Меню

ВИДЕО Создание сводной таблицы в Excel



Как сделать сводную таблицу в Excel 2003, 2007, 2010 с формулами: пошаговая инструкция

Люди, которые хоть раз искали работу через интернет и не только, наверняка часто натыкались на вакансии, где основным требованием к соискателю являлось уверенное знание пакета программ Microsoft Office, и в частности программы Microsoft Excel.

Всё дело в том, что на определённых должностях людям приходится работать с большим количеством данных, а программа Microsoft Excel позволяет организовывать их в таблицы и графически представлять информацию. Именно поэтому знать основы данной программы не повредит никому.

Специально для тех людей, которые только начали познавать Microsoft Excel, мы написали эту статью. В ней пойдёт речь о таком важном инструменте программы, как «Сводные таблицы». Именно с помощью этих таблиц сортируются данные и ведётся их учёт.

Пошаговая инструкция по созданию сводных таблиц с формулами в программе Microsoft Excel

Что такое сводные таблицы в Excel и для чего они нужны?

Сводными называют те таблицы, которые содержат части данных и показывают их так, чтобы связь между этими данными была наглядно видна. Иными словами, данные таблицы позволяют вести учёт чего-либо в удобной форме. Лучше всего объяснить на примере:

  • Представьте себе, что Вы владелец небольшого магазина одежды, в котором работают несколько продавцов. Вам требуется определить активность каждого из них.
  • Для этого Вам понадобится выделить несколько показателей: имя продавца, проданный им товар, дату продажи и сумму выручки. Вы открываете Excel, делите рабочее поле на четыре столбика и в каждом из этих столбиков записываете ежедневные показатели продавцов. Выглядит это примерно следующим образом:

Рисунок 1. Что такое сводные таблицы в Excel и для чего они нужны?

Рисунок 1. Что такое сводные таблицы в Excel и для чего они нужны?

  • Согласитесь, такой графический способ представления данных очень прост и удобен для чтения? Однако на графической составляющей удобства сводной таблицы не заканчиваются.
  • Если внимательно посмотреть, то в шапке таблицы рядом с каждым заголовком можно заметить стрелочку. Если на неё нажать, то можно будет отсортировать данные таблицы по выбранным параметрам.
  • Например, можно выбрать только продавца Катю и посмотреть проданные ею товары, даты продаж и суммы. Точно так же можно отсортировать продажи по датам. Выбрав дату, Вы увидите продавцов, которые в тот день продали товары и общую сумму дневной выручки.

Что такое формулы в Excel и для чего они нужны?

  • Слово «формула» нам всем знакомо ещё со школьных лет. В Excel формулы предписывают программе определённый порядок действий с числами или значениями, которые находятся в ячейках. Вся суть электронных таблиц заключается именно в формулах. Ведь без них они теряют всякий смысл своего существования.

Для формул в Microsoft Excel применяются стандартные математические операторы:

Рисунок 1. Что такое формулы в Excel и для чего они нужны?

Рисунок 1. Что такое формулы в Excel и для чего они нужны?

  • Во время умножения всегда необходимо использовать знак «*». Его упущение, как в письменном варианте вычислений, недопустимо. Иными словами, если Вы запишите (4+7)8, то данную запись программа не сможет распознать, так как после круглой скобки не стоит знак умножения «*».
  • Программа Excel многими используется вместо калькулятора. Например, если Вы введёте в строку формул 2+3, то в выбранной ячейке отобразится результат 5.

Рисунок 2. Что такое формулы в Excel и для чего они нужны?

Рисунок 2. Что такое формулы в Excel и для чего они нужны?

  • Однако, при создании сводных таблиц для формул используются ссылки на ячейки со значениями. Когда в ячейке будет меняться значение, формула автоматически будет проводить перерасчёт результата.

Рисунок 3. Что такое формулы в Excel и для чего они нужны?

Рисунок 3. Что такое формулы в Excel и для чего они нужны?

Создание базы данных для внесения её в сводную таблицу Excel 2003, 2007, 2010

Мы уже разобрались, что сводные таблицы обладают сплошными плюсами. Однако, для того чтобы приступить к их созданию, необходимо иметь уже наработанную базу данных, которая будет внесена в таблицу.

