Меню

Заполните таблицу источник способы создания действие



5 способов создать таблицу в Word

https://www.skill.im

Мы создаём документ для того, чтобы передавать какую-то информацию. И одна из главных задач в этом процессе – сделать всё, чтобы читателю было проще эту информацию воспринимать. Мы выбираем читабельные шрифты, выделяем цветом акценты, выравниваем содержимое документа и… создаём таблицы. Да-да, всё верно. Таблицы упорядочивают информацию, придают ей определённую структуру; они разделяют содержимое на отдельные блоки – строки и столбцы – за счёт чего намного легче увидеть, куда относятся те или иные данные, что у них общего или отличного, как они связаны между собой.

В MS Word есть пять способов создать таблицу. Каждый из них по-своему эффективен в решении определённых задач. В этой статье мы рассмотрим все способы, чтобы в нужный момент вы могли выбрать тот, который подойдёт больше всего. Итак,

Способ №1: область «Вставка таблицы»

Если вам нужна небольшая табличка, то проще всего создать её с помощью области «Вставка таблицы». Как это сделать?

Для начала перейдите во вкладку «Вставка» и на ленте меню кликните на иконку «Таблица».

В результате появится выпадающий список с различными командами для создания таблиц. Вверху списка вы увидите панель с маленькими квадратиками количеством 10×8. Они изображают ячейки будущей таблицы.

Всё, что нужно – это двигать мышкой по панели с квадратиками в направлении сверху-вниз и слева-направо, выбирая необходимое количество столбцов и строк. При этом нажимать ничего не надо.

Чтобы вы ориентировались, какая у вас получится таблица, синхронно с движением мышки квадратики будут подсвечиваться, а над панелью отобразится размер таблицы, где первая цифра – это количество столбцов, а вторая – строк. Также на странице появится образец таблицы, который, опять же, будет меняться в зависимости от количества выделенных квадратиков. Когда размер таблицы вас устроит, просто кликните один раз по области – и таблица добавится.

Это, наверное, самый быстрый способ вставить пустую таблицу, однако, подходит он не всегда. В области «Вставка таблицы» вы можете указать максимум 8 столбцов и 8 строк. Но что делать, если вам нужна таблица побольше? В таком случае воспользуйтесь командой «Вставить таблицу».

Способ №2: команда «Вставить таблицу»

Команда «Вставить таблицу» находится там же – во вкладке «Вставка», в меню «Таблица».

Кликните на неё — и на экране появится окошко с параметрами вставки.

Чтобы создать таблицу, просто укажите нужное количество столбцов и строк в соответствующих полях. Вы можете либо ввести необходимое значение, либо выбрать его с помощью стрелочек справа от каждого поля.

Кроме того, в этом окошке вы можете сразу настроить ширину таблицы: задать точную ширину каждого столбца, определить подбор ширины по содержимому ячеек или распределить ширину столбцов по всей странице.

Когда все параметры заданы, нажмите Ок. Вот, собственно, и всё. Преимущество этого способа в том, что вы можете создать таблицу любого размера.

Способ №3: команда «Нарисовать таблицу»

Ещё один способ создать таблицу – нарисовать её. Этот процесс занимает больше времени по сравнению с остальными, но он оправдывает себя, когда вам нужно создать какую-то нестандартную таблицу, где большинство ячеек разного размера.

Итак, для начала во вкладке «Вставка» откройте меню «Таблицы» и выберите команду «Нарисовать таблицу».

Затем наведите курсор на страницу – он превратится в карандаш. Зажмите левую кнопку в том месте страницы, где должен быть верхний левый угол таблицы и, не отпуская её, передвигайте мышку вправо-вниз до тех пор, пока таблица не станет нужного размера. Таким образом, вы нарисуете её внешние границы.

Дальше вам нужно с помощью вертикальных и горизонтальных линий разделить всю область таблицы на столбцы и строки. Чтобы нарисовать вертикальную линию, зажмите курсор на верхней или нижней границе таблицы и, не отпуская, передвигайте его в противоположную сторону. При этом, как бы вы не вели мышку, линия всегда будет ровной.

Когда закончите – отпустите кнопку. Аналогично, зажмите курсор в нужном месте левой или правой границы и перетаскивая его, соответственно, вправо или влево, нарисуйте горизонтальную линию.

Когда таблица готова, нажмите клавишу Esc, чтобы вернуться в обычный режим.

Способ №4: вставка таблицы Excel

Четвёртый способ создать таблицу – это вставить таблицу Excel. Он удобный в том случае, если вам нужно не только отобразить данные, но и произвести с ними какие-то вычисления.

Во вкладке «Вставка» откройте меню «Таблица» и выберите вариант «Таблица Excel».

В результате на странице появится окошко с таблицей, которое очень похоже на обычный рабочий лист программы MS Excel.

Вы можете передвигать границы столбцов, строк, а также всей таблицы, чтобы настроить её размер. Но это не самое главное. Суть этого способа в том, что, кроме самой таблицы, вы получаете также доступ ко всем возможностям, которые есть в Excel. Когда таблица активна, они будут располагаться на ленте меню вместо функций Word. То есть, по сути, вместо ленты меню Word у вас будет лента меню Excel. Таким образом, вы сможете проводить все операции с данными, которые доступны в этой программе.

