending) и Сортировка по убыванию (Sort Descending), которые на Ленте меню Excel обозначены вот такими иконками:

Сортировка в сводной таблице Excel

Эти команды находятся:

  • В современных версиях Excel. На вкладке Данные (Data) в разделе Сортировка и фильтр (Sort & Filter) либо используйте пункт Сортировка (Sort) контекстного меню, которое можно вызвать щелчком правой кнопки мыши по сводной таблице.
  • В Excel 2003. На панели инструментов Стандартные (Standard) или в меню Данные >Сортировка (Data > Sort).

Сортировка в сводной таблице по столбцу

Предположим, мы хотим понять, какие месяцы показали наивысшие результаты продаж.

Сортировка в сводной таблице Excel

Если выполнить сортировку сводной таблицы по столбцу Grand Total в порядке убывания, то месяц с наибольшим результатом продаж будет расположен вверху таблицы, следующим окажется второй по величине и так далее.

Для того, чтобы выполнить сортировку по значению в столбце Grand Total, нужно:

  1. Кликнуть по любому значению в столбце Grand Total;
  2. Нажать команду Сортировка по убыванию (Sort Descending).

На картинке показано, как будет выглядеть наша сводная таблица после выполнения сортировки. Теперь можно легко понять, что максимальные продажи были в июне (Jun), а на втором месте стоит январь (Jan).

Сортировка в сводной таблице по строке

Предположим, требуется расположить результаты продаж за год таким образом, чтобы обладатель самого большого результата был записан в таблице первым.

Сортировка в сводной таблице Excel

  1. Кликните по любому значению в строке Grand Total (в нашей таблице это будут ячейки B17 или C17);
  2. Нажмите команду Сортировка по убыванию (Sort Descending).

Результат показан на картинке выше. Как и требовалось, продавцы расположились в таком порядке, что максимальное значение продаж (Smith с суммарным результатом $345,908) стоит в таблице первым.

Обратите внимание, что данные в таблице можно сортировать и по алфавиту, упорядочив имена продавцов. Для этого нужно кликнуть по одному из имён (ячейки B4 или C4) и выполнить сортировку в порядке возрастания или убывания.

Источник

Сводные таблицы Excel — сортировка данных

Вы можете отсортировать данные в сводной таблице, чтобы вам было легко находить элементы, которые вы хотите проанализировать. Вы можете отсортировать данные от минимальных до максимальных значений или от максимальных до минимальных значений или в любом другом произвольном порядке, который вы выберете.

Рассмотрим следующую сводную таблицу, в которой у вас есть сводные данные о продажах по регионам, по продажам и по месяцам.

Сумма суммы заказа

Сортировка по полям

Вы можете отсортировать данные в приведенной выше сводной таблице по полям в строках или столбцах — «Регион», «Продавец» и «Месяц».

Чтобы отсортировать сводную таблицу с полем Salesperson, выполните следующие действия:

Нажмите стрелку Стрелка внизв строке ярлыков.

Выберите продавца в поле «Выбрать поле» из выпадающего списка.

Нажмите стрелку Стрелка внизв строке ярлыков.

Выберите продавца в поле «Выбрать поле» из выпадающего списка.

Сортировка

Отображаются следующие параметры сортировки —

  • Сортировать от А до Я.
  • Сортировка от Z до A.
  • Дополнительные параметры сортировки.

Далее по умолчанию поле «Продавец» сортируется в порядке возрастания. Нажмите Сортировка от Z до A. Поле «Продавец» будет отсортировано в порядке убывания.

Сортировка от Z до A

Таким же образом вы можете отсортировать поле в столбце — Месяц, нажав на стрелку Стрелка внизв метках столбцов.

Сортировка по подытогам

Предположим, вы хотите отсортировать сводную таблицу на основе общей суммы заказа — по убыванию в каждом регионе. То есть вы хотите отсортировать сводную таблицу по промежуточным суммам.

Сортировка по подытогам

Вы можете видеть, что стрелы нет Стрелка вниздля промежуточных итогов. Вы все еще можете отсортировать сводную таблицу по промежуточным суммам следующим образом:

Щелкните правой кнопкой мыши промежуточный итог любого из Продавцов в столбце Общая сумма.

Выберите Sort из выпадающего списка.

Появится еще один раскрывающийся список с опциями сортировки — «Сортировать от наименьшего к наибольшему», «Сортировать с наименьшего к наименьшему» и «Дополнительные параметры сортировки». Выберите «Сортировка по возрастанию».