Так как Excel довольно сложная программа с большим набором инструментов и функций, мы не будем углубляться в её изучение с головой, а лишь покажем общий принцип создания базы данных. Итак, приступим:

Шаг 1.

  • Запустите программу. На главной странице Вы увидите стандартное поле с ячейками, куда необходимо будет водить нашу базу данных.
  • Для начала необходимо создать четыре основных столбца с заголовками.
  • Для этого дважды кликните по одной из верхних ячеек и впишите в неё название первого заголовка «Продавец» и нажмите Enter.
  • Далее проделайте то же самое с тремя соседними ячейками в той же строке, вписывая в них названия заголовков.

Рисунок 1. Создание базы данных для внесения её в сводную таблицу Excel 2003, 2007, 2010

Рисунок 1. Создание базы данных для внесения её в сводную таблицу Excel 2003, 2007, 2010

Шаг 2.

  • После того, как Вы ввели названия заголовков, необходимо увеличить им размер шрифта и сделать жирными, чтобы они выделялись на фоне других данных.
  • Для этого зажмите левую кнопку мышки на первой ячейке и ведите мышь вправо, выделяя соседние три.
  • После выделения всех ячеек на рабочей панели с текстом установите для них размер шрифта 12, выделите его жирным и выровняйте по левому краю.
  • Текст наверняка не будет помещаться в ячейки, поэтому зажмите левую кнопку мыши на границе ячейки и поведите мышь вправо, тем самым увеличивая её.
  • То же самое Вы можете проделать и с высотой ячеек.
Читайте также:  Чемпионат 2020 2021 Футбол Того

Рисунок 2. Создание базы данных для внесения её в сводную таблицу Excel 2003, 2007, 2010

Рисунок 2. Создание базы данных для внесения её в сводную таблицу Excel 2003, 2007, 2010

Шаг 3.

  • Далее, под каждым заголовком вписывайте соответствующий ему параметр точно таким же способом, как Вы вписывали заголовки.
  • Для того, чтобы не мучиться с редактированием каждой ячейки, после ввода параметров выделите их все мышкой и примените сразу к ним одинаковые свойства.

Рисунок 3. Создание базы данных для внесения её в сводную таблицу Excel 2003, 2007, 2010

Рисунок 3. Создание базы данных для внесения её в сводную таблицу Excel 2003, 2007, 2010

Как сделать сводную таблицу в Excel 2003, 2007, 2010 с формулами?

Теперь, когда у Вас имеется база данных, можно переходить непосредственно к созданию сводной таблицы. Для этого проделайте следующие шаги:

Шаг 1.

  • Первым делом необходимо выделить одну из ячеек имеющейся у Вас стартовой таблицы. Далее в левом верхнем углу перейдите на вкладку «Вставка» и кликните по кнопке «Сводная таблица».

Рисунок 1. Как сделать сводную таблицу в Excel 2003, 2007, 2010 с формулами?

Рисунок 1. Как сделать сводную таблицу в Excel 2003, 2007, 2010 с формулами?

Шаг 2.

  • Перед Вами откроется окошко, в котором потребуется выбрать диапазон или ввести название таблицы.
  • Также в окне есть возможность выбора места для отчета. Создадим его на новом листе.
  • Пометьте точками пункты, которые указаны на скриншоте ниже и нажмите кнопку «ОК».

Рисунок 2. Как сделать сводную таблицу в Excel 2003, 2007, 2010 с формулами?

Рисунок 2. Как сделать сводную таблицу в Excel 2003, 2007, 2010 с формулами?

Шаг 3.

  • Перед Вами откроется новый листок, на который будет помещена ещё незаполненная сводная таблица. С правой стороны окна появится колонка с полями и областями.
  • Под полями подразумеваются заголовки столбиков, которые вписаны в вашу начальную таблицу с данными. Мышкой их можно будет перетащить в имеющиеся области, что позволит Вам сформировать сводную таблицу.
  • Задействованные заголовки будут помечаться галкой. В одну область можно вносить несколько заголовков и изменять их местоположения для того, чтобы получить наиболее приемлемый для Вас вид сортировки данных.

Рисунок 3. Как сделать сводную таблицу в Excel 2003, 2007, 2010 с формулами?

Рисунок 3. Как сделать сводную таблицу в Excel 2003, 2007, 2010 с формулами?