Для того, чтобы закончить работу с таблицей, достаточно за её границами кликнуть в любом месте страницы либо нажать клавишу Esc. А если вам нужно снова вернуться в режим работы с таблицей, просто кликните по ней два раза.

Способ №5: Экспресс-таблицы

И, наконец, последний и наименее популярный способ – воспользоваться экспресс-таблицами. Экспресс-таблицы – это шаблоны готовых таблиц на разную тематику. Среди них есть календари, матрицы, списки. Эти шаблоны уже отформатированы и содержат демонстрационные данные, которые вы, впрочем, можете изменить.

Чтобы вставить экспресс-таблицу, во вкладке «Вставка» откройте меню «Таблица» и наведите мышку на нужную команду.

Справа появится список с макетами всех доступных шаблонов. Просто выберите тот, который вам подходит, и таблица появится на странице.

Экспресс-таблицы названы так потому, что работа с ними занимает очень мало времени. Вам не надо форматировать таблицу, настраивать её размер и т.д. Всё, что вам нужно – это заменить демонстрационные данные на собственные. Однако, шаблонов не так уж много, и они редко подходят для обычных рабочих задач.

Источник

Как создать сводную таблицу в Excel. 2 способа создания сводной таблицы в Эксель

Отчет в виде таблички, регулируемый фильтрами, помогает систематизировать информацию в крупных базах данных. Выясним, как составить такую таблицу на основе информации из документа Эксель и редактировать ее форму и содержание.

Как создается сводная таблица в Excel

Перед составлением сводной таблички необходимо проверить соответствуют ли ее компоненты нескольким критериям. Если не обратить на это внимание, в дальнейшем могут возникнуть проблемы. Условия таковы:

  • над каждым столбцом есть шапка с заголовком;
  • каждая ячейка в таблице заполнена;
  • установлены форматы ячеек (например, только формат «Дата» для дат);
  • в одной ячейке указываются данные только одного формата;
  • необходимо разделить объединенные ячейки.

Рассмотрим два метода создания табличного отчета.

Классический способ составления сводной таблицы

Для проверки этого способа воспользуемся табличкой с данными о продажах спортивных товаров. Нужно поставить цель создания таблицы, чтобы четко представить результат. Выясним с помощью сведения данных, сколько женских теннисных кроссовок продали в магазине. Сумма должна отобразиться в строке рядом с наименованием, даже если продажи разбросаны на несколько строк в источнике.

Упростить обновление сводной таблички возможно через подключение динамических изменений. При добавлении новой информации в начальную табличку результат вычислений изменится. Это необязательный шаг.

  1. Нажимаем на одну из ячеек источника и открываем вкладку «Главная» в верхней части экрана. Нужно найти раздел «Стили», а в нем – функцию «Форматировать как таблицу». Выбираем понравившийся стиль.

kak-sozdat-svodnuyu-tablicu-v-excel-2-sposoba-sozdaniya-svodnoj-tablicy-v-excel1

  1. На экране возникнет окошко, куда требуется добавить диапазон данных. Обычно строка уже заполнена, остается проверить координаты, поставить галочку в графе «Таблица с заголовками» и нажать «ОК».

kak-sozdat-svodnuyu-tablicu-v-excel-2-sposoba-sozdaniya-svodnoj-tablicy-v-excel2

На панели инструментов появится вкладка «Конструктор таблиц». Она будет возникать в верхней части экрана каждый раз при выборе ячеек отформатированной таблицы. Программа дает таблице имя, его всегда можно изменить. Переходим к основному этапу – составлению табличного отчета:

  1. Необходимо открыть вкладку «Вставка», кликнуть по пункту «Сводная таблица» в левой части экрана.

kak-sozdat-svodnuyu-tablicu-v-excel-2-sposoba-sozdaniya-svodnoj-tablicy-v-excel3

  1. На экране появится окошко для составления сводной таблицы. Выбираем диапазон данных, из него будет создан отчет. Сначала в строке появится имя первой таблички – если есть необходимость, можно выбрать другие ячейки или указать имя другой таблицы из того же документа.
  2. Выберем место, где будет размещена сводная таблица. Ее можно поместить на тот же лист или на новый в одном документе с начальными данными.
  3. После заполнения всех полей нажимаем «ОК».

kak-sozdat-svodnuyu-tablicu-v-excel-2-sposoba-sozdaniya-svodnoj-tablicy-v-excel4

  1. Откроется окно для формирования таблички. В нем находится список полей и области настроек. В верхней части окна выбираем нужные поля. После этого перетаскиваем их в нужные области.
Читайте также:  Ответы на часто задаваемые вопросы

В заданной ситуации нужны несколько полей. «Пол» и «Вид спорта» попадают в категорию «Фильтры», «Наименование» – в область «Строки», «Сумма» перемещается в «Значение». Раздел «Столбцы» остается пустым.

kak-sozdat-svodnuyu-tablicu-v-excel-2-sposoba-sozdaniya-svodnoj-tablicy-v-excel

5

Когда таблица сформирована, нужно применить выбранные фильтры. Разберем этот этап по шагам. Стоит вспомнить условие: нужно определить продажи женских теннисных кроссовок.

kak-sozdat-svodnuyu-tablicu-v-excel-2-sposoba-sozdaniya-svodnoj-tablicy-v-excel

  1. Открываем раздел «Пол» в таблице и выбираем «Женский», после этого кликаем «ОК».