Щелкните правой кнопкой мыши промежуточный итог любого из Продавцов в столбце Общая сумма.

Выберите Sort из выпадающего списка.

Появится еще один раскрывающийся список с опциями сортировки — «Сортировать от наименьшего к наибольшему», «Сортировать с наименьшего к наименьшему» и «Дополнительные параметры сортировки». Выберите «Сортировка по возрастанию».

Общая сумма

Промежуточные итоги в столбце Общий итог сортируются по максимальным и минимальным значениям в каждом регионе.

Нажмите Сортировать

Аналогично, если вы хотите отсортировать сводную таблицу по подытогам, выполните следующие действия:

Щелкните правой кнопкой мыши промежуточный итог любого из регионов в столбце Общая сумма.

Нажмите Сортировка в раскрывающемся списке.

Во втором раскрывающемся списке нажмите «Сортировать по возрастанию». Сводная таблица будет отсортирована по промежуточным суммам по регионам.

Щелкните правой кнопкой мыши промежуточный итог любого из регионов в столбце Общая сумма.

Нажмите Сортировка в раскрывающемся списке.

Во втором раскрывающемся списке нажмите «Сортировать по возрастанию». Сводная таблица будет отсортирована по промежуточным суммам по регионам.

Итого

Как вы можете видеть, у юга самая высокая сумма заказа, а у севера самая низкая.

Вы также можете отсортировать сводную таблицу на основе общей суммы за месяц следующим образом:

  • Щелкните правой кнопкой мыши по любому из промежуточных итогов в итоговой строке.
  • Выберите Sort из выпадающего списка.
  • Выберите Sort Largest to Smallest из второго выпадающего списка.

Сводная таблица будет отсортирована по общему количеству за месяц.

Дополнительные параметры сортировки

Вы можете заметить, что в феврале самая высокая сумма заказа, а в марте самая низкая.

Дополнительные параметры сортировки

Предположим, вы хотите отсортировать сводную таблицу по регионам на общую сумму в январе месяце.

Нажмите на стрелку Стрелка внизв строке ярлыков.

Выберите Дополнительные параметры сортировки из выпадающего списка. Откроется диалоговое окно Sort (Region) .

Нажмите на стрелку Стрелка внизв строке ярлыков.

Выберите Дополнительные параметры сортировки из выпадающего списка. Откроется диалоговое окно Sort (Region) .

Область, край

Как вы можете заметить, в разделе Сводка текущий порядок сортировки задается как область сортировки в порядке возрастания. По возрастанию (от А до Я) выбирается в разделе Параметры сортировки. В поле под этим отображается Регион .

  • Нажмите на поле, содержащее регион.
  • Нажмите Сумма суммы заказа.

Больше вариантов

Нажмите кнопку Дополнительные параметры . Откроется диалоговое окно « Дополнительные параметры сортировки (регион) ».

Значения в выбранном столбце

Как вы можете видеть, в разделе «Сортировать по» выбран «Общий итог». В разделе «Сводка» текущий порядок сортировки задается как область сортировки по сумме суммы заказа в порядке возрастания.

Нажмите Значения в выбранном столбце: под Сортировать по.

В поле ниже этого введите B5.

Нажмите Значения в выбранном столбце: под Сортировать по.

В поле ниже этого введите B5.

По возрастанию

Как вы можете заметить, в разделе Сводка текущий порядок сортировки имеет следующий вид:

Сортировать регион по сумме суммы заказа в порядке возрастания, используя значения в этом столбце: январь. Нажмите ОК.

Откроется диалоговое окно Sort (Region). Выберите По убыванию (от Z до A) по: в разделе Параметры сортировки.

Сортировать регион по сумме суммы заказа в порядке возрастания, используя значения в этом столбце: январь. Нажмите ОК.

Откроется диалоговое окно Sort (Region). Выберите По убыванию (от Z до A) по: в разделе Параметры сортировки.

Под резюме

В разделе Сводка текущий порядок сортировки имеет следующий вид:

Сортировать регион по сумме суммы заказа в порядке убывания, используя значения в этом столбце: январь. Нажмите ОК. Сводная таблица будет отсортирована по региону с использованием значений в январе.

Сортировка данных вручную

Как вы можете видеть, в январе месяце на западе самая высокая сумма заказа, а на севере самая низкая.