Шаг 4.

  • Далее необходимо решить, что мы хотим проанализировать. К примеру, мы хотим понять, какой конкретно продавец, продал какой товар за определённый период времени и на какую сумму. Фильтрация данных в таблице будет осуществляться по продавцам.
  • В колонке справа выберите заголовок «Продавец», зажмите на нём левую кнопку мышки и перетаскивайте в область «Фильтр отчёта».
  • Как можно заметить, внешний вид таблицы поменялся, заголовок стал отмеченным.

Рисунок 4. Как сделать сводную таблицу в Excel 2003, 2007, 2010 с формулами?

Рисунок 4. Как сделать сводную таблицу в Excel 2003, 2007, 2010 с формулами?

Шаг 5.

  • Далее по той же схеме в колонке справа необходимо зажать левую кнопку мышки на заголовке «Товары» и перетащить его в область «Названия строк».

Рисунок 5. Как сделать сводную таблицу в Excel 2003, 2007, 2010 с формулами?

Рисунок 5. Как сделать сводную таблицу в Excel 2003, 2007, 2010 с формулами?

Шаг 6.

  • Далее в графу «Названия столбцов» попробуем перетащить заголовок «Дата».
  • Чтобы список продаж отображался не ежедневный а, например, ежемесячный, необходимо кликнуть по любой ячейке с датой правой кнопкой мышки и выбрать из списка пункт «Группировать».

Рисунок 6. Как сделать сводную таблицу в Excel 2003, 2007, 2010 с формулами?

Рисунок 6. Как сделать сводную таблицу в Excel 2003, 2007, 2010 с формулами?

  • В открывшемся окне потребуется выбрать период группировки (с какого числа по какое), и выбрать шаг из списка. После чего следует нажать «ОК».

Рисунок 7. Как сделать сводную таблицу в Excel 2003, 2007, 2010 с формулами?

Рисунок 7. Как сделать сводную таблицу в Excel 2003, 2007, 2010 с формулами?

  • Далее Ваша таблица преобразуется таким вот образом.

Рисунок 8. Как сделать сводную таблицу в Excel 2003, 2007, 2010 с формулами?

Рисунок 8. Как сделать сводную таблицу в Excel 2003, 2007, 2010 с формулами?

Шаг 7.

  • Следующем пунктом перетяните заголовок «Сумма» в графу «Значение».
  • Как можно заметить, стали отображаться просто числа, несмотря на то, что к данному столбцу в стартовой версии таблицы был применён формат отображения «Числовой».

Рисунок 9. Как сделать сводную таблицу в Excel 2003, 2007, 2010 с формулами?

Рисунок 9. Как сделать сводную таблицу в Excel 2003, 2007, 2010 с формулами?

  • Чтобы поправить данную проблему, выделите в сводной таблице необходимые ячейки, кликните правой кнопкой мышки из списка щёлкните по пункту «Числовой формат».

Рисунок 10. Как сделать сводную таблицу в Excel 2003, 2007, 2010 с формулами?

Рисунок 10. Как сделать сводную таблицу в Excel 2003, 2007, 2010 с формулами?

  • В открывшемся окошке в разделе «Условные форматы» выберите пункт «Числовой» и по желанию можете отметить галочкой пункт «Разделитель групп разрядов».
  • Далее нажмите «ОК». Как можно заметить, простые числа изменились и теперь отображаются не просто 650, а 650,00.

Рисунок 11. Как сделать сводную таблицу в Excel 2003, 2007, 2010 с формулами?

Рисунок 11. Как сделать сводную таблицу в Excel 2003, 2007, 2010 с формулами?

Шаг 8.

  • По идее сводная таблица готова и с ней можно начинать работу. Например, при выборе продавца Вы сможете выбрать одного, двух, трёх или сразу всех, поставив маркер напротив пункта «Отметить несколько элементов».

Рисунок 12. Как сделать сводную таблицу в Excel 2003, 2007, 2010 с формулами?

Рисунок 12. Как сделать сводную таблицу в Excel 2003, 2007, 2010 с формулами?

  • Точно таким же способом можно фильтровать строки и столбцы. К примеру, наименования товаров и даты.
  • Отметив галочками поля «Брюки» и «Костюм», легко выяснить, сколько с их продажи получилось выручки в целом, или конкретными продавцами.
Читайте также:  3 4 Отношение Многие ко многим

Рисунок 13. Как сделать сводную таблицу в Excel 2003, 2007, 2010 с формулами?