6

  1. Применяем фильтр к виду спорта – согласно условию, необходимо поставить галочку в графе «Теннис» и кликнуть «ОК».

Результат: на листе представлены только запрошенные данные. Информация о сумме в нескольких строчках с одинаковым наименованием суммируется.

kak-sozdat-svodnuyu-tablicu-v-excel-2-sposoba-sozdaniya-svodnoj-tablicy-v-excel

7

Использование Мастера сводных таблиц

Составить отчет можно с помощью специального инструмента – Мастера сводных таблиц. Функция не находится в быстром доступе по умолчанию, поэтому сначала добавим ее туда.

  1. Открываем вкладку «Файл», ее раздел «Параметры». Находим пункт «Панель быстрого доступа», в появившемся списке выбираем пункт «Мастер сводных таблиц и диаграмм». Кнопка «Добавить» станет активной, по ней нужно кликнуть, а после – нажать «ОК».

kak-sozdat-svodnuyu-tablicu-v-excel-2-sposoba-sozdaniya-svodnoj-tablicy-v-excel8

  1. Начинаем работу с Мастером сводных таблиц нажатием на квадратный значок, появившийся в верхнем левом углу экрана.
  2. Появится окно Мастера. Необходимо определить источник информации и вид отчета. В первом случае выбираем первый пункт – список или базу данных, во втором – сводную таблицу.

kak-sozdat-svodnuyu-tablicu-v-excel-2-sposoba-sozdaniya-svodnoj-tablicy-v-excel9

  1. Второй шаг работы с Мастером – определение диапазона данных. Программа автоматически выбирает диапазон, поэтому нужно проверить правильный ли он. Если данные выбраны неправильно, выбираем ячейки вручную. После настройки диапазона нажимаем «Далее».

kak-sozdat-svodnuyu-tablicu-v-excel-2-sposoba-sozdaniya-svodnoj-tablicy-v-excel10

  1. Определяем, где собираемся разместить сводную табличку. Если выбираете «Существующий лист», укажите конкретный лист из документа.

kak-sozdat-svodnuyu-tablicu-v-excel-2-sposoba-sozdaniya-svodnoj-tablicy-v-excel11

  1. Заполняем форму сводной таблички по правилам классического метода и выставляем фильтры.

Как сделать сводную таблицу из нескольких таблиц

Зачастую важные для отчета данные размещены в разных таблицах, и их требуется объединить. Воспользуемся Мастером сводных таблиц и совместим несколько баз данных в одну. Представим, что есть две таблицы с данными о наличии товаров на складе. Нужно воспользоваться инструментами Excel, чтобы объединить их в одну базу данных.

  1. Выбираем ячейку и открываем Мастер сводных таблиц и диаграмм. Если он уже есть на панели быстрого доступа, нужно нажать на соответствующий значок. О том, как добавить инструмент на панель, рассказано в разделе «Использование Мастера сводных таблиц».
  2. Данные находятся в двух источниках, поэтому выбираем пункт «В нескольких диапазонах консолидации». Также нужно выбрать разновидность отчета – «сводная таблица».

kak-sozdat-svodnuyu-tablicu-v-excel-2-sposoba-sozdaniya-svodnoj-tablicy-v-excel12

  1. На следующем шаге выбираем пункт «Создать поля данных» и нажимаем «Далее».
  2. Появится окно со списком диапазонов. Туда можно добавить несколько таблиц. Выделяем мышкой первую таблицу и нажимаем «Добавить», то же делаем со второй таблицей.

kak-sozdat-svodnuyu-tablicu-v-excel-2-sposoba-sozdaniya-svodnoj-tablicy-v-excel13

  1. Выбираем диапазоны по очереди и даем им имена как полям сводной таблицы. Также нужно указать количество полей.

kak-sozdat-svodnuyu-tablicu-v-excel-2-sposoba-sozdaniya-svodnoj-tablicy-v-excel14

  1. Последний шаг – выбор места для размещения отчета. Удобнее будет использовать новый лист, так новая таблица не нарушит расположение другой информации в документе.

Как сделать сводную таблицу в Excel из нескольких листов

Данные о деятельности компании иногда оказываются на разных листах в одном документе. Вновь воспользуемся Мастером сводных таблиц, чтобы получить сводный отчет.

kak-sozdat-svodnuyu-tablicu-v-excel-2-sposoba-sozdaniya-svodnoj-tablicy-v-excel

  1. Откройте Мастер сводных таблиц и диаграмм. В окне первого шага нужно выбрать источник данных «в разных диапазонах консолидации» и тип «сводная таблица».
  2. На втором шаге выбираем пункт «Создать поля страницы». Откроется окно выбора диапазонов. Сначала выделяем ячейки с информацией на первом листе и нажимаем кнопку «Добавить». Далее нужно переключиться на следующий лист с данными, выделить их и нажать кнопку «Добавить». После внесения всех ячеек в список выбираем количество полей и их очередность. Если информация добавлена правильно, можно перейти к следующему шагу по кнопке «Далее».