Сортировка данных вручную

В сводной таблице данные сортируются автоматически по выбранному вами варианту сортировки. Это называется автосортировкой.

Читайте также:  Как решать логические задачи с помощью таблицы истинности

Поместите курсор на стрелку Стрелка внизв метках строк или метках столбцов.

Выберите Ручной

Появляется автосортировка, показывающая текущий порядок сортировки для каждого из полей в сводной таблице. Теперь предположим, что вы хотите отсортировать поля Region по порядку — Восток, Запад, Север и Юг. Вы можете сделать это вручную, следующим образом —

Нажмите стрелку Стрелка внизв строке ярлыков.

Выберите Region в поле Select Field из выпадающего списка.

Нажмите Дополнительные параметры сортировки . Откроется диалоговое окно Sort (Region).

Выберите Вручную (вы можете перетаскивать объекты, чтобы изменить их порядок).

Нажмите стрелку Стрелка внизв строке ярлыков.

Выберите Region в поле Select Field из выпадающего списка.

Нажмите Дополнительные параметры сортировки . Откроется диалоговое окно Sort (Region).

Выберите Вручную (вы можете перетаскивать объекты, чтобы изменить их порядок).

Выберите регион

В разделе «Сводка» текущий порядок сортировки задается как перетаскивание элементов поля «Регион» для отображения их в любом порядке.

Нажмите на восток и перетащите его наверх. При перетаскивании на восток горизонтальная зеленая полоса появляется на всем протяжении ряда строк.

Нажмите на восток

Повторяйте перетаскивание с другими элементами поля Регион, пока не получите необходимое расположение.

Повторение

Вы можете наблюдать следующее —

Элементы вложенного поля — продавец также перемещаются вместе с соответствующим элементом поля Регион. Кроме того, значения в других столбцах также переместились соответственно.

Если вы поместите курсор на стрелку Стрелка внизв метках строк или меток столбцов отображается автосортировка, показывающая текущий порядок сортировки полей «Продавец» и «Месяц». Поскольку вы отсортировали поле «Регион» вручную, оно не будет отображаться в автосортировке.

Элементы вложенного поля — продавец также перемещаются вместе с соответствующим элементом поля Регион. Кроме того, значения в других столбцах также переместились соответственно.

Если вы поместите курсор на стрелку Стрелка внизв метках строк или меток столбцов отображается автосортировка, показывающая текущий порядок сортировки полей «Продавец» и «Месяц». Поскольку вы отсортировали поле «Регион» вручную, оно не будет отображаться в автосортировке.

Примечание. Вы не можете использовать это ручное перетаскивание элементов поля, находящегося в области AL ЗНАЧЕНИЯ списка полей сводной таблицы. Следовательно, вы не можете перетащить значения суммы суммы заказа в эту сводную таблицу.

Настройка параметров сортировки

В предыдущем разделе вы узнали, как установить опцию сортировки для поля вручную. У вас есть еще несколько вариантов сортировки, которые вы можете установить следующим образом:

Нажмите стрелку Стрелка внизв строке ярлыков.

Выберите Region в поле Select Field.

Нажмите Дополнительные параметры сортировки. Откроется диалоговое окно Sort (Region).

Нажмите кнопку Дополнительные параметры.

Нажмите стрелку Стрелка внизв строке ярлыков.

Выберите Region в поле Select Field.

Нажмите Дополнительные параметры сортировки. Откроется диалоговое окно Sort (Region).

Нажмите кнопку Дополнительные параметры.

Появится диалоговое окно «Дополнительные параметры сортировки (регион)». Вы можете установить дополнительные параметры сортировки в этом диалоговом окне.

Нажмите ОК

В разделе «Автосортировка» можно установить или снять флажок «Сортировать автоматически при каждом обновлении отчета», чтобы разрешить или прекратить автоматическую сортировку при обновлении данных сводной таблицы.

  • Снимите флажок — сортировать автоматически при каждом обновлении отчета.

Теперь становится доступна опция сортировки первого ключа. Вы можете использовать эту опцию, чтобы выбрать заказ, который вы хотите использовать.

  • Установите флажок под Порядок сортировки первого ключа.

Нажмите на коробку

Как вы можете заметить, настраиваемые списки по дням недели и месяцам года представлены в раскрывающемся списке. Вы можете использовать любой из них, или вы можете использовать свой собственный список, такой как Высокий, Средний, Низкий или список размеров S, M, L, XL, которые не в алфавитном порядке.