Рисунок 13. Как сделать сводную таблицу в Excel 2003, 2007, 2010 с формулами?

  • Также в графе «Значения» можно задать определённые параметры заголовку. На данный момент там установлен параметр «Сумма».
  • То есть, если посмотреть на таблицу, можно увидеть, что продавцом Ромой в феврале было продано рубашек на общую сумму 1 800,00 рублей.
  • Для того, чтобы узнать их количество, необходимо щёлкнуть мышкой по пункту «Сумма» и выбрать из меню строчку «Параметры полей значений».

Рисунок 14. Как сделать сводную таблицу в Excel 2003, 2007, 2010 с формулами?

Рисунок 14. Как сделать сводную таблицу в Excel 2003, 2007, 2010 с формулами?

  • Далее откроется окошко, где необходимо выбрать пункт «Количество» и нажать кнопку «ОК». После этого Ваша таблица поменяется и, глядя на неё, Вы поймёте, что за февраль Роман продал рубашек в количестве двух штук.

Рисунок 15. Как сделать сводную таблицу в Excel 2003, 2007, 2010 с формулами?

Рисунок 15. Как сделать сводную таблицу в Excel 2003, 2007, 2010 с формулами?

Как уже выше было оговорено, программа Excel имеет обширный ассортимент инструментов и возможностей, поэтому говорить о работе с таблицами можно до бесконечности.

Для того, чтобы её лучше понять, советуем самостоятельно посидеть и поэкспериментировать с изменениями значений. Если что Вам будет непонятно, обращайтесь к встроенной справке Microsoft Excel. Она в нём исчерпывающая.

ВИДЕО: Создание сводной таблицы в Excel

Источник

Как сделать таблицу в Word — подробная инструкция

Нередко при работе над документом в Ворде возникает необходимость представления информации в табличной форме. Обычно речь идет о числовых данных или сравнении нескольких объектов по параметрам. Таблица помогает упростить и структурировать любую объемную информацию. Выясним, как сделать таблицу в Word различными способами.

логотип Microsoft Word

Подробная инструкция по созданию таблицы

Чтобы создать таблицу в Ворде, нужно выполнить следующие действия:

  1. Кликнуть мышью в нужном месте.
  2. Перейти во «Вставка» в верхней панели инструментов.

Переходим в блок меню

  • Нажать на блок «Таблица».
  • В отобразившемся окошке выделить необходимое количество ячеек, после чего нажмите левую кнопку мышки.
  • Если пользователь хочет вставить таблицу размером 5х6, то это выглядит следующим образом:

    Выделяем нужное количество ячеек

    Описанный способ считается самым быстрым. Однако у него имеется ограничение на число ячеек: не более 10 столбцов и 8 строк.

    При необходимости создания таблицы большего размера во «Вставке» снова выбирается «Таблица». Затем нужно кликнуть на «Вставить таблицу». В диалоговом окошке вводится число строк и количество столбцов.

    Произвольные размеры

    Также можно уточнить параметры автоподбора ширины столбцов. Среди вариантов имеются:

    • постоянная – ширина будет настраиваться в автоматическом режиме, здесь же можно задать конкретное числовое значение (в сантиметрах);
    • по содержимому – столбцы будут увеличиваться по мере введения текста (сначала на экране появятся узкие ячейки, которые расширяются, когда пользователь вводит информацию);
    • по ширине окна – ширина соответствует размеру документа.

    Еще одним способом, является рисование. Это удобно, если пользователю нужна произвольная таблица. Повторяем описанные выше действия: «Вставка» — «Таблица». Но на этот раз нажимаем «Нарисовать». В результате курсор поменяет вид со стрелки на карандаш.

    Выбираем карандаш

    Само рисование происходит так: сначала создаются границы, затем прорисовываются ячейки, то есть столбцы и строки. Любые лишние линии можно удалить, если воспользоваться инструментом «Ластик». Так, с легкостью получится создать примерно такую табличку:

    Результат

    Редактирование созданной таблицы

    Ворд позволяет отредактировать и украсить табличку после создания. Для этого требуется выделить ее и перейти в верхней панели инструментов на вкладку «Конструктор» или «Макет». Рассмотрим их подробнее.