15

  1. Размещаем табличку на новом листе или на одном из существующих листов и нажимаем «Готово».

Важные моменты, которые нужно учитывать при формировании сводных таблиц

Следует учесть несколько особенностей, проявляющихся при работе с отчетами в форме таблиц:

  • проверьте верно ли прописаны наименования и прочая информация в каждой строке, иначе отчет будет составлен с учетом опечаток – для одного наименования будет создано несколько строк;
  • необходимо заполнить всю шапку, если таблица не преобразована в динамическую, чтобы избежать ошибок;
  • если данные отчета не изменяются автоматически (то есть она не динамическая), нужно обновлять информацию после внесения изменений в источники.

Важно! Обновить сводную табличку можно через вкладку «Данные». Для этого выбираем ячейку в таблице и находим на вкладке функцию «Обновить все».

kak-sozdat-svodnuyu-tablicu-v-excel-2-sposoba-sozdaniya-svodnoj-tablicy-v-excel

16

Плюсы сводных таблиц

Отчеты в формате сводных таблиц обладают серьезными преимуществами перед другими типами отчетов в Excel. Рассмотрим каждое из них:

  1. Таблица составляется по практически любому объему данных.
  2. Редактировать вид отчета можно через меню форматов – встроенная библиотека содержит множество цветовых тем таблиц.
  3. Возможно объединение данных в более широкие группы, например несколько дат объединяются в кварталы.
  4. По результатам отчета можно провести расчеты с помощью инструментов Excel, это не повлияет на источники данных.
  5. Информация в сводной таблице может стать основой для составления графика или другого визуального отчета.

Поля сводной таблицы

Обратим особое внимание на один из шагов составления сводной таблички – выбор полей и распределение по областям. Для того чтобы понять метод работы с окном «Поля таблицы», рассмотрим его элементы по отдельности.

kak-sozdat-svodnuyu-tablicu-v-excel-2-sposoba-sozdaniya-svodnoj-tablicy-v-excel

17

В более новых версиях Microsoft Excel окно выглядит немного иначе, но функции сохраняются.

  1. Форматы окна «Поля таблицы». В меню можно выбрать, какие разделы будут показаны на экране.
  2. Список полей, которые добавляются в отчет.
  3. В поле «Фильтры» нужно переместить показатели для дальнейшей фильтрации данных.
  4. Поле «Столбцы» должно содержать указания о том, какие данные вывести в столбцах.
  5. Назначение области «Строки» почти то же, что и у области «Столбцы» – указываем данные, которые будут выведены в строках.
  6. В области «Значения» должны оказаться поля с числовым форматом для вычислений.

Если в источниках много данных, можно воспользоваться функцией «Отложить обновление макета», чтобы предотвратить ошибки в работе программы.

Настройка внешнего вида таблицы

Изменения во внешнем виде сводной таблицы вносятся с помощью инструментов вкладки «Конструктор». Она появляется на панели управления, когда отчет уже составлен. Функции раздела «Макет» позволяют изменить структуру итоговой таблицы. Раздел «Стили сводной таблицы» содержит темы разных цветов, которые применяются к отчету.

kak-sozdat-svodnuyu-tablicu-v-excel-2-sposoba-sozdaniya-svodnoj-tablicy-v-excel

18

Как работать со сводными таблицами в Excel

Бывает недостаточно создать отчет в виде таблицы – требуются дополнительные действия. Рассмотрим несколько способов работы со сводной таблицей, ее структурой и данными.

Как в сводную таблицу Excel добавить столбец или таблицу

Если необходимо дополнить отчет новой информацией из расширенного диапазона, придется изменить выбор ячеек.

kak-sozdat-svodnuyu-tablicu-v-excel-2-sposoba-sozdaniya-svodnoj-tablicy-v-excel

  1. Открываем вкладку «Анализ» (в более ранних версиях – «Параметры») и кликаем по кнопке «Источник данных».

19

  1. На экране появится начальная таблица, по которой был составлен отчет, и окно для выбора диапазона. Добавляем к ней столбец с новыми данными и выделяем новый диапазон мышью.
  2. Обновляем сводную таблицу – в списке появятся новые поля. Их нужно распределить по областям.

Обратите внимание! Невозможно сделать новую таблицу источником данных. Если нужно добавить информацию из таблицы, потребуется создать новый отчет на том же листе и поставить две таблицы рядом.

Обновление данных в сводной таблице в Excel

Если отчет не переведен в динамический формат, все еще есть способы обновить информацию в нем после внесения изменений в источник. Обновим сводную таблицу вручную. Для этого кликнем по любой ячейке отчета и по пункту «Обновить» в контекстном меню. Также можно воспользоваться кнопкой с тем же названием на вкладке «Параметры»/«Анализ».

kak-sozdat-svodnuyu-tablicu-v-excel-2-sposoba-sozdaniya-svodnoj-tablicy-v-excel

20

На этой вкладке размещен инструмент, с помощью которого можно обновлять таблицу автоматически.