Вы можете создавать свои собственные списки на вкладке ФАЙЛ на ленте. ФАЙЛ → Опции. В диалоговом окне «Параметры Excel» нажмите «Дополнительно» и выберите «Общие». Кнопка «Изменить пользовательские списки» находится рядом с кнопкой «Создать списки» для использования в сортировке и заполнении последовательностей.

продвинутый

Обратите внимание, что пользовательский порядок сортировки списка не сохраняется при обновлении (обновлении) данных в сводной таблице.

В разделе «Сортировка по» можно щелкнуть « Общая сумма» или «Значения» в выбранных столбцах, чтобы отсортировать по этим значениям. Эта опция недоступна, если вы установите сортировку на Вручную.

Что нужно учитывать при сортировке сводных таблиц

При сортировке данных в сводной таблице помните следующее:

Данные с пробелами будут влиять на результаты сортировки. Удалите все пробелы перед сортировкой данных.

Вы не можете сортировать чувствительные к регистру текстовые записи.

Вы не можете сортировать данные по определенному формату, например, по ячейке или цвету шрифта.

Вы не можете сортировать данные по индикаторам условного форматирования, таким как наборы значков.

Источник



Как изменить порядок строк в сводной таблице?

В сводной таблице щелкните маленькую стрелку рядом со списком Названия строк или Названия столбцов. Щелкните поле в строке или столбце, которые требуется отсортировать. в списке Названия строк или Названия столбцов, а затем выберите нужный параметр.

Как в сводной таблице сделать сортировку по убыванию?

Сортировка в столбцах сводной таблицы

  1. Выделить любую ячейку в поле (столбце) по которому вы хотите выполнить сортировку.
  2. Далее – нажимаем на кнопку «Сортировка» в группе «Работа со сводными таблицами» на вкладке «Параметры». …
  3. В открывшемся окне — настраиваем параметры сортировки. …
  4. Параметры сортировки – «По убыванию» и направление – «Сверху вниз».

Как раскрыть все строки в сводной таблице?

Развертывание и свертывание уровней в сводной таблице

  1. Чтобы просмотреть сведения о текущем элементе, щелкните пункт Развернуть.
  2. Чтобы скрыть сведения о текущем элементе, щелкните пункт Свернуть.
  3. Чтобы скрыть сведения обо всех элементах в поле, щелкните пункт Свернуть все поле.

Как применить условное форматирование в сводной таблице?

Действуем по шагам:

  1. Выберите ячейку и перейдите на вкладку «Главная» → «Стили» → «Условное форматирование» → «Создать правило».
  2. Затем выберите третий вариант из «Применить правило к» и выберите «Форматировать все ячейки на основании их значений» из типа правила.

Как внести изменения в сводную таблицу?

Изменение исходных данных сводной таблицы

  1. Щелкните Отчет сводной таблицы.
  2. На вкладке «Анализ» в группе «Данные» нажмите кнопку «Изменить источник данных» и выберите «Изменить источник данных». Отобразилось диалоговое окно «Изменение источника данных в pivotTable».
  3. Выполните одно из указанных ниже действий.

Как сортировать по убыванию в Excel?

На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр выполните одно из указанных ниже действий.

  1. Чтобы быстро отсортировать значения по возрастанию, нажмите кнопку (Сортировка от А до Я).
  2. Чтобы быстро отсортировать значения по убыванию, нажмите кнопку (Сортировка от Я до А).

Как можно провести группировку данных в сводной таблице?

Щелкните значение в сводной таблице правой кнопкой мыши и выберите команду Группировать. В окне Группировка установите флажки Начиная с и Заканчивая и при необходимости измените значения. В разделе С шагом выберите период времени. Для числовых полей введите число, которое указывает интервал для каждой группы.

Как открыть список полей сводной таблицы?

Щелкните сводную таблицу. На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами. Если нужно отобразить список полей сводной таблицы, на вкладке Анализ или Параметры в группе Показать нажмите кнопку Список полей.

Как в Excel сделать видимыми все строки?

Щелкните знак плюса, чтобы изменить его на знак минус, чтобы отобразить свернутые столбцы или строки. Выделите весь лист, нажмите Data > Ungroup > Clear Outline для отображения всех свернутых столбцов и строк, которые связаны функцией Group.

Как выделить всю сводную таблицу?

Щелкните сводную таблицу. На вкладке Параметры в группе Действия нажмите кнопку Выделить и выберите пункт Всю сводную таблицу.