    Вкладка «Конструктор» содержит инструменты для изменения стиля, заливки, границ, столбцов и строк. Благодаря коллекции стилей можно выбрать подходящее форматирование, цветовую гамму. Для этого в разделе «Стили» выберите понравившиеся вариант. Разумеется, любой из них разрешается доработать, изменив границы, цвет заливки, а также добавив строку итогов или заголовка.

    Выбираем стиль

    Благодаря вкладке «Макет» можно задать высоту и ширину столбца, изменить направление текста, добавить определенный вид выравнивания к нему или вставить формулу, отсортировать данные, расставив их в алфавитном порядке.

    Экспресс-таблицы (готовые варианты)

    В целях экономии времени можно воспользоваться готовыми вариантами. Для этого нужно перейти: «Вкладка» — «Таблица» — «Экспресс-таблицы». Далее следует выбрать из списка понравившеюся модель. Разумеется, все данные, представленные в ней, могут быть заменены своими.

    Готовые варианты

    Пользователь может и самостоятельно пополнять перечень экспресс-вариантов. Если им часто используется какое-либо форматирование, следует сохранить его копию в коллекцию. Делается это, чтобы не тратить время в будущем. Для добавления нужно:

    1. Выделить необходимую таблицу.
    2. Последовательно перейти: «Вставка» — «Таблица» — «Экспресс-таблицы» — «Сохранить выделенный фрагмент».
    3. Заполнить поля диалогового окна. Туда вводится уникальное имя и описание. Другие параметры можно оставить такими, какие есть.

    Экспресс-таблицы достаточно удобны, однако лучше всего вставлять их в не слишком требовательные, стандартизированные документы.

    Таблица может понадобиться пользователю для совершенно разных целей: удобного представления числовых или объемных данных, оформления содержания документа и пр. Ворд позволяет создать ее легко и быстро, предоставляя большое количество инструментов.

    Источник

    Таблицы создание таблиц 2003

    Нередко при работе над документом в Ворде возникает необходимость представления информации в табличной форме. Обычно речь идет о числовых данных или сравнении нескольких объектов по параметрам. Таблица помогает упростить и структурировать любую объемную информацию. Выясним, как сделать таблицу в Word различными способами.

    Читайте также:  Numbers или гугл таблицы

    логотип Microsoft Word

    Подробная инструкция по созданию таблицы

    Чтобы создать таблицу в Ворде, нужно выполнить следующие действия:

    1. Кликнуть мышью в нужном месте.
    2. Перейти во «Вставка» в верхней панели инструментов.

    Переходим в блок меню

  • Нажать на блок «Таблица».
  • В отобразившемся окошке выделить необходимое количество ячеек, после чего нажмите левую кнопку мышки.
  • Если пользователь хочет вставить таблицу размером 5х6, то это выглядит следующим образом:

    Выделяем нужное количество ячеек

    Описанный способ считается самым быстрым. Однако у него имеется ограничение на число ячеек: не более 10 столбцов и 8 строк.

    При необходимости создания таблицы большего размера во «Вставке» снова выбирается «Таблица». Затем нужно кликнуть на «Вставить таблицу». В диалоговом окошке вводится число строк и количество столбцов.

    Произвольные размеры

    Также можно уточнить параметры автоподбора ширины столбцов. Среди вариантов имеются:

    • постоянная – ширина будет настраиваться в автоматическом режиме, здесь же можно задать конкретное числовое значение (в сантиметрах);
    • по содержимому – столбцы будут увеличиваться по мере введения текста (сначала на экране появятся узкие ячейки, которые расширяются, когда пользователь вводит информацию);
    • по ширине окна – ширина соответствует размеру документа.

    Еще одним способом, является рисование. Это удобно, если пользователю нужна произвольная таблица. Повторяем описанные выше действия: «Вставка» — «Таблица». Но на этот раз нажимаем «Нарисовать». В результате курсор поменяет вид со стрелки на карандаш.