  1. Выбираем любую ячейку отчета и открываем вкладку «Параметры»/«Анализ». Находим пункт «Сводная таблица» – в нем нужно выбрать пункт «Параметры».

kak-sozdat-svodnuyu-tablicu-v-excel-2-sposoba-sozdaniya-svodnoj-tablicy-v-excel21

  1. Находим в настройках пункт «Разметка и формат». Этот раздел состоит из нескольких пунктов. Требуется поставить галочки в графах, показанных на изображении ниже, и нажать кнопку «ОК».

kak-sozdat-svodnuyu-tablicu-v-excel-2-sposoba-sozdaniya-svodnoj-tablicy-v-excel22

Заключение

Отчет в табличном формате быстро составляется благодаря инструментам Excel. Его наглядность и развернутость можно выбрать на этапе составления. Программа позволяет менять структуру и содержание таблиц.

Источник

Заполните таблицу источник способы создания действие

Цель изучения темы: научиться использовать различные способы пополнения таблиц данными в режиме конструктора и режиме таблица, а также пополнять таблицы из внешних источников данных.

Этот режим работы обсуждался в теме 1, тем не менее, для того, чтобы освоить другие способы ввода данных в таблицы, частично заполним таблицу «Личные сведения». Ввод данных в режиме таблицы осуществляется непосредственно с клавиатуры. Открыть таблицу можно, либо в области переходов дважды щёлкните мышкой по наименованию таблицы (в данном примере ), либо по имени таблицы щёлкните правой клавишей мыши, а затем в открывшемся меню выберите строку с наименованием — . Заполните несколько строк в таблице для полей «Фамилия» и «Год поступления». Сохраните таблицу, которая показана на рисунке 16.

Читайте также:  Расположение и количество паращитовидных желез

Рис. 16. Внешний вид заполнения таблицы «Личные сведения»

Для поля «Год поступления» свойству «Обязательное поле», установлено «ДА». При попытке перейти к следующей строке или к соседнему полю, система даст сообщение (Рис. 16). Обратите внимание, что у каждого поля справа имеется значок — (стрелка вниз), это раскрывающийся список с некоторыми функциями, аналогичными Excel , которые позволяют сортировать данные, осуществлять поиск данных в выделенном поле, использовать фильтрацию данных. На рисунке 17 показано поле , и раскрытый список, доступных функций при работе с таблицей, попробуйте самостоятельно поработать с этими функциями.

Рис. 17. Пример дополнительных возможностей при работе с табличными данными в Access

Часто приходится выбирать из списка определённые данные, которые жёстко фиксированы. Такие списки создают непосредственно при проектировании полей таблицы. Предположим, необходимо осуществить штатную расстановку сотрудников, в соответствии с имеющимся наименованием подразделений, создадим фиксированный список с наименованиями подразделений в организации. Для этого следует воспользоваться мастером подстановки в режиме таблица, и выполнить несколько шагов.

1. Откройте таблицу «Личные данные» в режиме таблицы.

2. Выберите команду «Новое поле», для этого на Вкладке «Режим таблицы» активизируйте ярлык «Поля», на котором щёлкните по иконке (Другие поля).

3. В раскрывшемся списке выберите команду . Будет открыто диалоговое окно «Создание подстановки», которое показано на рисунке 18.

Рис. 18. Диалоговое окно мастера подстановки для создания списков в таблице

Установите пометку против надписи , нажмите на кнопку . На следующем шаге потребуется создать список в виде таблицы, поэтому, сначала следует указать количество столбцов в таблице подстановки, а затем заполнить наименования строк каждого столбца (ввести данные). В рассматриваемом примере создаётся 1 столбец и три строки, как показано на рисунке 19.

Рис. 19. Диалоговое окно для создания таблицы подстановки

Следующий шаг желательно выполнить, на котором система предложит задать имя нового поля, хотя эту операцию можно выполнить позже. На рисунке 20 показано диалоговое окно мастера подстановки, которое было открыто после нажатия на кнопку .

Рис. 20. Диалоговое окно для задания имени добавляемого поля

Обратите внимание, что в диалоговом окне установлена пометка против текста «Ограничиться списком». При нажатии на кнопку , система проанализирует правильность записи данных. В данном примере умышленно допущена ошибка, чтобы показать сообщение системы (Рис. 21).

Рис. 21. Сообщение системы о недопустимом использовании символа точка

Следует внести исправления в наименование поля, например, написать: « Наим_отдела », а затем нажать на кнопку .

4. Заполните данными поле « Наим_отдела , выбирая из списка (Рис. 22) необходимое наименование, а затем сохраните таблицу».