Как изменить формат ячейки в сводной таблице?

Выберите ячейку внутри сводной таблицы в одном из полей даты.

мою статью «Даты группирования в сводной таблице».

  1. Щелкните правой кнопкой мыши ячейку в поле даты сводной таблицы.
  2. Выберите настройки поля …
  3. Нажмите кнопку «Числовой формат».
  4. Измените форматирование даты в окне «Формат ячеек».
  5. Нажмите ОК и ОК.
Читайте также:  Таблица размеров повышения пенсии

Как применить условное форматирование ко всему столбцу?

Как применить условное форматирование к столбцу

Выберите инструмент: «Главная»-«Условное форматирование»-«Правила выделения ячеек»-«Больше». В появившемся окне введите в поле значение 25000 и выберите из выпадающего списка «Зеленая заливка и темно-зеленый текст». Нажмите ОК.

Как сделать условное форматирование?

ПРАВИЛА С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ФОРМУЛ

  1. Выделите ячейки, к которым нужно применить Условное форматирование (пусть это ячейка А1 ).
  2. Вызовите инструмент Условное форматирование ( Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Создать правило )
  3. Выберите Использовать формулу для определения форматируемых ячеек

Как обновить данные в Pivot Table?

  1. Щелкните любое место сводной таблицы. На ленте появится вкладка Работа со сводными таблицами.
  2. На вкладке Анализ выберите команду Обновить или нажмите ALT+F5. Совет: Чтобы одновременно обновить все стебли в книге, нажмите кнопку Анализ > Обновить все.

Как преобразовать таблицу обратно в диапазон?

Удаление таблицы в Excel

  1. Выделите любую ячейку таблицы и перейдите на вкладку Конструктор .
  2. В группе команд Сервис выберите команду Преобразовать в диапазон .
  3. Появится диалоговое окно с подтверждением. Нажмите Да .
  4. Таблица будет преобразована в обычный диапазон, однако, данные и форматирование сохранятся.

Как изменить источник данных в сводной?

Перейдите к вкладке «Параметры» и в группе «Данные» рас кройте меню кнопки «Изменить источник данных». В списке команд выберите пункт «Изменить источник дан ных» (рис. 5.69). В окне «Изменить источник данных сводной таблицы» в гра фе «Таблица или диапазон» введите адрес размещения новых данных.

Источник

Сводные таблицы в MS Excel

10 апреля 2013 г.

Сводные таблицы необходимы для суммирования, анализа и представления данных, находящихся в «больших» исходных таблицах, в различных разрезах . Рассмотрим процесс создания несложных Сводных таблиц.

Сводные таблицы ( Вставка/ Таблицы/ Сводная таблица ) могут пригодиться, если одновременно выполняются следующие условия:

  • имеется исходная таблица с множеством строк (записей), речь идет о нескольких десятках и сотнях строк;
  • необходимо провести анализ данных, который требует выборки (фильтрации) данных, их группировки (суммирования, подсчета) и представления данных в различных разрезах (подготовки отчетов);
  • этот анализ затруднительно провести на основе исходной таблицы с использованием других стредств: фильтра ( CTRL+SHIFT+L ), формул , Расширенного фильтра ;
  • исходная таблица удовлетворяет определенным требованиям (см. ниже).

Пользователи часто избегают использования Сводных таблиц , т.к. уверены, что они слишком сложны. Действительно, для того чтобы освоить любой новый инструмент или метод, требуется приложить усилия и потратить время. Но, в результате эффект от освоения нового должен превзойти вложенные усилия. В этой статье разберемся, как создавать и применять Сводные таблицы .

Подготовка исходной таблицы

Начнем с требований к исходной таблице.

  • каждый столбец должен иметь заголовок;
  • в каждый столбец должны вводиться значения только в одном формате (например, столбец «Дата поставки» должен содержать все значения только в формате Дата ; столбец «Поставщик» — названия компаний только в текстовом формате или можно вводить Код поставщика в числовом формате);
  • в таблице должны отсутствовать полностью незаполненные строки и столбцы;
  • в ячейки должны вводиться «атомарные» значения, т.е. только те, которые нельзя разнести в разные столбцы. Например, нельзя в одну ячейку вводить адрес в формате: «Город, Название улицы, дом №». Нужно создать 3 одноименных столбца, иначе Сводная таблица будет работать неэффективно (в случае, если Вам нужна информация, например, в разрезе города);
  • избегайте таблиц с «неправильной» структурой (см. рисунок ниже).