    Выбираем карандаш

    Само рисование происходит так: сначала создаются границы, затем прорисовываются ячейки, то есть столбцы и строки. Любые лишние линии можно удалить, если воспользоваться инструментом «Ластик». Так, с легкостью получится создать примерно такую табличку:

    Результат

    Редактирование созданной таблицы

    Ворд позволяет отредактировать и украсить табличку после создания. Для этого требуется выделить ее и перейти в верхней панели инструментов на вкладку «Конструктор» или «Макет». Рассмотрим их подробнее.

    Вкладка «Конструктор» содержит инструменты для изменения стиля, заливки, границ, столбцов и строк. Благодаря коллекции стилей можно выбрать подходящее форматирование, цветовую гамму. Для этого в разделе «Стили» выберите понравившиеся вариант. Разумеется, любой из них разрешается доработать, изменив границы, цвет заливки, а также добавив строку итогов или заголовка.

    Выбираем стиль

    Благодаря вкладке «Макет» можно задать высоту и ширину столбца, изменить направление текста, добавить определенный вид выравнивания к нему или вставить формулу, отсортировать данные, расставив их в алфавитном порядке.

    Экспресс-таблицы (готовые варианты)

    В целях экономии времени можно воспользоваться готовыми вариантами. Для этого нужно перейти: «Вкладка» — «Таблица» — «Экспресс-таблицы». Далее следует выбрать из списка понравившеюся модель. Разумеется, все данные, представленные в ней, могут быть заменены своими.

    Готовые варианты

    Пользователь может и самостоятельно пополнять перечень экспресс-вариантов. Если им часто используется какое-либо форматирование, следует сохранить его копию в коллекцию. Делается это, чтобы не тратить время в будущем. Для добавления нужно:

    1. Выделить необходимую таблицу.
    2. Последовательно перейти: «Вставка» — «Таблица» — «Экспресс-таблицы» — «Сохранить выделенный фрагмент».
    3. Заполнить поля диалогового окна. Туда вводится уникальное имя и описание. Другие параметры можно оставить такими, какие есть.

    Экспресс-таблицы достаточно удобны, однако лучше всего вставлять их в не слишком требовательные, стандартизированные документы.

    Таблица может понадобиться пользователю для совершенно разных целей: удобного представления числовых или объемных данных, оформления содержания документа и пр. Ворд позволяет создать ее легко и быстро, предоставляя большое количество инструментов.

    Источник

    Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Office 2003

    Создание таблицы с помощью мастера

    При создании таблицы следует руководствоваться следующими принципами:

    • таблица должна содержать все необходимые сведения;
    • сведения в таблице или между таблицами не должны дублироваться;
    • каждое поле в таблице содержит конкретный факт по теме таблицы;
    • данные следует разбить на наименьшие логические единицы, например, имя, фамилия;

    Таблицу можно создать несколькими способами:

    1. С помощью мастера таблиц (Table Wizard).
    2. В режиме конструктора таблицы (Table Design).
    3. За счет импорта данных из внешних источников.
    4. За счет связи с внешней таблицей.

    Мастера в Access являются удобным и эффективным средством построения базы данных, таблиц, запросов, форм и т.д. Окно мастера таблицы можно отобразить на экране несколькими способами:

    1. В окне базы данных на панели Объекты (Objects) выбрать значок Таблицы (Tables) и дважды щелкнуть значок Создание таблицы с помощью мастера (Create Table By Using Wizard) (см. рис. 23.2).
    2. В окне базы данных на панели инструментов нажать кнопку Создать (New) (см. рис. 23.2) и в диалоговом окне Новая таблица (New Table) выбрать Мастер таблиц (Table Wizard) (рис. 23.11).

    Рис. 23.11. Выбор мастера таблиц в окне Новая таблица

    После выбора в окне базы данных на панели Объекты (Objects) значка Таблицы (Tables) и двойного щелчка значка Создание таблицы с помощью мастера (Create Table By Using Wizard) (см. рис. 23.2), на экране отобразится окно мастера таблиц. В этом окне положением переключателя выберите область использования создаваемой таблицы Деловое применение (Business) или Личное применение (Personal) (рис. 23.12). Очевидно, что от области применения базы данных зависит структура таблицы, используемые в ней поля.

    Рис. 23.12. Выбор полей создаваемой таблицы

    В списке Образцы таблиц (Sample Tables) выделите, какого типа таблица будет создана, в списке Образцы полей (Sample Fields) выберите, какие поля будет иметь таблица.

    Источник