Рис. 22. Раскрывающийся список с наименованиями отделов

С «нуля» базу данных разрабатывать совсем не обязательно, т.к. на предприятии имеются файлы, созданные в различных приложениях, которые целесообразно использовать при формировании базы данных Access . Например, в отделе кадров предприятия ведётся реестр номенклатур должностей в Excel , сведения в реестре могут изменяться или дополняться новыми записями. Но, данные из реестра очень необходимы для ведения базы данных о сотрудниках предприятия. Встаёт вопрос – как правильно организовать технологию использования сведений из реестра для ведения базы данных? Наверное, правильнее всего сделать так, чтобы из базы данных были доступны сведения в файле Excel , это и называется – работа с внешними данными. Попробуем создать файл в Excel , который содержит сведения отдела кадров о номенклатуре специальностей на предприятии, а затем воспользуемся этим файлом для пополнения базы данных. На рисунке 23 представлен лист Excel с перечнем должностей и базовых окладов.

1. Откройте Excel , создайте таблицу (Рис. 23), которая содержит два списка: «Должность» и «Оклад по должности».

2. Сохраните файл Excel с именем: « Должности. xlsx ». Закройте Excel .

Рис. 23. Перечень должностей и окладов в виде таблицы Excel

3. Активизируйте в окне базы данных вкладку «Внешние данные», и щёлкните по пиктограмме — .

4. В открывшемся окне в строке «Имя файла» введите путь к нему. Нажмите на кнопку , определите место расположения файла – источника, в данном примере его имя: . Поставьте метку в строке – «Создать связанную таблицу для связи с источником данных», как это показано на рисунке 24. Нажмите на кнопку .

Рис. 24. Диалоговое окно для выбора источника данных

5. Просмотрите окно, пример показан на рисунке 25, если всё правильно, то нажмите на кнопку . В текстовом окне отображены наименования листов, которые находятся в таблице Excel . Выделенная строка (Рис. 25) Номенклатура должностей – это наименование первого листа в Excel , таблица показана на рисунке 23.

Рис. 25. Отображение данных электронной таблицы Excel в приложении для преобразования данных

6. В следующем окне следует обратить внимание на заголовки столбцов таблицы, и установить необходимые параметры, как показано на рисунке 26, а затем нажать на кнопку .

Рис. 26 . Выбор первой строки в качестве заголовка

7. Введите имя новой таблицы, которая будет создана в базе данных, например, «Номенклатура должностей», как показано на рисунке 27. Нажмите на кнопку . Система даст сообщение о связывании таблицы источника данных в Excel с базой данных Access (Рис. 28). После закрытия сообщения в области переходов будет отображён значок с именем созданной таблицы (Рис. 29), против которого появилась стрелка, это означает, что таблица имеет связь с внешним источником данных .

Рис. 27. Создание в базе данных имени связной таблицы с Excel

Рис. 28. Сообщение системы, о связывании таблицы источника данных в Excel с базой данных Access

Рис. 29. Отображение созданной таблицы в области переходов окна базы данных

1. Что подразумевают под термином «Связные таблицы»?

2. Что необходимо сделать, чтобы воспользоваться внешними данными в качестве основы для таблицы Access ?

3. Чем отличается режим импортирования данных источника в новую таблицу от режима создания связанной таблицы на основе имеющегося источника данных?

4. Обязательно ли переносить заголовки столбцов из источника данных в таблицу, создаваемую в Access ?

Смысл создания связанной таблицы (таблицы источника) в базе данных заключается в том, что пользователю базы данных нет необходимости заботиться об актуализации и ведении таблицы, которая пополняется из таблицы в Excel . Все действия осуществляет «хозяин» этого файла. Тем не менее, посмотрим, что может предпринять разработчик для оптимизации работы с такой таблицей.

1. Откройте вновь созданную таблицу в режиме конструктора. Система даст сообщение, которое показано на рисунке 30, нажмите на кнопку «Да».

Рис. 30. Предупреждение системы о том, что таблица связана с внешним источником данных

2. В режиме конструктора будет открыта таблица, которая имеет связь с источником данных. Попробуйте изменить размер поля «Должность» (с 255 символов на 25 символов), а в строке описания введите текст, например, как показано на рисунке 31.

3. Попробуйте установить ключ, например для поля «Должность», обратите внимание, что ключ устанавливаться не будет, тем не менее, в дальнейшем увидите, как будет организована связь вложенной таблицы с источником данных.

Рис. 31. Свойства поля «Должность»

Обратите внимание, что система полю «Оклад по должности» присвоила тип данных – Числовой. Попробуйте закрыть таблицу в базе данных, при этом будет получено сообщение с отказом сохранения изменений в таблице, которое показано на рисунке 32.

Рис. 32. Сообщение с отказом сохранения изменений в таблице

Вывод простой, если источник данных представляется в виде связанной таблицы с базой данных, то исправления можно осуществлять только в исходной таблице. Для того чтобы иметь возможность вводить изменения в таблицу, которая создана на основе внешнего источника, следует выбирать действие в окне «Внешние данные», представленное на рисунке 33.

Рис. 33. Создание независимой таблицы из внешнего источника данных

Попробуйте открыть таблицу Excel с именем «Должности», изменить в таблице слово «Инженер» на слова «Инженер проекта». Сохраните новое состояние этого файла и закройте его, а затем посмотрите, что изменилось в таблице Access , дважды щёлкнув по этому наименованию. Осталось связать таблицы на основе двух, имеющихся.