Вместо того, чтобы плодить повторяющиеся столбцы ( регион 1, регион 2, … ), в которых будут в изобилии незаполненные ячейки, переосмыслите структуру таблицы, как показано на рисунке выше (Все значения объемов продаж должны быть в одном столбце, а не размазаны по нескольким столбцам. Для того, чтобы это реализовать, возможно, потребуется вести более подробные записи (см. рисунок выше), а не указывать для каждого региона суммарные продажи).

Более детальные советы по построению таблиц изложены в одноименной статье Советы по построению таблиц .

Несколько облегчит процесс построения Сводной таблицы , тот факт, если исходная таблица будет преобразована в формат EXCEL 2007 ( Вставка/ Таблицы/ Таблица ). Для этого сначала приведите исходную таблицу в соответствие с вышеуказанными требованиями, затем выделите любую ячейку таблицы и вызовите окно меню Вставка/ Таблицы/ Таблица . Все поля окна будут автоматически заполнены, нажмите ОК.

Создание таблицы в формате EXCEL 2007 добавляет новые возможности:

  • при добавлении в таблицу новых значений новые строки автоматически добавляются к таблице;
  • при создании таблицы к ней применяется форматирование, к заголовкам – фильтр, появляется возможность автоматически создать строку итогов, сортировать данные и пр.;
  • таблице автоматически присваивается Имя .

В качестве исходной будем использовать таблицу в формате EXCEL 2007 содержащую информацию о продажах партий продуктов. В строках таблицы приведены данные о поставке партии продукта и его сбыте.

В таблице имеются столбцы:

  • Товар – наименование партии товара, например, « Апельсины »;
  • Группа – группа товара, например, « Апельсины » входят в группу « Фрукты »;
  • Поставщик – компания-поставщик Товаров, Поставщик может поставлять несколько Групп Товаров;
  • Дата поставки – Дата поставки Товара Поставщиком;
  • Регион продажи – Регион, в котором была реализована партия Товара;
  • Продажи – Стоимость, по которой удалось реализовать партию Товара;
  • Сбыт – срок фактической реализации Товара в Регионе (в днях);
  • Прибыль – отметка о том, была ли получена прибыль от реализованной партии Товара.

Через Диспетчер имен ( Формулы/ Определенные имена/ Диспетчер имен ) откорректируем Имя таблицы на « Исходная_таблица ».

Создание Сводной таблицы

Сводную таблицу будем создавать для решения следующей задачи: «Подсчитать суммарные объемы продаж по каждому Товару».

Имея исходную таблицу в формате EXCEL 2007 , для создания Сводной таблицы достаточно выделить любую ячейку исходной таблицы и в меню Работа с таблицами/ Конструктор/ Сервис выбрать пункт Сводная таблица .

В появившемся окне нажмем ОК, согласившись с тем, что Сводная таблица будет размещена на отдельном листе.

На отдельном листе появится заготовка Сводной таблицы и Список полей, размещенный справа от листа (отображается только когда активная ячейка находится в диапазоне ячеек Сводной таблицы).

Структура Сводной таблицы в общем виде может быть представлена так:

Заполним сначала раздел Названия строк . Т.к. требуется определить объемы продаж по каждому Товару, то в строках Сводной таблицы должны быть размещены названия Товаров. Для этого поставим галочку в Списке полей у поля Товар (поле и столбец — синонимы).

Т.к. ячейки столбца Товар имеют текстовый формат, то они автоматически попадут в область Названия строк Списка полей. Разумеется, поле Товар можно при необходимости переместить в другую область Списка полей. Заметьте, что названия Товаров будут автоматически отсортированы от А до Я (об изменении порядка сортировки читайте ниже ).

Теперь поставим галочку в Списке полей у поля Продажи.

Т.к. ячейки столбца Продажи имеют числовой формат, то они автоматически попадут в раздел Списка полей Значения.

Несколькими кликами мыши (точнее шестью) мы создали отчет о Продажах по каждому Товару. Того же результата можно было достичь с использованием формул (см. статью Отбор уникальных значений с суммированием по соседнему столбцу ). Если требуется, например, определить объемы продаж по каждому Поставщику, то для этого снимем галочку в Списке полей у поля Товар и поставим галочку у поля Поставщик.