Связную таблицу с внешним источником удобно использовать при заполнении данными уже готовой таблицы, посмотрите, как это помогает при вводе данных. Задача – создать список, который можно использовать для ввода данных. Последовательность выполняемых действий заключается в следующем:

1. В окне базы данных с помощью конструктора откройте таблицу с наименованием «Личные сведения».

Читайте также:  ЗАДАЧИ И УПРАЖНЕНИЯ IIIГО ТИПА

2. Выделите имя поля «Должность», а затем в окне «Свойства поля» активизируйте вкладку « Подстановка».

3. Раскройте список в строке «Тип элемента управления» на вкладке «Подстановка», и выберите строку «Поле со списком», как это показано на рисунке 34.

Рис. 34. Выбор типа элемента управления для поля «Должность»

4. В строке с наименованием «Источник строк», раскройте список , в котором выберите имя таблицы «Номенклатура должностей» (Рис. 35).

Рис. 35. Выбор названия таблицы в качестве источника списка

Обратите внимание, что в строке «Источник строк» появился значок , который позволяет во время работы с базой данных выбрать команду .

5. В строках «Присоединённый столбец», «Число столбцов» и заглавия столбцов можно установить параметры для формирования списка, которые представлены на рисунке 36.

Рис. 36. Параметры для формирования списка

6. Закройте таблицу в режиме конструктора.

Теперь можно приступить к заполнению поля «Должность» в таблице «Личные сведения». Сделать это очень просто, достаточно двойным щелчком мыши открыть таблицу в базе данных, а затем раскрыть список в поле «Должность» против нужной фамилии. В списке достаточно выбрать необходимую строку, а затем перейти к следующей фамилии, как это показано на рисунке 37 .

Рис. 37. Выбор должности сотрудника из списка

Напомним, что при формировании полей подстановки в строке «Заглавия столбцов» было установлено «Да», поэтому список начинается со слова «Должность», если считаете это лишним, надо было поставить слово «Нет».

1. Какие ограничения в редактировании свойств полей появляются в системе Access , если задать условие, что источник данных имеет постоянную связь с таблицей в базе данных?

2. Какие параметры обязательно устанавливают в свойствах таблицы на вкладке «Подстановки», чтобы работать с встроенным списком в поле таблицы?

3. Какие основные шаги следует выполнить, чтобы отобразить список в поле таблицы?

4. Какие объекты базы данных могут быть основой для создания списка подстановки в полях таблицы Access ?

Источник

Блог копирайтера GALANT

Для заказчиков контента и новичков – копирайтеров

Все способы создания/удаления таблиц в WORD 2016

способы создания таблиц в ворде

Здравствуйте, все, заглянувшие в мой блог в поисках информации про способы создания таблиц в WORD. Вообще-то по плану следующей в рубрике «Шпаргалка» должна была выйти запись о гостовских рамках для рефератов, дипломов и прочих официальных документов. Но, поскольку, чтобы сделать там, как полагается штамп, нужны знания, как делать таблицу в Word. Поэтому я решила поменять очередность выхода материалов.

Итак, мне известно 5 способов создания таблиц в Ворде. Четыре из них абсолютно просты. Пятый — немного заковыристый. Но лучше обо всем по-порядку. Поехали?

Способ первый — с помощью шаблона

Давайте перейдем во вкладку «Вставка» и раздел, соответственно, «Таблица». Первой в выпадающем окне стоит сетка, отображающая в виде клеточек строки и столбцы вашего будущего творения. Выделяйте курсором их нужное количество. Над сеткой будет отображаться надпись: «Таблица X*, чтобы вы не ошиблись в выборе. Таким образом можно за несколько секунд получить простейшую небольшую табличку (см. рис. 1).

делаем таблицу в ворд

рис. 1

Ее размеры будут ограничены десятью рядами и восемью строками (по числу клеток в шаблоне). Если ваша таблица должна быть больше, то пользуйтесь вторым способом.

Способ второй — создание таблиц в Word с помощью окна «Вставка таблицы»

Все в той же вкладке «Вставка» разделе «Таблицы» кликаем по строке «вставить таблицу». В открывшемся окне выбираем нужное количество строк и столбцов. Ниже, в разделе «Автоподбор» можно указать конкретную ширину столбцов или выбрать параметр, от которого она будет зависеть:

  • По умолчанию активирована кнопка «постоянная». При этом Ворд сам настроит необходимую ширину, если вы предпочтете значение «Авто». Впрочем, можно указать и конкретную ширину столбцов — постоянную для всей таблицы.
  • При выборе кнопки «по содержимому» столбцы будут расширяться по мере ввода данных.
  • «По ширине окна» — таблица автоматически примет размеры документа.

В строчке «По умолчанию для новых таблиц» флажок нужно ставить только в том случае, если необходимо, чтобы все последующие таблицы были копией первой (см. рис.2).