Детализация данных Сводной таблицы

Если возникли вопросы о том, какие же данные из исходной таблицы были использованы для подсчета тех или иных значений Сводной таблицы , то достаточно двойного клика мышкой на конкретном значении в Сводной таблице , чтобы был создан отдельный лист с отобранными из исходной таблицей строками. Например, посмотрим какие записи были использованы для суммирования продаж Товара «Апельсины». Для этого дважды кликнем на значении 646720. Будет создан отдельный лист только со строками исходной таблицы относящихся к Товару «Апельсины».

Читайте также:  Красно черная таблица для изучения внимания

Обновление Сводной таблицы

Если после создания Сводной таблицы в исходную таблицу добавлялись новые записи (строки), то эти данные не будут автоматически учтены в Сводной таблице . Чтобы обновить Сводную таблицу выделите любую ее ячейку и выберите пункт меню: меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Данные/ Обновить . Того же результата можно добиться через контекстное меню: выделите любую ячейку Сводной таблицы , вызовите правой клавишей мыши контекстное меню и выберите пункт Обновить .

Удаление Сводной таблицы

Удалить Сводную таблицу можно несколькими способами. Первый – просто удалить лист со Сводной таблицей (если на нем нет других полезных данных, например исходной таблицы). Второй способ — удалить только саму Сводную таблицу : выделите любую ячейку Сводной таблицы , нажмите CTRL + A (будет выделена вся Сводная таблица ), нажмите клавишу Delete .

Изменение функции итогов

При создании Сводной таблицы сгруппированные значения по умолчанию суммируются. Действительно, при решении задачи нахождения объемов продаж по каждому Товару, мы не заботились о функции итогов – все Продажи, относящиеся к одному Товару были просуммированы. Если требуется, например, подсчитать количество проданных партий каждого Товара, то нужно изменить функцию итогов. Для этого в Сводной таблице выделите любое значение поля Продажи, вызовите правой клавишей мыши контекстное меню и выберите пункт Итоги по/ Количество .

Изменение порядка сортировки

Теперь немного модифицируем наш Сводный отчет . Сначала изменим порядок сортировки названий Товаров: отсортируем их в обратном порядке от Я до А. Для этого через выпадающий список у заголовка столбца, содержащего наименования Товаров, войдем в меню и выберем Сортировка от Я до А .

Теперь предположим, что Товар Баранки – наиболее важный товар, поэтому его нужно выводить в первой строке. Для этого выделите ячейку со значением Баранки и установите курсор на границу ячейки (курсор должен принять вид креста со стрелками).

Затем, нажав левую клавишу мыши, перетащите ячейку на самую верхнюю позицию в списке прямо под заголовок столбца.

После того как будет отпущена клавиша мыши, значение Баранки будет перемещено на самую верхнюю позицию в списке.

Изменение формата числовых значений

Теперь добавим разделитель групп разрядов у числовых значений (поле Продажи). Для этого выделите любое значение в поле Продажи, вызовите правой клавишей мыши контекстное меню и выберите пункт меню Числовой формат …

В появившемся окне выберите числовой формат и поставьте галочку флажка Разделитель групп разрядов .

Добавление новых полей

Предположим, что необходимо подготовить отчет о продажах Товаров, но с разбивкой по Регионам продажи. Для этого добавим поле Регион продажи, поставив соответствующую галочку в Списке полей. Поле Регион продажи будет добавлено в область Названия строк Списка полей (к полю Товар). Поменяв в области Названия строк Списка полей порядок следования полей Товар и Регион продажи, получим следующий результат.

Выделив любое название Товара и нажав пункт меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Активное поле/ Свернуть все поле , можно свернуть Сводную таблицу , чтобы отобразить только продажи по Регионам.

Добавление столбцов

Добавление поля Регион продажи в область строк привело к тому, что Сводная таблица развернулась на 144 строки. Это не всегда удобно. Т.к. продажи осуществлялись только в 6 регионах, то поле Регион продажи имеет смысл разместить в области столбцов.

Сводная таблица примет следующий вид.

Меняем столбцы местами

Чтобы изменить порядок следования столбцов нужно взявшись за заголовок столбца в Сводной таблице перетащить его в нужное место.

Удаление полей

Любое поле можно удалить из Сводной таблицы. Для этого нужно навести на него курсор мыши в Списке полей (в областях Фильтр отчета, Названия отчета, Названия столбцов, Значения), нажать левую клавишу мыши и перетащить удаляемое поле за границу Списка полей.