вставка таблицы

рис. 2

Способ третий — рисовалка

Базовая сетка вас не устраивает? Давайте нарисуем таблицу сами. Путь к этому действию такой: «Вставка»«Таблица»«Нарисовать таблицу». Вместо курсора появится карандаш. Обратите внимание, что все передвижения карандаша сопровождаются отметками на линейках — вертикальной и горизонтальной. Вот еще один случай, когда линейки жизненно необходимы. Они помогут вам выдержать нужные размеры таблицы. Если вы не помните, как включить их, то перечитайте статью «Как включить линейку в Ворде 2016»

Итак, установите курсор-карандаш в точку, соответствующую верхнему левому углу будущей таблицы. При нажатой левой кнопке мышки растяните границы таблицы до необходимых. Затем прорисуйте внутренние разделительные линии, обозначив необходимые ячейки таблицы. О строгой вертикальности или горизонтальности ваших линий Ворд позаботится сам (см. рис. 3).

как нарисовать таблицу в ворде

рис. 3

Если вы нарисовали линию не там, где нужно — не беда. Как только вы обозначите контуры будущей таблицы, в ее верхнем левом углу появится крестик. При двойном щелчке по нему в панели инструментов откроется вкладка «Работа с таблицами» с двумя разделами: «Конструктор» и «Макет». Наш путь к удалению лишних линий в таблице такой: «Макет»«Нарисовать таблицу»«Ластик». После этого щелкаем по любой ненужной линии таблицы и без проблем удаляем ее (см. рис. 4).

как удалить линии в таблице Ворд

рис. 4

Кстати, иногда в ячейках таблицы требуется провести диагональную черту. При создании таблицы в WORD методом рисования вы легко сможете это сделать.

Способ четвертый — экспресс-таблицы

Сделать таблицу в майкрософт Ворд можно еще с помощью меню встроенных готовых таблиц. Программа предлагает 9 готовых шаблонов, которые могут пригодиться для создания календарей или несложных табличных списков.

По-прежнему из вкладки «Вставка» раздела «Таблицы» в выпавшем списке выбираем строку «Экспресс-таблицы». Вашему вниманию будет предложено 9 вариантов готовых таблиц, в которых можно менять данные. Выбор, конечно, небольшой, но если найдется подходящий вариант, то это довольно удобно (рис. 5).

экспресс-таблицы в Ворде

рис. 5

Способ пятый — перенос таблицы из Excel в Word

В начале этой статьи я назвала этот способ создания таблиц в Word замороченным. На самом деле собственно импорт таблицы из Excel в Ворд никакой сложности не представляет. Для этого нужно во вкладке «Вставка» разделе «Таблицы» кликнуть по строчке «таблица Excel». В вашем документе появится экселевский лист с таблицей (рис. 6).

вставка таблицы в Ворд их EXCEL

рис. 6

Основным преимуществом этого способа является возможность проведения математических действий с содержимым колонок и строк. Если такая необходимость есть, то сделать таблицу в Ворде нужно будет именно этим методом. В противном случае пользоваться им не стоит, так как он явно сложнее всех предыдущих.

После ввода данных и форматирования таблицы нужно дважды щелкнуть по тексту вне таблицы, после чего она приобретет следующий вид (см. рис. 7).

Из Excel в Word таблица

рис. 7

В таком состоянии менять в ней уже ничего нельзя. Впрочем, не беспокойтесь, друзья. Достаточно двойного клика внутри табличных рамок, и она вновь станет восприимчивой к любым изменениям.

Работа с таблицами Excel требует знаний и определенных навыков. Разбираться с этим вопросом мы сейчас не будем, так как эта тема для отдельного большого разговора. Я обязательно вернусь к этому вопросу, но позже.

И тем не менее, кроме обещанных пяти способов создания таблиц в Word в этой статье необходимо затронуть еще один вопрос. Делать таблицы мы научились. Теперь стоит рассмотреть вопрос об их удалении.

Как удалить таблицу в Ворде

Без лишних слов прописываю для вас, друзья, путь к удалению вордовской таблицы: панель «Работа с таблицами» (она открывается при щелчке по крестику слева от таблицы или двойному щелчку внутри табличных границ) — вкладка «Макет» — раздел «Удалить» — строка «удалить таблицу». Вуаля! Готово (см. рис. 8). А можно даже не заходить в верхнюю панель управления полетом. Ведь при нажатии на тот самый левый верхний крестик (а называется он маркером перемещения таблицы) открывается мини-панель в сокращенном варианте, но кнопка «Удалить» там есть.

удаление таблицы Ворд

рис. 8

А вот экселевскую таблицу убрать таким образом не получится. Но зато ее очень легко выделить и вырезать нажатием клавиши DELETE.

Итак, уважаемые поклонники Ворда 2016, сегодня мы рассмотрели с вами все способы создания таблиц в WORD, а также метод их удаления. Но наш разговор о вордовских таблицах не закончен. Нам еще нужно научиться форматировать их. Как добавить/убрать строку/колонку, как менять их высоту/ширину, как делить ячейки и объединять их — об этом будет моя следующая «Шпаргалка».

Для тех, кто предпочитает один раз увидеть, чем сто раз прочесть — мое новое видео.

Всего вам доброго! Ваш гид по Word 2016 копирайтер GALANT.

Источник