Другой способ – снять галочку напротив удаляемого поля в верхней части Списка полей. Но, в этом случае поле будет удалено сразу из всех областей Списка полей (если оно использовалось в нескольких областях).

Добавление фильтра

Предположим, что необходимо подготовить отчет о продажах Групп Товаров, причем его нужно сделать в 2-х вариантах: один для партий Товаров принесших прибыль, другой – для убыточных. Для этого:

  • Очистим ранее созданный отчет: выделите любое значение Сводной таблицы, нажмите пункт меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Действия/ Очистить/ Очистить все ;
  • Ставим галочки в Списке полей у полей Группа, Продажи и Прибыль;
  • Переносим поле Прибыль из области Названия строк Списка полей в область Фильтр отчета;

Вид получившейся Сводной таблицы должен быть таким:

Теперь воспользовавшись Выпадающим (раскрывающимся) списком в ячейке B1 (поле Прибыль) можно, например, построить отчет о продажах Групп Товаров, принесших прибыль.

После нажатия кнопки ОК будут выведены значения Продаж только прибыльных Партий.

Обратите внимание, что в Списке полей Сводной таблицы напротив поля Прибыль появился значок фильтра. Удалить фильтр можно сняв галочку в Списке полей.

Очистить фильтр можно через меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Действия/ Очистить/ Очистить фильтры .

Также стандартный механизм фильтрации данных доступен через выпадающий список в заголовках строк и столбцов Сводной таблицы.

Несколько итогов для одного поля

Предположим, что требуется подсчитать количество проданных партий и суммарные продажи каждого Товара. Для этого:

  • Очистим ранее созданный отчет: выделите любое значение Сводной таблицы , нажмите пункт меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Действия/ Очистить/ Очистить все ;
  • Поставьте галочки напротив полей Товар и Продажи в верхней части Списка полей. Поле Продажи будет автоматически помещено в область Значения;
  • Перетащите мышкой еще одну копию поля Продажи в ту же область Значения. В Сводной таблице появится 2 столбца подсчитывающими суммы продаж;
  • в Сводной таблице выделите любое значение поля Продажи, вызовите правой клавишей мыши контекстное меню и выберите пункт Итоги по/ Количество . Задача решена.

Отключаем строки итогов

Строку итогов можно отключить через меню: Работа со сводными таблицами/ Конструктор/ Макет/ Общие итоги . Не забудьте предварительно выделить любую ячейку Сводной таблицы .

Группируем числа и Даты

Предположим, что требуется подготовить отчет о сроках сбыта. В результате нужно получить следующую информацию: сколько партий Товара сбывалось в период от 1 до 10 дней, в период 11-20 дней и т.д. Для этого:

  • Очистим ранее созданный отчет: выделите любое значение Сводной таблицы , нажмите пункт меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Действия/ Очистить/ Очистить все ;
  • Поставьте галочку напротив поля Сбыт (срок фактической реализации Товара) в верхней части Списка полей. Поле Сбыт будет автоматически помещено в область Значения;
  • выделите единственное значение поля Сбыт в Сводной таблице , вызовите правой клавишей мыши контекстное меню и выберите пункт Итоги по/ Количество .
  • Перетащите мышкой еще одну копию поля Сбыт в область Названия строк;

Теперь Сводная таблица показывает сколько партий Товара сбывалось за 5, 6, 7, … дней. Всего 66 строк. Сгруппируем значения с шагом 10. Для этого:

  • Выделите одно значение Сводной таблицы в столбце Названия строк;
  • В меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Группировать выберите пункт Группировка по полю ;
  • Появившееся окно заполните, как показано на рисунке ниже;

Теперь Сводная таблица показывает сколько партий Товара сбывалось в период от 1 до 10 дней, в период 11-20 дней и т.д.

Чтобы разгруппировать значения выберите пункт Разгруппировать в меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Группировать .

Аналогичную группировку можно провести по полю Дата поставки. В этом случае окно Группировка по полю будет выглядеть так:

Теперь Сводная таблица показывает, сколько партий Товара поставлялось каждый месяц.

Условное форматирование ячеек Сводной таблицы

К ячейкам Сводной таблицы можно применить правила Условного форматирования как и к ячейкам обычного диапазона. Выделим, например, ячейки с 10 наибольшими объемами продаж. Для этого:

  • Выделите все ячейки содержащие значения продаж;
  • Выберите пункт меню Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Правила отбора первых и последних значений/ 10 первых элементов ;
  • Нажмите ОК.

Источник